Strategia postępowania z ryzykiem jest istotną częścią zarządzania projektem i może nie tylko uratować firmę przed problemami, związanymi z prawem i stratami finansowymi. Jeśli jesteś sprytny, Twoja strategia może odkryć nowe możliwości i przenieść Twoją firmę na wyższy poziom. Strategie postępowania z ryzykiem sortują każde zagrożenie w projekcie w osobne kategorie i klasyfikują je na podstawie ważności.
Wszystkie rodzaje ryzyka projektowego można rozwiązać za pomocą dwóch głównych kategorii reakcji: negatywnej i pozytywnej.
Negatywne odpowiedzi obejmują:
Niezależnie od projektu, zawsze wiąże się z nim element ryzyka. W najlepszym przypadku te zagrożenia mogą przekroczyć terminy lub budżet, a w najgorszym mogą spowodować utratę reputacji. Strategie zarządzania ryzykiem pomagają zmniejszyć prawdopodobieństwo realizacji ryzyka i ograniczyć szkody w przypadkach, w których nie można ich uniknąć. Dobra strategia pomaga zachować kontrolę nad terminami i budżetem poprzez zapobieganie potencjalnym problemom i rozwiązywanie ich, zanim staną się problemem.
Nieograniczona liczba użytkowników
Zarejestruj się już dziś
Teraz, gdy masz już pojęcie o niektórych rodzajach ryzyka w zarządzaniu projektami i dlaczego powinieneś opracować plan, nadszedł czas, aby przejść do sedna tego, jak stworzyć swoją strategię. Ten przewodnik poprowadzi Cię od pierwszych kroków przed uruchomieniem projektu do obszarów, w których możesz zamienić ryzyko w korzyści, więc zacznijmy!
Pierwszą rzeczą do zrobienia podczas tworzenia strategii reagowania na ryzyko jest zorganizowanie wszystkich możliwych ewentualności. To nie jest praca jednoosobowa, więc musisz zebrać przedstawicieli z każdego obszaru projektu i połączyć swoją wiedzę. Możesz pomyśleć, że spotkanie jest najlepszą ideą, ale spotkania bez jasnego planu zajmą więcej cennego czasu na dłuższą metę. Zamiast tego przygotuj wspólny dokument przed spotkaniem, w którym każdy uczestnik może napisać wszelkie potencjalne problemy, które mogą wpłynąć na jego pracę. Na przykład dział finansowy może ponieść nieoczekiwane koszty, podczas gdy dział HR może przewidzieć problemy z rotacją personelu.
Po zebraniu wszystkich ryzyk, Twoim zadaniem jako kierownika ds. zarządzania ryzyka projektu jest sortowanie ich według ważności. To znacznie pomoże podczas gdy będziesz ustalać priorytety zadań. Każde ryzyko jest inne pod względem ważności. Na przykład, meteoryt może uderzyć w Twój teren budowy. To byłaby katastrofa, ale jest to mało prawdopodobne, więc jeśli planujesz stworzyć największą możliwą listę zagrożeń, można o tym napisać na samym końcu. Przeanalizuj swoją strategię reagowania na ryzyko ze swoim zespołem i współpracownikami zewnętrznymi, aby w pełni zrozumieć występujące ryzyko.
Po ustaleniu poziomu istotności każdego ryzyka, sklasyfikuj je pod następującymi nagłówkami, aby ukończyć rejestr ryzyka.
Ryzyka, których należy unikać, są często najłatwiejsze do pokonania w strategiach reagowania na ryzyko projektowe. Są to kwestie niepodlegające negocjacjom, których unikasz w swoim projekcie i występują one w dwóch formach. Po pierwsze, możesz po prostu zrezygnować z pomysłu, jeżeli wydaje się, że coś w planie może spowodować kłopoty. Drugim sposobem na uniknięcie ryzyka jest dostosowanie swoich planów w taki sposób, aby wyeliminować wszelkie ryzyka. Należy pamiętać, że unikanie ryzyka to reakcja, która często może pochłonąć znaczną część Twojego budżetu, więc bądź uważny.
W przeciwieństwie do unikania, ryzyka nie znikają, po prostu przekazujesz komuś odpowiedzialność za ryzyko. Jednym z najczęstszych sposobów przenoszenia ryzyka jest stare dobre ubezpieczenie. Wszyscy wiemy, jak to działa; płacisz składkę, a jeśli wystąpi ryzyko, jesteś objęty ochroną finansową. Przykładem ubezpieczenia biznesowego może być taki przypadek, któś płaci w przypadku uszkodzenia wynajmowanej nieruchomości na imprezę. Innym powszechnym sposobem przeniesienia odpowiedzialności jest zlecanie rezultatu ryzyka stronie trzeciej, która może przejąć ryzyko w Twoim imieniu. To normalnie, jeśli wybrałbyś tę drogę, gdyby część twojego projektu wykraczała poza zakres twoich kompetencji lub po prostu nie miał zasobów ludzkich, aby ukończyć go na czas. Chociaż usunąłeś ryzyko ze swojego zespołu i przekazałeś je komuś innemu, ta metoda prawdopodobnie zużyje znaczną część Twojego budżetu. Usługi stron trzecich będą przyzwyczajone do przejmowania ryzyka innych i uwzględnią je w swoich kosztach — niezależnie od tego, czy ryzyko się pojawi, czy nie.
Łagodzenie odnosi się do pracy wykonanej w celu zmniejszenia ryzyka. W ramach działań łagodzących uwzględnione są plany awaryjne, które są potrzebne, ale mogą drogo kosztować. Na przykład, jeśli masz imprezę plenerową, na którą może mieć wpływ zła pogoda, dobrym pomysłem jest posiadanie alternatywnej przestrzeni wewnętrznej lub wynajętych namiotów, aby zapewnić gościom suchość. W ramach strategii reagowania na ryzyko należy utworzyć zadania i zarezerwować czas, aby upewnić się, że działania łagodzące są zakończone i wszystko jest na swoim miejscu.
Akceptacja ryzyka prawie zawsze wchodzi w grę, gdy istnienie lub prawdopodobieństwo (lub oba) ryzyka jest tak niskie, że nie trzeba podejmować żadnych konkretnych działań. Zagrożenia z tej kategorii mogą się dość łatwo zdarzyć, ale po prostu dostarczasz rozwiązanie i idziesz dalej. Jednak akceptacja nie oznacza porzucenia wszelkiej odpowiedzialności i powiedzenia „que sera, sera”. Musisz przekazać te zagrożenia całemu zespołowi, aby to nie stało zaskoczeniem. Zespoły, które są już w stresie, mogą instynktownie reagować na rzeczy, które postrzegają jako zagrożenia, jeśli nie zostały im wcześniej poinformowane, więc jasno określ, jakie są akceptowane ryzyka.
Osoby z odpowiednim doświadczeniem wiedzą, że nie wszystkie rodzaje ryzyka w zarządzaniu projektami są negatywne. Pozytywne ryzyka są powszechnie znane jako szanse, ale nadal istnieje pewna wątpliwość co do prawdopodobieństwa ich wystąpienia. Istnieją dwa główne rodzaje pozytywnego ryzyka:
Wzmacnianie jest przykładem strategii pozytywnej reakcji na ryzyko, która usprawnia Twój projekt poprzez bardziej wydajne lub ekonomiczne wykonywanie zadań. W większości przypadków reakcje te są ściśle związane z dobrym przygotowaniem. Na przykład, znalazłeś nowego hurtownika, który potencjalnie mógłby dostarczać te same surowce, ale po niższych kosztach. W tej chwili Twoja nowa umowa może nie być w 100 procentach idealna, ale jest możliwą okazją do obniżenia kosztów.
Ten rodzaj odnosi się do wprowadzonych planów, które mogą przekształcić ryzyko w korzyść. Na przykład zespół programistów może skończyć swoją pracę z finalną wersją aplikacji wcześniej niż zaplanowano. Nie będziesz chciał zmieniać daty wydania, żeby nie zdezorientować swoich klientów, ale możesz wprowadzić dodatkowe funkcje lub coś nowego do swojej aplikacji, aby Twój zespół mógł pracować w niezaplanowanym wolnym czasie i zwiększyć wydajność.
Teraz, gdy już znasz wszystkie potencjalne zagrożenia określone w planie zarządzania projektem, jesteś prawie gotowy do pracy. Niestety sam plan nie rozwiąże żadnych problemów — potrzebujesz sposobu na wprowadzenie swoich pomysłów w życie. Najlepszym sposobem na wdrożenie Twojej strategii są odpowiednie narzędzia.
Zaczynając od rzeczy oczywistych, świetne narzędzie do zarządzania projektami może pomóc Tobie i Twojemu zespołowi kompleksowo zorganizować wszystkie Twoje pomysły. Każde zadanie można przypisać do odpowiednich osób, a każda z tych osób otrzyma powiadomienia o każdej aktualizacji. W ramach swojego planu możesz ustalić zadania na każdą ewentualność, przeprowadzić przez nie swój zespół i aktywować je tylko wtedy, gdy tego potrzebujesz. Narzędzia Bitrix24 pozwalają tworzyć szablony zadań i projektów, które pomagają w reagowaniu na ryzyko. Szablony można szybko aktywować i skutecznie rozwiązywać problemy. Dobre narzędzie do zarządzania projektami pozwala rozplanować łagodzenie ryzyka w ramach strategii reagowania na ryzyko z terminami, przypisanymi rolami i przewidywanymi wynikami.
Kalendarze pomogą odzwierciedlić pełny obraz wydarzeń firmy, zadań, a także dokładniejsze szczegóły w ramach strategii reagowania w zakresie zarządzania ryzykiem. Jedną z najlepszych narzędzi do wizualizacji jest wykres Gantta. Wykres Gantta idealnie pasuje do zarządzania projektami, dzięki wykresowi możesz zobaczyć, ile czasu zajmują zadania i gdzie jest wolny czas. Jest to przydatne, gdy musisz podejmować szybkie decyzje, aby poradzić sobie z akceptowanym ryzykiem i możesz łatwo zobaczyć, gdzie jest czas, aby wykorzystać go jako okazję.
Szybka i niezawodna komunikacja to kolejny najwyższy priorytet w strategiach reagowania na ryzyko, dlatego że będziesz potrzebować wielu kanałów dla wszystkich swoich potrzeb. Na przykład możesz używać wiadomości e-mail do wysyłania oficjalnych aktualizacji do klientów, jednocześnie korzystając z komunikatorów i telefonii w celu pilnej komunikacji z zespołem w nagłych przypadkach. Niezależnie od tego czy jest Twój projekt doskonały czy nie, bez wątpienia napotkasz nieoczekiwane problemy. Posiadanie mnóstwa kanałów komunikacyjnych to świetny sposób na złagodzenie wszelkich pojawiających się problemów.
Bitrix24 oferuje dynamiczne, kompleksowe narzędzia biznesowe, które pomogą Ci wprowadzić Twój plan w życie. Ponadto możesz uzyskać dostęp do swojej strategii reagowania na ryzyko i praktycznych narzędzi za pośrednictwem urządzenia mobilnego lub komputera, więc niezależnie od tego, czy jesteś w biurze, czy w podróży, zawsze możesz być w kontakcie. Rozpocznij za darmo już dziś.
Reakcja na ryzyko to plan, który zapewnia opcje i działania, które redukują potencjalne problemy w całym projekcie oraz zwiększają i wykorzystują szanse w wyniku określonego ryzyka.
Strategia reagowania na ryzyko dotyczy każdego aspektu projektu, od terminów i kosztów po zewnętrznych dostawców i komunikację z zainteresowanymi stronami.
Osoba odpowiedzialna za tworzenie strategii reagowania na ryzyko projektowe nie jest ustalona. Kierownik projektu może przydzielić członka zespołu (lub siebie), ale najważniejsze jest to, aby wybrana osoba rozumiała swoją rolę.
Twój menedżer ds. zarządzania ryzykiem sporządzi rejestr ryzyka, przeprowadzi spotkania i w razie potrzeby zaktualizuje swoją strategię w trakcie realizacji projektu. Twój kierownik ds. zarządzania ryzykiem powinien podlegać kierownikowi projektu lub komisji, w zależności od struktury zespołu.