Niezależnie od wielkości i rodzaju Twojej organizacji, zarządzanie nią jest wysoce wymagającą czynnością. Ponad ⅓ firm upada podczas pierwszego roku działalności. Ilość informacji podatkowych, prawnych, księgowych itd., które musi przyswoić początkujący przedsiębiorca, lub twórca organizacji pozarządowej, jest jedną z najwyższych w Europie.
Ponad połowa właścicieli małych firm pracuje ponad 40 godzin tygodniowo. W niektórych wypadkach są to jeszcze wyższe ilości: “Aż 38% przedsiębiorców przyznało się do tego, że od poniedziałku do piątku pracuje więcej niż dziewięć godzin dziennie, 31% - nawet więcej niż 10 godzin”.
Te liczby nie zaskakują. Prowadzenie firmy lub organizacji to nie tylko tworzenie produktu, lub usługi. To także pozyskiwanie klientów, koordynowanie zespołu, promowanie swojej marki, jak również konieczność spełnienia wszystkich wymogów prawnych i podatkowych. Samodzielne wykonywanie tych wszystkich zadań, jest konieczne, gdy zaczynamy bez znaczącego wkładu finansowego, pozwalającego na zatrudnienie szeregu pracowników.
Jednak tutaj w sukurs przychodzi nam technologia. Przygotowaliśmy ten artykuł, z myślą o mikro i małych przedsiębiorcach, a także założycielach organizacji pozarządowych, którzy chcą zoptymalizować działanie swojej organizacji.
Wdrożenie odpowiedniej technologii może być odpowiedzią na ich potrzeby. Na automatyzację procesów, decyduje się coraz więcej firm. Globalne badanie McKinsey & Company z 2020 r. wykazało, że 66% organizacji z różnych branż prowadziło pilotaż lub już wdrożyło automatyzację co najmniej jednego ze swoich procesów biznesowych.
W tym artykule przygotowaliśmy listę pięciu podstawowych narzędzi do zarządzania, które mogą usprawnić operacje i zwiększyć wydajność działalności.
Małe firmy i NGO stoją przed wyjątkowymi wyzwaniami, jeśli chodzi o zarządzanie swoimi projektami. Często mają ograniczone zasoby, napięty budżet i mniejszy zespół pracowników, dlatego mogą odnieść znaczne korzyści, używając narzędzi do zarządzania projektami. Automatyzują one niektóre elementy zarządzania, ułatwiają śledzenie postępów projektów i poprawiają produktywność.
Są to programy udostępniające scentralizowaną platformę do planowania, wykonywania i śledzenia postępów w projekcie. Mogą obejmować zarówno podstawowe arkusze kalkulacyjne i listy zadań, jak i oprogramowanie z zaawansowanymi funkcjami, takimi jak zarządzanie czasem, współpraca zespołowa i raportowanie projektów.
Do ich głównych funkcji należą:
Scentralizowane zarządzanie projektami: za pośrednictwem jednej platformy służącej do planowania, wykonywania i śledzenia projektów. Pomaga to firmom na wydajniejsze organizowanie czasu, ograniczenie błędów i koordynację pracy członków zespołu.
Śledzenie czasu: umożliwia sprawdzanie czasu spędzonego na każdym zadaniu i projekcie. Pomaga to identyfikować wszelkie wąskie gardła lub czasochłonne zadania, umożliwiając optymalizację przepływu pracy i poprawę ogólnej wydajności.
Przydzielanie zadań: pozwalają na przypisywanie zadań członkom zespołu, ustalanie terminów i śledzenie postępów. Pomaga to upewnić się, że każdy pracownik zna swoją rolę i obowiązki.
Współpraca: funkcje współpracy umożliwiają członkom zespołu wspólną pracę nad projektami w czasie rzeczywistym. Pomaga to małym firmom poprawić komunikację i pracę zespołową, np. udostępniając czaty grupowe i wideokonferencji HD, co z kolei prowadzi do lepszych wyników projektu.
Raportowanie: umożliwia generowanie raportów dotyczących postępów projektu, wydajności zespołu i alokacji zasobów. Pomaga to zidentyfikować obszary wymagające poprawy i umożliwia organizacji podejmowanie decyzji na podstawie prawdziwych danych.
Jak widać, korzystanie z nich zapewnia szereg korzyści.
Małe firmy, które wdrożą systemy do zarządzania projektami, mogą zaoszczędzić czas, zmniejszyć liczbę błędów i zwiększyć swoje szanse na powodzenie na rynku.
Oprogramowanie CRM (Customer Relationship Management) to narzędzie, które może przynieść znaczne korzyści małym firmom, usprawniając ich interakcje z klientami i ostatecznie pomagając im rozwijać działalność. Wdrażając system CRM, możemy zautomatyzować działania sprzedażowe oraz zmniejszyć koszty marketingowe.
Pozwala to firmom przechowywać i analizować dane klientów, w tym dane osobowe, historię zakupów i historię komunikacji. Dane te są następnie wykorzystywane do poprawy relacji z klientami, usprawnienia procesów sprzedaży i gromadzenia istotnych danych statystycznych.
CRM pozwala na:
Lepszą obsługę klienta: system CRM służy za scentralizowaną platformę z informacjami o klientach. Mogą one służyć do personalizacji komunikacji, śledzenia interakcji pracowników z klientami oraz szybkiego i skutecznego rozwiązywania problemów.
Automatyzację sprzedaży: system CRM może zautomatyzować wiele zadań związanych ze sprzedażą. Takich jak generowanie i ocenianie potencjalnych leadów, a także planowanie sprzedaży. Dzięki temu przedstawiciele handlowi lub właściciele, mają więcej czasu na sfinalizowanie deali i budowanie relacji z klientami.
Automatyzację marketingu: systemy CRM służą również do automatyzacji działań marketingowych, takich jak marketing e-mailowy, w mediach społecznościowych i zarządzanie relacjami z klientem. Ułatwia to utrzymać spójny przekaz marketingowy i zapewnia możliwość obserwowania zagregowanych danych o potencjalnych klientach.
Zwiększoną produktywność: automatyzują wiele procesów dotyczących kontaktu z klientem, darmowe CRM zwiększa ogólną produktywność małej firmy lub organizacji. Pozwala to skupić się na innych ważnych obszarach działalności, takich jak rozwój produktu.
Podejmowanie decyzji na podstawie danych: informacje z systemu CRM zapewniają cenny wgląd w zachowania klientów, trendy sprzedaży i skuteczność marketingu. Dane te mogą być wykorzystywane do podejmowania świadomych decyzji biznesowych, takich jak opracowywanie nowych metod promocji, poszukiwanie grup docelowych, lub zmiany cen.
Systemy CRM mogą pomóc małym firmom i organizacjom trafić do klienta. Co jest jedną z najważniejszych składowych rozwoju działalności. Jak wybrać system crm? Zazwyczaj inwestycja w oprogramowanie CRM jest dużym obciążeniem dla małej firmy, istnieją jednak darmowe platformy CRM, z których można skorzystać w początkowej fazie działania, dopóki potrzeby nie dyktują konieczności wybrania płatnych planów usług.
Jako właściciel małej firmy zarządzającej mniejszą liczbą pracowników możesz uważać rozwiązania HR za zbędną inwestycję, wykorzystując jedynie darmowe aplikacje do pracy zespołowej. Jednakże niezależnie od liczby członków Twojego zespołu nadal musisz zajmować się obowiązkami kadrowymi, które mogą pochłonąć Twoją produktywność i czas.
Oprogramowanie HR (Human Resources) to rozwiązanie technologiczne, które automatyzuje wiele procesów HR, takich jak wdrażanie pracowników, przetwarzanie listy płac i administrowanie świadczeniami, oprogramowanie HR może pomóc małym firmom usprawnić operacje HR.
Oprogramowanie można dostosować do potrzeb małych i dużych organizacji:
Zarządzanie danymi pracowników: oprogramowanie HR zapewnia scentralizowaną platformę do zarządzania danymi pracowników, w tym danymi osobowymi, historią zatrudnienia i ocenami wydajności.
Zarządzanie rekrutacją: pomaga skuteczniej prowadzić proces rekrutacji, udostępniając narzędzia do publikowania ofert pracy, sprawdzania CV i planowania rozmów kwalifikacyjnych.
Zarządzanie czasem pracy i obecnością: ułatwia zarządzanie czasem pracy i frekwencją, udostępniając narzędzia do śledzenia czasu pracy, prowadzenia rozmów wideo i komunikacji na czacie, zarządzania urlopami i planowania. Pomaga to zmniejszyć liczbę błędów i zapewnić kontrolę nad pracą wykonywaną przez zatrudnione osoby.
Zarządzanie listą płac: oprogramowanie HR umożliwia skuteczne zarządzanie procesami płac, udostępnia narzędzia do obliczania listy płac, składania zeznań podatkowych i bezpośrednich wpłat. Pomaga to nie tylko uniknąć błędów, ale także pozwala zaoszczędzić znaczne ilości czasu lub pieniędzy, które musielibyśmy przeznaczyć na opłacanie kadr.
Nieograniczona liczba użytkowników na planie Free
Wypróbuj już dziś
Obecność w Internecie: W dzisiejszym cyfrowym świecie większość ludzi szuka produktów lub usług w Internecie. Posiadanie strony internetowej pozwala małym organizacjom dotrzeć do potencjalnych klientów za pośrednictwem wyszukiwarek lub mediów społecznościowych.
Prezentacja produktów, lub usług: Witryna zapewnia platformę do prezentacji swoich produktów lub usług potencjalnym klientom. Może to obejmować wysokiej jakości zdjęcia, szczegółowe opisy produktów i recenzje klientów, wszystkie elementy pomagające zwiększyć prawdopodobieństwo sprzedaży.
Budowanie wiarygodności: dobrze zaprojektowane darmowe strony internetowe zwiększają wiarygodność i ułatwia budowanie zaufania dla marki.
Łączenie się z klientami: własna witryna jest hubem, który skupia całą obecność medialną marki i pozwala komunikować ją odbiorcom, czy to za pośrednictwem postów na blogu, odnośników do mediów społecznościowych, czy informacji medialnych.
Poprawa obsługi klienta: obsługa klienta online, taka jak czat na żywo lub formularz kontaktowy, może pomóc klientom w nawiązywaniu kontaktu i otrzymywaniu informacji.
Dostosowywanie: kreatory stron internetowych oferują szereg konfigurowalnych szablonów i opcji projektowania, umożliwiając tworzenie witryn internetowych, które pasują do wizerunku ich marki i potrzeb biznesowych.
Optymalizacja SEO: oferują narzędzia do optymalizacji SEO, pomagając małym organizacjom i firmom zwiększyć widoczność w wyszukiwarkach i przyciągnąć więcej ruchu organicznego do witryny, a co za tym idzie, więcej klientów.
Łatwy w użyciu interfejs: umożliwiający nawet niedoświadczonym osobom, tworzenie stron internetowych bez konieczności kodowania lub wiedzy technicznej. Oznacza to, darmowe tworzenie stron internetowych dla firm, ponieważ sami możecie budować i modyfikować swoje strony internetowe bez konieczności zatrudniania programisty.
Obsługa urządzeń mobilnych: kreator oferuje szablony obsługiwane na urządzeniach mobilnych, dzięki czemu firmy mogą zapewnić swoim klientom bezproblemowe przeglądanie, niezależnie od urządzenia, z którego korzystają w celu uzyskania dostępu do witryny. Może to być szczególnie ważne w przypadku sklepów internetowych, ponieważ coraz więcej klientów korzysta z urządzeń mobilnych do robienia zakupów online.
Podsumowując, obecność w internecie jest w zasadzie niezbędna dla małych firm, które chcą dotrzeć do potencjalnych klientów. Darmowe strony internetowe mogą pomóc w zaprezentowaniu produktów lub usług, budowaniu wiarygodności, nawiązaniu kontaktu z klientami, bez konieczności ponoszenia dużych wydatków na ich budowę.
Wdrożenie kalendarza ułatwia współpracę i planowanie działań. Kalendarz dla firm online pomaga w opracowywaniu harmonogramu, śledzeniu terminów oraz koordynowaniu spotkań.
Pozwala na:
Scentralizowane planowanie: dzięki oprogramowaniu kalendarza organizacje mogą mieć scentralizowaną platformę do zarządzania harmonogramami. Pozwala to na bardziej efektywne planowanie i eliminuje możliwość podwójnych rezerwacji lub pominiętych wizyt. Wszyscy pracownicy mają dostęp do tego samego kalendarza, dzięki czemu wszyscy mają dostęp do tej samej strony.
Zwiększona produktywność: kalendarz dla firm online może zwiększyć produktywność, umożliwiając pracownikom efektywniejsze zarządzanie czasem. Dzięki funkcjom, takim jak kodowanie kolorami, przypomnienia i automatyczne planowanie, pracownicy mogą łatwo ustalać priorytety zadań, unikać konfliktów i optymalizować przepływ pracy.
Ulepszona koordynacja: kalendarz umożliwia skuteczniejszą koordynację spotkań i terminów. Oprogramowanie może wysyłać automatyczne zaproszenia, zarządzać RSVP oraz dostarczać informacje o lokalizacji i harmonogramie, pomagając upewnić się, że wszyscy są na bieżąco. Pomaga to zredukować czas i wysiłek potrzebny do organizowania spotkań i informowania wszystkich.
Elastyczność i mobilność: dostęp do harmonogramów z dowolnego miejsca i w dowolnym czasie. Może to być szczególnie korzystne dla pracowników zdalnych lub pracowników, którzy często podróżują. Ponadto wiele programów kalendarzy oferuje aplikacje mobilne, dzięki którym pracownicy mogą być na bieżąco z harmonogramem w podróży.
Integracja z innymi narzędziami: Oprogramowanie można zintegrować z innymi narzędziami cyfrowymi, takimi jak narzędzia do zarządzania projektami, oprogramowanie do obsługi poczty e-mail i system CRM. Ta integracja może pomóc wydajniej zarządzać przepływami pracy, zapewniając scentralizowaną platformę dla wszystkich narzędzi cyfrowych.
Wybór najlepszego rozwiązania do zarządzania małą firmą lub NGO jest wyborem pomiędzy kombinacją pojedynczych narzędzi a kompleksową platformą do zarządzania.
Wykorzystując kombinację poszczególnych funkcji, jakie mają narzędzia do zarządzania projektem, możemy uzyskać przez wykorzystania różnych aplikacji, stosownie do potrzeb. Na przykład możesz połączyć Zoom, Slack i Dysk Google, aby umożliwić zespołowi wydajną współpracę i komunikację, jednocześnie wykorzystując usługi fakturowania online. Minusem tego rozwiązania, jest rozbicie informacji Twojej organizacji na różne przestrzenie.
Wdrożenie kompleksowej platformy do zarządzania przedsiębiorstwem w celu przejęcia wszystkich funkcji jednocześnie jest o tyle trudniejsze, że musisz poznać je wszystkie na raz. Będzie ona obsługiwać wszystkie funkcje zarządzania przedsiębiorstwem. Przykładem takiego pełnoprawnego systemu jest Bitrix24, który łączy w sobie różne funkcjonalności do zarządzania procesami i projektami, przepływami pracy, przepływami pieniężnymi, CRM, komunikacją i nie tylko.
Podsumowując, wdrożenie pojedynczej platformy zarządzania może zapewnić wiele zalet dla firm i podmiotów nowych na rynku lub dopiero zaczynających korzystać z rozwiązań technologicznych w celu optymalizacji procesów. Do głównych zalet należy: usprawniona komunikacja, łatwiejsze relacje i zarządzanie klientami, zwiększona wydajność i kontrola nad pracownikami. Automatyzacja procesów pozwala też zaoszczędzić czas i wysiłek. Ponadto platformy zarządzania oferują integrację z innymi narzędziami cyfrowymi, takimi jak zewnętrzne zarządzanie projektami i oprogramowanie marketingowe, zapewniając scentralizowaną platformę dla wszystkich potrzeb firmy. Chociaż wdrożenie narzędzi zarządzania projektami, może wymagać początkowej inwestycji czasu i zasobów — na pewno jest tego warte!
Możesz wykorzystać różne narzędzia, aby wesprzeć rozwój firmy lub organizacji pozarządowej. Należą do nich: narzędzia do zarządzania projektami, oprogramowanie CRM, oprogramowanie HR, narzędzia do tworzenia witryn internetowych i zintegrowane narzędzia z kalendarzem.
Niektóre przykłady narzędzi do zarządzania projektami to, Bitrix24, Trello, Jira, Basecamp i Asana. Te narzędzia mogą pomóc w zarządzaniu zadaniami, pracy w grupie, śledzeniu projektów i nie tylko.
Oprogramowanie CRM może pomóc firmie, ułatwiając zarządzanie interakcjami z klientami, śledzeniem danych klientów i zautomatyzować niektóre zadania związane ze sprzedażą i marketingiem. Korzystając ze scentralizowanej platformy do komunikacji i zarządzania danymi, firmy mogą poprawić pozyskiwanie leadów, usprawnić przepływy pracy i zwiększyć produktywność.