10 najlepszych aplikacji do zarządzania projektami na Androida i iOS

Zarządzanie projektami z kieszeni? Jeśli chcesz trzymać rękę na pulsie swoich zadań, będąc poza biurem, potrzebujesz solidnej aplikacji mobilnej. Przygotowaliśmy zestawienie 10 najlepszych aplikacji do zarządzania projektami na Androida i iOS w 2025 roku, które pomogą Ci zapanować nad chaosem, gdziekolwiek jesteś. Poniższa tabela podsumowuje ich kluczowe cechy i możliwości mobilne.

1. Bitrix24

Bitrix24 udowadnia, że kompleksowa platforma może sprawnie działać również na urządzeniach mobilnych. Aplikacja zapewnia dostęp nie tylko do zadań i projektów (tworzenie, edycja, komentowanie, śledzenie czasu, widok listy, Kanban, terminy), ale także do CRM (zarządzanie kontaktami i dealami), komunikatora firmowego (czaty, połączenia), kalendarza, przepływów pracy (workflows) oraz aktualności (intranet).

To prawdziwe mobilne centrum dowodzenia dla firm korzystających z ekosystemu Bitrix24. Funkcjonalny interfejs może wymagać chwili na opanowanie, ale pozwala zarządzać wieloma aspektami biznesu z dowolnego miejsca.

Poza oczywistą integracją wielu modułów (CRM, Projekty, Komunikacja, HR), unikalną cechą Bitrix24 jest dostępność wersji on-premise (do instalacji na własnych serwerach). Daje to firmom pełną kontrolę nad danymi i infrastrukturą, co jest kluczowe w niektórych branżach lub dla organizacji o specyficznych wymaganiach bezpieczeństwa.

• Plan: Dostępna jest darmowa wersja z ograniczeniami. Płatne plany (Basic, Standard, Professional, Enterprise) oferują różne limity użytkowników i funkcji, zaczynając od 199 zł/miesiąc dla 5 użytkowników (Basic, przy płatności rocznej).

2. Asana

Asana na urządzenia mobilne to naprawdę solidny gracz. Aplikacja jest intuicyjna i obsługuje większość kluczowych funkcji: tworzenie oraz edycję zadań, przypisywanie odpowiedzialnych, ustalanie terminów, dodawanie komentarzy i załączników.

Widoki Listy i Tablicy (Kanban) działają płynnie, a oś czasu projektu (Timeline) jest dostępna, choć na mniejszym ekranie może być mniej wygodna. Komunikacja w firmie w kontekście zadań działa bez zarzutu: można sprawdzać ich status, dodawać nowe zadania „w locie” i przy tym pozostawać w kontakcie z zespołem. Złożone projekty czy automatyzację lepiej realizować w wersji webowej.

Asana kładzie duży nacisk na powiązanie codziennych obowiązków ze strategicznymi celami firmy dzięki funkcji „Goals”. Pozwala to zespołom widzieć, jak ich zadania przyczyniają się do większych inicjatyw. Warto też zwrócić uwagę na rozbudowane możliwości automatyzacji przepływów pracy za pomocą „Reguł”, które mogą znacząco oszczędzić czas na powtarzalnych czynnościach.

• Plan: dostępny darmowy plan dla zespołów do 10 osób. Plany płatne (Starter, Advanced) zaczynają się od ~10.99 $/użytkownika/miesiąc (przy płatności rocznej), oferując więcej funkcji i widoków.

3. Monday.com

Aplikacja Monday.com stara się przenieść wizualne bogactwo wersji desktopowej na mały ekran i robi to całkiem nieźle. Możesz przeglądać swoje tablice w różnych widokach (choć nie wszystkie mogą być tak funkcjonalne jak na komputerze), aktualizować statusy zadań, komunikować się z zespołem i otrzymywać powiadomienia. Interfejs jest przejrzysty i angażujący. Szczególnie przydatna do szybkiego podglądu dashboardów i monitorowania kluczowych wskaźników projektu.

Tworzenie bardzo złożonych tablic czy automatyzacji od zera na urządzeniach mobilnych może być jednak wyzwaniem. Monday.com wyróżnia się koncepcją „Work OS” – systemu operacyjnego dla pracy, co oznacza ogromną elastyczność w tworzeniu niestandardowych aplikacji i przepływów pracy za pomocą „klocków”. Marketplace aplikacji i gotowe szablony dla przeróżnych branż (nie tylko IT czy marketingu) to prawdziwa kopalnia inspiracji i sprawdzonych rozwiązań.

• Plan: dostępny jest darmowy plan z ograniczeniami (do 2 użytkowników). Plany płatne (Basic, Standard, Pro, Enterprise) zaczynają się od ~9-12 $/użytkownika/miesiąc (Basic, min. 3 użytkowników, płatność roczna).

4. ClickUp

Biorąc pod uwagę ogrom funkcji ClickUp w wersji webowej, ich aplikacja mobilna radzi sobie zaskakująco dobrze. Pozwala na dostęp do wielu funkcji we wszystkich kluczowych widokach (Lista, Tablica, Kalendarz), tworzenie nowych zadań, śledzenie czasu, dodawanie komentarzy i sprawdzanie powiadomień. Nawigacja po tak rozbudowanym narzędziu na małym ekranie wymaga przyzwyczajenia, natomiast twórcy wciąż starają się uprościć interfejs. Możliwość korzystania z dokumentów (Docs) i notatnika (Notepad) to duży plus. To potężne narzędzie, także w kieszeni.

ClickUp słynie z filozofii „Custom Everything” – niemal każdy element można dostosować do swoich potrzeb. Unikalne jest też wbudowanie wielu narzędzi w jedną platformę: oprócz PM, znajdziemy tu edytor dokumentów (Docs), tablice do rysowania (Whiteboards), mapy myśli, a nawet system celów (Goals). To narzędzie dla tych, którzy lubią mieć wszystko pod ręką i dopasowane „pod siebie”.

• Plan: dostępny bardzo funkcjonalny plan darmowy („Free Forever”) z pewnymi limitami. Plany płatne (Unlimited, Business, Enterprise) zaczynają się od ~7 $/użytkownika/miesiąc (Unlimited, płatność roczna).

5. Trello

Jeśli kochasz prostotę Trello na desktopie, docenisz ją również na mobile. Aplikacja doskonale przenosi ideę tablic, list oraz kart na mały ekran. Przeciąganie kart między listami jest płynne i intuicyjne. Możesz łatwo tworzyć nowe karty, dodawać opisy, checklisty, terminy, załączniki i komentarze. Dostęp do Power-Ups i podstawowych automatyzacji Butler również jest możliwy. To wzór prostoty i efektywności w mobilnym zarządzaniu zadaniami w stylu Kanban.

• Plan: dostępny jest użyteczny plan darmowy. Plany płatne (Standard, Premium, Enterprise) z większymi możliwościami zaczynają się od ~5 $/użytkownika/miesiąc (Standard, płatność roczna).

6. Jira

Aplikacja mobilna Jira (zwłaszcza Jira Cloud) koncentruje się na umożliwieniu zespołom deweloperskim pracy w terenie. Pozwala na przeglądanie i aktualizowanie tablic Scrum i Kanban, zarządzanie zadaniami (issues) w backlogu i aktywnym sprincie, komentowanie, przechodzenie między statusami workflow oraz otrzymywanie powiadomień. Jest szybka i responsywna, ułatwiając deweloperom i testerom raportowanie postępów czy błędów.

Zaawansowana konfiguracja projektów czy ustawienia workflow pozostają domeną wersji webowej. Mocną stroną Trello jest jego prostota i nastawienie na obraz, ale też ekosystem „Power-Ups”. Są to mini-aplikacje (np. z Google Drive, Slack, Jira) i nowe funkcje (np. pola niestandardowe, głosowanie na kartach). Dzięki nim można znacznie rozszerzyć możliwości tej z pozoru prostej tablicy Kanban. Warto wiedzieć, że Trello należy do Atlassian, co ułatwia integrację z Jira.

Poza specjalizacją w Agile, Jira dysponuje JQL (Jira Query Language) – potężnym językiem zapytań pozwalającym na tworzenie zaawansowanych filtrów i wyszukiwanie zadań według niemal dowolnych kryteriów.

Warto też pamiętać o podziale na różne produkty: Jira Software dla zespołów deweloperskich, Jira Work Management dla biznesu, Jira Service Management dla wsparcia IT/obsługi klientów. Wszystkie współdzielą platformę, ale oferują odmienne funkcje.

• Plan: dostępny darmowy plan dla zespołów do 10 użytkowników. Plany płatne (Standard, Premium, Enterprise) zaczynają się od ~8,15 $/użytkownika/miesiąc (Standard, płatność roczna - cena dla Jira Software).

7. Wrike

Mobilna aplikacja Wrike jest solidnym uzupełnieniem wersji desktopowej, szczególnie przydatnym dla menedżerów i członków zespołów w terenie. Umożliwia przeglądanie projektów i zadań, aktualizowanie statusów, komunikację z zespołem, śledzenie czasu i dostęp do plików. Wrike wyróżnia się funkcją „Blueprints”, która pozwala tworzyć szablony projektów, standaryzując procesy i przyspieszając uruchamianie nowych inicjatyw. Posiada również wbudowane narzędzia do recenzowania oraz zatwierdzania materiałów kreatywnych („proofing”) oraz zaawansowane opcje zarządzania zasobami i analizy ryzyka, co czyni go popularnym w działach marketingu i agencjach.

Interfejs jest funkcjonalny i zapewnia szybki dostęp do najważniejszych informacji. Dashboardy oraz raporty są dostępne, choć ich analiza może być wygodniejsza na większym ekranie. To dobre rozwiązanie dla firm, które już intensywnie korzystają z Wrike.

• Plan: dostępny jest darmowy plan dla małych zespołów. Plany płatne (Team, Business, Enterprise, Pinnacle) zaczynają się od ~9.80 $/użytkownika/miesiąc (Team, płatność roczna).

8. Smartsheet

Smartsheet pozwala na dostęp i edycję arkuszy projektowych w podróży. Możesz aktualizować statusy zadań, dodawać komentarze i załączniki, a także korzystać z widoków siatki (Grid), kart (Card View) i kalendarza. Przeglądanie złożonych arkuszy czy dashboardów na małym ekranie może być wyzwaniem, ale do szybkich aktualizacji i sprawdzania kluczowych informacji aplikacja sprawdza się dobrze. Możliwość pracy offline jest dodatkowym atutem.

• Plan: dostępny jest darmowy plan z ograniczeniami. Plany płatne (Pro, Business, Enterprise) zaczynają się od ~7 $/użytkownika/miesiąc (Pro, przy płatności rocznej).

9. Zoho Projects

Główną siłą Zoho Projects jest przynależność do szerokiego ekosystemu Zoho One, który oferuje ponad 40 zintegrowanych aplikacji biznesowych (CRM, finanse, HR, marketing itp.) w ramach jednej subskrypcji. Jeśli firma już korzysta lub planuje wdrożenie innych narzędzi Zoho, Projects bezproblemowo się z nimi synchronizuje. Oferuje też wbudowane, całkiem sprawne narzędzie do śledzenia błędów (issue tracking).

Mobilna wersja Zoho Projects daje dostęp do większości kluczowych funkcji platformy. Możesz zarządzać zadaniami i dokumentami, przeglądać postępy na tablicach Kanban, śledzić czas pracy (timer), komunikować się w ramach projektów (forum, komentarze) oraz analizować podstawowe raporty. Interfejs jest przejrzysty i spójny z innymi aplikacjami mobilnymi Zoho. Dobry wybór dla zespołów już zanurzonych w ekosystemie Zoho.

• Plan: dostępny jest darmowy plan dla 3 użytkowników/2 projektów. Plany płatne (Premium, Enterprise) zaczynają się od ~4-5 €/użytkownika/miesiąc (Premium, płatność roczna).

10. Todoist

Chociaż Todoist to przede wszystkim menedżer zadań osobistych, jego funkcje projektowe (sekcje, zadania, podzadania, priorytety, etykiety) i wersja mobilna czynią go dobrym wyborem do pracy nad prostszymi projektami w podróży. Aplikacje na Androida i iOS są szybkie, intuicyjne i doskonale zsynchronizowane. Funkcja szybkiego dodawania zadań z wykorzystaniem języka naturalnego jest bardzo przydatna. Warto rozważ tę opcję, jeśli potrzebujesz przede wszystkim niezawodnego systemu do zarządzania zadaniami z możliwością organizacji ich w projekty.

Znany głównie jako menedżer zadań, Todoist sprawdza się również przy małych i średnich projektach dzięki sekcjom, podzadaniom, etykietom i filtrom. Unikalny system „Karma” (gamifikacja produktywności) może dodatkowo motywować. Jego siła tkwi w bezkompromisowym skupieniu na efektywnym zarządzaniu zadaniami i świetnym doświadczeniu użytkownika na każdej platformie.

• Plan: dostępny jest darmowy plan z ograniczeniami (np. liczba projektów). Plany płatne (Pro, Business) oferujące m.in. przypomnienia, nielimitowane projekty i filtry, zaczynają się od ~4-5 $/użytkownika/miesiąc (Pro, płatność roczna).

Zarządzanie projektami – podsumowanie

Przebrnęliśmy przez listę 10 aplikacji, które obiecują usprawnić zarządzanie projektami na Twoim smartfonie. Ale zanim zamkniesz ten artykuł, zastanówmy się przez chwilę – czym właściwie jest to całe „zarządzanie projektami” i dlaczego przeciętny polski biznesmen, prowadzący małą czy średnią firmę, powinien w ogóle zawracać sobie tym głowę?

Zarządzanie projektami nie jest zarezerwowane tylko dla wielkich korporacji z dedykowanymi działami PMO. W najprostszym ujęciu jest to zorganizowane podejście do realizacji konkretnego celu w określonym czasie i przy użyciu dostępnych zasobów (ludzi, pieniędzy, materiałów). Przypomina to budowę domu: potrzebny jest plan (projekt), harmonogram prac, lista materiałów, koordynacja ekipy i pilnowanie budżetu. Podobnie jest w biznesie – wprowadzenie nowego produktu, kampania marketingowa, otwarcie nowego oddziału, wdrożenie oprogramowania czy nawet organizacja firmowej imprezy – to wszystko są projekty. Zarządzanie nimi oznacza świadome planowanie (co robimy, kto to robi, kiedy, za ile?), wykonywanie planu, monitorowanie postępów (czy idziemy zgodnie z planem?), reagowanie na problemy i zmiany (a te zawsze się zdarzają) oraz finalne zamknięcie i podsumowanie działań.

Dlaczego warto spróbować? Bo brak zarządzania projektami to prosta droga do chaosu. Skuteczne zarządzanie przynosi wymierne korzyści:

• Przejrzystość: wiadomo, kto za co odpowiada, jakie są cele i terminy. Koniec z domysłami i przerzucaniem odpowiedzialności.
• Efektywność: lepsze wykorzystanie czasu pracowników, budżetu i innych zasobów. Mniej marnotrawstwa, mniej pracy po godzinach.
• Kontrola: możliwość śledzenia postępów w czasie rzeczywistym i wczesnego wykrywania problemów, zanim staną się pożarem.
• Komunikacja: ustrukturyzowany przepływ informacji zapobiega nieporozumieniom i trzyma wszystkich na bieżąco.
• Większa szansa na sukces: projekty kończone na czas, w budżecie i zgodnie z założeniami to nie cud, a efekt dobrego zarządzania.

Kto za to odpowiada? Formalnie istnieje rola Kierownika Projektu (Project Managera), który jest dyrygentem całego przedsięwzięcia. Jednak w praktyce, zwłaszcza w mniejszych firmach, odpowiedzialność często się rozmywa lub spoczywa na barkach właściciela, dyrektora czy lidera zespołu, którzy niekoniecznie mają „Project Manager” w tytule. Co więcej, każdy członek zespołu jest współodpowiedzialny za realizację swoich zadań i komunikowanie postępów.

A dlaczego narzędzia, takie jak te opisane w artykule? Bo próba zarządzania nawet kilkoma projektami za pomocą maili, Excela i karteczek samoprzylepnych szybko prowadzi do frustracji i błędów. Dedykowane narzędzia (nawet te proste i darmowe) wprowadzają strukturę, dają wgląd w całość przedsięwzięcia, automatyzują część pracy (np. przypomnienia), ułatwiają komunikację i dokumentowanie postępów. To centrum dowodzenia, które pozwala trzymać rękę na pulsie. A fakt, że wiele z nich ma świetne aplikacje mobilne, oznacza, że możesz to robić z dowolnego miejsca – co dla zabieganego przedsiębiorcy jest na wagę złota.

Inwestycja w dobre (choćby i proste) narzędzie do zarządzania projektami to nie koszt, ale inwestycja w efektywność, przewidywalność i spokój ducha. To sposób, by zamiast gasić pożary, móc skupić się na strategicznym rozwoju firmy.