Jak wiesz, Bitrix24 znajduje się w top 3 darmowych, internetowych narzędzi do zarządzania projektami wykorzystywanych przez miliony firm oraz jednostek z całego świata. Jednak zanim zaczniesz zarządzać swoim projektem, musisz go najpierw zaplanować, prawda? Brzmi prosto, czyż nie? Cóż, jest to jednocześnie proste i trudne. Porozmawiajmy więc o szablonach do planowania projektów, narzędziach oraz różnych podejściach. Są one dostępne za darmo w Bitrix24.
1. Kalendarz planowania projektu
Szablony kalendarza projektu są dokładnie tym, co sugeruje nazwa. Jeśli wejdziesz do dowolnego projektu Bitrix24 lub grupy roboczej, zobaczysz zakładkę Kalendarz, która da Ci dostęp do kalendarza projektu. Możesz zmienić podgląd siatki kalendarza z miesięcznego na tygodniowy lub dzienny, ale przy większości projektów miesięczna siatka kalendarza stanowi widok domyślny. Każdy projekt ma swój własny kalendarz lub kalendarze. Kalendarze projektów są bardzo popularne wśród handlowców, ponieważ dzięki nim planowanie kampanii marketingowych jest o wiele łatwiejsze. Innym popularnym przypadkiem użycia są kalendarze redakcyjne. Jeśli wiesz, jak korzystać z kalendarzy online, wiesz też, jak korzystać z kalendarzy projektów. Są one naprawdę proste.
2. Harmonogram planowania projektu
Szablony harmonogramu projektu zwane są także wykresami Gantta i wykorzystywane są od około 100 lat (możesz przeczytać historię wykresów Gantta
tutaj). Harmonogramy projektów mogą, ale nie muszą mieć
zależności, w zależności (niezamierzona gra słów) od tego, jak skomplikowany jest projekt. Jak widać, harmonogramy projektów również wyświetlane są w siatce kalendarza, ale znacznie się różnią od zwykłych kalendarzy projektów. Po pierwsze, zależności ustalają kolejność, w której każde konkretne zadanie musi zostać ukończone. Na przykład, fundament musi zostać postawiony, zanim zbuduje się ściany, a ściany muszą być gotowe, zanim położy się dach.
Po drugie, gdy korzystasz z widoku na harmonogram projektu, wszystkie zależne zadania automatycznie się przesuwają, jeśli zmienisz termin zadania nadrzędnego. Jeśli nie wiesz, jak działa wykres Gantta, tutaj znajdziesz
artykuł, który wyjaśnia cały proces korzystania z szablonów harmonogramu projektów.
3. Panel planowania projektu (czyli system Kanban)
W ostatnich latach tablice Kanban cieszą się coraz większą popularnością, obecnie widok planszy jest domyślnym widokiem w wielu narzędziach do zarządzania projektami online, a Bitrix24 nie stanowi wyjątku. Metoda Kanban
pochodzi z Japonii i początkowo wykorzystywana była przez producentów przy dostawach na czas. Planowanie Kanban szybko zdobyło uznanie programistów i jest obecnie szeroko stosowane nawet przez jednostki do tak przyziemnych rzeczy, jak planowanie ślubu.
Oto, co jest wyjątkowe w tablicach Kanban. W dowolnej chwili możesz w czasie rzeczywistym zobaczyć, co zostało ukończone, a co nie. Aby zmienić status zadania wystarczy przeciągnąć kartę zadania do innej kolumny. Dowiedz się, jak działa tablica Kanban w Bitrix24, a zakochasz się w panelach planowania projektów.
4. Planowanie zasobów projektu
Szablony planowania zasobów projektu znajdują się na szczycie narzędzi do planowania projektu. Często wykorzystywane są wykresy Gantta w połączeniu z planowaniem zasobów. Pamiętasz przykład z fundamentem-ścianami-dachem? Każde z tych zadań wymaga specjalnego sprzętu. Na przykład, potrzebujesz koparki na sześć godzin, aby wykopać fundamenty. Następnie, na kilka godzin przyda Ci się również betoniarka. Planowanie i rezerwacja sprzętu lub czasu pracownika nazywa się ‘planowaniem zasobów’. Bitrix24 ma zarówno tradycyjne zarządzanie zasobami (tak zwane zarządzanie obciążeniem pracą) a także
rezerwację zasobów w CRM.
5. Lista kontrolna
Listy kontrolne to prawdopodobnie najbardziej podstawowy rodzaj planowania projektu jaki istnieje. Ale przy niektórych projektach nie potrzebują nic więcej. Rozważmy planowanie bożonarodzeniowego przyjęcia firmowego. Trzeba zarezerwować salę, znaleźć dostawcę cateringu, zatrudnić DJa i zorganizować transport. Przy takim projekcie lista kontrolna powinna w zupełności wystarczyć, ponieważ nie ma tak naprawdę znaczenia, czy znajdziesz najpierw DJa, czy też dostawcę cateringu.
Jak widać, planowanie projektu naprawdę nie jest zbyt skomplikowane, chociaż jeśli nigdy nie pracowałeś z wykresami Gantta lub narzędziami do planowania projektów, będziesz potrzebować trochę czasu, aby się do nich przyzwyczaić. Najważniejsze jest wiedzieć, że nie ma jednego, właściwego sposobu na planowanie projektu. W zależności od projektu, kalendarz może sprawdzić się lepiej, niż widok harmonogramu, lub odwrotnie. Ponadto, większość narzędzi do zarządzania projektami pozwala wybrać wizualną reprezentację projektu oraz przełączać się między tablicą Kanban, wykresami Gantta lub widokiem Listy.