Czy nam się to podoba, czy nie, automatyzacja procesów HR zostanie z nami na zawsze. To rewolucja “wóz albo przewóz”, która daje ogromne korzyści, więc dobrze jest wiedzieć, z czym masz do czynienia.
Dobra wiadomość: narzędzia do automatyzacji HR przyniosą duże zmiany w przyszłości, ale wiele obecnych na rynku instrumentów może już teraz usprawnić Twoją działalność bez dziury w budżecie.
Jednak w tym artykule będziemy trzymać się kluczowych koncepcji automatyzacji. Najpierw zadajmy sobie pytanie „co to jest automatyzacja HR?”, potem zbadamy jej przyszłość i porozmawiamy o tym, jak zautomatyzować procesy HR.
Jeśli więc potrzebujesz zmniejszyć stres i zwiększyć produktywność w swoim dziale HR, czytaj dalej.
Automatyzacja HR to proces, który poprawia wydajność zespołu, wykorzystując algorytmy do wykonywania powtarzalnych zadań. W rezultacie Twój zespół HR może skoncentrować się na zadaniach wymagających pracy człowieka i poprawić ogólną wydajność.
W ciągu ostatniej dekady automatyzacja zyskała popularność na całym świecie, a platformy stały się coraz lepsze i bardziej niezawodne. Dzięki oprogramowaniu do automatyzacji HR możesz zmienić sposób pracy swojego działu, unikając przeciążania pracowników podczas rekrutacji i poprawiając retencję. Możesz zapewnić swoim pracownikom większą autonomię podczas onboardingu i szkoleń. Automatyzacja będzie przydatna do realizacji mniejszych zadań, takich jak zatwierdzanie urlopu lub wydatków.
Nie oznacza to braku nadzoru. Jedną z kluczowych zalet automatyzacji HR jest to, że każdy ruch jest automatycznie monitorowany przez oprogramowanie. Możesz błyskawicznie sporządzać raporty i mieć pod ręką wszystkie potrzebne informacje.
W rezultacie Twoja firma oszczędza cenne pieniądze, czas i wysiłek na mniej ważnych zadaniach, jednocześnie koncentrując się na decyzjach, które naprawdę są ważne.
Jedną z największych obaw związanych z automatyzacją w działach HR jest to, że może ona całkowicie wyeliminować zapotrzebowanie na ludzi. Rzeczywiście, często mówi się, że wszystko, co się daje zautomatyzować, będzie zautomatyzowane.
Oczywiście trudno jest przewidzieć, w jakim stopniu maszyny przejmą kontrolę nad ludzkością za sto lat. Jednak obecne trendy pokazują, że zamiast usuwać wkład ludzki, automatyzacja usprawnia zadania HR, eliminując nudne, monotonne zadania.
Ale przynajmniej w dającej się przewidzieć przyszłości ludzie nadal będą odgrywać główną rolę.
Za darmo dla całego zespołu
Zarejestruj się już dziś
Kiedy zatrudniasz pracowników online, a zwłaszcza rekrutujesz zdalne zespoły, komunikujesz się z całym światem. Zaletą jest to, że zasięg jest tak szeroki, że możesz przyciągnąć talenty, których nie ma w pobliżu. Minusem jest jednak to, że nawet pięcioosobowy zespół nie poradzi sobie z tak ogromną liczbą kandydatów.
Algorytmy zaczynają działać, skanując wszystkie zgłoszenia rekrutacyjne pod kątem słów kluczowych, które odzwierciedlają Twoje potrzeby. Wystarczy kilka kliknięć, aby uzyskać listę kwalifikowanych kandydatów. W ten sposób możesz mieć pewność, że kandydat posiada wszystkie umiejętności twarde, których potrzebujesz, i będziesz mógł poświęcić swój czas na skupienie się na umiejętnościach miękkich i dopasowaniu kulturowym.
Kolejną zaletą jest to, że automatyzacja HR eliminuje uprzedzenia w rekrutacji. Wszyscy mamy podświadome uprzedzenia, niezależnie od tego, czy chodzi o płeć, rasę czy adres. Ludzie po prostu nie mogą tego uniknąć.
Filtry opierają się tylko na potrzebnych umiejętnościach twardych. Twój zespół będzie miał więcej czasu na porównanie decyzji i znalezienie idealnego kandydata.
Patrząc w przyszłość, możemy spodziewać się, że automatyzacja rekrutacji stanie się coraz bardziej dokładna, być może nawet przechodząc od twardych umiejętności do dopasowania kulturowego.
Organizacje, które już czerpią korzyści z automatyzacji procesów HR nie chcą wracać do zbierania dokumentacji w formie papierowej i żmudnego wprowadzania danych każdego nowego pracownika.
Zaoferuj swoim pracownikom konfigurowalne formularze dostępne w Intranecie Twojej firmy. Dzięki odpowiedniemu oprogramowaniu do automatyzacji HR, Twoje dane będą bezpośrednio połączone z arkuszem kontaktów. Członkowie zespołu będą mogli aktualizować własne dane. Jeśli ktoś dostanie awans, może sam zaktualizować te informacje, aby wszyscy inni mogli zobaczyć.
Pójdź o krok dalej dzięki szablonom HR workflow, które możesz uruchomić po podpisaniu umowy i otrzymywać powiadomienia po zakończeniu każdego etapu. Bez konieczności sprawdzania każdego szczegółu i potencjalnych błędów przy przesyłaniu danych, Twój zespół HR będzie mniej zestresowany i bardziej produktywny.
Monitoruj czas pracy swoich pracowników
Ręczne prowadzenie ewidencji czasu pracy pracowników to jeden z najgorszych sposobów spędzania czasu. Narzędzia do zarządzania czasem to najlepszy sposób na uniknięcie marnowania czasu. Zamiast sprawdzać każdego pracownika jeden po drugim, możesz ustawić system tak, aby wysyłał powiadomienia, jeśli ktoś się spóźnia, i skupić się tylko na tym, co naprawdę jest potrzebne.
Twój wewnętrzny system rejestruje czas rozpoczęcia i zakończenia dnia roboczego wszystkich pracowników. Jeśli Twoje oprogramowanie do automatyzacji HR jest dostępne zarówno na komputerach, jak i urządzeniach mobilnych, zespoły pracujące zdalnie mogą rejestrować się za pomocą jednego przycisku, szybko i łatwo.
Nie jest to jednak okazja, aby obserwować swoich pracowników jak jastrząb. Możesz ustawić elastyczne zasady harmonogramu i obliczyć średnią na koniec miesiąca. Jest to korzystne również dla Twoich pracowników zdalnych i dostawców zewnętrznych. Mogą monitorować własne godziny pracy.
Zasady wypłacania wynagrodzenia
Jednym z najbardziej podatnych na błędy obszarów HR są płatności. Pod koniec miesiąca zawsze istnieje ryzyko spóźnienia się z płatnościami, nieprzestrzegania przepisów prawa i wymogów podatkowych. Narażasz swoją firmę na ryzyko utraty reputacji, mając problemy prawne.
Dzięki narzędziom do automatyzacji HR możesz wziąć pod uwagę wszystkie niuanse. Zamiast zagłębiać się w zasady i przepisy, możesz wprowadzić kilka szczegółów i gotowe. Dobre oprogramowanie HR będzie brać pod uwagę kraj, w którym pracujesz, zapewniając zgodność z zasadami i przepisami.
Ten rodzaj automatyzacji jest niezbędny do szybkiego skalowania. Zamiast wysyłać swój zespół na studia prawnicze, aby dowiedzieć się o brazylijskim podatku dochodowym, po prostu skorzystaj z algorytmów.
Jedne z najbardziej czasochłonnych zadań dla zespołów HR to organizowanie i zatwierdzanie procesów, które prawie zawsze są ostatecznie akceptowane. Czas stracony na to można znacznie skuteczniej wykorzystać, a my zaraz powiemy Ci, jak to zrobić.
Jednym z kluczowych przykładów są wnioski urlopowe. Automatyzacja HR umożliwia pracownikom przeglądanie własnego kalendarza, wybór dat i złożenie wniosku. Jeśli pracownicy nie mają wolnych dni, proces po prostu nie będzie działał. Kiedy dochodzi do etapu zatwierdzania, wniosek o urlop pojawia się jako powiadomienie, na które możesz odpowiedzieć tak lub nie.
Jeśli Twoja platforma HR działa również na urządzeniach mobilnych, menedżer może nawet akceptować lub odrzucać wnioski zdalnie.
Analiza wydajności to kolejny kluczowy obowiązek pracowników działu HR, który wymaga dużo czasu i wysiłku. Do tej pory powinieneś pomyśleć – jak mogę zautomatyzować ten proces?
Na początku każdego roku lub kwartału ustalaj ambitne, ale osiągalne KPI dla każdej osoby. Dzięki czemu będziesz mógł sprawdzać odpowiednie ukończone zadania w swoim narzędziu do zarządzania projektami. Podobnie jak w przypadku rekrutacji, wykorzystanie narzędzi do automatyzacji HR do monitorowania wydajności eliminuje również wszelkie potencjalne uprzedzenia — wszystko opiera się na liczbach.
Ale co, jeśli pracownicy nie spełniają wymagań?
Zespoły HR mogą konfigurować workflow, które identyfikują osób osiągających słabe wyniki i zachęcają ich do ulepszania swoich umiejętności w określonym obszarze. Oczywiście nie chcesz zimnego, zrobotyzowanego systemu, który sprawia, że Twoi pracownicy czują się wyobcowani. Aby tego uniknąć, zaplanuj nieformalne spotkanie twarzą w twarz, aby wyjaśnić sytuację i uspokoić ich.
Popraw swoją pracę dzięki analityce i raportowaniu
Dzięki analityce możesz zwiększyć efektywność onboardingu i innych projektów, sprawdzając, jakie procesy zajmują więcej czasu. Jeśli otrzymujesz więcej pytań dotyczących określonego obszaru niż zwykle, nadszedł czas, aby sprawdzić dlaczego.
Analityka jest jedną z najważniejszych części automatyzacji HR, ponieważ chociaż algorytmy wykonają za Ciebie większość pracy, musisz upewnić się, że wszystko idzie we właściwym kierunku.
Jednym z dobrych sposobów na wykorzystanie analityki jest przeprowadzanie testów A/B. Twój zespół może dokładnie monitorować skuteczność każdej strategii przed wyborem najlepszego rozwiązania, które zostało sprawdzone pod względem danych. Dzięki bardziej zaawansowanym narzędziom możesz również określić czynniki, które wpłynęły na decyzję najlepszych pracowników o odejściu z firmy.
Dzięki tak zaawansowanym systemom przyszłe zespoły HR prawdopodobnie będą korzystać z analityki, aby utrzymać morale zespołu.
Offboarding może być skomplikowaną procedurą, a wiele błędów zauważasz dopiero wtedy, gdy jest za późno.
Musisz przestrzegać przepisów dotyczących prywatności, takich jak usuwanie danych kontaktowych po upływie określonego czasu. Korzystając z narzędzi do automatyzacji HR możesz ustawić licznik czasu, aby usunąć dane byłego pracownika we właściwym czasie, dzięki czemu nie będziesz musiał polegać na ludzkiej pamięci, i będziesz pewien, że spełniasz wymagania prawne.
Konieczne może też być sprawdzenie, na przykład, czy wszystkie urządzenia i materiały zostały zwrócone.
Jednak offboarding to nie tylko wyjaśnianie spraw. To także okazja do wzmocnienia swojej firmy. Możesz zautomatyzować wysyłanie wiadomości e-mail do byłych współpracowników, w celu otrzymywania opinii na temat pracy w Twojej firmie.
Dzięki konfigurowalnym formularzom możesz dostosować szczegóły i sporządzać kwartalne raporty w celu zidentyfikowania obszarów działania.
Teraz masz jasne pojęcie o kluczowych koncepcjach automatyzacji procesów HR i pewne prognozy na przyszłość.
Chociaż na rynku dostępnych jest wiele narzędzi do automatyzacji HR, dzięki Bitrix24 możesz zautomatyzować procesy w całej firmie. Workflow, automatyczne kampanie e-mailowe, organizowanie wydarzeń i mnóstwo narzędzi do zarządzania zasobami ludzkimi. Jest to idealna platforma dla małych firm.
Zarejestruj się za darmo w Bitrix24 już dziś i dołącz do ponad 10 000 000 organizacji, które porzuciły swoje powtarzalne, monotonne zadania.