W złożonym świecie planowania projektów wyprzedzenie konkurencji jest trudne, jeśli nie myślisz nieszablonowo i nie korzystasz z skutecznych technik organizowania burzy mózgów. Różne metody mogą pomóc w generowaniu innowacyjnych pomysłów, uwzględnieniu różnych perspektyw, identyfikowaniu potencjalnych wyzwań lub dogłębnej analizie konkretnego problemu.
Aby w pełni wykorzystać potencjał swojego zespołu, musisz przeanalizować swoje podejście, zrozumieć, czego potrzebujesz i jaka strategia będzie w tym przypadku najbardziej skuteczna. Przedstawiamy szereg najlepszych technik organizowania burzy mózgów, aby dać Ci wybór opcji, które pozwolą przełamać impas biznesowy i znaleźć potrzebne rozwiązania.
Pierwszą na liście jest jedna z najprostszych, a przy tym najlepszych technik organizowania burzy mózgów, które pomogą rozpocząć wspólne planowanie projektu — tworzenie map myśli. Prawdopodobnie korzystałeś z tej metody w czasach szkolnych - ona nadal działa świetnie. Więc jeśli coś działa, nie ma potrzeby tego zmieniać.
Mapy myśli umożliwiają zespołom wizualizację nie tylko pomysłów, ale także powiązań między nimi. Wszystko jest proste. Utwórz centralną koncepcję czyli cel projektu w centrum tablicy i rozwijaj związane z nim pomysły, aby utworzyć sieć powiązanych myśli.
Jednak teraz możesz pozbyć się tych nieporęcznych kartek papieru i zastąpić je interaktywną mapą myśli w chmurze. Po pierwsze, jest znacznie bardziej czytelna i spójna niż jej papierowy odpowiednik oraz oferuje funkcje wyszukiwania, dzięki którym możesz natychmiast znaleźć to, czego szukasz. Po drugie, możesz użyć jej do tworzenia zadań bezpośrednio w oprogramowaniu do zarządzania zadaniami i rezerwacji czasu w swoim kalendarzu. Ale może największą zaletą jest to, że działa w chmurze, dzięki czemu międzynarodowe zespoły zdalne mogą pracować tak, jakby były razem.
Jedną z wad technik burzy mózgów, takich jak tworzenie map myśli, jest to że dominują głośniejsze osoby i zagłuszają te cichsze. Szczególnie dotyczy to sytuacji, gdy połowa Twojego zespołu jest obecna w biurze, a druga połowa łączy się za pośrednictwem wideo.
Burza mózgów typu round robin to jedna z najlepszych technik generowania pomysłów, pozwalająca uzyskać wkład od wszystkich. Jest to struktura otwarta i demokratyczna, która skupia uwagę na każdym uczestniku indywidualnie. Każdy otrzymuje szansę na przedstawienie swoich pomysłów, dzięki czemu pojawiają się bardziej zróżnicowane idee.
Przeprowadzenie burzy mózgów typu round-robin jest dość łatwe, gdy jesteś w biurze, ale teraz równie łatwo można ją zorganizować online. Większość programów do wideokonferencji pozwala nawet wyciszyć wszystkich uczestników oprócz jednego.
W przypadku burzy mózgów typu round-robin korzyści nie kończą się jedynie na pojawieniu się zróżnicowanych idei. Pomaga ona również przekazać poczucie wspólnej odpowiedzialności wśród członków zespołu, co jest potężnym motywatorem.
Brainwriting to wersja współpracy zespołowej, która łączy najlepsze elementy mapowania myśli i burzy mózgów typu round-robin w celu stworzenia jednej z najbardziej prostych, a jednocześnie najbardziej innowacyjnych metod burzy mózgów. Brainwriting polega na tym, że uczestnicy samodzielnie zapisują swoje pomysły, a następnie przekazują je innym do dalszego rozwoju.
Jest to mniej jawna współpraca niż na przykład mapowanie myśli, które często jest głośniejszym wydarzeniem, gdyż wtedy pracownicy bardziej skupiają się na współdziałaniu. Brainwriting to proces cichy, co pomaga wyeliminować wpływ grupy i uprzedzenia. Daje to każdemu pomysłowi szansę na rozwój bez przeszkód.
Brainwriting to kolejna z naszych strategii burzy mózgów, która działa jeszcze lepiej online niż na papierze. Wspólne dokumenty w chmurze umożliwiają uczestnikom zapisywanie, udostępnianie i rozwijanie pomysłów w sposób asynchroniczny, bez wpływu na nie innych osób. Kolejną zaletą pracy w formacie cyfrowym jest to, że końcowy produkt można zapisać dla przyszłej referencji.
Jeśli okaże się, że bardziej synchroniczne techniki burzy mózgów nie działają tak, jak byś chciał, wybierz Brainwriting - alternatywę, dzięki której każdy może odebrać swoje zadanie, spokojnie pracować i przynosić wyniki. Gdy nie ma obawy przed natychmiastową krytyką, bardziej nieśmiali członkowie zespołu będą czuć się znacznie lepiej w brainwritingu.
Analiza SWOT, dla tych którzy nie są zaznajomieni z tym pojęciem, jest podstawową techniką burzy mózgów. To w zasadzie strukturalna ocena:
Strengths - mocne strony;
Weaknesses - słabe strony;
Opportunities - szanse;
Threats - zagrożenia.
Wykorzystując każdy element do analizy swojego projektu, otrzymujesz pełne zrozumienie jego zakresu, wyzwań, z którymi prawdopodobnie się spotkasz oraz obszarów, które można poprawić.
Chociaż większość technik generowania pomysłów wymaga elastyczności, swobodnego myślenia i kreatywności, warto zapewnić jasną i spójną strukturę dla analizy SWOT. Pozwala to uniknąć pominięcia ważnych rzeczy i poniesienia konsekwencji później, w trakcie realizacji projektu.
Najlepszym sposobem na utworzenie struktury analizy SWOT jest użycie powtarzających się szablonów workflow. Twórz zadania krok po kroku. Możesz również wykazać się kreatywnością na każdym etapie. Po zakończeniu każdego projektu możesz ocenić wydajność swoich workflow, dodać zadania lub usunąć zbędne, aby zoptymalizować swoje kolejne działania.
Analiza SWOT wzmacnia metody planowania projektu i daje większą pewność, aby iść naprzód.
Nieograniczona liczba użytkowników ZA DARMO
Wypróbuj już teraz
Wychodząc poza tradycyjne techniki burzy mózgów, przechodzimy do rolestormingu.
Podstawową zasadą jest to, że uczestnicy przyjmują różne role, od akcjonariuszy i klientów po dostawców i lokalnych mieszkańców, aby rozważyć projekt z innych punktów widzenia. Przyjmując inne podejście, możesz wymyślić unikalne rozwiązanie, którego zwykle nie można znaleźć, przy użyciu tradycyjnych technik.
Rolestorming działa najlepiej, gdy jest autentyczny, a nie gdy jest skomplikowanym, wymuszonym procesem. Interaktywne wirtualne spotkania to świetny sposób na wcielenie się w postać i powtórzenie scenariusza z prawdziwego życia. To rewelacyjny trening, dzięki któremu członkowie zespołu uczą się myśleć szybko i kreatywnie.
Należy również zauważyć, że rolestorming to potężny sposób na wczuwanie się w sytuację innych ludzi. W projektach z udziałem wielu interesariuszy zbyt łatwo jest postrzegać niektóre osoby jako przeszkodę w rozwoju. Pomagając Ci wejść w ich rolę, rolestorming często pomaga Tobie i Twojemu zespołowi lepiej zrozumieć różne punkty widzenia. Może to być źródłem przełomowych rozwiązań, których nie da się uzyskać za pośrednictwem tradycyjnych technik.
Jeśli chodzi o bardziej nieszablonowe myślenie, przechodzimy do reverse brainstormingu - podejścia, które sprawdza, co może być przyczyną pojawienia się problemu, który próbujesz rozwiązać. Reverse brainstorming to świetna metoda na znalezienie rozwiązania, jeśli Ty i Twój zespół nie możecie znaleźć sposobu na obejście problemu w projekcie.
Korzystając z narzędzi do zarządzania zadaniami, możesz poprawić efektywność reverse brainstormingu. Twórz zadania i ustalaj priorytety według wykonalności i wpływu. Dzięki temu dowiesz się, jak wykorzystać swoje zasoby, przeznaczając więcej czasu, wysiłku i ludzi do większych i bardziej realnych problemów.
Starbursting bardzo różni się od pozostałych metod burzy mózgów z tej listy, ponieważ nie szuka rozwiązania wprost. Zaczyna się od podstawowej idei, która może stanowić ogólny cel lub kamień milowy do osiągnięcia. Masz ideę, generujesz powiązane z nią pytania w oparciu o klasyczne słowa pytające: kto, co, kiedy, gdzie, dlaczego i jak.
Starbursting z definicji generuje dużo treści i o to właśnie chodzi. Poprzez ciągłe zadawanie pytań zagłębiasz się w istotę każdego zadania i odkrywasz potencjalne wyzwania, które łatwo przeoczyć. Na przykład, jeśli Twoim projektem jest założenie firmy zajmującej się handlem elektronicznym, powiesz po prostu: „Zróbmy stronę internetową”. Ale dzięki starbursting pojawiają się pytania, takie jak:
Co powinniśmy sprzedawać w ramach upsell?
Jak to powinno wyglądać?
Gdzie będzie znajdować się serwer?
Kto zajmie się SEO?
Kiedy uruchomimy stronę?
Dzięki temu ultraanalitycznemu podejściu możesz wziąć pod uwagę każdy aspekt swojego projektu, stymulować krytyczne myślenie i przewidywać potencjalne problemy. Oczywiście, aktywne szukanie problemów dotyczących Twoich idei nie jest najbardziej inspirującym zajęciem, ale jest to jedna z najskuteczniejszych metod planowania projektów, pozwalających uniknąć nieprzewidzianych trudności.
Jak sama nazwa wskazuje, jest to aktywność wymagająca szybkiego tempa, podczas której uczestnicy proponują jak najwięcej rozwiązań w ograniczonych ramach czasowych. Celem jest pozbycie się nadmiernej analizy sytuacji, dlatego powiedz swojemu zespołowi, aby nie martwił się wykonalnością lub kosztami każdego pomysłu. Jeśli członkowie zespołu proponują nieracjonalne, niemożliwe do realizacji rzeczy, nie ma w tym nic złego — jest to zupełnie normalnie podczas współpracy zespołowej.
Rapid ideation to kolejna z naszych strategii burzy mózgów, która wymaga solidnej struktury, aby pobudzić maksymalną kreatywność. Tutaj ważna jest presja czasu, ponieważ w takiej sytuacji pracownicy nie będą mogli za dużo myśleć. Narzędzia do śledzenia czasu są zwykle używane do mierzenia wydajności, ale łatwo można z nich korzystać jako z zegarów odliczających czas, informujących o tym, że pozostało np. 10 sekund do końca. To pomaga utrzymać tempo i skupić na ilości pomysłów, a nie ich jakości.
Idea Rapid ideation polega na uzyskaniu w efekcie prac dużej liczby opcji do wyboru. Tak, będziesz musiał przeanalizować wiele niemożliwych do realizacji pomysłów, ale zawsze znajdzie się jedna lub dwie świetne idee, których nie udałoby się uzyskać bez technik burzy mózgów z presją czasu, takich jak Rapid ideation.
W naszym szybko rozwijającym się cyfrowym świecie firmy potrzebują skutecznych technik burzy mózgów, aby podejmować szybkie decyzje i znajdować innowacyjne rozwiązania, które pomogą im wyróżnić się na tle konkurencji. Korzystając z różnych technik, takich jak round-robin, starbursting, rapid ideation, możesz razem z zespołem odejść od codziennej rutyny i znaleźć innowacyjne rozwiązania długotrwałych problemów.
Produktywne techniki burzy mózgów przy planowaniu projektu to:
Mind mapping czyli Mapowanie myśli: kilka pomysłów na podstawie centralnej koncepcji;
Round-robin brainstorming: każdy członek zespołu po kolei zgłasza swój pomysł;
Brainwriting: członkowie zespołu samodzielnie zapisują swoje pomysły, które następnie są udostępniane i rozwijane przez zespół;
Analiza SWOT: pomaga uzyskać jasny obraz tego, co może zapewnić Twój projekt;
Rolestorming: spojrzenie na wszystko z różnych perspektyw;
Reverse brainstorming: rozpoczyna się od problemu i prowadzi do rozwiązania;
Starbursting: pomaga wszechstronnie przeanalizować konkretne problemy powiązane z Twoim projektem;
Rapid Ideation: pomaga w szybkim generowaniu pomysłów w określonych ramach czasowych.
Burza mózgów poprawia wyniki projektu poprzez:
zachęcanie do kreatywności,
wspieranie współpracy w zespole,
spojrzenie na sprawę z różnych perspektyw.
Wszystko to pomaga zidentyfikować potencjalne problemy i znaleźć innowacyjne rozwiązania, które są niezbędne w planowaniu projektu.
Współpraca przy planowaniu projektu zapewnia uzyskanie różnorodnych pomysłów i perspektyw oraz stwarza poczucie wspólnej odpowiedzialności. Wszystko to pomaga zwiększyć zdolność do rozwiązywania problemów i poprawić motywację.