Dlaczego tak wiele projektów rozpoczyna się, gdy połowa zespołu zastanawia się, czego tak naprawdę się od nich oczekuje?
Syndrom oszusta może powstrzymać tych, którzy nie chcą wyglądać na głupców. Brak zainteresowania nie pozwala niektórym sięgnąć głębiej. Napięty harmonogram sprawia, że inni pomijają pytania, aby zaoszczędzić trochę czasu.
Ale rezultat jest zawsze taki sam. Kwestie, które są pozostawione bez kontroli, skutkują wykolejeniem Twojego projektu, podczas gdy mogłeś zaoszczędzić sobie tych wszystkich kłopotów, zadając na początku kilka prostych pytań. Dlatego jesteśmy tutaj z kilkoma zdroworozsądkowymi pytaniami dla kierowników projektów, które przygotowują grunt pod sukces.
Omówimy podstawowe pytania, które należy zadać przed rozpoczęciem nowego projektu, oraz zagłębimy się w wskazówki i porady, które Ci pomogą. Więc, jeśli szukasz sposobu na planowanie swoich projektów jak profesjonalista, czytaj dalej!
Chociaż można pomyśleć, że jest to pierwsze pytanie, na które zwykle odpowiada prognoza projektu, ludzie częściej niż myślisz zapominają o prawdziwym celu tego, co robią. Na pierwszej liście pytań do kierowników projektów powinno znaleźć się określenie celu. Zwiększone przychody, nowe rynki, więcej obserwujących, zmniejszone koszty ogólne i lepsza satysfakcja klientów to doskonałe przykłady ogólnych celów.
Jeśli odpowiedź brzmi „ponieważ zrobili to nasi konkurenci”, musisz dokładniej zbadać, czy powinieneś odpowiedzieć w naturze, czy też obserwować z mistrzowską bezczynnością.
Jeśli chodzi o mistrzowską bezczynność, Twoje pytania do kierowników projektów powinny zawsze dotyczyć tego, co by się stało, gdybyś nie prowadził projektu. Łatwo wpaść w pułapkę wykonywania serii zadań, aby poczuć, że coś robisz, ale ostatecznie, jeśli twoje wysiłki można lepiej wykorzystać gdzie indziej, wybierz bardziej praktyczną opcję. Całkowicie unikając projektu, możesz skierować swój zespół do bardziej produktywnych działań lub w końcu ukończyć zadania, które były odkładane na później.
Oczywiście często występują skutki, które po prostu należy uwzględnić podczas analizy projektu. Analizując konsekwencje, często możesz uzupełnić cele nadrzędne i drugorzędne swojego projektu.
Zamiast tego, aby gorączkowo rozpoczynać projekt bez jasnego pojęcia, dokąd zmierzasz, jednym z najbardziej podstawowych pytań do kierowników projektów jest to, jakie będą Twoje kluczowe wskaźniki wydajności. KPI to punkty odniesienia, które pozwalają mierzyć sukces i mogą się znacznie różnić w zależności od projektu.
Klasycznymi przykładami KPI projektu są:
Wszystkie te przykłady są bardzo łatwe do śledzenia, o ile prawidłowo skonfigurujesz analitykę na początku projektu. Aby projekt był realizowany zgodnie z planem, należy zawsze zwracać uwagę na wskaźniki KPI. Zespoły zwinne zwykle używają tablicy Kanban z każdym KPI przypiętym w kolumnie, widocznym dla wszystkich.
Najlepiej ułożone plany mogą się rozpaść, jeśli przeoczysz swoich kluczowych interesariuszy. Niezależnie od tego, czy są to osoby prawne, osoby decyzyjne w Twoim zespole, czy zewnętrzni dostawcy, potrzebujesz wszystkich informacji o swoim projekcie od pierwszego dnia.
Chociaż jest to jedno z najczęstszych pytań kierowników projektów, nadal wymaga gruntownej weryfikacji podczas analizy projektu. Typowi interesariusze to:
Każdy zainteresowany potrzebuje własnej uwagi. Na przykład, jeśli masz stałą przeszkodę w swojej firmie, na przykład kierownik finansowy niechętny do uwolnienia funduszy, strategia twojego projektu powinna obejmować sposoby przezwyciężenia problemów. Podobnie, jeśli jesteś na budowie, będziesz musiał opracować strategię PR, aby przekonać lokalnych mieszkańców do wyrażenia zgody na twoje plany.
Brak określenia, kim są Twoi interesariusze i jak należy z nimi postępować, otwiera drzwi do wszelkiego rodzaju nieoczekiwanych zakłóceń, gdy są one najmniej mile widziane.
Nieograniczona liczba użytkowników na planie Free
Zarejestruj się już dziś
Mając jasne zrozumienie tego, gdzie chcesz być i kto jest zaangażowany, następne pytania dotyczące zarządzania projektami powinny dotyczyć kluczowych decyzji, które będziesz musiał podjąć. Skorzystaj z analizy projektu, aby określić najważniejsze kroki, które należy podjąć i co może stanąć na przeszkodzie w podjęciu tych decyzji.
Niektóre z kluczowych decyzji będą zależeć od uzyskania zgody interesariuszy. Na przykład, jeśli potrzebujesz nadzwyczajnego budżetu, aby rozpocząć projekt, będziesz potrzebować nadzwyczajnej propozycji, którą przedstawisz kluczowym decydentom.
Oczywiście istnieją pewne decyzje, które kierownik projektu ma prawo podejmować samodzielnie. To wciąż jedne z najważniejszych pytań projektowych, które należy zadać na początku projektu. Wiele decyzji może zostać błędnie zinterpretowanych lub postawić niektórych interesariuszy w niekorzystnej sytuacji. Dlatego zanim zaczniesz, musisz być przygotowany na uzasadnienie swoich kluczowych decyzji.
Najlepsze zespoły to te, które zawsze szukają sposobów na poprawę, a cała ta ciężka praca za kulisami przejawia się jako pozornie łatwe podejście do samych projektów.
Kiedy mówimy o usprawnianiu, nie mamy na myśli zwolnienia połowy zespołu i nakładania podwójnej pracy na pozostałe nieszczęśliwe dusze. Zamiast tego jednym z najmądrzejszych sposobów usprawnienia procesów jest automatyzacja zadań.
Ogólnie rzecz biorąc, jeśli zadanie wydaje się nudne, powtarzalne i nie daje satysfakcji, jest najlepszym kandydatem do automatyzacji. Mówimy o przydzielaniu zadań, przeglądach dokumentów, powtarzających się wydarzeniach i prawie zaległych przypomnieniach. Zapomnij o konieczności sprawdzania postępów każdego zadania co godzinę i zleć część swojej pracy algorytmom.
Możesz wyciąć znaczną ilość zmarnowanego czasu i wysiłku, patrząc w przeszłość w poszukiwaniu odpowiedzi. Nie ma lepszego uczucia niż stosowanie wyciągniętych wniosków, więc pamiętaj, aby uwzględnić perspektywy czasu w swoich pytaniach, które należy zadać, gdy dołączasz do nowego projektu.
Przy każdym projekcie powinieneś gromadzić dane do analizy. To nawet nie musi być zbyt skomplikowane — narzędzia do zarządzania czasem są doskonałym miejscem do rozpoczęcia, ponieważ mogą zidentyfikować, gdzie są nieporozumienia lub gdzie Twój zespół po prostu nie zrozumiał zadania.
Ale nie tylko błędy z przeszłości można przejrzeć. Ty też możesz czerpać ze swoich sukcesów. Zmniejsz stres związany z planowaniem projektu, tworząc szablony przepływu pracy, które możesz kopiować i wklejać, aby od razu rozpocząć pracę. Aby uzyskać jeszcze większą wydajność, w refleksji po projekcie możesz dostosować szablon na podstawie tego, co poszło dobrze, a co nie i wprowadzić potrzebne aktualizacje, gdy są jeszcze świeże w pamięci.
Terminy nadają projektowi pilności. Bez ograniczeń czasowych zadania łatwo się przeplatają, co uniemożliwia realizację projektu i prowadzi do frustracji. Dlatego jednym z najważniejszych pytań dla kierowników projektów jest czas realizacji projektu.
Jaki jest ogólny termin i jak możesz dopasować wszystkie swoje zadania do harmonogramu, który pozwoli Ci dotrzymać tego terminu? Jednym z łatwych sposobów tworzenia struktury terminów i harmonogramów jest wykres Gantta — wizualizacja kalendarza, w której można dodawać zadania jako bloki konstrukcyjne, identyfikując wolne przedziały czasowe.
Każdy klaster zadań może stanowić kamień milowy, który możesz przeanalizować jako zespół podczas rozmowy wideo. Podczas tych spotkań możesz zastanowić się nad swoimi wynikami i podjąć strategiczne decyzje dotyczące dalszych działań. Zespoły zwinne zwykle dzielą swoje projekty na „sprinty” trwające jeden lub dwa tygodnie. Dzięki codziennym spotkaniom można poradzić sobie z natychmiastowymi trudnościami i dłuższym spotkaniem po każdym sprincie, zwiększasz szanse na utrzymanie projektu w ramach zakresu i budżetu.
Ponieważ głównym celem pytań dla kierowników projektów jest pełne przygotowanie się do nadchodzącego projektu, jaki jest lepszy moment, aby usiąść i ustalić oczekiwane ryzyko?
Chociaż zostawiliśmy to na koniec listy, zarządzanie ryzykiem powinno być uwzględnione w każdej sesji analizy projektu. To najlepsza ochrona przed przykrymi niespodziankami, a kiedy już zaczniesz, nie będzie to takie trudne, jak mogłoby się wydawać.
Zorganizuj spotkanie, podczas którego kluczowi interesariusze będą omawiać potencjalne zagrożenia dla projektu — deszcz na imprezie plenerowej, kwestie prawne związane z licencjami i tak dalej. Następnie możesz podzielić swoje ryzyko na te, których możesz całkowicie uniknąć, złagodzić dzięki wewnętrznym wysiłkom, przenieść na stronę trzecią lub zaakceptować jako nieunikniony problem.
Uwzględniając zarządzanie ryzykiem w pytaniach do kierowników projektów, być może będziesz musiał dodać trochę swobody do swojego pierwotnego harmonogramu. Jednak mając pewność, że od samego początku zabezpieczyłeś wszystkie swoje bazy, będziesz gotowy na wszystko, co los rzuci ci na drogę.
Dzięki dziesięciu pytaniom dla kierowników projektów na naszej liście powinieneś być znacznie lepiej przygotowany na stawienie czoła problemom, gdy rozpoczynasz swoje projekty. Pomagają zorientować cele, harmonogramy i alokację zasobów — klasyczne obszary, które przychodzą na myśl, gdy zastanawiasz się, które pytanie jest zwykle rozwiązywane w prognozie projektu.
Teraz, gdy masz już swoją strategię, jednym z ostatnich pytań dotyczących projektu jest to, w jaki sposób ją wdrożysz. Dzięki Bitrix24 otrzymujesz potężną platformę do zarządzania projektami, a także szeroką gamę innych narzędzi, które eliminują stres i pomagają zautomatyzować procesy biznesowe .
Możesz rozpocząć za darmo, więc zarejestruj się w Bitrix24 już dziś i zobacz, jak możesz usprawnić każdy element swoich projektów.