Zarządzanie i przywództwo są w ostatnich latach przedmiotem szczególnego zainteresowania. Liczba książek napisanych na ten temat jest ogromna, a proponowane strategie bardzo się od siebie różnią.
Ale to, co rzadko można znaleźć na liście bestsellerów New York Timesa, to książki o narzędziach, które mogą pomóc ludziom zostać wspaniałymi liderami.
Nie mówimy, że strategia zarządzania nie jest ważna - wręcz przeciwnie. Jednak ten artykuł skupi się wyłącznie na narzędziach przywódców. Podczas gdy umiejętności osobiste są ciężko zdobywane i wymagają tygodni uczenia się i koncentracji, wystarczy minuta, aby uzbroić się w analitykę wydajności, narzędzia automatyzacji i zatrudnić asystentów, aby wszystko działało jak w szwajcarskim zegarku.
Więc bez zbędnych ceregieli przejdziemy do naszych 10 najlepszych narzędzi z przydatnymi przykładowymi scenariuszami.
Dobra organizacja jest podstawą udanego zarządzania. W tym celu niezbędny jest sprawdzony i przetestowany kalendarz. Po co używać swoich cennych zdolności intelektualnych w daremnej próbie zapamiętania wszystkiego, co musisz zrobić?
Jeśli udostępniasz kalendarz swojemu zespołowi, to on też jest narzędziem przywódcy. Jako menedżer możesz jednym kliknięciem sprawdzić obciążenie wszystkich pracowników, a Twój zespół może zobaczyć, kiedy masz wolne godziny pracy.
Ale co najważniejsze, kalendarz to sposób na uporządkowanie dnia i realizację wszystkich zadań. Kiedy jesteś na szczycie, wzbudzasz pewność siebie, zaufanie i profesjonalizm u innych pracowników.
Kolejną poradą dla firm jest kategoryzowanie treści w chmurze. Zacznij od ustawienia hierarchii folderów. Na przykład, jeśli pracujesz w zespole marketingowym, utwórz jeden folder dla mediów społecznościowych, jeden dla treści, jeden dla współpracy i tyle innych, ile potrzebuje Twój zespół do pracy.
Zapomnij o polskim, amerykańskim lub jakimkolwiek innym formacie zapisywania daty - najlepszym sposobem na datowanie plików jest dodanie najpierw roku, miesiąca, a następnie dnia. To prosty trik, którego zbyt wielu menedżerów nie bierze pod uwagę.
Ale dlaczego przechowywanie danych w Chmurze jest tak ważne?
W dzisiejszych czasach wszystkie najlepsze narzędzia dla liderów są „web-based”, a przechowywanie plików nie jest wyjątkiem. Wiele zespołów przechodzi na zdalny lub hybrydowy tryb pracy. Właśnie dlatego po prostu nie możesz pozwolić, aby pracownicy nie mieli dostępu do niezbędnych plików i dokumentów. Niezależnie od tego, czy członkowie Twojego zespołu korzystają z osobistych laptopów, czy nawet telefonów, muszą natychmiast znaleźć to, czego szukają.
Oprogramowanie do zarządzania zadaniami jest prawdopodobnie tym, co pierwsze przychodzi do głowy, gdy myślisz o narzędziach przywódców. Najważniejsza jest tu struktura. Zamiast przeskakiwać z jednego zadania do drugiego, powinieneś przedstawić jasną listę zadań, które zostaną pomyślnie zrealizowane.
Używając odpowiednich narzędzi do zarządzania zadaniami swojego zespołu, możesz wyznaczyć sprawiedliwy, bezstronny punkt odniesienia, do którego jego członkowie mogą dążyć. Do opisu każdego zadania dodaj jasne instrukcje, kontakty i kilka wskaźników do pomiaru wydajności. Mówimy głównie o terminach i przewidywanym czasie, ale nie zapomnij dodać też list kontrolnych i celów — wszystkiego, co pozwoli pracownikom osiągnąć najlepsze wyniki.
Workflowy są dodatkowym narzędziem oprogramowania do zarządzania zadaniami i służą do ustalania oczekiwań w dłuższym okresie. Krótko mówiąc, workflowy to seria indywidualnych, ale powiązanych ze sobą zadań, które są połączone dla osiągnięcia celu. Słabi liderzy wyznaczają niejasne zasady i gigantyczny cel, dobrzy liderzy dzielą duże zadanie na mniejsze części, które nie wywołują stres.
Od czasu pojawienia się zwinnych metodologii, takich jak scrum, nastąpił napływ wizualizacji. Wizualizacje są idealnymi narzędziami i technikami dla przywódcy. Jako menedżer musisz usunąć jak najwięcej blokad, aby ułatwić swojemu zespołowi robienie postępów.
Jak więc działają?
Weźmy jako przykład tablice Kanban. W najprostszej formie jest wyświetlana jedna kolumna z zadaniami do wykonania, druga z zadaniami w toku, a trzecia z ukończonymi zadaniami. Pracownicy mogą przeciągać i upuszczać zadania, przenosząc je do odpowiedniej kolumny, a każdy członek zespołu może to od razu zobaczyć.
Możesz także zobaczyć te same zadania na wykresie Gantta. Ta innowacyjna wizualizacja znajduje się w Twoim kalendarzu, wyraźnie pokazując ramy czasowe dla każdego zadania. Możesz monitorować nie tylko terminy ostateczne zadań, wykresy Gantta doskonale sprawdzają się jako narzędzie przywódcy, ponieważ możesz szybko określić, kto ma wolny czas, a kto ma już za dużo pracy.
Nieograniczona liczba użytkowników za darmo na planie Free
Zarejestruj się już teraz
Automatyzacja jest po prostu niezbędna dla nowoczesnych menedżerów. Koncepcja jest prosta: dodaj małe, powtarzające się zadania, aby każdy mógł skupić się na tych, które wymagają kreatywności.
Prostym przykładem jest system powiadomień do monitorowania ukończonych zadań. Gdy jeden z członków Twojego zespołu oznaczy zadanie jako ukończone, natychmiast otrzymasz aktualizację, dzięki czemu jak najszybciej dowiesz się o wszystkich zmianach. Jeśli Twoje narzędzia są zsynchronizowane z aplikacją mobilną, te powiadomienia mogą nawet pojawiać się na Twoim telefonie, co jest bardzo przydatne, jeśli nie zawsze jesteś przy biurku.
Możesz także zautomatyzować proces przydzielania zadań. W workflowach zarządzania projektami można połączyć zadania z zależnościami. Dzięki zależnościom kolejne zadanie automatycznie zostanie przypisane po zakończeniu poprzedniego. Gdy połączysz powiadomienia z zależnościami, możesz przejść do etapu sprawdzania, a Twoi pracownicy nie będą musieli czekać, aż przypiszesz im kolejny krok.
Narzędzia do śledzenia czasu należą do kategorii instrumentów oceny przywództwa, ale można ich również używać do zarządzania obciążeniem pracowników. Przedstaw tę koncepcję swojemu zespołowi, wyjaśniając, że jest to sposób przewidywania czasu wykonania zadań, aby nie przeciążać zespołu.
Niektórzy menedżerowie wpadają w pułapkę zbytniego polegania na danych i zapominania o tym, jak ważna jest kreatywność zespołu. Okazywanie złości, gdy ktoś nie dotrzymuje terminu, to najgorsze mikrozarządzanie.
Jeśli jednak zauważysz przegapienie terminu, spróbuj grzecznie, spokojnie porozmawiać ze swoimi pracownikami o możliwej przyczynie. Być może sytuacja się zmieniła, terminy okazały się zbyt krótkie, a może przyczyną są problemy osobiste. Duża część przywództwa polega na zarządzaniu ludźmi, więc pracuj nad znalezieniem właściwej równowagi między asertywnością a zrozumieniem.
W erze cyfrowej nie ma usprawiedliwienia dla braku kompetencji w zakresie rozmów wideo. Tak, każda aplikacja jest nieco inna, ale musisz zapoznać się z nimi i trochę poćwiczyć, jeśli chcesz być traktowany poważnie jako lider.
Przede wszystkim, mając niezawodne i płynne oprogramowanie do wideorozmów, możesz komunikować się z klientami na całym świecie i rozwijać swoją firmę. Chcesz zainspirować swój zespół do profesjonalizmu, a najlepszym sposobem jest dawanie dobrego przykładu.
Z biegiem czasu poznasz kilka osobistych najlepszych praktyk, ale oto wskazówka dla początkujących: zadbaj o dobre oświetlenie.
Aplikacja do rozmów wideo to podstawowe narzędzie przywódcy w naszych nowoczesnych, elastycznych formatach pracy. Pozwala prowadzić spotkania, gdy jesteś poza biurem. Wideokonferencje to najlepsza alternatywa dla spotkań twarzą w twarz, więc niezależnie od tego, czy obsypujesz pochwałami, czy mówisz o sposobach poprawy, Twoi pracownicy docenią rozmowę wideo. Pokaż, że jesteś gotów wspierać każdą osobę, niezależnie od tego, czy jest to zwykła dyskusja, czy ocena okresowa.
Komunikatory internetowe to doskonałe narzędzia przywódcze: każdy może wysłać Ci wiadomość, aby uzyskać wyjaśnienia i spokojnie kontynuować swoją pracę. Zarówno na komputerze, jak i na telefonie otrzymasz powiadomienie, dzięki czemu będziesz mógł pomóc w razie potrzeby. Staraj się odpowiadać grzecznie, profesjonalnie i tak szybko, jak to możliwe. Będzie to wspierać i uspokajać Twoich pracowników.
Pamiętaj: nie oznacza to, że musisz być na każde zawołanie i dzwonić co sekundę w ciągu dnia. W trosce o przejrzystość ustal realistyczne oczekiwania podczas procesu onboardingu i podkreśl je, jeśli czujesz, że wiadomości wymykają się spod kontroli.
Na przykład nie chciałbyś wysyłać pełnych instrukcji za pośrednictwem komunikatora - zbyt łatwo jest stracić kontrolę nad tym, co się dzieje. Zapisuj informacje związane z zadaniami w oprogramowaniu do zarządzania projektami i używaj komunikatora wyłącznie do zadawania krótkich pytań, które nie wymagają długich odpowiedzi.
Może się to wydawać oczywiste, ale najlepsze zespoły składają się ze wspaniałych ludzi. Ale zespół przeciętnych ludzi, którzy dobrze ze sobą współpracują jest lepszy niż grupa gwiazd, które nie chcą ze sobą rozmawiać. Dlatego należy korzystać z systemów informacji o zasobach ludzkich (HRIS), aby nie tylko zatrudniać osoby o najlepszych umiejętnościach, ale także uwzględniać cechy charakteru każdego kandydata. HRIS zapewnia ramy, które pozwalają szybko i sprawnie przejść przez proces rekrutacji i zbudować spójny zespół od samego początku.
Korzyści płynące z narzędzi HR wykraczają daleko poza zatrudnienie. System HR może być jednym z najlepszych narzędzi oceny przywództwa, które pozwoli ocenić wydajność i zaoferować spersonalizowane szkolenia. Przy niewielkiej inwestycji i ustrukturyzowanym charakterze HRIS możesz podnieść umiejętności każdej osoby, a tym samym całego zespołu.
Wracając do ideału zjednoczonego zespołu, Twoje szkolenie pokazuje również, że inwestujesz w każdą osobę. Na krótką metę jest to silny motywator, a na dłuższą metę ludzie widzą przyszły postęp, co może zmniejszyć rotację pracowników.
Aby śledzić postępy, potrzebujesz danych i analiz. Wspomnieliśmy już o niektórych z najlepszych narzędzi do oceny przywództwa — narzędziach do zarządzania zadaniami, które wyznaczają cele, oraz narzędziach do śledzenia czasu, które mierzą wydajność. Istnieje jednak wiele innych wskaźników, które mogą pomóc w określeniu sukcesu, jeśli masz odpowiedni system.
Na przykład menedżerowie ds. sprzedaży mogą mierzyć liczbę wygranych deali i sporządzać miesięczne lub kwartalne raporty wydajności. Możesz sprawdzać czas rozmów telefonicznych, analizować wyniki i pracować nad optymalizacją przepływów pracy. Dzięki ciągłemu doskonaleniu możesz bić nowe rekordy.
Jednak aby w pełni wykorzystać swoje narzędzia przywódcy, musisz połączyć je ze swoimi umiejętnościami interpersonalnymi. Tak, dane mówią Ci, że ktoś nie osiąga swoich celów, ale jak sobie z tym poradzisz? Czy będzie to impulsywna reakcja? A może zaproponujesz ustrukturyzowane, wykonalne kroki, aby wesprzeć pracownika?
Jak widać na przykładach w tym artykule, połączenie narzędzi i technik przywódcy może mieć ogromny wpływ na Twój zespół. Te narzędzia i techniki pozwalają wprowadzić w życie pomysły i strategie i zorganizować cały proces pracy.
A najlepsze jest to, że wszystkie te narzędzia możesz znaleźć na jednej przyjaznej dla użytkownika platformie.
Bitrix24 to kompleksowe rozwiązanie spełniające potrzeby Twojej firmy. Oprogramowanie do komunikacji i planowania projektów? Mamy to. Narzędzia HR i analityka wydajności? Tak. Aby dowiedzieć się, co jeszcze ma do zaoferowania Bitrix24 i jak może pomóc Ci stać się lepszym liderem, zarejestruj się w Bitrix24 za darmo.W dzisiejszych czasach narzędzia do zarządzania dla przywódców to cyfrowe hacki, które pozwalają Ci być lepszym szefem. Ich rolą jest ułatwienie pracy Twojej organizacji, strategicznej wizji, umiejętności interpersonalnych i nie tylko.
Najskuteczniejszym narzędziem przywódcy jest wysokiej jakości narzędzie do zarządzania projektami. Dzięki niemu możesz przygotować grunt pod sukces swojego zespołu i wykryć wszelkie problemy z wydajnością, gdy tylko się pojawią.
7 najważniejszych umiejętności i narzędzi skutecznego przywódcy to: