Kilka rzeczy, z którymi musimy się zgodzić, zanim przejdziemy do dalszej części tego artykułu:
Ponieważ sama „automatyzacja” jest terminem wieloznacznym, skupimy się głównie na automatyzacji biznesowej, znanej również jako automatyzacja procesów biznesowych (business process automation - BPA).
Z punktu widzenia właściciela firmy automatyzacja procesów biznesowych to wykorzystanie technologii do automatyzacji powtarzalnych, codziennych zadań. Ostatecznym celem automatyzacji procesów biznesowych jest szybsze wykonanie pracy poprzez kierowanie informacji do właściwej osoby we właściwym czasie za pomocą reguł i działań zdefiniowanych przez użytkownika.
Są pewne korzyści, z których wcześniej nie zdawałeś sobie sprawy. Oto:
Sprawniejsze procesy
To, co mogło być bałaganem z powodu nieporozumień i niejasnego podziału obowiązków, nagle staje się dobrze zoptymalizowanym procesem. W rezultacie tracisz mniej czasu, skupiasz się bardziej na ważnych zadaniach, które przynoszą Twojej firmie rzeczywiste zyski, i skracasz czas realizacji.
Większa przejrzystość
Wszystko zaczyna się od wyboru procesów, które można zautomatyzować. Właśnie na tym etapie projektowania możesz rozbić workflow.
Ponieważ automatyzacja dotyczy konkretnych, jasno zdefiniowanych zadań, etapów i odpowiedzialnych osób, mapowanie procesu może naprawdę pomóc w zidentyfikowaniu słabych stron i wąskich gardeł, które można skutecznie wyeliminować za pomocą BPA.
Większa zgodność
Główną ideą stojącą za automatyzacją procesów biznesowych jest rejestrowanie każdego szczegółu danego procesu. Może to naprawdę pomóc niektórym firmom, ponieważ zarejestrowane dane mogą być wykorzystywane do wykazania zgodności podczas różnych audytów.
Więcej standaryzacji
Automatyzacja jest synonimem standaryzacji. Po zautomatyzowaniu określonego procesu możesz za każdym razem oczekiwać spójnego, przewidywalnego wyniku. Jest to naprawdę ważne dla obsługi klienta i dokumentacji.
Więcej zadowolonych klientów
Obsługa klienta to obszar, który może najbardziej skorzystać na automatyzacji. Klienci zazwyczaj oczekują dobrej, spójnej, niezawodnej obsługi wysokiej jakości, co jest tak trudne do osiągnięcia przy pomocy samych ludzi.
Razem z maszynami będziesz w stanie spełnić (a może nawet przekroczyć) wszystkie oczekiwania swoich klientów i wyznaczyć wyższe standardy obsługi klienta.
Jako serwis do współpracy online i automatyzacji dla firm, Bitrix24 oferuje cały zestaw narzędzi, które pomogą Ci przejść prawdziwą cyfrową transformację. Mamy nawet oddzielny moduł o nazwie RPA (Robotic Process Automation czyli Robotyczna Automatyzacja Procesów), który zawiera standardowe, łatwo konfigurowalne funkcje automatyzacji, ale o tym później.
Nie każdy proces można łatwo zautomatyzować. Istnieje jednak zestaw kryteriów, które pozwalają nam wykryć takie procesy.
Oto kluczowe elementy pozwalające zidentyfikować proces, który potencjalnie może zostać zautomatyzowany:
dotyczy całej organizacji,
jest powtarzalny,
jest bezbłędny.
Stosując powyższe kryteria, możesz stworzyć listę potencjalnie zautomatyzowanych procesów.
Zobaczmy, jak możemy to zrobić w naszym produkcie - oto pięć wskazówek, które pomogą Ci zautomatyzować procesy biznesowe w Bitrix24.
Bitrix24 zawiera RPA - cały moduł dotyczący automatyzacji. Dzięki temu modułowi możesz zautomatyzować zarówno standardowe, jak i niestandardowe workflow.
Na przykład, możesz automatycznie uruchamiać procesy, takie jak zatwierdzanie dokumentów, wnioski zakupowe, raporty dotyczące wydatków itp.
Te procesy nie wymagają od Ciebie dużego wysiłku, ponieważ są w większości wstępnie skonfigurowane. Wystarczy wybrać proces, dodać/usunąć etapy pasujące do konkretnego przypadku i przypisać osoby odpowiedzialne za realizację każdego etapu.
Niestandardowe workflow wymagają nieco większego dostosowania, przez większość czasu będziesz tworzyć nowy proces od podstaw. Dobra wiadomość jest jednak taka, że:
masz do dyspozycji prosty, bardzo intuicyjny edytor wizualny, który pozwala błyskawicznie skonfigurować zautomatyzowane workflow;
nie są od Ciebie wymagane żadne umiejętności kodowania – dzięki interfejsowi “przeciągnij i upuść” i konfiguracji “ustaw i zapomnij”.
Oszczędzaj czas i zasoby, zautomatyzuj workflow, pozbądź się wieloetapowych procesów zatwierdzania dzięki najpotężniejszemu narzędziu Bitrix24
Zarejestruj się już teraz
Kolejnym świetnym pomysłem jest użycie reguł automatyzacji zadań, które mają pomóc zautomatyzować workflow i zwiększyć produktywność podczas pracy nad dużymi projektami. Zasadniczo jest to zestaw wyzwalaczy i wymaganych działań w Zadaniach, które można ustawić tak, aby Bitrix24:
automatycznie wysyłał powiadomienia,
automatycznie zmieniał osoby odpowiedzialne,
automatycznie zmieniał terminy itp.
Automatyzacja zadań to naprawdę świetne narzędzie, ponieważ pozwala zaoszczędzić dużo czasu i ułatwia pracę wszystkim.
Jeśli masz do czynienia z wieloma zgłoszeniami klientów na swojej stronie internetowej, spodoba Ci się ta funkcja. Widżety Bitrix24 zapewniają Twoim klientom szybki i łatwy sposób skontaktowania się z Twoją firmą: za każdym razem, gdy odwiedzają Twoją witrynę, mogą kliknąć widżet i wybrać jedną z trzech opcji:
czat,
formularz internetowy,
prośba o oddzwonienie.
Pomoże Ci to kierować wszystkie zapytania i zgłoszenia klientów za pośrednictwem jednego kanału, co jest już dość wygodne - ale to nie wszystko. Warto wspomnieć o kilku dodatkowych opcjach:
preferencje dotyczące czasu pracy: możesz ustawić widżet tak, aby pojawiał się tylko w godzinach i/lub dniach roboczych;
automatyczna wiadomość powitalna: zawsze miło jest witać ludzi, zwłaszcza jeśli są to Twoi potencjalni klienci.
Bitrix24 nie byłby światowej klasy oprogramowaniem biznesowym bez zaawansowanej automatyzacji CRM. Dzięki temu narzędziu można zautomatyzować wiele rzeczy, w tym:
wysyłanie e-maili i sms-ów do klientów,
tworzenie zadań i wydarzeń,
zmiana informacji w formularzu CRM i statusu deali, ich przesuwanie w dół lejka.
Przez większość czasu będziesz miał do czynienia z koncepcją reguł automatyzacji, która jest naprawdę prosta. Reguła automatyzacji to zasadniczo algorytm ustawiony do wykonania określonego działania po jej uruchomieniu lub spełnieniu określonego warunku (np. utworzenie zadania dla pracownika po dodaniu leada do CRM).
Gdy element CRM zostanie przeniesiony do nowego statusu, reguła automatyzacji określona dla tego statusu zostanie aktywowana. Reguły automatyzacji mogą określać czas aktywacji i działanie: zadanie, powiadomienie, e-mail, telefon lub inne wybrane przez Ciebie działanie.
Workflow w Bitrix24 to dowolny sformalizowany, standardowy proces, który ma początek i koniec, predefiniowane etapy i/lub osoby za ten proces odpowiedzialne.
Oto pięć domyślnych workflow, które możesz zautomatyzować w Bitrix24 od razu:
Leave approval
Business trip
General requests
Purchase request
Expense report
Po uruchomieniu zautomatyzowanego workflow (np. jeden z Twoich pracowników złożył wniosek o urlop), przejdzie on automatycznie przez wszystkie predefiniowane etapy, poprosi o działanie/potwierdzenie wszystkich zaangażowanych osób, a po jego zakończeniu wyśle powiadomienie osobie, która uruchomiła proces.
Nie trzeba dodawać, że takie procesy oszczędzają Tobie i Twojemu zespołowi dużo czasu i pozwalają skupić się na czymś bardziej istotnym, podczas gdy roboty wykonują resztę pracę.