Zarządzanie projektami stało się obecnie jednym z najważniejszych elementów każdej organizacji. Opiniotwórczy portal „Computer World” stwierdził w artykule, że pierwszeństwo zatrudniania w firmach, po informatykach, mają inżynierowie projektu. Z roku na rok wzrasta zapotrzebowanie na planowanie projektów, i poszerza się wiedza na dany temat. Z każdym dniem coraz większego znaczenia nabierają IT Agility, zdalne planowanie i sterowanie projektami za pomocą inteligentnych urządzeń, zarządzanie ryzykiem i bezpieczeństwo danych.
Wraz z rozwojem biznesu w ostatnich latach planowanie projektów w organizacjach nabrało dużego znaczenia. Dlatego każda firma powinna mieć w zespole wyspecjalizowanych, odpowiedzialnych i kompetentnych w procesie planowania projektów pracowników, aby uzyskać przewagę konkurencyjną w swojej organizacji. Znaczenie eksperta i osoby odpowiedzialnej za zarządzanie projektami w organizacji jest kluczowe i nie może być ignorowane. Planowanie projektu obejmuje reguły i zasady, które określają sposób rozpoczęcia projektu i sposób jego realizacji.
Każdy projekt ma cele, które określa kierownik projektu z pełną znajomością cech i możliwości projektu oraz zdolności zespołu do ich realizacji. Oprogramowanie do zarządzania projektami jest jednym z programów do zarządzania i pomaga kierownikom projektów w jak najlepszym wykonywaniu zadań związanych z planowaniem projektów, w tym uruchamianiem, wdrażaniem i finalizacją. Dlatego konieczna jest wiedza, jak działają systemy do planowania projektów.
Oprogramowanie do zarządzania projektami to oprogramowanie, które służy do planowania, przyspieszania procesów, planowania wszystkich elementów projektu i określania obowiązków przez kierownika projektu. Oprogramowanie to pozwala kierownikom projektów zarządzać procesem realizacji projektu w dowolnym dziale. Dobry program do zarządzania projektami może służyć również jako system biurowy. Dlatego system planowania projektów to zróżnicowany zestaw rozwiązań dla użytkowników i kierowników różnych części projektu, którego głównym celem jest ułatwienie planowania i monitorowania projektu na wszystkich poziomach.
Przed określeniem konkretnych funkcji oprogramowania do zarządzania projektem, ważne jest zrozumienie znaczenia tego oprogramowania. Chodzi o to, że korzystanie z narzędzia do planowania projektu jest możliwe bez rozwiązania programowego. Jednak ręczna aktualizacja i wykonywanie zadań stają się bardzo nieefektywne. Ponadto wzrasta ryzyko popełnienia błędów. W przyszłości, analizując wymienione przypadki, zrozumiesz znaczenie rozwiązań programowych:
Dostarczenie najnowszej i najdokładniejszej wersji jest trudne i czasochłonne.
Załadowanie tego samego arkusza kalkulacyjnego zagraża bezpieczeństwu.
Rezygnacja z używania narzędzi do planowania projektów może prowadzić do nieefektywności i straty czasu. W końcu wpłynie to na całą firmę i realizację twojego projektu. Teraz, gdy znasz już niektóre funkcje tego oprogramowania, nadszedł czas, aby porozmawiać o tym, jak wybrać najlepszą aplikację do zarządzania projektami. Ogólnie rzecz biorąc, lepiej zacząć od wyboru odpowiedniego oprogramowania dla swojej firmy, przeprowadzając badania i ograniczając dostępne opcje. Koszt niektórych programów może wykraczać poza Twój budżet lub może Ci w nich brakować potrzebnych funkcji. Zadaj sobie następujące pytania dotyczące wybranego oprogramowania:
Czy oprogramowanie jest łatwe w obsłudze i czy łatwo będzie go opanować?
Czy mój zespół będzie z niego korzystać?
Czy obsługuje komunikację i pomaga menedżerom projektów?
Czy wybrane narzędzie do planowania projektu jest elastyczne?
Czy można go używać w kilku różnych obszarach?
Czy istnieje możliwość dostosowania raportów?
Czy pozwala na bezpieczną komunikację zewnętrzną?
Czy można go zintegrować z innymi oprogramowaniami?
Oczywiście w przypadku dowolnego oprogramowania do zarządzania projektami będziesz musiał się uczyć. Dlatego powinieneś dać swojemu zespołowi czas na opanowanie odpowiedniego oprogramowania i pracę z nim. Wielu dostawców daje Tobie i Twojemu zespołowi możliwość przetestowania rozwiązań. W związku z tym:
Przypomnij sobie, co powinna zapewniać platforma do planowania projektów.
Sprawdź opcje i przeprowadź niezbędne badania.
Wybierz najlepsze narzędzie do planowania projektów dla swojej firmy
Najlepsze kompleksowe narzędzie do zarządzania projektami
Zarejestruj się za darmo
Biorąc odpowiedzialność za projekt musimy pamiętać, że sukces projektu zależy od trzech ważnych czynników: czasu, zasobów i rezultatów. Wszystkie projekty służą satysfakcji klienta. Bardzo łatwo będzie osiągnąć sukces w projekcie i usatysfakcjonować klienta, gdy uda nam się stworzyć odpowiednią równowagę pomiędzy trzema wymienionymi czynnikami. Najważniejszym krokiem do realizacji projektu i osiągnięcia zamierzonego celu jest posiadanie efektywnego planu oraz strategii w celu lepszej i szybszej realizacji. Podczas pracy nad projektem dla lepszego zarządzania ludźmi, zadaniami i zasobami konieczne jest wykorzystywanie narzędzia do planowania projektu.
Teraz ważne jest, aby wiedzieć, co możesz zrobić z takim oprogramowaniem i jakie są funkcje aplikacji do planowania projektów. Zakres funkcji narzędzia do planowania projektów zależy od konkretnych potrzeb. Na przykład najlepsze oprogramowanie do zarządzania projektami dla freelancerów nie będzie takie samo jak najlepsze oprogramowanie biznesowe. Istnieje jednak kilka funkcji, o których należy pamiętać, gdy zaczynasz korzystać z oprogramowania. Niektóre z nich to:
Możliwość zapisywania i udostępniania dokumentów
Współpraca w czasie rzeczywistym i dostęp dla wielu osób
Raporty i możliwość ich dostosowania
Tworzenie i dostosowanie szablonów
Planowanie i monitorowanie
Możliwość kontrolowania czasu i monitorowania postępów oraz zarządzania kosztami i zasobami
Możliwość integracji z innym oprogramowaniami biznesowymi, np. księgowymi
Alokacja zasobów i przypisywanie ról
Personalizacja istniejących projektów i procesów w organizacji
Wiadomości błyskawiczne lub czat wideo, jeśli istnieje taka potrzeba
Narzędzia bazodanowe do prowadzenia dokumentacji i dostępu do procesów wewnętrznych
Dziś zarządzanie firmą znacznie różni się od lat poprzednich, a czynniki sukcesu organizacji przeszły wiele zmian i zawierają nowe kryteria. Projekty dowolnej organizacji, a dokładniej, każda jednostka w organizacji wymagają starannego planowania z łatwym dostępem do tych planów i odpowiedniego zarządzania w celu przyspieszenia projektu. Oprogramowania do zarządzania projektami zyskały ostatnio dużą popularność. W tym artykule przedstawiamy niektóre z popularnych programów, które mogą pomóc małym firmom.
Upraszcza zarządzanie workflow za pomocą Kanban. Użytkownicy mogą przeglądać karty w celu aktualizacji. Trello jest przydatne dla zespołów, które muszą monitorować swoją pracę, ale nie próbuj używać go jak tradycyjnych narzędzi do planowania projektów.
Darmowa wersja oprogramowania zawiera wiele funkcji, które mogą być wystarczające dla mniejszych zespołów. Brak funkcji raportowania sprawia, że oprogramowanie nadaje się do małych projektów i bieżącej pracy.
Posiada dobry interfejs użytkownika i bezpłatne sekcje. Pasuje do małych i średnich firm. Oprogramowanie to ułatwia planowanie projektów i śledzenie postępów, a także umożliwia tworzenie współzależności między zadaniami. Oprogramowanie oferuje również bezpłatną wersję, z której może korzystać 15 osób.
Jira to platforma do zwinnego zarządzania projektami online, używana przez zespoły rozwoju do planowania, monitorowania i publikowania projektów. Popularne narzędzie, które jest specjalnie zaprojektowane i używane przez zwinne zespoły. Oprogramowanie integruje się z wieloma narzędziami, które umożliwiają zespołom zarządzanie projektami i produktami. Jira powstała jako program do rozwiązywania problemów, ale teraz jest dostępna w różnych wersjach, w tym Jira Core do planowania projektów. Zadania w Jira Core możesz z łatwością używać do organizowania projektów, ustalania priorytetów i nie tylko. Jira nie oferuje wielu funkcji, ale pomaga zwiększyć produktywność mniejszych zespołów.
Najlepsze oprogramowanie do zarządzania projektami dla dużych organizacji
Świetnie sprawdzi się w przypadku dużych zespołów. Dla dużych firm i korporacji LiquidPlanner może być jednym z najlepszych narzędzi do planowania projektów na rynku. LiquidPlanner doskonale nadaje się do dużych projektów, szacowany czas jest aktualizowany, a kierownicy projektów zawsze wiedzą, ile mają zasobów i pracowników. Wdrożenie może być czasochłonne. Dla mniejszych firm rozwiązanie może kosztować dużo, ale większe zespoły postrzegają to jako dobrą inwestycję.
Wrike to internetowe oprogramowanie do zarządzania projektami, które działa dla firm każdej wielkości. To oprogramowanie umożliwia monitorowanie czasu i zarządzanie projektami za pośrednictwem aplikacji mobilnej. Chociaż jest nieco droższy niż niektórzy jego konkurenci, Wrike to wysokiej jakości wybór, który może pomóc w pracy z projektami o dowolnej wielkości. Wrike to narzędzie do planowania projektów online, które oferuje zaawansowane funkcje monitorowania, współpracy i raportowania.
Funkcje Wrike, takie jak dynamiczne formularze wniosków, wykresy Gantta i konfigurowalne panele kontrolne, pozwalają użytkownikom uprościć i zautomatyzować procesy. To oprogramowanie pomaga Twojej firmie być efektywnym, konkurencyjnym i produktywnym. Spersonalizowane workflows, pola i struktury plików pozwalają zespołom na elastyczność w realizacji zadań. Możliwości integracyjne tego oprogramowania są bardzo wysokie, w tym CRM, wiadomości i księgowość.
AceProject to kompletne internetowe narzędzie do planowania projektów i zarządzania projektami online od początku do końca. AceProject jest stworzony dla osób fizycznych, zespołów i firm, które muszą przejąć kontrolę nad swoimi workflows. Dzięki funkcjom monitorowania czasu i kosztów, AceProject zapewnia skuteczne narzędzia do realizacji projektów na czas i w ramach zatwierdzonego budżetu.
Wprowadzanie czasu jest prawie automatyczne, wygodne i bardzo łatwe. Użytkownicy mogą łatwo przeglądać wszystkie swoje projekty za pomocą pulpitu projektu, który natychmiast wyświetla wszystkie informacje z kolorowymi wykresami i szczegóły. Korzystając z wykresów Gantta, można otrzymywać informacje dotyczące złożoności projektu i monitorować jego postęp, aby podejmować świadome decyzje i działania.
Jak powiedzieliśmy, celem takiego oprogramowania jest dostarczenie narzędzi do planowania projektów, poprawy współpracy w zespole i zwiększenia produktywności. Dlatego, aby wybrać najlepsze oprogramowanie, potrzebujesz kryteriów. Do ważnych funkcji, które należy wziąć pod uwagę przy wyborze najlepszego oprogramowania, należą:
Funkcja planowania
Funkcja śledzenia postępu
Funkcja raportowania
Funkcja zapisywania
Funkcje komunikacyjne
Możliwość synchronizacji z innymi oprogramowaniami
Interfejs
Oto 10 przykładów najlepszych programów do zarządzania projektami.
Taskulu
ClickUp
Freedcamp
Bitrix24
Podio
Airtable
HeySpace
Monday.com
Hub planner
Clarizen
Planowanie projektów w firmach jest konieczne i organizowane na różne sposoby. Pomagają w tym specjalne aplikacje do planowania projektów dostępne w Internecie. Nie wszyscy członkowie zespołu będą zadowoleni, jeśli zdecydujesz się na wdrożenie ważnego narzędzia, takiego jak narzędzie do planowania projektów. Twoi pracownicy są już przyzwyczajeni do szeregu czynności, więc wszelkie zmiany mogą być frustrujące. Dlatego upewnij się, że masz silne przywództwo. Zwiększy to pewność siebie pracowników, a wszelkie negatywne komentarze zostaną wyeliminowane.
Zespół wdrożeniowy powinien być w stanie wyjaśnić swoim pracownikom potrzebę korzystania z oprogramowania i sposób, w jaki ich zespół wykona projekt. Próbując przekonać zespół o znaczeniu narzędzi do zarządzania projektami, możesz napotkać opór jednego lub dwóch jego członków. W większości przypadków takie problemy są normalne. Z tą sytuacją trzeba sobie radzić cierpliwie, a ich opinii nie należy całkowicie ignorować. Słuchaj uważnie, aby pokazać, że ich opinia jest również ważna.
Różne grupy w branży narzędzi do planowania projektów przewidują pozytywny wzrost w nadchodzących latach. Jednym z najlepszych narzędzi do zarządzania projektami jest Bitrix24. Ta platforma oferuje szeroki zakres usług małym i dużym firmom. Ponadto Bitrix24 można zaliczyć do jednej z aplikacji, które mogą być przydatne i skuteczne w obecnych i przyszłych czasach. Wierzymy, że po przeczytaniu tego artykułu, będziesz mógł szybko znaleźć najlepsze oprogramowanie do zarządzania projektami dla swojej firmy.