Nieodłączną częścią każdego projektu – czy to w życiu zawodowym, czy prywatnym – jest proces planowania. Bez odpowiedniego zaplanowania zadania i ustalenia czasu, który należy na określoną czynność poświęcić, zarządzanie projektem jest praktycznie niemożliwe (lub naprawdę bardzo trudne). Badania pokazują, że znaczna część projektów zostaje opóźniona lub kończy się niepowodzeniem właśnie przez błędy popełniane na etapie planowania. Istnieje wiele metod i narzędzi, które pomagają zaplanować zadania w projekcie, jak również je usprawnić. Jedną z takich pomocy jest wykres Gantta, nazywany również diagramem. Jest to typ wykresu obrazujący harmonogram projektu. W pionie ukazana jest lista zadań do wykonania, a w poziomie czas, który należy na określoną czynność poświęcić. Z wykresu można więc odczytać nazwy konkretnych zadań oraz daty ich rozpoczęcia i zakończenia. Sama konstrukcja schematu Ganta polegająca na kaskadowym zestawienie zadań i procesów wraz z czasem ich trwania cieszy się dużą popularnością z uwagi na swą prostotę i estetykę wizualną. Jednostki czasu można dowolnie konfigurować w zależności od osobistych preferencji.
Metoda Ganta
Dla wielu może być to niemałe zaskoczenie, ale pierwszy wykres Gantta został opracowany przez polskiego inżyniera Karola Adamieckiego w połowie lat 90-tych XIX wieku. Adamiecki prowadził wtedy hutę w południowej Polsce i interesował się ideą oraz technikami zarządzania. Swój harmonogram zadań (wykres Gantta) opracował w 1896 roku, jednak nie opublikował go aż do roku 1931. W 1910 roku Henry Gantt opracował dla fabryki Bethlehem Steel tzw. „System Zadań i Premii” (ang. The Task and Bonus System) i w tym samym czasie opublikował go w „Engineering Magazine”. System ten pozwolił na stworzenie fundamentów dla nowoczesnego zarządzania projektami, wnosząc m.in. metodę kreowania diagramów Gantta, które pozwalały prezentować wykresy przedstawiające harmonogram projektu. Pierwotnie schemat Gantta przygotowywany był ręcznie. Co to oznaczało w praktyce? Każdorazowo, gdy projekt się zmieniał, konieczna była także zmiana lub przerysowanie planów, co zdecydowanie ograniczało ich przydatność. Trzeba pamiętać, że ciągłe zmiany są nieodzowną częścią większości projektów – szczególnie tych dłuższych. Dziś na szczęście, dzięki komputerom i postępowi technologicznemu, wykresy Gantta można tworzyć w specjalnie przeznaczonym do tego oprogramowaniu. Oczywiście program służący do projektowania diagramu Gantta zawiera zazwyczaj również inne funkcje i metody pomocne w zarządzaniu projektem.
Diagram Gantta jest popularny i powszechnie stosowany nie bez powodu. Posiada wiele cech, dzięki którym praca nad projektem jest zarówno bardziej uporządkowana, jak i szybsza. Plusy korzystania z metody Gantta wymieniane są zarówno przez profesjonalistów, jak i osoby, które właśnie zaczynają pracę z tą metodą. Do głównym zalet wykresów Gantta należą:
Jak jednak wiadomo, nie ma rozwiązań idealnych. Tak jest również w tym przypadku – tabela Gantta nie jest wolna od wad. Do często wymienianych przez użytkowników minusów wykresu należą:
Obecnie wykresy Gantta są najczęściej używane do śledzenia harmonogramów projektów. Niemniej przydatne jest również ukazanie informacji dodatkowych dotyczących różnych czynności lub faz projektu. Wiedza o tym, w jaki sposób zadania się ze sobą wiążą, nie może zostać pokazana na wykresie, ale może zostać omówiona np. podczas prezentacji biznesowej.
Czytanie diagramu Gantta to nic trudnego, a jak jest z jego tworzeniem? Podobnie. Projektowanie wykresu Ganttajest proste i przyjemne. By utworzyć diagram Gantta, należy najpierw odpowiednio zdefiniować zakres projektu.Samą istotą wykresu jest podział projektu na poszczególne czynności oraz rozmieszczenie ich w czasie. Sporządzenie wykresu należy zacząć od wyznaczenia działań etapowych i cząstkowych. Następnie należy określić czas ich trwania oraz datę (lub godzinę) ich rozpoczęcia. Wszystko to nanosi się na wykres, zaczynając od zadania, które wykonuje się jako pierwsze.
Podobnie jak w przypadku innych wykresów, w wykresie Gantta zadania są wymienione po lewej stronie, a skala czasu znajduje się na górze. Poziome paski służą do przedstawienia każdego pojedynczego zadania (z dodatkowymi informacjami, takimi jak osoba odpowiedzialna za dane zadanie), ich dokładnej daty rozpoczęcia w odniesieniu do innych zadań, czasu ich trwania, a także przewidywanej daty zakończenia - zapewniając każdemu jasny wgląd w ogólny postęp. Wykres może również przedstawiać współzależności oraz zadania, które są wymagane, aby przejść dalej. Wykres Gantta tworzy się więc według poniższej instrukcji:
Jeśli chodzi natomiast o czas realizacji zadania, to jest on przedstawiany na diagramie Gantta pod postacią prostokąta umieszczonego na skali liniowej. Krawędź lewa odpowiada początkowi zadania, a krawędź prawa jego zakończeniu. Według potrzeby i własnych preferencji skalę można zmieniać tak, aby ukazywała minuty, godziny, dni, tygodnie, miesiące itd.
Kolejną rzeczą, którą warto wymienić, są nanoszone na diagram kamienie milowe. Wykres Gantta i kamienie milowe to doskonałe połączenie. Dlaczego? Kamienie określają zdarzenia odpowiadające poszczególnym węzłom sieci, stanowiące te przełomowe (najważniejsze) w harmonogramie projektu. Kamienie milowe umieszczane na wykresie Gantta zaznacza się specjalnym symbolem. Symbol ten jest zazwyczaj połączonym z opisem.
Osobom, które mają zamiar jeszcze bardziej zgłębić tajniki tworzenia wykresu Gantta, polecamy zaznajomić się z internetowymi przewodnikami dostępnymi na stronach tematycznych oraz w serwisie YouTube.
Prawidłowe zaplanowanie projektu to podstawa jego powodzenia. Decydując się na użycie wykresu Gantta do planowania harmonogramu, warto jest tę decyzję dobrze przemyśleć. Należy pamiętać, że w przeciwieństwie do innych metod, wykres Gantta wykorzystuje podejście wizualne, aby wyraźnie pokazać nadchodzące zadania, a także czas przeznaczony na ich opracowanie i następny planowany krok. Projekt najlepiej jest omawiać i planować wspólnie z innymi osobami decyzyjnymi (jeśli takowe istnieją), aby rozważyć wszystkie ewentualne „za” i „przeciw”. Niektóre osoby będą opowiadały się za stworzeniem wykresu pokazującego wyłącznie zadania w skali tygodnia, inne natomiast będą wolały postawiać na wykres Gantta godzinowy. Planowanie projektu w gronie osób zainteresowanych oraz w niego zaangażowanych może pomóc już na starcie rozwiać wiele wątpliwości i uniknąć ewentualnych nieporozumień. Oczywiście role w projekcie takie jak menedżer projektu czy kierownik projektu powinny być ustalone na samym początku. Podczas planowania projektu warto już na starcie odpowiedzieć sobie na pytanie, czy projekt spełnia uzasadnienie biznesowe. Jeśli tak – można przejść dalej, jeśli nie – realizacja projektu nie ma sensu. Gdy odpowiedź jest twierdząca, warto odpowiedzieć sobie jeszcze na kilka innych pytań, takich jak np.:
Po udzieleniu odpowiedzi na te pytania i zgodzie, co do zastosowanej metody przedstawienia harmonogramu projektu, można przejść do działania.
Wykres Gantta można przygotować za pomocą różnych narzędzi. Pierwszą metodą jest klasyczne, ręczne naszkicowanie diagramu – na kartce. Oczywiście jest to metoda, której nie stosuje się zbyt często z uwagi na możliwości, jakie dają liczne programy do zarządzania projektami.
Wykres Gantta można stworzyć w programie graficznym lub za pomocą specjalistycznego oprogramowania, jak MS Project lub MS Excel. Szczegółowa instrukcja dotycząca tego, jak utworzyć wykres Gantta w arkuszu kalkulacyjnym dostępna jest na oficjalnej stronie Microsoft.
Istnieje również specjalny program, w którym można stworzyć omawiany diagram – GanttProject. Jest to w pełni darmowe i multiplatformowe narzędzie przeznaczone do planowania prac nad projektami z użyciem wykresów Gantta. O tym, jak stworzyć wykres za pomocą tego oprogramowania, informuje dołączona do programu GanttProject instrukcja.
Chcąc wykonać własny diagram, można także pobrać z Internetu gotowy szablon wykresu Gantta i samodzielnie uzupełnić go w wybranym programie obsługującym format pliku, w jakim zapisany jest szablon.
W Internecie można znaleźć również generator, który tworzy wykresy automatycznie po uzupełnieniu odpowiednich danych – zadań i czasu potrzebnego na ich wykonanie. Generatory dostępne są online i zazwyczaj są darmowe. Internetowe wyszukiwarki mogą być także pomocne w znalezieniu specjalnych wzorów harmonogramów dla wykresów Gantta. Po wpisaniu frazy „Gantt harmonogram wzór” użytkownik otrzymuje prawie 100 tysięcy wyników z pomocnymi stronami. Popularnymi rozwiązaniami online są również:
Gantter.com – jedno z najpopularniejszych narzędzi do tworzenia wykresów Gantta online. Jest to narzędzie darmowe, co przekłada się nieco na wygląd aplikacji – strona wizualna mogłaby zostać lepiej dopracowania. Plusem jest możliwość integracji narzędzia z Google Drive, a także dostępność w wielu wersjach językowych.
Gantto.com – narzędzie o uboższej funkcjonalności niż Gantter.com, jednak dużo lepsze pod względem graficznym.
Ganttic.com – cenione wśród użytkowników z uwagi na możliwość integracji z Google Calendar. Niestety prostota wykonania rzutuje na użytkowość. Ganttic.com zdecydowanie bardziej służy do planowania zasobów niż harmonogramowania projektu.
LiquidPlanner.com – narzędzie bardzo dobre pod względem wizualnym, praktyczne, ale niestety drogie.
TeamGantt.com – faworyt wśród narzędzi do tworzenia wykresów Gantta. TeamGantt umożliwia:
Świetnym narzędziem do tworzenia wykresów Gantta jest również Bitrix24. To system, który łączy w sobie funkcjonalność wielu narzędzi niezbędnych do zarządzania firmą online, a jednym z nich jest właśnie omawiany wykres. Moduł Zadania wraz z widokiem wykresu Gantta oferowany przez Bitrix24 wyposażony jest we wszystkie przydatne funkcje. Są to między innymi:
Powiększenie widoku osi czasu - dzięki tej funkcji możesz pracować nie tylko z zadaniami trwającymi godzinę lub kilka dni, ale także z tymi, które trwają kilka lub kilkanaście miesięcy.
Śledzenie czasu w zadaniach/projektach – funkcja pozwala łatwo porównać ilość czasu, która faktycznie została poświęcona na zadanie lub projekt, z ilością zaplanowaną na wstępie.
Przenoszenie zadań – zadania można dowolne przenosić; co więcej - wszystkie zadania zależne przenoszone są wraz z zadaniem nadrzędnym.
Wyświetlanie obciążenia pracą każdego członka zespołu – funkcja pozwala efektywnie zarządzać czasem poszczególnych uczestników projektu.
To tylko kilka przydatnych funkcji, jakie oferuje Bitrix24. Oprogramowanie jest jedynym darmowym systemem z modułem Zadań wraz z widokiem wykresu Gantta, które zawiera również narzędzia CRM, dzięki czemu można łatwo dostarczać oferty i faktury dla swoich projektów.
Oto, jak wygląda schemat Gantta w systemie Bitrix24:
W ramach wizualnego planowania projektu Bitrix24 oferuje oprócz możliwości stworzenia wykresu Gantta również narzędzia takie jak:
Bitrix24 to system, który pozwala także na planowanie projektu w stopniu zaawansowanym, zarządzanie zasobami i śledzenie postępów. Kalendarze projektów i interaktywne wykresy Gantta mogą być drukowane.
Nadal poszukujesz programu, w którym będziesz mógł zbudować swój idealny diagram? Stwórz wykres za pomocą Bitrix24 – wygodnego i prostego w obsłudze oprogramowania, które pomoże Ci efektywnie zarządzać Twoim projektem. Obecnie systemu Bitrix24 używa już ponad 7 000 000 organizacji na całym świecie. System posiada bezpłatną aplikację mobilną i desktopową dostępną na systemach Android, iOS, Mac i Windows. Bitrix24 można integrować m.in. z oprogramowaniem takim jak: Office365, Google Drive, Skype, Slack, Zapier, Xero czy MailChimp. Możliwe jest również stworzenie własnych aplikacji za pomocą REST API.
Jesteś zainteresowany? Nasi partnerzy pomogą Ci w wyborze optymalnego planu taryfowego i zapewnią dodatkowe usługi w zakresie dostosowania produktu! Demo wersji On-premise możesz zamówić, kontaktując się z jednym z partnerów wymienionych na stronie https://www.bitrix24.pl/partners/.