Słaba komunikacja w miejscu pracy to coś więcej niż tylko niedogodność. Jeśli utracisz kontrolę nad sytuacją, wydajność może zostać obniżona, atmosfera zła, a najlepsi profesjonaliści po prostu nie będą chcieli pracować w firmie.
Dlaczego więc pojawiają się problemy z komunikacją? Wynikają zwykle z braku równowagi w dialogu. Jedna strona dominuje, dyktując temat i wynik dyskusji lub posiadając większą wiedzę niż druga strona.
Ale przede wszystkim musisz zrozumieć przyczyny i skutki słabej komunikacji w pracy.
Gdy komunikacji jest za dużo obniża się produktywność, rośnie liczba bezsensownych konferencji i e-maili, przypomnień i powiadomień, które nie są istotne lub konieczne. To jest jedną z głównych przyczyn niepowodzeń. Niezliczona ilość wiadomości jest dostarczana na zbyt wiele platform dla pracowników.
Weźmiemy e-mail jako przykład jednej z głównych przyczyn nadmiaru komunikacji. Chociaż poczta e-mail jest użytecznym środkiem komunikacji, łatwo jest zacząć korzystać z niej zamiast rozmów telefonicznych lub rozmów twarzą w twarz. Przekazanie odpowiedniego kontekstu i nastroju w wiadomości e-mail może być trudne, co często prowadzi do długiej wymiany e-maili bez żadnych wyników.
Spotkania to kolejna negatywna technika komunikacji. Większość pracowników i przełożonych ma kalendarz wypełniony spotkaniami i interakcjami, których można uniknąć. Nadmiar komunikacji jest często wynikiem nieodpowiednio zorganizowanych spotkań, bezsensownych rozmów i zbyt dużej liczby spotkań. Ustal zwięzły plan, przejrzyj go na początku spotkania i trzymaj się go, aby temu zapobiec.
Musisz określić, które platformy do komunikacji są najlepsze dla Twojej organizacji i opracować jasne wytyczne dotyczące korzystania z każdej z nich. Oprócz kanałów, z których pracownicy powinni korzystać, należy również ustalić wytyczne dotyczące tego, kiedy i jak powinna się odbywać komunikacja.
Na przykład, jeśli nie chcesz, aby ludzie otrzymywali wiadomości e-mail poza godzinami pracy, możesz skonfigurować zaplanowane wysyłki lub ograniczyć niezaplanowane połączenia telefoniczne tylko do nieprzewidzianych przypadków. Współpracuj z każdym członkiem zespołu, aby ustalić zasady komunikacji, które zwiększą produktywność.
Nawet jeśli przekaz jest jasny i wyraźny, może zostać źle zrozumiany lub nieprecyzyjny. Zdarza się to często, gdy menedżerowie nie zapewniają jasnych i spójnych wytycznych, co prowadzi do różnych interpretacji i niespójności.
Nieefektywna komunikacja może przybierać różne formy. Wśród najczęstszych jest przekazywanie spontanicznych, nieprzemyślanych wypowiedzi, w przeciwieństwie do przygotowywania tego, co i jak przekazać, oraz organizowania tego w sposób łatwy do zrozumienia i odpowiedniego wyrażenia wszystkich argumentów. Kolejnym problemem jest brak wystarczającego opisu. Może to być szczególnie istotne przy omawianiu projektów, w których do śledzenia postępów potrzebne są szczegóły i statystyki. Niezrozumienie celu lub wybór niewłaściwych odbiorców w zależności od tego, kto powinien zrozumieć określoną ideę, jest trzecim przykładem mylącej komunikacji.
Nadmierne używanie technicznego żargonu to kolejny ważny czynnik, który wywołuje problemy w komunikacji korporacyjnej. Zrozumienie informacji jest utrudnione przez niejasny język i terminologię. Prosty język znacznie ułatwi firmom interakcję z pracownikami i ogółem społeczeństwa.
Zminimalizuj żargon w strukturach gramatycznych, aby zapobiec zakłóceniom w komunikacji. Używanie żargonu jest dopuszczalne, jeśli masz pewność, że wszyscy uczestnicy rozmowy rozumieją frazy w ten sam sposób, ale lepiej jest temu zapobiec. Ponadto ważne jest, aby unikać żargonu podczas rozmów z nowo zatrudnionymi pracownikami i osobami spoza Twojej organizacji. Ludzie tracą kontakt, gdy używasz wielu nieznanych terminów.
Zachęcaj do używania prostego języka i zniechęcaj do używania niezliczonych symboli i skrótów. Jeśli sam będziesz mniej używał żargonu, będzie to dobrym przykładem dla innych. Praca każdego jest prostsza dzięki jasnej komunikacji i terminologii.
Myśli o tym, co jest rzeczywiście powiedziane lub w jaki sposób komunikat jest przekazywany, zwykle przychodzą na myśl, gdy napotykamy termin „komunikacja”, ale słuchanie jest również ważną częścią interakcji społecznej. Wiele osób ma trudności ze zwróceniem uwagi na to, co mówią inni i zrozumieniem tego, co powiedzieli, a to z kolei utrudnia monitorowanie postępów projektu.
Pracownicy mogą czuć się niemile widziani lub niesłyszani w miejscach pracy z powodu jednokierunkowej komunikacji lub odrzucenia krytyki. Czasami może dojść do odmowy udzielenia wszystkim innym głosu lub udziału w rozmowie. Kiedy jest za dużo mówienia, a za mało słuchania, mogą pojawić się kłótnie lub trudności z podjęciem decyzji. Słuchanie musi być kluczowym elementem skutecznej komunikacji.
Aby rozwiązać ten problem komunikacyjny, powinieneś zwrócić pełną, nie oceniającą uwagę na osobę mówiącą. Nie mów nic. Jeśli coś jest niejasne, poproś o wyjaśnienie. Upewnij się, że zrozumiałeś mówcę, powtarzając podsumowanie tego, co usłyszałeś. Wtedy i tylko wtedy powinieneś zacząć dyskutować o tym, co zostało powiedziane i przedstawić swoją opinię. To może być naprawdę frustrujące, jeśli czujesz, że nikt nie zwraca na Ciebie uwagi. Jeśli dotyczy to kilku osób, powinieneś pomyśleć o zorganizowaniu całej grupie szkolenia lub treningu aktywnego słuchania.
Kiedy masz problemy z pewnym kiepskim słuchaczem, uprzejmie opowiedz o problemie i zwróć się do jego opinii. Możesz być zaskoczony. Może się na przykład okazać, że wolą otrzymywać informacje na piśmie, aby móc je przeczytać w wolnym czasie, ponieważ trudno im przetworzyć usłyszane informacje. Dodatkowo możesz zauważyć, że często przerywasz komuś w trakcie myśli lub działania.
Nieuprzejmość może być spowodowana wieloma podejściami do pracy, metodami poznawczymi i wymaganiami komunikacyjnymi. Okazuj empatię i traktuj swojego współpracownika jak partnera, a nie rywala. Wreszcie, unikaj strachu przed bronieniem się (w profesjonalny sposób), jeśli ktoś jest nieuważny lub okazuje znudzenie podczas Twojego przemówienia.
Oprócz tego, przyczyną zakłóceń w komunikacji może również być niespójność. Brak spójności może być bardzo szkodliwy dla wymiany informacji i może powodować frustrację, odosobnienie i dezorientację pracowników. Spójność jest opisywana jako zgodność we wdrażaniu czegoś, ogólnie tego, co jest niezbędne dla celów racjonalności, precyzji lub prawdziwości.
Kiedy pracownicy przyzwyczajają się do zwykłej konferencji lub codziennych wiadomości e-mail, nagła zmiana może być kłopotliwa i demoralizująca. Komunikacja kierownika z kilkoma pracownikami również może być nierówna, co może sprawić, że ludzie poczują, że ich pomysły lub wysiłki nie są tak cenne jak pomysły ich kolegów. W niektórych organizacjach brakuje komunikacji, w innych jest jej za dużo. Zespoły mogą mieć problemy z przestrzeganiem podstawowych zasad, robieniem postępów i wyrażaniem opinii, jeśli nie ma jasnej, uczciwej i spójnej komunikacji.
Jeśli jesteś osobą niekonsekwentną, pomyśl o swoich motywach. Czy to z powodu twojej niepewności co do właściwej reakcji? Jeśli tak, powinieneś zadać sobie kilka pytań. Strach przed konfliktem jest jedną z najczęstszych przyczyn słabej komunikacji w pracy. Nikt nie lubi obrażać innych. Jest to jednak problem, jeśli podajesz sprzeczne fakty z obawy przed rozgniewaniem kogoś.
Zbierz zespół i porozmawiaj ze wszystkimi, aby rozwiązać problem wywołany przez Twoje niespójne zachowanie. Poproś o udział w telekonferencji, jeśli ktoś z Twojego zespołu pracuje w trybie zdalnym. Napisanie e-maila może spowodować niejasność. Rozmowa twarzą w twarz jest konieczna, aby rozwiązać problemy w komunikacji. Zidentyfikuj źródło błędnej komunikacji, jeśli wiesz, że pochodzi ona od kogoś innego.
Nieograniczona liczba użytkowników za darmo na planie Free
Zarejestruj się już dziś
Utrata zaufania również jest jedną z głównych przyczyn zakłóceń w komunikacji w firmie. Zaufanie łatwo stracić i trudno odzyskać. Pracownicy mogą stracić zaufanie do firmy z powodu różnych okoliczności. Może to być wynikiem rozczarowania poprzednimi niespełnionymi zobowiązaniami, takimi jak telekonferencja z kierownictwem, która tak naprawdę się nie odbyła. Brak otwartości może sprawić, że pracownicy poczują się odizolowani od administracji lub innych działów, zwłaszcza jeśli wcześniej wyrażali entuzjazm dla kultury firmy lub konkretnego projektu, który został przyjęty z obojętnością.
Dla Ciebie, jako kierownika, ważne jest, aby przedstawić się swoim pracownikom i rozwiązać problemy z komunikacją. W ten sposób dajesz pracownikom poczuć, że jesteś taki sam, jak reszta zespołu. Robiąc to, powinieneś mieć odwagę uznać swoje niedociągnięcia i swobodnie wyrażać swoje pomysły.
Zapewnienie bezpieczeństwa informacji jest głównym celem budowania zaufania wewnątrz zespołu i osiągnięcia zamierzonych wyników. Okazuj swoim pracownikom szacunek, troskę, zapewnij poczucie bezpieczeństwa i koleżeństwa. Okazywanie troski to podstawowy krok w zdobywaniu czyjegoś zaufania. Musisz sprawić, by Twój zespół czuł się zaopiekowany.
Wszyscy doceniają wartość efektywnej komunikacji, ale niewiele osób zdaje sobie sprawę z technik usprawniania komunikacji lub usuwania barier. Zadziwiające, jak często pojawiają się te same bariery w profesjonalnej komunikacji. Jeśli w Twojej organizacji jest którakolwiek z wymienionych barier, nie bój się, ponieważ możesz natychmiast wszystko poprawić, jeśli włożysz w to wystarczająco dużo czasu i wysiłku. Ulepszona komunikacja w miejscu pracy promuje bardziej efektywną pracę zespołową, większą spójność zespołu, a ostatecznie bardziej dochodowy biznes. Bitrix24 może Ci pomóc w tej sprawie, ponieważ jest to najlepsza platforma typu „wszystko w jednym”, która pozwala zarządzać komunikacją zespołu. Dołącz do nas już teraz!