Zarządzanie nawet niedużym projektem jest bardzo wymagające. Kierownik musi bowiem posiadać bogatą wiedzę ze wszystkich obszarów dotyczących projektu, a do tego stworzyć strategię działania, zarządzać zespołem i kontrolować przebieg prac. Menedżer projektu musi być więc prawdziwym człowiekiem-orkiestrą, który nie boi się użyć wszystkich dostępnych narzędzi, aby efektywnie wykonać zadanie, a do tego przyjmuje odpowiedzialność za wyniki. Te kompetencje są niezbędne niezależnie od tego, czy projekt obejmuje tworzenie nowej aplikacji, szeroką akcję rekrutacyjną, czy nową kampanię reklamową w firmie.
Jeżeli zastanawiasz się, czy podołasz nadchodzącym wyzwaniom jako menedżer, a może jako pracownik HR szukasz idealnego kandydata na to miejsce, sprawdź nasze wskazówki. Rozważymy tu najważniejsze kompetencje, miękkie i twarde umiejętności, jakie powinien posiadać kierownik projektu. Podpowiemy też efektywne rozwiązania oprogramowania, wykorzystywane przez osoby zarządzające projektami na całym świecie.
Dobry kontakt z członkami zespołu jest kluczowym elementem każdego projektu. Wyróżniający się menedżer projektu musi sprawnie komunikować się z innymi. Choć zebranie przy konferencyjnym stole i dyskusja stanowią podstawy kontaktu, w czasach rozwiniętej pracy hybrydowej może to już nie wystarczać. Zarządzając pracą zdalną, kierownik projektu może wspierać się w tym różnymi narzędziami komunikacji w firmie, takimi jak kalendarze, aplikacje do zarządzania zadaniami czy tablice ogłoszeniowe intranetu.
Ale dobry kontakt nie powinien ograniczać się wyłącznie do członków własnego zespołu. Skuteczne zarządzanie wymaga również komunikacji z zewnętrznym podmiotem albo z klientem, w przypadku realizacji projektu na zlecenie klienta. Regularny i sprawny kontakt zmniejszy ryzyko błędów i wyeliminuje kosztowne pomyłki. Poza tym, klienci po prostu lubią dobrą opiekę. Świadomość, że nad ich projektem czuwa odpowiedzialny menedżer, pozytywnie wpływa na utrzymanie dobrych relacji i może skutkować kolejnymi kontraktami w przyszłości.
Równie istotne jest umiejętność rozwiązywania konfliktów i przekonywania do swoich racji. Jak wskazują badania opublikowane w ubiegłym roku przez firmę badawczą Myers-Briggs, od 2008 roku liczba godzin spędzonych na konfliktach w firmach podwoiła się. Jednocześnie jedna czwarta badanych pracowników twierdzi, że ich kierownicy nie potrafią rozwiązywać konfliktów. Współpracujące ze sobą działy mają bowiem różne interesy i priorytety, a rolą menedżera jest pogodzenie wszystkich, tak aby skutecznie sfinalizować projekt. Pracownicy którzy współpracują sprawnie mniej się stresują, a w zespole łatwiej jest utrzymać harmonijną kooperację.
To wszystko sprawia, że nie tylko atmosfera jest lepsza, ale przede wszystkim, że praca przebiega efektywniej. Wspomniane badanie wskazało również, że im więcej czasu pracownicy spędzają w firmie na konfliktach, tym niższa jest ich satysfakcja z pracy. Relacje w firmie mogą być prawdziwym polem minowym, a rolą skutecznego lidera jest łagodzenie tych zagrożeń i unikanie konfliktów, które nieuchronnie pojawiają się podczas trudniejszych projektów.
Bez względu na to, czy ramy czasowe projektu są krótkotrwałe, czy też realizowane przedsięwzięcie będzie trwało dłużej, umiejętność zarządzania czasem i planowania prac będzie decydująca o sukcesie i finalizacji zgodnie z założonym deadlinem. Planowanie powinno rozpocząć się jeszcze przed pierwszym zebraniem zespołu, a ramy czasowe powinny być jednoznacznie ustalone. W przeciwnym wypadku, przedsięwzięcie może wpaść w pułapkę niekończących się opóźnień, a dla firmy oznacza to straty. Odpowiedzialny kierownik projektu musi więc przyjąć odpowiedzialność za terminową realizację.
Sprytny menedżer może wykorzystać do tego jednak narzędzi do zarządzania projektami. Pozwolą one automatyzować i przyspieszać pracę zespołu. Będą one szczególnie użyteczne dla osób pracujących w metodologiach Kanban, Scrum czy Agile i pozwolą efektywniej zorganizować nie tylko pracę nad produkcją oprogramowania, ale także projekty kampanii reklamowych albo budowę sklepów internetowych.
W ostatnich miesiącach szczególnie branża nowych technologii doświadczyła fali zwolnień. Czołowe firmy w Stanach Zjednoczonych cięły koszty, ograniczając zatrudnienie, a także zmniejszając budżety na marketing. Do tej koniunktury musi dopasować się dobry menedżer projektu, który będzie potrafił ograniczyć koszty działalności, albo pracować z mniejszymi zasobami.
Zdolność nadzoru nad wydatkami i umiejętnego rozporządzania posiadanym zespołem i budżetami odróżnia skutecznych liderów od przeciętnych kierowników projektu. Ważne jest tu nie tylko ekonomiczne zarządzanie zasobami, ale także umiejętność przekonania przełożonych, że do realizacji celów mogą być potrzebne dodatkowe środki, albo większy zespół. Pomaga w tym także umiejętność szacowania wydatków, związana z efektywnym planowaniem. Umiejętność ograniczenia kosztów zapobiegnie kłopotliwym tłumaczeniom klientom, dlaczego budżet został przekroczony i ograniczy nieporozumienia.
Ale w zarządzaniu projektem ważne są nie tylko tak zwane umiejętności miękkie. Choć zarządzanie zespołem, dobra komunikacja i umiejętność organizacji pracy są kluczowe dla sukcesu projektu, to kierownik powinien być także ekspertem w realizowanym przedsięwzięciu. Trudno sobie bowiem wyobrazić, aby na przykład kierownik zespołu budującego sklep internetowy nie miał doświadczenia w e-commerce, a osoba nadzorująca tworzenie oprogramowania dla banku nie posiada kompetencji IT w branży finansowej.
Nie oznacza to jednak, że trzeba być absolutnym ekspertem, szczególnie jeżeli menedżer dysponuje zaufanym zespołem specjalistów. Podstawy branżowe realizowanego projektu są jednak niezbędne dla jego skutecznej realizacji, a przede wszystkim nad merytorycznym nadzorem poprawności wykonania zadań. Mając wiedzę techniczną, będzie Ci bowiem łatwiej kontrolować przebieg zadań i oceniać wkład pracy poszczególnych członków twojego zespołu.
Nazwa metodologii Agile oznacza z języka angielskiego „zwinny”. I taki właśnie powinien być idealny menedżer projektu. Gotowość do przystosowania się do zmieniającego się środowiska biznesowego i zmiennych oczekiwań klientów jest niezwykle korzystną cechą w realizacji projektów.
Menedżerowie którzy przyjmują zbyt sztywną postawę wobec zmian, mogą nie poradzić sobie ze zmiennymi wymaganiami. Nie utrzymają też w ryzach zespołu, którego skład się zmienia. Nie poradzą sobie też z nowymi ramami czasowymi, które przyspieszają deadline projektu. Wszystko to może doprowadzić do katastrofy, jeżeli na czele projektu nie będzie stała osoba gotowa do adaptacji i będąca gotowa do zmian.
Nieograniczona liczba użytkowników
Wypróbuj już dziś
Optymistyczne podejście w zarządzaniu zawsze się sprawdza. Wskazują na to badania opublikowane w czasopiśmie naukowym International Journal of Managing Projects in Business, którego autor przeanalizował optymistyczne podejście w zarządzaniu projektami. I wyniki są dość jednoznaczne: menedżerowie którzy są optymistycznie nastawieni potrafią lepiej motywować zespół i wyzwolić u jego członków motywację do pracy.
Pewnym problemem może być jednak niekiedy przeszacowanie możliwości zespołu u zbyt pozytywnie nastawionych menedżerów. Z tego względu, wszystkie kluczowe decyzje powinny być podejmowane w oparciu o twarde dane oraz empiryczną walidację warunków realizacji projektu. Połączenie otwartego podejścia do pracy, a także rzetelna analiza każdego etapu przyczyni się do sukcesu i pozwoli na uzyskanie najlepszych wyników. Nastawienie zwycięzcy może być bardzo zaraźliwe i sprawi, że menedżer będzie cennym liderem, za którym inni pracownicy będą skłonni pójść w ogień.
Niezależnie od tego, co robisz i na jakim jesteś szczeblu kariery, umiejętności sprzedaży własnych kompetencji i wykonywanej pracy bardzo Ci pomogą. Menedżer projektu nie jest pod tym względem żadnym wyjątkiem. Umiejętność przedstawienia swoich koncepcji przełożonym, pozwala w skutecznej realizacji własnych idei, a także umożliwi bardziej elastyczne kierowanie przedsięwzięciem.
Również ważne jest to w przypadku kontaktów z klientem, w projektach realizowanych dla zewnętrznych podmiotów. Sprzedaż zaczyna się tu już na etapie pitch decków, będących prezentacjami założenia projektów. Natomiast jeżeli kierownikowi projektu uda się na zakończenie przekonać klienta do swoich racji i przedstawić końcowy rezultat w jak najlepszym świetle, firma będzie mogła liczyć w przyszłości na kolejne kontrakty. Inteligentni menedżerowie mogą nawet umiarkowaną porażkę obrócić w pewien sukces, a do tego wymagane są właśnie umiejętności sprzedażowe.
Nie każde przedsięwzięcie w biznesie kończy się sukcesem. Menedżer, który zdaje sobie z tego sprawę, będzie lepiej reagował na krytykę i ustawi realistyczne cele. Szczególnie pomocna będzie mu w tym konstruktywna krytyka, która wskaże na niedociągnięcia, przedstawiając feedback użyteczny na kolejnych etapach realizacji projektu. Ale dobry menedżer powinien radzić sobie także z niekonstruktywną krytyką. Nieuzasadnione pretensje przełożonych albo klientów mogą doprowadzić do podejmowania nieprzemyślanych działań. Istotne jest tutaj, aby kierownik projektu potrafił odróżnić oba typy krytyki, a także aby mógł się obronić przed nieuzasadnioną oceną, przedstawiając postępy w jak najlepszym świetle.
Niezależnie od typu przyjętej krytyki, lider nie powinien pozwolić sobie stracić motywację do pracy, szczególnie w obliczu zespołu, który na niego liczy. Krytyka powinna być przestrzenią do wyciągania wniosków i nauki, tak więc nie warto się obrażać. Jednocześnie, menedżer powinien także być gotowy do krytykowania podległych mu osób, w jak najbardziej konstruktywny sposób, mając na uwadze kompetencje, doświadczenie i wrażliwość pracownika.
Żeby zespół był dobrze działającą i naoliwioną maszyną, niezbędne jest szkolenie jego pracowników. Kompetencje muszą być bowiem regularnie uzupełniane przez każdego, w obliczu wyzwań bardzo szybko zmieniającego się biznesu oraz technologii. Wybitny polski socjolog Zygmunt Bauman określił tą koncepcję jako Constant Learning, czyli Ciągłe Uczenie Się, którego wymaga nowoczesna gospodarka. Menedżer projektu musi mieć więc kompetencje szkoleniowca, rozpoczynającego projekt nie tylko od wyznaczenia zadań, ale także od upewnienia się, że wszyscy członkowie zespołu posiadają wiedzę niezbędną do wykonania zleconych im prac.
To samo dotyczy motywacji. Jest ona kluczowym elementem utrzymania wysokiej wydajności podległych pracowników, a zatem również doprowadzenia projektu do sukcesu. Kierownik projektu musi rozpoznać, które elementy najskuteczniej oddziałują na motywację poszczególnych członków zespołu: pochwały, nagrody pozapłacowe, czy premia pieniężna. Wymaga to od niego znajomości pracowników, a także ciągłych spotkań i regularnego kontaktu. Nie jest to wcale proste w dobie pracy zdalnej, ale narzędzia do połączeń wideo w firmie, wbudowanej telefonii i telekonferencji mogą sprawić, że utrzymanie zespołu w ryzach będzie łatwiejsze.
Zarządzanie projektem wymaga doświadczenia, kompetencji i wiele pracy. Skuteczna realizacja przedsięwzięcia wiąże się z długą drogą do sukcesu. Jak wskazaliśmy, wymagane są przy tym zarówno miękkie kompetencje w zarządzaniu zespołem, obejmujące umiejętności rozwiązywania konfliktów, komunikacji z klientami i organizacji pracy. Jednocześnie, pewną rolę odgrywa też ekspertyza menedżera, który powinien posiadać branżową wiedzę, dotyczącą realizowanego projektu.
Nie jest łatwo objąć te wszystkie kompetencje, ale w skutecznym doprowadzeniu przedsięwzięcia do udanego zakończenia pomóc może system do zarządzania projektami taki jak Bitrix24. Warto skorzystać z aplikacji aby uprościć sobie pracę i osiągnąć lepsze rezultaty końcowe. Skuteczne zastosowanie możliwości oprogramowania pozwoli lepiej zarządzać zarówno doświadczonym fachowcom, jak i nowicjuszom realizującym samodzielnie swój pierwszy projekt.
FAQ
Zwinne zarządzanie (albo agile), to metody zarządzania projektami zespołu, w której zmiany wprowadzane są przyrostowo (kolejno), a każdej iteracji towarzyszy feedback od klientów lub zespołu testerskiego. Wykorzystywane szczególnie często w obszarach takich jak zarządzanie projektami IT, ale może być stosowane w dowolnych obszarach biznesu.
Tak. Przykładem mogą być kalendarze z zadaniami, aplikacje do współpracy w czasie rzeczywistym takie jak Google Docs czy oprogramowanie Bitrix24 do zarządzania projektami, w którym możesz korzystać między innymi z tablic Kanban, wykresów Gantta, czy list to-do dla uczestników projektu.
Najskuteczniejszym sposobem jest zastosowanie oprogramowania CRM (Customer Relationship Management), dostępnego w aplikacjach takich jak Bitrix24. Wielopoziomowy dostęp pozwoli na prostą komunikację z klientem zarówno przez menedżera projektu, jak i członków zespołu, a zintegrowany kontakt przez czat na żywo, wideokonferencję i formularz kontaktowy pozwoli dobrać najskuteczniejszą formę komunikacji dla wykonywanego zadania.
Jeżeli należysz do niemałej grupy menedżerów, którzy stają przed dużymi wymaganiami i ograniczonym budżetem, kluczowe znaczenie będzie mieć dla Ciebie zmniejszenie kosztów wynikających z zastosowania drogiego i specjalistycznego oprogramowania. Zamiast decydować się na kilka lub kilkanaście aplikacji, możesz skorzystać z Bitrix24, oferującego dziesiątki narzędzi do zarządzania projektami: od CRM do automatyzacji procesów biznesowych, analityki i wydajności.
Tak. Jeżeli często jesteś w podróży i nie zawsze możesz korzystać z komputera, mobilna aplikacja Bitrix24 na urządzenia z Android oraz iOS pozwoli Ci uzyskać dostęp do zadań, rozmów wideo, czatów i innych narzędzi, niezbędnych w zarządzaniu zespołem z poziomu smartfona lub tabletu. Biurko nie wymagane!