Prowadzenie własnej firmy to nie tylko pasja i realizacja marzeń, ale także szereg obowiązków, z którymi musi zmierzyć się każdy przedsiębiorca. Jednym z nich jest księgowość. Wiele osób obawia się tego zagadnienia, kojarząc je z zawiłymi przepisami, skomplikowanymi dokumentami i niezrozumiałym żargonem. Nic bardziej mylnego!
Zrozumienie podstaw księgowości jest kluczowe dla sukcesu każdej małej firmy. Pozwala ono na świadome zarządzanie finansami, podejmowanie trafnych decyzji biznesowych i unikanie problemów z urzędem skarbowym. Nawet bez specjalistycznego wykształcenia, każdy przedsiębiorca może opanować podstawy księgowości, co przyniesie mu wiele korzyści.
W tym poradniku przedstawimy Ci podstawy księgowości w przystępny i zrozumiały sposób. Omówimy najważniejsze pojęcia, zasady i obowiązki związane z prowadzeniem księgowości w małej firmie. Dowiesz się, jak wystawiać faktury, jakie dokumenty przechowywać, jak rozliczać podatki i jakie narzędzia mogą Ci w tym pomóc.
Niezależnie od tego, czy dopiero rozpoczynasz swoją przygodę z biznesem, czy prowadzisz firmę od jakiegoś czasu, ten poradnik pomoże Ci zrozumieć podstawy księgowości i poczuć się pewniej w zarządzaniu finansami Twojej firmy. Zapraszamy do lektury!
Platforma Bitrix24 oferuje intuicyjny i łatwy w obsłudze moduł do prowadzenia księgowości, który pomoże Ci w fakturowaniu, ewidencji przychodów i kosztów oraz generowaniu raportów finansowych.
Zacznij korzystać z Bitrix24 już dziśZanim zagłębimy się w tajniki księgowości, warto poznać kilka podstawowych pojęć, które będą Ci towarzyszyć na każdym kroku. Zrozumienie tych terminów ułatwi Ci poruszanie się po świecie finansów i interpretowanie danych księgowych.
| Aktywa | To wszystko, co posiada firma i co może przynieść jej korzyści ekonomiczne w przyszłości. Przykładami aktywów są: gotówka, należności od klientów, zapasy towarów, maszyny, budynki, samochody. |
| Pasywa | To źródła finansowania aktywów, czyli to, co firma jest winna innym podmiotom. Przykładami pasywów są: zobowiązania wobec dostawców, kredyty bankowe, pożyczki. |
| Kapitał własny | To różnica między aktywami a pasywami. Innymi słowy, to wartość majątku firmy, która należy do jej właścicieli. |
| Przychody | To wartość sprzedanych produktów lub usług w określonym czasie. Przychody zwiększają aktywa firmy (np. gotówkę lub należności). |
| Koszty | To wydatki poniesione przez firmę w celu osiągnięcia przychodów. Koszty zmniejszają aktywa firmy (np. gotówkę). |
| Bilans | To zestawienie aktywów i pasywów firmy na określony dzień. Bilans pokazuje, czym dysponuje firma i skąd pochodzą środki na sfinansowanie jej majątku. |
| Rachunek zysków i strat | To zestawienie przychodów i kosztów firmy w określonym czasie (np. w ciągu roku). Rachunek zysków i strat pokazuje, czy firma osiągnęła zysk, czy stratę. |
| Rachunek przepływów pieniężnych | To zestawienie wpływów i wydatków gotówki w określonym czasie. Rachunek przepływów pieniężnych pokazuje, jak zmieniała się ilość gotówki w firmie. |
Wybór odpowiedniej formy prawnej dla Twojej firmy oraz formy opodatkowania to jedne z pierwszych i najważniejszych decyzji, które musisz podjąć jako przedsiębiorca. Wpływają one na sposób prowadzenia księgowości, wysokość podatków i zakres obowiązków administracyjnych.
Jednoosobowa działalność gospodarcza: najprostsza forma prowadzenia firmy, idealna dla osób rozpoczynających działalność lub prowadzących małe firmy. Właściciel jednoosobowej działalności gospodarczej odpowiada za zobowiązania firmy całym swoim majątkiem.
Spółka cywilna: forma współpracy dwóch lub więcej osób, które prowadzą wspólnie działalność gospodarczą. Wspólnicy spółki cywilnej odpowiadają za zobowiązania spółki solidarnie całym swoim majątkiem.
Spółka z o.o.: spółka kapitałowa, w której wspólnicy odpowiadają za zobowiązania spółki tylko do wysokości wkładów w kapitale zakładowym. Spółka z o.o. jest bardziej sformalizowaną formą prowadzenia działalności niż jednoosobowa działalność gospodarcza lub spółka cywilna.
Zasady ogólne (skala podatkowa): opodatkowanie dochodu według dwóch progów podatkowych – 12% dla dochodów do 120 000 zł i 32% dla dochodów powyżej tej kwoty.
Podatek liniowy: opodatkowanie dochodu według stałej stawki 19%, niezależnie od wysokości dochodu.
Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych: opodatkowanie przychodu według stawek zależnych od rodzaju prowadzonej działalności (np. 3% dla gastronomii, 8,5% dla działalności usługowej).
Karta podatkowa: najprostsza forma opodatkowania, dostępna dla wybranych rodzajów działalności (np. fryzjerzy, kosmetyczki, mechanicy). Wysokość podatku jest z góry określona i nie zależy od wysokości przychodów.
Wybór odpowiedniej formy prowadzenia działalności i formy opodatkowania zależy od wielu czynników, np.:
Rodzaju prowadzonej działalności.
Przewidywanej wysokości przychodów i kosztów.
Liczby współpracowników.
Indywidualnych preferencji.
Warto skonsultować się z doradcą podatkowym lub księgowym, aby wybrać najkorzystniejsze rozwiązanie dla Twojej firmy. Pamiętaj, że wybór formy opodatkowania możesz zmienić raz w roku.
Fakturowanie to jeden z podstawowych obowiązków każdego przedsiębiorcy. Prawidłowo wystawione faktury są niezbędne do rozliczeń z klientami, urzędem skarbowym i ZUS-em. W tej sekcji dowiesz się, jak wystawiać faktury zgodnie z przepisami i jakie dokumenty księgowe należy przechowywać.
Faktura musi zawierać następujące elementy:
Datę wystawienia.
Kolejny numer faktury.
Dane sprzedawcy (nazwa, adres, NIP).
Dane nabywcy (nazwa, adres, NIP).
Nazwę (rodzaj) towaru lub usługi.
Miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług.
Cenę jednostkową netto.
Stawkę VAT.
Kwotę VAT.
Kwotę brutto.
Każdy przedsiębiorca ma obowiązek przechowywać dokumenty księgowe przez określony czas. Do najważniejszych dokumentów księgowych należą:
Faktury sprzedaży i zakupu.
Rachunki.
Wyciągi bankowe.
Dokumenty płacowe.
Księgi podatkowe (np. księga przychodów i rozchodów, ewidencja VAT).
Dokumenty księgowe należy przechowywać przez 5 lat od końca roku podatkowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
Coraz więcej firm wystawia faktury w formie elektronicznej. Faktury elektroniczne są równie ważne jak faktury papierowe i muszą spełniać te same wymogi. Do wystawiania faktur elektronicznych można wykorzystać specjalne programy lub aplikacje.
Od 1 stycznia 2022 roku w Polsce obowiązuje Krajowy System e-Faktur (KSeF). Jest to platforma umożliwiająca wystawianie i odbior faktur ustrukturyzowanych w formacie elektronicznym. Faktury ustrukturyzowane są wystawiane za pośrednictwem KSeF i mają specyficzny format (XML).
Poznaliśmy już podstawowe pojęcia księgowe i rodzaje działalności gospodarczej. Teraz czas na omówienie podstawowych zasad prowadzenia księgowości w małej firmie.
W Polsce istnieją dwie główne metody prowadzenia księgowości:
Księga przychodów i rozchodów (KPiR): uproszczona forma księgowości, dostępna dla większości małych firm. W KPiR ewidencjonuje się przychody i koszty w celu obliczenia podatku dochodowego.
Pełna księgowość: bardziej zaawansowana forma księgowości, wymagana dla większych firm lub firm o specyficznym profilu działalności. W pełnej księgowości prowadzi się księgi rachunkowe, które dają pełniejszy obraz sytuacji finansowej firmy.
Podatek od towarów i usług (VAT) to podatek obrotowy, który jest doliczany do ceny sprzedawanych towarów i usług. Przedsiębiorcy zarejestrowani jako czynni płatnicy VAT mają obowiązek rozliczania tego podatku z urzędem skarbowym. Rozliczenie VAT polega na odliczeniu VAT naliczonego (zapłaconego przy zakupie towarów i usług) od VAT należnego (pobranego przy sprzedaży).
Amortyzacja środków trwałych:
Środki trwałe to majątek firmy, który jest używany przez okres dłuższy niż rok (np. maszyny, budynki, samochody). Wartość środków trwałych zmniejsza się z czasem w wyniku ich używania. Ten proces nazywa się amortyzacją. Amortyzacja jest kosztem dla firmy i może być odliczana od podatku.
W dobie cyfryzacji, prowadzenie księgowości nie musi kojarzyć się ze żmudnym wypełnianiem papierowych dokumentów. Istnieje wiele narzędzi, które ułatwiają ten proces, automatyzują zadania i pomagają zaoszczędzić czas.
Programy księgowe to specjalistyczne oprogramowanie, które umożliwia prowadzenie księgowości w sposób elektroniczny. Oferują one wiele funkcji, takich jak:
Wystawianie faktur.
Ewidencja przychodów i kosztów.
Rozliczanie VAT.
Generowanie deklaracji podatkowych.
Prowadzenie ewidencji pracowników.
Sporządzanie raportów finansowych.
Bitrix24: platforma CRM, która oferuje również moduł do prowadzenia księgowości. Bitrix24 umożliwia wystawianie faktur, ewidencję przychodów i kosztów, rozliczanie VAT i generowanie deklaracji podatkowych.
inFakt: popularny program do fakturowania i prowadzenia księgowości online.
wFirma: kolejny popularny program do księgowości online, oferujący szeroki zakres funkcji.
iFirma: program do księgowości online dedykowany małym firmom i freelancerom.
Jeśli często wystawiasz faktury w terenie, możesz skorzystać z aplikacji mobilnej do fakturowania. Takie aplikacje umożliwiają wystawianie faktur na smartfonie lub tablecie i synchronizację danych z programem księgowym.
Przykłady popularnych aplikacji mobilnych do fakturowania:
Faktura XL: aplikacja do fakturowania online i offline.
iFaktura: aplikacja do fakturowania z możliwością skanowania dokumentów.
mFaktura: aplikacja do fakturowania z integracją z systemem bankowości internetowej.
Arkusze kalkulacyjne, takie jak Microsoft Excel lub Google Sheets, mogą być wykorzystywane do prowadzenia uproszczonej księgowości. Można w nich tworzyć tabele do ewidencji przychodów i kosztów, obliczać podatki i generować proste raporty. Jednak arkusze kalkulacyjne nie oferują tak szerokich funkcji jak programy księgowe i wymagają większej manualnej pracy.
Wybór narzędzi do prowadzenia księgowości zależy od indywidualnych potrzeb i preferencji. Warto przetestować kilka opcji i wybrać te, które najlepiej sprawdzą się w Twojej firmie.
Choć zrozumienie podstaw księgowości jest ważne dla każdego przedsiębiorcy, nie oznacza to, że musisz samodzielnie prowadzić księgowość swojej firmy. W wielu przypadkach warto zlecić to zadanie specjalistom – biuru rachunkowemu.
Brak czasu i wiedzy: jeśli nie masz czasu lub wiedzy, aby samodzielnie prowadzić księgowość, zlecenie tego zadania biuru rachunkowemu będzie najlepszym rozwiązaniem.
Oszczędność czasu i pieniędzy: choć współpraca z biurem rachunkowym wiąże się z kosztami, może Ci ona zaoszczędzić czas i pieniądze w dłuższej perspektywie. Biuro rachunkowe zadba o prawidłowość rozliczeń, terminowość płatności i optymalizację podatkową.
Złożone zasady księgowe: jeśli Twoja firma ma złożony profil działalności lub korzysta ze skomplikowanych form opodatkowania, warto zlecić księgowość specjalistom.
Spokój i bezpieczeństwo: współpraca z biurem rachunkowym daje Ci pewność, że Twoje finanse są w dobrych rękach. Biuro rachunkowe zadba o to, aby Twoje rozliczenia były zgodne z przepisami i terminowe.
Wybór biura rachunkowego to ważna decyzja. Oto kilka czynników, które warto wziąć pod uwagę:
Doświadczenie i kwalifikacje: upewnij się, że biuro rachunkowe ma doświadczenie w obsłudze firm z Twojej branży i posiada odpowiednie kwalifikacje.
Zakres usług: sprawdź, jakie usługi oferuje biuro rachunkowe i czy odpowiadają one Twoim potrzebom.
Cena: porównaj ceny usług różnych biur rachunkowych. Pamiętaj, że najtańsza oferta nie zawsze jest najlepsza.
Opinie: sprawdź opinie o biurze rachunkowym w internecie lub zapytaj o rekomendacje znajomych przedsiębiorców.
Komunikacja: wybierz biuro rachunkowe, z którym łatwo Ci się komunikować i które chętnie odpowiada na Twoje pytania.
Współpraca z biurem rachunkowym może znacznie ułatwić Ci prowadzenie firmy i pozwolić skupić się na rozwoju Twojego biznesu.
Prowadzenie księgowości w małej firmie może wydawać się skomplikowane, ale zrozumienie podstawowych zasad i wykorzystanie odpowiednich narzędzi znacznie ułatwia ten proces. Mamy nadzieję, że ten poradnik pomógł Ci rozjaśnić najważniejsze kwestie związane z księgowością i dał Ci solidne fundamenty do dalszego zgłębiania tej tematyki.
Pamiętaj, że świadome zarządzanie finansami to klucz do sukcesu w biznesie. Dbaj o prawidłowość rozliczeń, terminowość płatności i przechowuj dokumenty księgowe zgodnie z przepisami. Nie bój się korzystać z pomocy specjalistów, jeśli jej potrzebujesz.
Księgowość nie musi być Twoim wrogiem. Traktuj ją jako narzędzie, które pomoże Ci osiągnąć sukces w biznesie.
Platforma Bitrix24 oferuje intuicyjny i łatwy w obsłudze moduł do prowadzenia księgowości, który pomoże Ci w fakturowaniu, ewidencji przychodów i kosztów oraz generowaniu raportów finansowych.
Zacznij korzystać z Bitrix24 już dziśZnajomość podstaw księgowości jest z pewnością bardzo przydatna dla każdego przedsiębiorcy. Pozwala ona na świadome zarządzanie finansami, podejmowanie trafnych decyzji biznesowych i unikanie problemów z urzędem skarbowym. Nie musisz być ekspertem od księgowości, ale warto znać podstawowe zasady i pojęcia.
Wybór formy opodatkowania zależy od wielu czynników, takich jak rodzaj prowadzonej działalności, przewidywana wysokość przychodów i kosztów oraz indywidualne preferencje. Warto skonsultować się z doradcą podatkowym lub księgowym, aby wybrać najkorzystniejsze rozwiązanie.
Nie, możesz zlecić prowadzenie księgowości biuru rachunkowemu. Współpraca z biurem rachunkowym może Ci zaoszczędzić czas i pieniądze, a także dać pewność, że Twoje finanse są w dobrych rękach.
Na rynku dostępnych jest wiele programów księgowych dla małych firm, np. Bitrix24, inFakt, wFirma, iFirma. Wybór programu zależy od indywidualnych potrzeb i preferencji.
Dokumenty księgowe należy przechowywać przez 5 lat od końca roku podatkowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
KSeF to Krajowy System e-Faktur, czyli platforma umożliwiająca wystawianie i odbiór faktur ustrukturyzowanych w formacie elektronicznym.
Split payment to mechanizm podzielonej płatności, który obowiązuje przy niektórych transakcjach (np. przy zakupie budowlanych). Polega on na tym, że kwota VAT jest przekazywana na oddzielne konto VAT dostawcy.
Więcej informacji o księgowości dla małych firm można znaleźć na stronach internetowych Ministerstwa Finansów, ZUS-u i Krajowej Administracji Skarbowej. Można również skorzystać z porad doradców podatkowych i księgowych.