Kanban – co to jest, jak działa. Darmowy system Kanban.
Czym jest metoda Kanban, jak z niej korzystać i w jaki sposób może przydać się zarówno w życiu zawodowym jak i prywatnym? Wyjaśniamy.
Na początku warto odpowiedzieć na pytanie, co to właściwie jest Kanban. Ogólnie przyjęta definicja podaje, że jest to opracowana w Japonii metoda sterowania produkcją. Jej historia sięga lat 50-tych XX wieku. System powstał ponad 70 lat temu w produkcji Toyoty. Pracownicy firmy zostali wprowadzeni do systemu, który obejmował karty używane do oznaczania etapu produkcji. Pozwalały one zrozumieć, co zostało jeszcze do zrobienia przed podjęciem kolejnego kroku. Wizualizowany schemat pracy okazał się sukcesem z uwagi na to, że zwracał uwagę na problemy, które należy rozwiązać i ostatecznie zaowocował szybszą i wydajniejszą produkcją. Samo słowo „kanban” w wolnym tłumaczeniu można w omawianym przypadku przestawić jako „spis widoczny”. W znaczeniu pierwotnym, po japońsku, kanban oznacza natomiast szyld, tabliczkę z napisem informującym, billboard (z jęz. jap.: Kan - widoczny, Ban - kartka papieru). Encyklopedie powszechne podają, że ideę kanban w najkrótszy sposób oddaje tzw. hasło
„7 x żadnych”, gdyż celem metody jest doprowadzenie do sytuacji, w której w organizacji nie będzie:
Jak wspomniano, metoda Kanban sama w sobie opiera się na wizualizowaniu procesu, w którym wykorzystywana może być tzw. tablica kanbanowa, mogąca przybierać formę fizyczną lub wirtualną. Tablica w najprostszym układzie przyjmuje rozdział na czynności „do zrobienia”, „w trakcie” oraz „zrobione”. Te z kolei można opisać na różnym poziomie szczegółowości. System ten powinien być uzależniony od potrzeb, w związku z którymi powstała tablica kanbanowa. Umożliwia ona przedstawienie procesów – od tych bardzo prostych po wyjątkowo złożone, dotyczące wielu zespołów. Tablica Kanban może łączyć różne zespoły, które skupione są na jednym zadaniu.
Zanim tablica zaczęła pojawiać się w projektach zwinnego zarządzania minęło trochę czasu. Dopiero w roku 2007 David Anderson sformułował tę metodę i wynalazł ją ponownie, aby pasowała do nowoczesnych procesów zarządzania projektami. Choć jest to dość uproszczona metoda, stosuje się ją w każdym systemie produkcyjnym. Tablicę Kanban w dzisiejszych czasach wykorzystuje się także szeroko w IT – np. przy rozwoju oprogramowania czy zarządzaniu zasobami ludzkimi. Wśród głównych zalet stosowania tablicy wymienia się:
Wizualizacja zadań to ogromne ułatwienie organizacji każdego procesu.
Kolorowe kartki z dodatkowymi cechami procesów (np. kolejność wykonania, terminy, opisy itp.) pozwalają skupić się na właściwych rzeczach we właściwym czasie.
Możliwość przeanalizowania wyników pracy pomaga w efektywnym samodoskonaleniu się.
Oczywiście, by móc w pełni czerpać z benefitów, jakie niesie za sobą Kanban, należy umieć korzystać z tej metody. Jak zatem używać tablicy Kanban? Najpierw należy zadecydować jakiego rodzaju tablicy chcesz użyć – fizycznej czy wirtualnej. Fizyczna tablica była dotychczas preferowana w momencie, gdy wszystkie osoby zaangażowane w projekt znajdowały się w tej samej lokalizacji (co oznacza, że np. mogły spotkać się fizycznie w biurze). Jeśli więc Twój zespół pracuje w tym samym budynku, to fizyczna tablica Kanban będzie dobrym rozwiązaniem. Pozwoli ona każdemu uczestnikowi projektu na interakcję z tablicą i dokonywanie aktualizacji.
Wirtualne tablice z kolei dają możliwość objęcia znacznie większej liczby osób, które są włączone do projektu. Jeśli zespół tworzony jest przez wielu uczestników, z których niektórzy pracują zdalnie, należy rozważyć utworzenie właśnie wirtualnej tablicy. Warto mieć na uwadze, że jest to rozwiązanie o tyle dobre, że internetowe narzędzia tablicy oferują dodatkowe funkcje, takie jak zliczanie czasu cyklu pracy i tworzenie raportów, podczas gdy w przypadku tablicy fizycznej za wszystkie te zadania odpowiada kierownik.
Po dokonaniu wyboru rodzaju tablicy można przejść do korzystania z niej. Zacznij od zwizualizowania aktualnej sytuacji danego projektu. W jaki sposób? Podziel wszystkie zadania na kilka kolumn tablicy Kanban. Nie wahaj się i nie bój się dopasować systemu do własnych potrzeb czy upodobań i użyj więcej niż tylko kolumny „Praca w toku”. Można podzielić ją na osobne kolumny, z których każda zawiera informacje o etapie pracy. Następnie śledź pierwsze postępy w korzystaniu z tablicy Kanban. Już na pierwszych etapach używania tego systemu wskazać można ewentualne problemy. Czasami poszczególne zadania gromadzą się w określonej kolumnie i można ich użyć jako narzędzia do usprawnienia przepływu pracy. Jest to powód, dla którego zaleca się stosowanie wielu kolumn dla wszystkich etapów pracy.
Pamiętaj, że tablica Kanban nie dotyczy ludzi wykonujących wiele zadań w tym samym czasie. Koncentruje się ona bardziej na jakości dostarczanego produktu, a to z kolei można osiągnąć, wykonując jak najmniej zadań w tym samym czasie. Możesz użyć limitów WIP (work in progress), aby uniemożliwić pracownikom robienie wszystkiego naraz. Korzystając z Kanban, możesz także wyeliminować wiele spotkań i dostosować harmonogram projektu tak, aby pasował do wystarczającej ilości pracy i mniejszej liczby dyskusji.
Podczas korzystania z Kanban mogą wystąpić elementy, które uniemożliwiają Twojemu zespołowi wykonanie danego zadania. Wtedy zaleca się użycie specjalnych znaków, aby je odmotować. W systemie Kanban takie rzeczy nazywane są blokerami pracy. Jeśli używasz tablicy fizycznej, możesz użyć koloru jaskrawego (np. czerwonego) jako sposobu na oznaczenie blokad pracy. Tablice wirtualne posiadają własne narzędzia, które są specjalnie przeznaczone do oznaczania blokerów. Na bieżąco wykorzystuj dane, aby poprawić postęp swojego procesu. Jeśli korzystasz z fizycznej tablicy, będziesz musiał samodzielnie policzyć określoną datę, podczas gdy programy wirtualne automatycznie wyświetlą Ci wyniki. W ten sposób możesz usprawnić pracę i dostarczyć produkty w o wiele krótszym czasie (w końcu komputer zrobi wiele rzeczy za Ciebie). Możesz użyć systemu zadań priorytetowych, aby iterować proces pracy i tym samym uzyskać najlepszy produkt przy najmniejszym wysiłku programistów.
Choć głównymi elementami tablicy są ułożone w pionowe i poziome linie karty, do procesu można również wciągnąć inne elementy, takie jak obrazy osób odpowiedzialnych za zadania. Dzięki temu system Kanban można dostosować do aktualnej sytuacji w zależności od specyfiki projektu oraz sposobu, w jaki zespół uczestniczy w przepływie pracy.
Jak już wspomniano, celem metody Kanban jest doprowadzenie do sytuacji, w której w przedsiębiorstwie nie wystąpią już żadne punkty z listy „7 x żadne”. Metoda Kanban w lean manufacturingu wykorzystywana jest do organizacji pracy w myśl zasady Just In Time (na czas). Kanban służy głównie do sygnalizowania, gdy dany element procesu zostaje zużyty. Tyczy się to zarówno firm z sektora produkcyjnego, jak i organizacji z branży IT, które tworzą oprogramowanie. Stosując Kanban, można zoptymalizować procesy przedprodukcyjne, produkcyjne i międzyoperacyjne, a także te, które zostały zmarginalizowanie do zera potrzeb magazynowych, przestojów, wąskich gardeł w procesie produkcji. Kanban pozwala także uniezależnić proces od wahań popytu. Wszystkie te cele zebrane razem pozwalają znacząco ograniczyć koszty produkcji, a w przypadku korzystania z wirtualnych tablic Kanban – także koszty pracy ludzi.
Tablica Kanban pozwala kontrolować zadania zaprojektowane w celu zwiększenia wydajności pracy. Takie wizualne narzędzie znaleźć można w systemie Bitrix24. Pozwala ono przedstawić każde zadanie przy pomocy kart, których kolor zależy od stanu zadania (do wykonania, w toku, zakończone). W przeciwieństwie do innych systemów z tablicą Kanban Bitrix24 jest darmowy dla zespołów liczących mniej niż 12 osób. Obok tablicy Kanban Bitrix24 oferuje także inne narzędzia przydatne w zarządzaniu projektami, które można stosować jednocześnie z tablicą. Są to między innymi:
Jeśli poszukujesz darmowego, w pełni funkcjonalnego CRM z widokiem Kanban, to mamy dla Ciebie gotowe rozwiązanie - Bitrix24. Wiele innych, konkurencyjnych systemów CRM oferuje mocno ograniczony darmowy plan lub wychodzi do użytkowników z wersją płatną, która jest po prostu droga.
Co więcej, oprogramowania CRM z widokiem Kanban posiadają bardzo często tylko podstawowe funkcje, które organizacja można napisać samodzielnie, jeśli posiada dobrych programistów. Jeśli dodasz dobrze zbudowany Kanban do kiepskiego CRM, otrzymasz w efekcie dość kiepski CRM. Prosty CRM nie powinien oznaczać braku funkcjonalności. Dlatego właśnie rozwiązanie Bitrix24 oferuje użytkownikowi funkcje takie jak:
Metoda Kanban umożliwia łatwiejsze zarządzanie zadaniami i projektami wszystkich pracowników, a także danymi klienta. Dzięki Bitrix24 i wbudowanej tablicy systemowej, wszystko to udostępniane jest użytkownikowi w formie elektronicznej, co pozwala na sprawne i efektywne zarządzanie projektami z dowolnego miejsca na świecie. Bitrix24 oferuje m.in. funkcje automatyzacji zadań, śledzenia czasu pracy czy planowania obciążenia.
Warto pamiętać, że Bitrix24 to rozwiązanie, które oferuje korzystanie z tablicy Kanban nie tylko do prowadzenia projektów, ale także do tworzenia osobnych tablic do zarządzania potencjalnymi i obecnymi klientami w systemie CRM. Bitrix24 posiada ponadto narzędzia do współpracy oraz narzędzia HR, które pozwalają zorganizować pracę zarówno w małych, średnich jak i dużych firmach. Jeśli dany zespół liczy mniej niż 12 osób, metodę Kanban można stosować całkowicie za darmo. Bitrix24 z systemem Kanban dostępny jest dla użytkowników w wersji w Chmurze oraz lokalnej, która umożliwia dostęp do otwartego kodu źródłowego i pozwala na całkowitą kontrolę danych. Zadaniami i projektami z poziomu Bitrix24 można zarządzać także przez aplikacje mobilną. Oprócz wspomnianej tablicy Kanban, oprogramowanie Bitrix24 oferuje użytkownikowi ponad 35 narzędzi biznesowych, które zostały podzielone na pięć głównych części: komunikacja, CRM, zadania i projekty, konstruktor stron internetowych, centrum kontaktowe. Podstawowe funkcje to:
Kanban jako metoda, a tym samym tablice Kanban, dają doskonałą okazję do rozbicia skomplikowanych projektów na proste i zrozumiałe dla członków zespołu zadania, dzięki czemu w znacznym stopniu ułatwiają zarządzanie projektami. Firmy, które korzystają z systemu Kanban odnoszą sukcesy w rozwoju swojego produktu lub usługi, gdyż każdy członek zespołu ma dostęp do bieżących aktualizacji i rozumie projekt na tyle dobrze, aby móc efektywnie wykonywać powierzone mu zadanie. Niezależnie od wykorzystywanego rodzaju tablicy postęp projektu jest dobrze widoczny, ponieważ każde ukończone zadanie i ewentualnie pojawiający się problem przedstawione są na kartach. Oczywiście tablice wirtualne łatwiej jest edytować, ponieważ wszystko odbywa się przez laptop lub urządzenie mobilne, a nie flamaster piszący po tablicy. Coraz więcej przedsiębiorstw zauważających efektywność metody Kanban decyduje się wprowadzić ją w swojej firmie. Coraz częściej również organizacje stawiają na tablice wirtualne, traktując tablice fizyczne jako dodatek lub rozwiązanie ostateczne. E-tablice są prostsze w nawigacji, łatwiejsze w obsłudze, szybciej się je tworzy (można korzystać z gotowych szablonów-szkieletów) i można obsługiwać je zdalnie – z dowolnego miejsca na świecie. Jedną z chętniej wybieranych wirtualnych tablic Kanban jest ta, która zawarta jest w systemie Bitrix24. Wynika to z rozbudowanego systemu oraz przyjaznego użytkownikowi interfejsu. Firmy, które zdecydowały się skorzystać z rozwiązania Kanban w Bitrix24 do głównych korzyści zaliczają przede wszystkim skrócenie czasu pracy nad zadaniem, ograniczenie kosztów, płynniejszą komunikację oraz lepsze poinformowanie pracowników. Jesteś zainteresowany jak działa Kanban w praktyce? Nie wahaj się z nami skontaktować! Chętnie odpowiemy na Twoje pytania oraz doradzimy w wyborze właściwego rozwiązania dla Twojej firmy. Obecnie już ponad 7 milionów firm na całym świecie korzysta z naszego rozwiązania. Nie czekaj – dołącz do najlepszych!