Zarządzanie czasem, czyli efektywne planowanie i realizacja zadań

Jak pracować efektywnie i mądrze? Kluczem do sukcesu jest odpowiednie zarządzanie czasem i umiejętność planowania zadań. Pomocne w tym przypadku mogą okazać się także niektóre aplikacje.

Realizuj wszystkie zadania na czas razem z Bitrix24

Nieograniczona liczba użytkowników za darmo
Zarejestruj się za darmo

Pojęcie czasu

Czas to pojęcie, które od zarania dziejów jest przedmiotem rozważań człowieka. Nad koncepcją czasu dyskutują eksperci z różnych dziedzin np. filozofowie, fizycy, matematycy czy astrolodzy. Czas brany jest pod lupę także przez zwyczajnych śmiertelników szukających odpowiedzi na pytania egzystencjalne oraz tych, którzy próbują choć trochę zrozumieć wszechświat i rządzące nim prawa. Jednym słowem czas jest tematem, który interesuje zarówno cały naukowy świat, jak i osoby, które z nauką mają niewiele wspólnego. Istnieje wiele teorii mówiących o tym, czym jest czas, jednak w najbardziej klasycznym ujęciu jest on opisywany jako skalarna wielkość fizyczna, która pokazuje kolejność zdarzeń i odstępy pomiędzy zdarzeniami odbywającymi się w tym samym miejscu. Niezależnie od definicji czasu i filozoficznych czy naukowych rozważań na jego temat, czas, a raczej jego pomiaru, jest nieodłącznym elementem ludzkiego życia. Czas mierzymy za pomocą zegarów (godziny, minuty, sekundy) oraz kalendarzy (dni, tygodnie, miesiące czy lata). Większość ludzi zarówno w życiu osobistym, jak i zawodowym funkcjonuje w oparciu o pomiar czasu. Ludzkość mierzy czas potrzebny do wykonania obowiązków domowych i zawodowych, przemieszczenia się z punktu A do punktu B, czy do umówienia się na konkretne spotkania. Określanie czasu jest bardzo istnotne szczególnie z punktu zawodowego. Pozwala ustalić zarówno godziny pracy, jak i to, ile godzin chcemy poświęcić na wykonanie danego zadania. Dlatego właśnie odpowiednie zarządzanie czasem jest jednym ze sposobów na wykonywanie pracy w sposób efektywny.

Czym jest zarządzanie czasem?

Na początku warto odpowiedzieć na pytanie, czym w ogóle jest pojęcie zarządzania czasem. Ogólna definicja podaje, że jest to planowe i systematyczne wykonywanie zadań, zmierzające do osiągnięcia celów. Jeśli czas zarządzany jest umiejętnie, to łatwo się domyślić, że cele realizowane będą w większości zgodnie z planem, a tym samym wzrastać będzie efektywność pracy. Czas płynie i trzeba się z tym pogodzić. Poczucie straty czasu może być stresujące, ale też i dołujące. Czasu nie można także cofnąć. Warto więc nauczyć się odpowiednio nim zarządzać, gdyż plusów z opanowania tej umiejętności jest więcej niż można się spodziewać. Jak zauważa Brian Tracy, ekspert w dziedzinie rozwoju osobistego i psychologii sukcesu, efektywne wykonywanie zadań sprawia, że ludzie, którzy tego dokonują, czują się potrzebni, a dzięki temu mają wyższą samoocenę. Odpowiednie zarządzanie sobą w czasie to nie lada wyzwanie, ale warto się tego nauczyć. Co więc należy zrobić, by lepiej zarządzać swoim czasem zarówno w życiu osobistym, jak i zawodowym?

Jak skutecznie zarządzać czasem w organizacji?

Istnieje wiele metod efektywnego zarządzania czasem – zarówno tym prywatnym, jak i zawodowym. Techniki i sposoby można łączyć dla osiągnięcia jeszcze lepszego efektu. O ile czas poświęcany na życie prywatne można czasami „nagiąć”, to sprawa nie jest tak prosta, gdy chodzi o pracę. Poniżej przedstawionych zostało 5 najpopularniejszych metod i sposobów pomagających w zarządzaniu czasem w przedsiębiorstwie.

1. Zanotuj w kalendarzu zadania, które musisz wykonać wraz z rozpiską czasową

Jest to chyba najprostsza i najłatwiejsza z metod, która może pomóc w odpowiednim zarządzaniu czasem w Twojej firmie (niezależnie, czy jesteś pracodawcą czy pracownikiem). Przed każdym dniem pracy wypisz wszystkie zadania, które musisz wykonać. Następnie nadaj im priorytet i ustal, ile czasu chcesz poświęcić na ich wykonanie. Być może masz już zaplanowane spotkania na konkretne godziny – koniecznie dodaj je do swojego kalendarza. Planując harmonogram dnia, nie zapominaj o robieniu sobie przerw. Jeśli to możliwe, staraj się spędzać przerwy na świeżym powietrzu, a nie przed ekranem monitora czy komputera. Pamiętaj także, aby starać się „wcisnąć” gdzieś co najmniej 30-minutową aktywność fizyczną (np. spacer). Wybór formy notatnika zależy od Twoich osobistych preferencji. Może to być kalendarz papierowy lub wirtualny. Najważniejsze, aby chciało Ci się z niego korzystać! 

2. Metoda GTD

To metoda zarządzania czasem, której głównym celem jest „wyłapanie” wszystkich zadań do zrealizowania i umieszczenie ich w zewnętrznym, poukładanym w sposób logiczny systemie. Następnie należy odpowiednio się nimi posługiwać. 

Głównym (i najważniejszym) założeniem metody GTD jest pięcioetapowy proces zarządzania zadaniami, czyli:

• Gromadzenie – skupianie wszystkich zadań w tym samym miejscu;
• Analizowanie – zrozumienie, jakich działań wymaga dane zadanie;
• Porządkowanie – przypisywanie określonych zadań do należnych dla nich miejsc w procesie;
• Przeglądanie – przeprowadzanie okresowych aktualizacji systemu i analiza pracy własnej;
• Realizacja – podejmowanie decyzji, czym należy zająć się. Bierze się tutaj pod uwagę zarówno kontekst, w którym znajduje się wykonujący zadanie, oraz to, ile ma czasu i energii.

3. Metoda ALPEN

Metoda ALPEN to jedna z najpopularniejszych metod zarządzania czasem. Jej nazwa pochodzi od pierwszych liter niemieckich słów:

• A – (Aufgaben – „Zadania”) – na tym poziomie należy określić, jakie zadania są do wykonania danego dnia, a następnie zadania te się zapisuje;
• L – (Länge schätzen – „Szacowanie długości”) – po stworzeniu listy zadań należy określić, ile czasu potrzebne jest na realizację określonych obowiązków;
• P – (Pufferzeiten einplanen – „Przerwy i pauzy”) – na tym etapie uwzględnia się wszelkie przerwy, które pozwolą na odzyskanie sił pomiędzy konkretnymi zadaniami;
• E – (Entscheidungen treffen – „Priorytety”) – w tym miejscu należy określić, priorytetowe zadania; tutaj ustala się także zadania do ewentualnego oddelegowania. Później natępuje proces działania;
• N – (Nachkontrolle – „Kontrola”) – ostatni etap to czas analiz i podsumowania efektywności i zarządzania czasem w konkretnym dniu.

Metoda ALPEN sprawdza się najlepiej w zarządzaniu czasem i zadaniami w krótkim okresie (na przykład w ciągu jednego dnia).

4. Metoda bloków czasowych

Wiodącym założeniem tej metody jest organizacja czasu i praca w blokach czasowych, w których należy zająć się określonym rodzajem zadań, a nie różnymi obowiązkami po kolei. Do bloków można przypisać np.:

Zadania związane z rozpoczęciem dnia pracy – które wykonujemy rano, jeszcze przed wystartowaniem z konkretnymi obowiązkami. Może to być np. zrobienie porannej kawy, przygotowanie stanowiska pracy czy wypisanie dodatkowych zadań do kalendarza. 

Maile i korespondencja – jest to blok, w którym czas przeznaczyć powinieneś wyłącznie na pisanie e-maili oraz odpisywanie na wszelką korespondencję. Najlepiej jest umiejscowić ten blok w godzinach porannych. Blok ten może zostać powtórzony - np. po południu. 

Spotkania – jeśli masz wpływ na ustalanie czasu spotkań, możesz uwzględnić również taki blok w swoim harmonogramie. Spotkania najlepiej planować do godzin popołudniowych, kiedy jesteśmy najmniej zmęczeni.

Projekty - dłuższe przedziały czasowe, które przeznaczone są na zadania w ramach ważnego projektu lub celu;

Zawsze należy mieć na uwadze czas na przerwy. Zależnie od czasochłonności danego bloku, ale również tego, jak bardzo jest on wymagający, przerwy powinny wynosić minimalnie 10 minut.

5. Macierz Eisenhowera

Macierz Eishenhowera to matryca przeznaczona do zarządzania czasem i zadaniami, pozwalająca ustalić, które zadania są priorytetowe, a także ocenić osobistą produktywność. Macierz jest obecnie jednym z lepszych i cieszących się dużą popularnością sposobów zarządzania czasem i wyznaczania priorytetów. Matryca pozwala podzielić zadania na dwie grupy:

- Ważność: do tej grupy przypisywane są zadania o dużej wartości, które mają istotne znaczenie dla realizacji celów.

- Pilność: kwestie najczęściej mało istotne, jednak charakteryzujące się bliskim terminem realizacji, których nie można ich odłożyć „na później”.

Połączenie powyższych kategorii pozwala podzielić zadania na 4 typy pod względem zarządzania czasem:

• Ważne i Pilne (zrób samodzielnie) – to zadania z bliskim terminem ostatecznego wykonania, których nie można odpuścić lub odłożyć na inny termin. Ich niewykonanie może wiązać się z przykrymi konsekwencjami;
• Ważne i Niepilne (zaplanuj realizację) – to zadania, które stoją na drodze do realizacji celów, ale jednocześnie nie są pilne. Do nich należą: planowanie, działania kreatywne, tworzenie relacji, rozwój, odpoczynek itp.;
• Nieważne i Pilne (przekaż/deleguj) – zadania mniej ważne, ale naglące jak np. opłacenie rachunków, konieczność wykonania telefonów, napisania e-maili czy zrobienie służbowych zakupów;
• Nieważne i Niepilne (pozbądź się ich) – to „złodzieje” i tak zwani „czasopożeracze”; będzie to np. poświęcanie przerw na media społecznościowe lub czytanie nic niewnoszących newsów, jak np. informacje o celebrytach.

Zarządzanie czasem, czyli efektywne planowanie i realizacja zadań

Metody planowania zadań uwzględniające czas potrzebny na wykonanie obowiązków są pomocne podczas zarządzania czasem zarówno prywatnym, jak i zawodowym. Niemniej, efektywne planowanie nie jest zawsze łatwe. Jak planować efektywnie? Warto stosować się do popularnych i sprawdzonych 3 zasad planowania, które przedstawione zostały poniżej:

1. Sprawdź, kim jesteś – skowronkiem czy sową?

Każdy z nas ma porę dnia, w której pracuje mu się najlepiej, czyli taką, podczas której jest najbardziej efektywny. Ludzie dzielą się na tych, którym służy poranne wstawanie i praca wczesnym rankiem oraz na tych, którzy wolą pospać do południa, a pracować nocą, gdy wszyscy inni śpią. Większość osób wykazuje największe skupienie do południa, czyli do godziny 12. Nie jest to jednak reguła. Jeśli lubisz wypełniać wszystkie swoje obowiązki rano, jesteś zapewne tzw. skowronkiem. Jeśli natomiast wolisz pracę w późnych godzinach wieczornych, pasujesz raczej do definicji człowieka-sowy. Określenie najbardziej produktywnej pory dnia pozwoli Ci zaplanować swoje obowiązki w taki sposób, by móc uwzględnić czas, w którym możesz wykazać się maksimum swoich możliwości. W połączeniu z systematycznością wykonywania działań, krok ten pozwoli Ci lepiej i skuteczniej wykorzystać swój czas. Będziesz jednocześnie wypoczęty i gotowy na wyzwania kolejnego dnia.

2. Mierz siły na zamiary

Bardzo ważne jest, aby nie brać na siebie zbyt wielu obowiązków. Przede wszystkim lista zadań, z którą nie będziemy w stanie sobie poradzić, wywoła frustrację i niepotrzebny stres. Nie jesteś robotem – podejmij się wykonania zadań na miarę swoich możliwości.

3. Pamiętaj o odpoczynku

Relaks i odpoczynek to obecnie deficytowe dobra, które są bardzo zaniedbywane. Świat pędzi, a ludzie w maratonie obowiązków nie chcą zatrzymać się, by zrobić sobie przerwę. To nie jest dobre podejście. Prędzej czy później organizm da znać o tym, że jest przemęczony i że odpoczynek po prostu mu się należy. Nie wypoczywając odpowiednio długo, narażasz się na ryzyko zarówno wypalenia zawodowego, jak i utraty zdrowia. Pamiętaj – świat nie kończy się na pracy. 

Do sprawnego planowania pracy i zarządzania czasem warto wykorzystać też aplikacje i narzędzia wspomagające. Obecnie na rynku istnieje wiele rozwiązań, które mogą pomóc Ci wykonywać Twoją pracę jeszcze efektywniej. 

Narzędzia do zarządzania czasem

Aplikacje, programy, a nawet całe oprogramowania do zarządzania czasem z dnia na dzień zyskują na popularności. Coraz więcej firm dostrzega, że dzięki nim jakość ich pracy wzrasta, koszty spadają a pracownicy są bardziej wydajni z uwagi na lepsze doinformowanie i uporządkowanie obowiązków. Narzędzia te maja za zadanie między innymi:

• ustalać i mierzyć czas potrzeby do wykonania określonego zadania dla określonego użytkownika działania;
• planować wykonywanie zadań;
• wspomagać priorytetyzację zadań;
• przypominać o obowiązkach do wykonania;
• pełnić funkcję kalendarza;
• analizować czas pracy i tworzyć raporty.

Wśród omawianych narzędzi szczególną popularnością cieszą się:

• Toggl – aplikacja przeznaczona do śledzenia czasu pracy oferująca także usługę raportowania;
• Trello – aplikacja do planowania dnia, tygodnia, miesiąca lub nawet całego roku, służąca do tworzenia list w stylu Kanban, która umożliwia dodawanie i szeregowanie zadań wraz z ich wyznacznikiem czasowym;
• Asana – aplikacja do organizacji czasu i jego śledzenia oraz do organizacji zadań;
• Kalendarz Google – kalendarz internetowy od firmy Google;
• Evernote – aplikacja zaprojektowana do przechowywania i organizowania notatek, tworzenia list oraz archiwizacji;
• Bitrix24 – platforma, która pozwala m.in. planować zadania i czas pracy, raportować czas oraz dokonywać analiz czasu potrzebnego na wykonanie zadania.

Wspomniane narzędzia pomagają nam również bardziej koncentrować się na wykonywanej pracy, gdyż np. podczas śledzenia czasu o wiele rzadziej odchodzi się od komputera. Działający licznik sprawia, że staramy się wykonywać pracę bez niepotrzebnych przerywników.

Realizuj wszystkie zadania na czas razem z Bitrix24

Nieograniczona liczba użytkowników za darmo
Zarejestruj się za darmo

Kalendarz w Bitrix24 

Jednym z narzędzi wspomnianej platformy Bitrix24 jest Kalendarz. Kalendarz pozwala w łatwy i klarowny sposób mieć kontrolę nad harmonogramami pracowników i zasobami na wszystkich platformach. W Bitrix24 kalendarze osobiste i kalendarze grup roboczych można łatwo udostępniać w systemie, na urządzeniach mobilnych czy w programie Outlook. Kalendarz umożliwia korzystanie z wygodnych funkcji takich jak przypomnienia o wydarzeniach, zadaniach, dzięki czemu nie sposób zapomnieć o ważnym spotkaniu. Możliwa jest również synchronizacja kalendarzy ze smartfonami, która pozwala użytkownikom będącym poza biurem na obserwację zmian w ich kalendarzach z systemów iPhone, iPad lub Android. Kalendarz dla grupy roboczej, działu, lub nawet całej firmy - Bitrix24 pozwala na tworzenie takiej liczby kalendarzy, która jest użytkownikowi potrzebna. Nie ma tutaj żadnych ograniczeń. Elastyczne uprawnienia pozwalają użytkownikowi określić, kto może tylko przeglądać, a kto może dodawać lub usuwać wydarzenia grupowe. Bitrix24 umożliwia również tworzenie prywatnych wydarzeń.

Wbudowany harmonogram wydarzeń pozwala na zaplanowanie i sprawne zarządzanie wydarzeniami publicznymi, mającymi praktycznie nieograniczoną liczbę gości. Dzięki temu możesz zapraszać swoich współpracowników i bez problemu znaleźć lukę czasową, która będzie dla wszystkich zadowalająca, nie wysyłając przy tym do nikogo żadnych e-maili. W Kalendarzu można także zaplanować powtarzanie wydarzeń w sposób automatyczny – raz na tydzień, trzy razy w miesiącu lub w dowolnym odstępie czasu.

Bitrix24 Raport czasu pracy

Bitrix24 umożliwia śledzenie czasu pracy dzięki systemowi kontroli wewnętrznej pracowników, w którym użytkownik rozpoczyna i kończy swój dzień roboczy. Istnieje również możliwość ustanowienia minimalnego wymaganego czasu pracy, a także najpóźniejszej godziny wejścia i opuszczania systemu przez pracowników. Osoby nadzorujące dostają powiadomienia o każdym naruszeniu czasu pracy. Dane te pod postacią raportów mogą być później wykorzystywane np. do obliczania wynagrodzenia.

Podsumowanie 

Warto mieć na uwadze, że zarządzanie czasem, planowanie zadań, organizacja pracy to kwestie indywidualne – nikt oprócz nas samych nie będzie wiedział lepiej, co nam służy. Niektórym osobom do planowania zadań i czasu wystarczy papierowy notatnik i długopis, inni będą chcieli wykorzystać do pomocy nowoczesne narzędzia internetowe. Należy jednak pamiętać, że są to nadal „tylko” narzędzia. Żadna, nawet najlepsza aplikacja nie wykona zadania za nas samych. Może jednak okazać się pomocna w usprawnieniu wykonywania obowiązków i pracy w sposób bardziej efektywny. Jednym z najczęściej wybieranych narzędzi jest Bitrix24 z uwagi na przyjazny użytkownikowi interfejs i szereg doskonałych funkcji. Obecnie już ponad 7 milionów organizacji korzysta z tego rozwiązania. Jesteś zainteresowany dołączeniem do grona najlepszych i poprawieniem wydajności pracy w swojej organizacji? Skontaktuj się z nami! Pomożemy Ci wybrać optymalne rozwiązanie dla Ciebie lub Twojej firmy! Gotowy na zmiany?