Zegar Kontroli i Monitorowanie Czasu Pracy
Katalog pracowników i Czat Organizacyjny Online
Kalendarze i Powtarzające się Spotkania
Zadania Cykliczne i Szablony Zadań
Dysk Firmowy i System Udostępniania Dokumentów
Aktualności i Wiadomości Firmy
Przez cały rok pracy w trybie zdalnym można śmiało powiedzieć, że w przypadku małych firm przejście do trybu homeoffice było raczej bezbolesną zmianą. Koordynacja działalności 3-5 pracowników online nie jest wcale taka trudna, zwłaszcza jeśli pracujesz w branży IT.
Jednak niektóre z większych firm mają problemy z utrzymaniem wydajności, jaką miały podczas pracy w biurze.
Oto tylko kilka z nich:
Brak szybkiej, skutecznej komunikacji
To, co kiedyś było 5-minutowymi spotkaniami, podczas których każdy mógł podzielić się swoją opinią, dojść do porozumienia i kontynuować swoją pracę przekształciło się w totalną dezorganizację, w której ludzie używają różnych narzędzi do komunikacji, co sprawia, że omówienie czegokolwiek stało się prawie niemożliwe.
Po zaproszeniu wszystkich członków zespołu do portalu Bitrix24, wszystko, co musisz zrobić, to już w trybie online odtworzyć strukturę organizacyjną firmy - zorganizować zespoły, działy, pododdziały itp.
Jeśli czaty nie są dla Ciebie odpowiednią opcją, możesz zwrócić się do swoich pracowników za pomocą ogłoszenia wideo. Może się to przydać, jeśli chcesz szybko przekazać prosty komunikat i upewnić się, że został on zrozumiany przez każdego pracownika Twojej firmy.
Dodatkowo, format wideo sprawia, że komunikat będzie bardziej osobisty i atrakcyjny - zwłaszcza jeśli ogłaszasz koniec kwarantanny.Po co tracić czas na wymianę wiadomości tekstowych na czacie, skoro możesz po prostu zadzwonić do określonej osoby i szybko omówić sprawę przez telefon?
W dzisiejszych czasach nam wszystkim brakuje interakcji społecznych, więc zobaczenie twarzy współpracownika i usłyszenie jego głosu z pewnością będzie przyjemniejsze niż odczytanie wiadomości.
PRZYKŁAD WZIĘTY Z ŻYCIA: musisz skontaktować się ze swoim projektantem graficznym i poprosić go, żeby całkowicie przerobił makietę, ponieważ nie zrozumiał Twojej wstępnej koncepcji. 5-minutowa rozmowa telefoniczna z pewnością rozwiąże ten problem, i będziecie mogli szybko kontynuować pracę.
Wszyscy uczestnicy zostaną powiadomieni o wszelkich działaniach/zmianach dotyczących wydarzenia w kalendarzu, co zdyscyplinuje Twój zespół i sprawi, że pracownicy będą bardziej zorganizowani.
No i jeszcze jedna rzecz - możesz zsynchronizować swój kalendarz Google lub Outlook z Bitrix24 i zaimportować wszystkie wydarzenia, które tam miałeś zapisane.
Biorąc pod uwagę okoliczności, jest to najlepsza alternatywa dla realnych spotkań twarzą w twarz. Wideokonferencje w Bitrix24 pozwalają na zebranie do !!! 24 !!! osób w wygodnym formacie, w którym możesz omawiać kwestie dotyczące pracy, organizować zebrania, a nawet prowadzić prezentacje.
PRZYKŁAD Z ŻYCIA WZIĘTY: kilka dni temu zorganizowaliśmy dużą konferencję online, w której wzięło udział ponad 50 tysięcy widzów. Korzystając z naszej funkcji wideokonferencji, podłączyliśmy mówców z 7 różnych miast i wszystko poszło bez zarzutu.
7. Zadania Cykliczne i Szablony Zadań
Upewnij się, że wszyscy w Twoim zespole wykonują swoją pracę, przydzielając im zadania, wyznaczając odpowiedzialne osoby i ustalając terminy końcowe. W ten sposób będziesz miał pewność, że praca nad projektem trwa, a każdy członek zespołu wie, co i kiedy ma zrobić.
Bitrix24 daje Ci wiele możliwości dla pracy nad zadaniami. Możesz stworzyć:
samodzielne zadania,
zadania cykliczne,
szablony zadań (aby zaoszczędzić czas w przypadku, gdy regularnie masz do czynienia z dużą liczbą podobnych zadań).
Ty, jako osoba, która utworzyła zadanie, zostaniesz powiadomiony o zakończeniu i będziesz miał możliwość zaakceptowania lub odrzucenia wyników tego zadania. W Zadaniach można również wyznaczyć obserwatorów (nie uczestniczą bezpośrednio w zadaniu, tylko nadzorują działania) i uczestników (pomagają osobie odpowiedzialnej w wykonaniu zadania).
PRZYKŁAD Z ŻYCIA WZIĘTY: ten przykład byłby zbyt oczywisty. Dokładnie wiesz, jaką rolę odgrywają zadania w realnym życiu, prawdopodobnie lepiej niż ktokolwiek inny.
8. Grupy Robocze
Kiedy wszyscy w Twojej firmie pracują z domu, koordynowanie pracy zespołowej i prowadzenie projektów już nie będzie takie samo. Jak przenieść zarządzanie projektami na platformę online?
Cóż, rzeczywiście nie jest to takie trudne. Grupy robocze w Bitrix24 pozwalają tworzyć zespoły do pracy nad konkretnym projektem i zlecać im zadania związane z tym projektem - wszystko to odbywa się online.
PRZYKŁAD Z ŻYCIA WZIĘTY: przed przejściem do pracy w trybu homeoffice musieliśmy stworzyć grupę roboczą, której zadaniem było dokonanie wszelkich zmian i przygotowań niezbędnych do przejścia. Zadania uszeregowane pod względem ważności i zorganizowane zgodnie z ogólnym planem, zostały przydzielone osobom zaangażowanym.
9. Dysk Firmowy i System Udostępniania Dokumentów
Nie można sobie wyobrazić współpracę online bez dostępu do wspólnych plików, ich przechowywania i udostępniania, niezależnie od tego, czy są to reguły korporacyjne, czy arkusze kalkulacyjne ze ściśle tajnymi danymi dotyczącymi sprzedaży.
W Bitrix24 każdy użytkownik jest podłączony do Dysku Bitrix24, gdzie może przechowywać i udostępniać swoje dokumenty wewnątrz firmy i w razie potrzeby ustawić ograniczenia lub ograniczyć dostęp według własnego uznania.
PRZYKŁAD Z ŻYCIA WZIĘTY: potrzebujesz stworzyć bazę wiedzy dla całej firmy lub konkretnego działu. Wszystko, co musisz zrobić, to przesłać materiały, ustrukturyzować całą zawartość, zdefiniować prawa dostępu i na bieżąco aktualizować swoją bazę wiedzy.
10. Aktualności i Wiadomości Firmy
Potraktuj to jako oś czasu Twojej firmy na Facebooku, gdzie każdy może zobaczyć tylko istotne informacje związane z zaangażowaniem konkretnej osoby w projekt. Możesz publikować i czytać artykuły, przesyłać i oglądać filmy wideo, komentować różne posty i polubić je.
Pozwala to na łatwiejszą komunikację i lepsze zaangażowanie pracowników w życie społeczne firmy.
PRZYKŁAD Z ŻYCIA WZIĘTY: chcesz podzielić się przydatnym artykułem ze swoimi współpracownikami i przeprowadzić krótką dyskusję.
Wielką zaletą korzystania z Bitrix24 jest to, że Bitrix24 to ZJEDNOCZONE, JEDNOLITE ŚRODOWISKO, w którym wszyscy pracują. Wszystkie narzędzia, których możesz potrzebować do udanej pracy zdalnej, są już dostępne, co oznacza, że możesz łatwo zrezygnować z innych usług, z których korzystałeś wcześniej.