Zarządzanie personelem w organizacji
Czym jest zarządzanie zasobami ludzkimi?
Zarządzanie zasobami ludzkimi (często określane w skrócie jako po prostu kadry lub z języka angielskiego HR) to szerokie pojęcie, które obejmuje szereg funkcji związanych z zatrudnianiem, szkoleniem i zarządzaniem pracownikami. Koncentrując się na wszystkim, począwszy od rekrutacji po listy płac, działy HR są gwarancją tego, że firmy przestrzegają prawa pracy i najlepszych praktyk w zakresie zarządzania swoimi pracownikami, co jest korzystne nie tylko dla samych pracowników, ale także dla firmy, która w ten sposób podnosi efektywność swojego działania.
Co robią specjaliści od zasobów ludzkich?
W związku z tym, że zarządzanie zasobami ludzkimi to szeroka dziedzina, codzienne zadania specjalistów, którzy analizują model zasobów ludzkich, mogą się znacznie różnić w zależności od pełnionych przez nich ról. Na przykład, podczas gdy osoby zajmujące się rekrutacją koncentrują się głównie na identyfikacji talentów i przeprowadzaniu rozmów kwalifikacyjnych z kandydatami, pracownicy działów kadr są odpowiedzialni za tworzenie i usprawnianie procesów obsługi takich spraw jak listy płac, świadczenia i szkolenia. Pomimo różnych zakresów odpowiedzialności na tych stanowiskach, jedna rzecz pozostaje niezmienna: silny nacisk na efektywne relacje pracodawca-pracownik.
Sprawnie prowadzony dział kadr może zapewnić Twojej organizacji odpowiednią strukturę i możliwość zaspokojenia potrzeb biznesowych poprzez zarządzanie najcenniejszym zasobem firmy - jej pracownikami. Istnieje kilka dyscyplin HR, ale praktycy w każdej z nich mogą pełnić więcej niż jedną z ponad sześciu podstawowych funkcji. W małych firmach, które nie posiadają dedykowanego działu HR, możliwe jest osiągnięcie tego samego poziomu efektywności i zarządzania zasobami ludzkimi np. poprzez outsourcing funkcji HR.
Sześć głównych ról, które pełni dział zasobów ludzkich w organizacji, możemy podzielić na rekrutację, bezpieczeństwo pracy, relacje z pracownikami, planowanie wynagrodzeń, zgodność z prawem pracy i szkolenia. Przykłady zasobów ludzkich oraz ich funkcje przybliżą nam główną problematykę działań działów HR.
Rekrutacja odpowiednich ludzi do odpowiedniej pracy
Miarą sukcesu rekruterów i specjalistów ds. zatrudnienia jest na ogół liczba obsadzonych przez nich stanowisk i czas potrzebny na ich obsadzenie. Rekrutujący, którzy pracują we własnym zakresie - w przeciwieństwie do firm świadczących usługi rekrutacji i obsady kadrowej - odgrywają kluczową rolę w rozwoju pracowników u pracodawcy. Reklamują stanowiska pracy, rekrutują kandydatów źródłowych, sprawdzają kandydatów, przeprowadzają wstępne rozmowy kwalifikacyjne i koordynują działania rekrutacyjne z kierownikami odpowiedzialnymi za ostateczny wybór kandydatów.
Utrzymanie bezpiecznego środowiska pracy
Bezpieczeństwo w miejscu pracy jest ważnym czynnikiem. Pracodawcy mają obowiązek zapewnić pracownikom bezpieczne środowisko pracy. Jedną z głównych funkcji działu kadr jest wspieranie szkoleń z zakresu bezpieczeństwa w miejscu pracy oraz prowadzenie wymaganych przepisami prawnymi czynności dotyczących zgłaszania wypadków przy pracy i ofiar śmiertelnych. Ponadto, specjaliści ds. bezpieczeństwa i ryzyka HR często ściśle współpracują ze specjalistami ds. świadczeń pracowniczych w celu zarządzania kwestiami odszkodowań dla pracowników firmy.
Relacje pracodawca-pracownik
W środowisku pracy funkcje pracowników i relacji pracowniczych działu kadr mogą być łączone i realizowane przez jednego specjalistę lub być całkowicie odrębnymi funkcjami zarządzanymi przez dwóch specjalistów ds. kadr posiadających specyficzne kompetencje w każdej dziedzinie. Relacje pracownicze to dziedzina HR zajmująca się wzmacnianiem relacji pracodawca-pracownik poprzez mierzenie satysfakcji z pracy, zaangażowanie pracowników w życie organizacji i rozwiązywanie ewentualnych konfliktów w miejscu pracy. Funkcje związane z relacjami pracowniczymi mogą obejmować opracowywanie reakcji kierownictwa na ewentualne problemy organizacji oraz na problemy zgłaszane przez pracowników, negocjowanie umów pracowniczych oraz dostarczanie interpretacji w kwestiach związanych z rzeczonymi umowami.
Wynagrodzenia i świadczenia
Podobnie jak w przypadku relacji pracowniczych, funkcje działu kadr związane z wynagrodzeniem i świadczeniami często mogą być obsługiwane przez jednego specjalistę ds. kadr posiadającego podwójną wiedzę specjalistyczną. Po stronie wynagrodzeń, funkcje działu kadr obejmują ustalanie struktur wynagrodzeń i ocenę konkurencyjnych praktyk płacowych. Taki specjalista od świadczeń może również negocjować stawki grupowego ubezpieczenia zdrowotnego z ubezpieczycielami i koordynować działania z administratorem emerytalnego funduszu oszczędnościowego. Lista płac może być częścią składową działu kadr zajmującego się odszkodowaniami i świadczeniami, jednak w wielu przypadkach pracodawcy zlecają na zewnątrz takie funkcje administracyjne.
Zgodność z prawem pracy
Zgodność z prawem pracy i zatrudnienia jest kluczową funkcją HR. Nieprzestrzeganie przepisów może skutkować skargami w miejscu pracy opartymi na nieuczciwych praktykach zatrudnienia, niebezpiecznych warunkach pracy i ogólnym niezadowoleniu z warunków pracy, które mogą mieć wpływ na wydajność i ostatecznie na rentowność. Pracownicy działu kadr muszą również znać krajowe przepisy dotyczące zatrudnienia, takie jak Kodeks Pracy.
Szkolenia i rozwój
Pracodawcy muszą wyposażyć pracowników w narzędzia niezbędne do osiągnięcia sukcesu, co w wielu przypadkach oznacza zapewnienie nowym pracownikom szerokich szkoleń wdrożeniowych, które pomogą im w przejściu do nowej kultury organizacyjnej. Wiele działów HR zapewnia również szkolenia z zakresu przywództwa i rozwoju zawodowego. Takie szkolenia mogą być wymagane od nowo zatrudnionych i awansowanych przełożonych i menedżerów w takich kwestiach, jak zarządzanie efektywnością i sposób postępowania w sprawach dotyczących relacji z pracownikami na poziomie działu.
Bez względu na to, czy pracujesz dla startupu technologicznego, małej firmy, czy wielkiej międzynarodowej korporacji, struktura organizacyjna jest sprawą tak fundamentalną, że często uważana jest za oczywistość. Struktura nie tylko pozwala na sprawne działanie organizacji, ale także pomaga określić sposób jej funkcjonowania. W rzeczywistości, struktura oraz funkcje organizacji mogą pomóc dyktować kulturę, wartości i sukces.
Struktura jest właściwie jednym z najważniejszych elementów składowych firmy. Kiedy firma wdraża właściwą strukturę, pojawiają się kluczowe cele i wyniki. Właściwa struktura firma pomaga również w tworzeniu kultury. Często to ona sprawia, że ludzie chcą pracować na najwyższych obrotach.
Wraz z rozkwitem wielkiego biznesu w XX wieku i pojawieniem się najlepszych praktyk korporacyjnych, wyłoniła się pewnego rodzaju struktura organizacyjna, do której większość przyzwyczaiła się w ciągu całej kariery zawodowej – tradycyjny model hierarchiczny. Znasz ten rodzaj struktury. To wszechmocny założyciel, prezes lub dyrektor zarządzający, który buduje wokół siebie zespół; zespół ten zatrudnia menedżerów do kierowania różnymi liniami biznesowymi, a ci zatrudniają indywidualnych współpracowników do wykonywania codziennych zadań. Brzmi znajomo? Pewnie pracowałeś w firmie o takiej strukturze.
Ale społeczeństwo, technologia i kultura ewoluowały i mają nowe możliwości (i wymagania), co do organizacji firmy. Praca nad wiedzą w XXI wieku stała się o wiele bardziej płynna i współzależna, a jej rozprzestrzenianie się w ciągu ostatnich dwóch dekad może wymagać nowych struktur organizacyjnych. Przyjęcie właściwej struktury nie tylko odzwierciedla wartości firmy, ale może również przyczynić się do jej sukcesu lub go przełamać.
Znalezienie "właściwej" struktury organizacyjnej dla firmy zależy od indywidualnych wartości, etyki pracy, kultury i celów. Pojawiające się firmy, które nie są tak pogrążone w biurokracji i tradycji, mają większą swobodę działania.
Firmy, które rozpoczęły swoją działalność 50 czy 150 lat temu, są bardziej nastawione na swoje własne metody – i nie bez powodu. Niektóre z nich mogą jednak skorzystać na powolnym przyjmowaniu pewnych elementów nowoczesnych struktur. Aby współczesne funkcje organizacji mogły się rozwijać, liderzy muszą być gotowi do krytycznej oceny czy struktura ich firmy jest zgodna z jej wartościami i celami. Ta forma oceny wewnętrznej o dużym znaczeniu często nie jest brana pod uwagę. Zmiana takiego kierunku to ciężka praca.
Podczas gdy model hierarchiczny umożliwił rozwój przedsiębiorstw w wieku przemysłowym, wzrost gospodarki informacyjnej sprawił, że model ten stał się trudniejszy do optymalizacji. W fabrykach wiedza i intelekt są skoncentrowane na samym szczycie. Z kolei rzeczywista produkcja wymaga niewiele myślenia oraz ogromnej koordynacji i powtarzalności. Tak więc główne cechy organizacji oparte na wiedzy wymagają, aby każdy pracownik mógł myśleć, komunikować się i pracować jak najlepiej.
Zmiana struktury nie jest łatwa dla żadnej organizacji. Istnieje opóźnienie pomiędzy techniczną rzeczywistością a kulturą. Aby nadrobić zaległości kulturowe, musimy na nowo zdefiniować wyzwania związane z przystosowaniem się do XXI wieku jako szansę.
Niektórzy eksperci posuwają się tak daleko, że opowiadają się za wyeliminowaniem wszystkich tytułów w organizacji, choć krytycy zastanawiają się, w jaki sposób pracownicy mogliby rozwijać swoją młodą karierę bez zewnętrznej drabiny sukcesu. Według tej filozofii, eliminacja tytułów pomoże również w rozbiciu szklanych sufitów pracowniczych. Bez parametrów określających ich jurysdykcję i autorytet, mogą oni przyjąć na siebie większą odpowiedzialność i zwiększyć swój poziom zaangażowania w projekty.
Czy to w tradycyjnych ramach organizacyjnych, czy też nie, zmieniający się krajobraz pracy w XXI wieku wymaga od nas odejścia od zwykłego modelu biznesu.
Narzędzia HR, których wprowadzenie warto rozważyć w organizacji
W dzisiejszym nowoczesnym miejscu pracy istnieją narzędzia technologiczne, które usprawniają i wzmacniają działy zasobów ludzkich oraz wyniki zespołów HR w wielu branżach, od produkcji po marketing. Na rynku istnieje coraz więcej ciągle udoskonalanych aplikacji, platform, oprogramowania online i usług dla działów HR. Ta wielość rozwiązań stanowi dla niektórych działów firmy kolejne intelektualne i handlowe wyzwanie. Dziś dowiemy się, jakie rodzaje narzędzi HR są dostępne oraz jakie są najbardziej popularne w praktyce.
Rodzaje narzędzi HR
Obecnie na rynku działa wielu różnych dostawców usług dla biznesu i startupów z innowacyjnymi oprogramowaniami. Chociaż trzon rekrutacji pozostaje taki sam w różnych działach HR, używane oprogramowanie do zarządzania ludźmi może być różne. Istnieją trzy główne rodzaje systemów HR - HRIS, HRMS i HCM.
HRIS
HRIS, co oznacza Human Resource Information System (System Informacji o Zasobach Ludzkich) jest oprogramowaniem kadrowym używanym do czynności takich jak analiza zatrudnienia personelu czy też tworzenia raportów, które mają być rozprowadzane w firmie lub do osób trzecich w celu zapewnienia jakości i zgodności z przepisami.
Może pomóc działowi HR zautomatyzować podstawowe zadania, takie jak tworzenie bazy danych personelu (zapewnia pełną listę pracowników, ich kontakty, stanowisko pracy i dane osobowe), listy płac (obliczanie wynagrodzeń, nadgodzin i wyników), administracja świadczeń (umożliwia pracownikom zapisanie się do świadczeń, takich jak ubezpieczenie zdrowotne), czas i frekwencja (śledzenie godzin pracy, obliczanie i monitorowanie dni chorobowych, urlopów i dni wolnych od pracy) oraz rekrutacja (automatyczne umieszczanie ofert pracy, przyjmowanie zgłoszeń itd.).
HCM
HCM to skrót od Human Capital Management (Zarządzanie Kapitałem Ludzkim). Oprócz podstawowej funkcjonalności HRIS, posiada on również funkcję zarządzanie personelem. Rozwiązanie to daje takie możliwości jak: analiza zatrudnienia, wydajności, planowanie wynagrodzeń, automatyzacja pokładowa i planowanie sukcesji.
HRMS
HRMS, czyli Human Resources Management System, to System Zarządzania Zasobami Ludzkimi, który jest często używany jako synonim HRIS. W rzeczywistości, HRIS polega na obserwowaniu wskaźników ilościowych, takich jak godziny pracy i wynagrodzenia, podczas gdy HRMS śledzi informacje jakościowe o pracowniku i jego satysfakcji.
Oprócz tego, łączy on w sobie funkcjonalność systemów HRIS i HCM oraz oferuje takie funkcje jak zarządzanie personelem, czasem pracy i automatyzację obsługi płac. Funkcjonalność narzędzi HR może być bardzo różna, a im więcej funkcji posiada, tym wyższa jest cena za narzędzie.
Bitrix24 oferuje wiele zróżnicowanych narzędzi do dyspozycji działu, którego głównym zajęciem jest HR. System usprawnia wewnętrzną komunikację w organizacjach, łącząc najpopularniejsze narzędzia do współpracy w jednym miejscu: Intranet, czat, wideokonferencje, kalendarze, grupy robocze, dokumenty, zadania itp.
Serwis Bitrix to również bezpłatny lub stosunkowo niedrogi CRM, który łącząc w sobie wiele funkcji dot. zarządzania personelem pozwala także na zarządzanie klientami oraz ich obsługę i automatyzację marketingu. Oprogramowanie w prosty sposób pomaga zaplanować i wykonać projekty działów HR na czas, polepszając tym samym dostarczane wyniki. Bitrix24 na potrzeby działu HR dostępny jest zarówno online (w chmurze), jak i On-premise.
Często działy HR boją się o bezpieczeństwo przechowywanych dokumentów. W Bitrix24 wrażliwe dokumenty wewnętrzne firmy są w 100% bezpieczne – nie ma więc powodu do obaw. Nielimitowane przechowywanie danych w chmurze i zaawansowany system zarządzania dokumentami dla całej organizacji sprawiają, że obsługa jest bezpieczna i prosta. Ponadto darmowy czat na żywo, centrum kontaktowe czy komunikatory to niektóre z narzędzi, które pozwolą na bezpośredni kontakt zarówno wewnątrz firmy (np. działu HR z innymi działami) jak i z potencjalnymi klientami czy pracownikami.
Jak to możliwe? W Bitrix24 to ludzie są w centrum uwagi. W katalogu pracowników można w łatwy sposób znaleźć wszystkie niezbędne informacje kontaktowe lub filtrować listę, aby znaleźć właściwą osobę. Kliknięcie danego pracownika na liście przenosi użytkownika na stronę profilu pracownika. Widoczne będą wszystkie publiczne informacje o pracowniku.
Zamiast postrzegać oprogramowanie HR jako kosztowną inwestycję, należy wziąć pod uwagę korzyści związane z czasem i wydajnością oraz oszczędności w wydatkach, które można poczynić w dłuższej perspektywie. Oto korzyści, jakie Twoja firma będzie czerpać z oprogramowania HR.
Wdrożenie oprogramowania tematycznego pomoże Ci zautomatyzować ręczne procesy, dzięki czemu będziesz mógł skoncentrować się na dbaniu o swoich pracowników i utrzymywaniu dobrych relacji. Monitorowanie nadgodzin, zarządzanie nieobecnościami, ustalanie i przeglądanie celów oraz pozyskiwanie i zatrudnianie kandydatów wymagają od działu HR wiele wysiłku. Zamiast ręcznie wprowadzać i aktualizować dane oraz śledzić postępy różnych procesów, możesz pozwolić oprogramowaniu zająć się tym za Ciebie (lub za Twój dział HR).
Co najważniejsze - Bitrix24 jest przyjaznym dla użytkownika oprogramowaniem z doskonałą obsługą klienta. Cechami charakterystycznymi są łatwe w obsłudze listy czasu pracy i wykresy organizacyjne. Logowanie i rejestracja czasu pracy nigdy nie była prostsza! Oferowane przez Bitrix24 funkcje są również łatwe w nawigacji i obsłudze. Ta platforma HR łączy w sobie funkcje rekrutacyjne i on-boardingowe w jednym rozwiązaniu, aby pomóc Ci lepiej przyciągnąć, znaleźć, zatrudnić i utrzymać najlepszych pracowników na rynku.
Bitrix24 to bardzo łatwe w użyciu rozwiązanie, które jest odpowiednie dla wszystkich specjalistów HR, nawet tych, którzy dopiero rozpoczęli pracę na stanowisku i nie mają doświadczenia w korzystaniu z oprogramowania kadrowego. Bitrix24 krok po kroku poprowadzi Cię przez wszystkie niezbędne procesy i pomoże zrozumieć, dlaczego powinieneś podjąć pewne działania. Sprawia, że proces tworzenia ogłoszeń o pracę jest szybki i łatwy dzięki odpowiednim szablonom. Są one edytowalne, co pomaga w dokładniejszym opisie stanowisk pracy i obowiązków.
Bitrix24 objął prawie każdy aspekt HR, jaki można sobie wyobrazić. Wiąże on funkcję HR z ogólnymi wynikami biznesowymi, dzięki czemu jako profesjonalista w dziedzinie HR możesz podejmować bardziej świadome decyzje, które będą miały pozytywny wpływ na wyniki finansowe Twojej firmy. Raporty zapewniają przegląd wydajności wszystkich aspektów HR i wyświetlają łatwe do odszyfrowania wizualne reprezentacje czynników, które mają wpływ na sprawne funkcjonowanie każdego pracownika. Dzięki scentralizowaniu tych informacji menedżerowie działów kadr i kadra kierownicza z pewnością będą mogli łatwo zrozumieć, gdzie można wprowadzić ulepszenia, które mogą poprawić wyniki biznesowe i zwiększyć przychody.