12 Błędów w Zarządzaniu Projektami Które Popełniasz Nawet nie Zdając Sobie z Tego Sprawy

"Gdybym tylko pomyślał o tym wcześniej!"

Nawet najbardziej doświadczeni kierownicy projektów popełniają błędy, których można byłoby uniknąć w każdym projekcie. Mając tak wiele procesów do opanowania, trudno jest pilnować wszystkich działań.

Ale to nie znaczy, że nie możesz przygotować się na te nieoczekiwane ewentualności.

1. Nieodpowiednia ocena projektu

Ocena? Czy to nie powinno być na końcu? Nie martw się, to nie pomyłka. Popełnianie błędów w zarządzaniu projektami zaczyna się od analizy poprzednich projektów. Za każdym razem, gdy zamykasz projekt, musisz wszystko przeanalizować i określić, gdzie coś poszło nie tak.

Mniejsze sprawy można rozwiązać, identyfikując problemy i wprowadzając zmiany. Być może wszystko, czego potrzebujesz, to inna praktyka, ale może być konieczna restrukturyzacja działów. Po każdym projekcie poświęć czas na ocenę, co udało się, a co nie. Dalej możesz napisać plan, który pomoże poprawić swoją wydajność w przyszłości.

2. Umiejętność przekonywania kierownictwa

Wśród Twoich najważniejszych zainteresowanych stron są decydenci, którzy mogą dać Ci zielone światło dla Twoich projektów. Oni zarządzają zasobami ludzkimi i finansami, dlatego musisz mieć wiarę w swój projekt, aby oni uwierzyli w ciebie.

Przygotuj efektowną prezentację, która będzie zawierać wszystkie szczegóły i dobry plan. Musisz dać im znać, co w tym planie może przynieść im korzyści. Jeśli nie będą mieli jasnego pojęcia o korzyściach, a Ty nie będziesz śmiały, taka prezentacja może spowodować niepowodzenie twojego projektu. Dzięki informowaniu i inspirowaniu kadry kierowniczej będziesz cieszyć się ich pewnością siebie, która uratuje życie, jeśli nagle nadejdą trudne czasy.

3. Umiejętność przekonywania zespołu

Po rozwiązaniu spraw z przekonywaniem kierownictwa, nadal musisz sprzedawać projekty swojemu zespołowi. Brak inspirowania swojego zespołu jest jednym z najczęściej pomijanych błędów w zarządzaniu projektami, jakie możesz popełnić, więc zrób tak, aby wszyscy poczuli się docenieni. Jeżeli nie będziesz się starać nawiązać kontakt z zespołem, szybko natkniesz się na sytuacje, w których zadania nie będą wykonywane na czas z powodu braku motywacji.

Uczciwość jest kluczowa: jeśli wiesz, że jedno lub dwa zadania mogą wydawać się nużące lub nieistotne, przyznaj to, aby Twój zespół wiedział, że wszystko rozumiesz, ale podkreśl jego znaczenie dla całego sukcesu projektu. Zawsze najlepiej jest uświadomić wszystkim, którzy z Tobą współpracują, mniej przyjemne aspekty, ale także te, które będą im się podobać. Dzięki temu, oczekiwania będą jasne, a Twój zespół nie będzie podatny na stres i zmęczenie podczas realizacji projektu.

4. Brak określenia wskaźników sukcesu

Jeśli nie wiesz, dokąd zmierzasz, nigdy tam nie dotrzesz. Posiadanie niektórych niezmiennych celów do osiągnięcia sukcesu, pomaga uniknąć jednego z największych błędów w zarządzaniu projektem: niezrozumienia, czym naprawdę jest sukces. Wskaźniki sukcesu mogą zmieniać się w przypadku każdego projektu. Dlatego powinieneś zawsze znać potrzeby swojego klienta i jak to może wpływać na Twoją firmę.

Aby stworzyć mapę drogową, która zaznacza wszystkie pola, zaplanuj spotkania, określ jak będzie wyglądał udany projekt i zaplanuj swoje zadania z myślą o tych celach. Trzymaj tę listę na swojej tablicy Kanban, na dole wiadomości e-mail, na tablicy ogłoszeń — w dowolnym miejscu pod ręką. To pomoże Ci przekonać się, że nie tracisz czasu ani zasobów na próżno.

5. Nieodpowiednia lub niewystarczająca komunikacja

Słaba komunikacja to jeden z najczęstszych błędów w zarządzaniu projektami. Wszyscy tam byliśmy: masz ustawione wszystkie zadania, ale jesteś tak zaangażowany w drobiazgi, że zapominasz o tym co się dzieje w tej chwili. Bez regularnej komunikacji i współpracy projektowej Twoi klienci mogą stracić wiarę, a Twój zespół może stracić motywację. Jeśli jednak masz odpowiednie oprogramowanie do komunikacji, możesz na bieżąco informować wszystkich klientów i pracowników o etapach realizacji swojego projektu.

Pamiętaj jednak o ustaleniu właściwych zasad komunikacji — nikt nie chce sobie radzić z przeciążeniem skrzynki odbiorczej, telefonu, który nigdy nie przestaje dzwonić, ani mnóstwa wiadomości push. Unikaj tych typowych błędów w zarządzaniu projektami, ustalając oczekiwania od samego początku. Większość komunikatów dotyczących konkretnych zadań może odbywać się za pośrednictwem oprogramowania do zarządzania zadaniami, ogólnych ogłoszeń przesyłanych pocztą e-mail, współpracy w ramach projektu za pośrednictwem komunikatora online lub połączenia wideo, a także w sytuacjach awaryjnych przez telefon.

6. Nie rozmieniać się na drobne

Jeśli przeciążysz swój harmonogram zbyt wieloma zobowiązaniami, coś powinno się zdarzyć. Freelancerzy często mają własną, szczególną markę błędów w zarządzaniu projektami, a duża z nich bierze na siebie zbyt wiele projektów. Cały ten entuzjazm i wysiłek jest niestety odpłacany nieprzespanymi nocami i błędnymi decyzjami, więc aby uniknąć niepowodzenia projektu, nie wpadaj w tę pułapkę. Ale to nie jedyny sposób na popełnianie typowych błędów w zarządzaniu zasobami projektu.

Niektórzy entuzjastycznie nastawieni kierownicy projektów, na początku swojej kariery, chcą wykonywać wszystkie zadania samodzielnie. Może to doprowadzić do problemów, ponieważ przepracowane i często niedostatecznie wykwalifikowane umysły poświęcasz na zadania, które lepiej wykonaliby zewnętrzni dostawcy. Przeciążanie zasobów to jeden z tych błędów, które ujawniają się dopiero wtedy, gdy jest już za późno. Zaplanuj swój tygodniowy harmonogram pracy w taki sposób, aby był czas na odpoczynek.

Zarządzaj projektami z Bitrix24

Nieograniczona liczba użytkowników za darmo
Zarejestruj się już dziś

7. Częstotliwość spotkań

Jak już wspomnieliśmy, komunikacja jest kluczem do upewnienia się, że wszyscy są na tej samej stronie. Możesz uniknąć niektórych z błędów w zarządzaniu projektami, po prostu planując spotkania w całym projekcie, aby wzbudzić zaufanie i zapewnić aktualizacje wszystkim zaangażowanym. Umów się na regularne rozmowy wideo ze wszystkimi zainteresowanymi stronami i przekonasz się, że ludzie są znacznie bardziej otwarci na zmiany, gdy są o nich świadomi z wyprzedzeniem.

Na te spotkania musisz być w pełni przygotowany, więc rób notatki, gdy zobaczysz coś, co wymaga omówienia i wyślij plan przed spotkaniami. Dzięki dobrze zaplanowanym, zorganizowanym spotkaniom szybko zdobędziesz reputację godnego zaufania kierownika projektu, a nawet rozwiążesz kilka problemów, których sam byś nie rozwiązał.

8. Niech twój projekt wymknie się spod kontroli

Bądźmy szczerzy, nikt nie może utworzyć idealny plan projektu. Szczegółowa analiza zarządzania ryzykiem to jeden ze sposobów na ograniczenie niektórych typowych błędów w zarządzaniu zasobami projektu. W ramach planowania, skontaktuj się z kierownikami działów i dostawcami zewnętrznymi, aby dowiedzieć się, jak uniknąć lub złagodzić ryzyko dla projektu.

Mając już wdrożoną strategię zarządzania ryzykiem, masz plan awaryjny na wypadek, gdyby coś poszło nie zgodnie z oczekiwaniami i możesz wezwać go do usunięcia jednego z najbardziej szkodliwych błędów w zarządzaniu projektem. Wraz z inteligentnym planowaniem analizuj wyniki, aby sprawdzić swoje postępy, zobaczyć wszelkie potencjalne problemy i uniknąć niepowodzenia projektu.

9. Ustalanie nierealistycznych terminów

Menedżerom projektów, którzy są nowicjuszami w grze, łatwo jest zbyt optymistycznie podchodzić do swoich terminów, aby zapewnić sobie umowę i zadowolić klientów. Jest to jednak jedna z największych pułapek, w jakie możesz wpaść. Jeżeli źle rozplanujesz swój czas, możesz wywierać niesprawiedliwą presję na swój zespół i przekraczać terminy.

Jedną z mantr stosowanych przez doświadczonych kierowników projektów jest niedostateczne obietnice i nadmierne dostarczanie. Nie oznacza to, że musisz konkurować poza biznesem, ale pozostawienie sobie pewnej swobody w poprawianiu błędów lub oferowaniu wartości dodanej zapewni Ci godną pozazdroszczenia reputację kierownika projektu. Wykresy Gantta to jeden z najbardziej przyjaznych dla użytkownika sposobów cofnięcia się o krok i zobaczenia szerszego obrazu, ale upewnij się, że te bezcenne luki są zaplanowane tak, aby zapewnić Tobie i Twojemu zespołowi elastyczność niezbędną do dostosowania się w razie potrzeby.

10. Mikrozarządzanie

Kierownicy projektów powinni być świadomi każdej roli odgrywanej w ich projektach, ale nie mogą być ekspertami w każdej dziedzinie. Interwencja w każdym najmniejszym szczególe może wydawać się obraźliwa, frustrująca i jest jedną z największych przyczyn braku motywacji w zespołach. Rozumiemy, chcesz, żeby wszystko poszło gładko, ale poza wszystkim, angażując się w zadania innych ludzi, zaniedbujesz priorytety, takie jak komunikacja z klientami, planowanie na nieoczekiwane ewentualności i analiza ogólnej wydajności swojego projektu.

Mikrozarządzanie to jeden z błędów w zarządzaniu projektami, którego nie można z góry zaplanować. Dzięki jasnym, ale szczegółowym instrukcjom i członkom zespołu, którym ufasz, możesz pozostać przy swojej roli menedżera i nadzorować makro, a nie mikro.

11. Brak oprogramowania do zarządzania projektami po twojej stronie

Techniki starej szkoły są martwe w wodzie. Mając tak wiele do zrobienia, nowoczesne narzędzia do zarządzania projektami mogą być rozwiązaniem tak wielu błędów w zarządzaniu projektami. Dzięki oprogramowaniu do zarządzania zadaniami możesz skonfigurować swój idealny projekt od początku do końca. Ale jeszcze lepiej, możesz przygotować szablony planów awaryjnych, które są gotowe do wdrożenia w każdej chwili. Podobnie śledzenie czasu może pomóc w monitorowaniu wydajności zespołu, a także w planowaniu przyszłych zadań w sposób oparty na danych.

Twoje narzędzia do zarządzania projektami to miejsce, w którym powinna odbywać się cała komunikacja oparta na zadaniach, a wszyscy zaangażowani są powiadamiani o każdej aktualizacji i zmianie.

12. Ignorowanie automatyzacji

Zadania administracyjne są oczywiście główną częścią projektów, ale to nie znaczy, że musisz się nimi zajmować. Jeśli jeszcze nie korzystasz z automatyzacji, wtedy nastąpił czas zacząć. Nie tylko oszczędzasz dużo czasu i skupiasz się bardziej na wykonywanej pracy, ale także zmniejszasz margines błędu ludzkiego — zwłaszcza przy stresujących projektach. Automatyzacje mogą być tak proste, jak wysyłanie przypomnień lub zadań cyklicznych, ale możesz także użyć zależności, aby automatycznie przypisać zadanie po zakończeniu poprzedniego.

Dodając do swojego zespołu inteligentne technologie, takie jak automatyzacja, przeznaczysz znacznie więcej czasu, aby umożliwić zespołowi to, co robi najlepiej. Jeśli jeszcze nie popełniłeś tych błędów, mamy nadzieję, że wyciągnąłeś wnioski na przyszłość w zarządzaniu projektami. Oczywiście nigdy nie można oczekiwać nieoczekiwanego, ale mając na uwadze naszą listę, znacznie mniej prawdopodobne jest, że popełnisz te błędy w zarządzaniu projektami w przyszłości. Wiele z wyżej wymienionych błędów ma dość proste rozwiązanie: wybierz świetne narzędzie do zarządzania projektami i możesz wyciąć wszelkiego rodzaju potencjalne problemy.

Bitrix24 oferuje wszystkie funkcje potrzebne do prowadzenia projektów i jest tak łatwy w użyciu, że możesz zacząć działać w mgnieniu oka. Ale to nie jest najlepsze. Nie musisz nawet nic inwestować, aby zacząć! Zarejestruj się w Bitrix24 już dziś i zobacz, jak może ułatwić Ci pracę i wyeliminować klasyczne błędy w zarządzaniu projektami.

FAQ

---