20 najlepszych narzędzi do planowania projektów w 2025 roku

Platformy zintegrowane, takie jak Bitrix24, oferują unikalną wartość poprzez połączenie zarządzania projektami z CRM i innymi narzędziami biznesowymi. Monday.com, ClickUp i Asana są często chwalone za połączenie bogatej funkcjonalności z intuicyjnym interfejsem. Jira pozostaje standardem dla zespołów deweloperskich pracujących w metodykach Agile. Rozwiązania takie jak Wrike czy Microsoft Project są cenione w środowiskach korporacyjnych przy zarządzaniu złożonymi projektami.

Aby wyłonić Top 20, przeanalizowaliśmy 40 popularnych narzędzi do zarządzania projektami dostępnych na rynku. Pod uwagę wzięliśmy kluczowe kryteria oceny, które są niezbędne dla efektywnego planowania i realizacji projektów:

• Zakres funkcji: dostępność narzędzi do zarządzania zadaniami, harmonogramowania (widoki Gantta, Kanban, kalendarza), zarządzania zasobami, śledzenia czasu, raportowania, budżetowania i współpracy.
• Łatwość użycia: intuicyjność interfejsu, szybkość wdrożenia w zespole, dostępność materiałów szkoleniowych i wsparcia.
• Możliwości integracji: zdolność do łączenia się z innymi kluczowymi narzędziami biznesowymi (np. komunikatory, kalendarze, systemy CRM, narzędzia deweloperskie, repozytoria plików).
• Elastyczność i personalizacja: możliwość dostosowania platformy do specyficznych procesów firmy, różnych metodologii zarządzania oraz tworzenia niestandardowych pól, widoków i automatyzacji.
• Stosunek ceny do jakości: struktura cenowa, dostępność planu darmowego lub okresu próbnego, ogólna wartość oferowana w ramach poszczególnych planów.

Narzędzia zostały ocenione pod kątem tych kryteriów, co pozwoliło na stworzenie poniższego rankingu.

Ważne: z uwagi na specyfikę narzędzi, ceny często różnią się w zależności od liczby pracowników. Podane wartości mogą ulec zmianie (np. niektóre narzędzia będą droższe, jeśli wykupujesz miejsca dla kilku pracowników, zamiast dla dużego zespołu). W przypadku platform takich jak Bitrix24 podana cena jest stała i rozmiar zespołu nie ma na nią wpływu. Sprawdź ich ofertę poniżej lub na stronie.

1. Bitrix24

Kompleksowa platforma biznesowa oferująca znacznie więcej niż tylko zarządzanie projektami. Łączy w sobie funkcje CRM, narzędzia komunikacyjne (czat, wideo, intranet), zarządzanie dokumentami, HR, a także zaawansowane możliwości zarządzania projektami i zadaniami. W kontekście planowania oferuje m.in. zadania, zależności, wykresy Gantta, tablice Kanban, śledzenie czasu, zarządzanie obciążeniem zasobów i raportowanie. Główną zaletą jest integracja wszystkich tych narzędzi w jednym miejscu, eliminująca potrzebę korzystania z wielu oddzielnych aplikacji.

• Zalety: wszechstronność (all-in-one), natywna integracja z CRM i innymi modułami, rozbudowane funkcje projektowe (Gantt, Kanban, zasoby), dostępne wersje w Chmurze i On-premise, plan darmowy.
• Cennik: dostępny plan darmowy z ograniczeniami. Płatne plany (Basic, Standard, Professional, Enterprise) oferują różne limity użytkowników i funkcji, zaczynając od 199 zł/miesiąc dla 5 użytkowników (Basic, przy płatności rocznej).

2. Monday.com

Elastyczna platforma do zarządzania pracą (Work OS), która wyróżnia się kolorowym, intuicyjnym interfejsem i szerokimi możliwościami personalizacji. Umożliwia zarządzanie projektami, zadaniami, procesami i workflowami w jednym miejscu. Oferuje liczne widoki danych (tabele, Kanban, Gantt, kalendarz, dashboardy), potężne narzędzia do automatyzacji rutynowych zadań oraz bogaty marketplace z aplikacjami i integracjami. Mocną stroną jest łatwość adaptacji do różnorodnych potrzeb zespołów, od marketingu po rozwój produktu.

• Zalety: intuicyjność, elastyczność, świetne możliwości wizualizacji i raportowania, rozbudowana automatyzacja, duży wybór szablonów i integracji.
• Cennik: dostępny ograniczony plan darmowy dla max. 2 użytkowników. Plany płatne zaczynają się od ok. 9-12 $/użytkownika/miesiąc (plan Basic, min. 3 użytkowników, przy płatności rocznej). Dostępne wyższe plany (Standard, Pro, Enterprise) z rosnącą funkcjonalnością.

3. ClickUp

ClickUp to wszechstronna platforma oferująca bardzo szeroki zakres funkcji: od zarządzania zadaniami i projektami (wiele widoków, w tym List, Board, Calendar, Gantt, Mind Map), przez zarządzanie dokumentami (ClickUp Docs), cele (Goals), po wbudowany czat i śledzenie czasu.

• Zalety: ogromna wszechstronność funkcji, wysoki stopień personalizacji, rozbudowany plan darmowy, konkurencyjne ceny planów płatnych, ciągły rozwój i dodawanie nowych funkcji.
• Cennik: dostępny bardzo funkcjonalny plan darmowy („Free Forever”) z pewnymi limitami (np. na liczbę użyć niektórych funkcji czy przestrzeń dyskową). Plany płatne zaczynają się od ok. 7 $/użytkownika/miesiąc (plan Unlimited, przy płatności rocznej).

4. Asana

Jedno z najpopularniejszych i najbardziej dojrzałych narzędzi do zarządzania pracą i projektami. Asana jest ceniona za przejrzysty interfejs, elastyczność w organizacji zadań i projektów (widoki List, Board, Timeline, Calendar) oraz silne funkcje współpracy. Umożliwia łatwe przypisywanie zadań, ustalanie zależności, śledzenie postępów i komunikację w kontekście konkretnych zadań.

• Zalety: intuicyjny interfejs, elastyczność w zarządzaniu zadaniami, dobre funkcje współpracy i komunikacji, silna automatyzacja, bogata biblioteka integracji.
• Cennik: dostępny darmowy plan dla zespołów do 10 osób z podstawowymi funkcjami. Plany płatne zaczynają się od ok. 10,99 $/użytkownika/miesiąc (plan Starter, przy płatności rocznej).

5. Wrike

Zaawansowana i skalowalna platforma do zarządzania projektami i pracą, skierowana głównie do średnich i dużych firm oraz zespołów marketingowych, kreatywnych i operacyjnych. Wrike oferuje rozbudowane funkcje planowania (interaktywne wykresy Gantta, tablice), zarządzania zasobami, śledzenia czasu, budżetowania, a także potężne narzędzia do automatyzacji przepływów pracy i tworzenia niestandardowych raportów.

• Zalety: skalowalność, bezpieczeństwo klasy enterprise, silne funkcje zarządzania zasobami i automatyzacji, dobre możliwości raportowania.
• Cennik: dostępny darmowy plan dla małych zespołów. Plany płatne (Team, Business, Enterprise, Pinnacle) oferują rosnący zakres funkcji, zaczynając od ok. 9,80 $/użytkownika/miesiąc (Team, przy płatności rocznej).

6. Smartsheet

Unikalne narzędzie, które łączy znajomy interfejs arkusza kalkulacyjnego z zaawansowanymi funkcjami zarządzania projektami i pracą. Umożliwia tworzenie dynamicznych arkuszy do śledzenia zadań, budżetów, harmonogramów, z możliwością przełączania widoków (Grid, Gantt, Card, Calendar).

• Zalety: znajomy interfejs arkusza, duża elastyczność i wszechstronność zastosowań, silna automatyzacja, dobre możliwości raportowania i tworzenia dashboardów.
• Cennik: dostępny darmowy plan z ograniczeniami. Plany płatne (Pro, Business, Enterprise) zaczynają się od ok. 7 $/użytkownika/miesiąc (Pro, przy płatności rocznej).

7. Jira

Standard branżowy dla zespołów programistycznych pracujących w metodykach Agile (Scrum, Kanban). Jira (część Atlassian) oferuje wyspecjalizowane narzędzia do zarządzania backlogiem produktu, planowania sprintów, śledzenia zadań (issues) i błędów (bugs), zarządzania wydaniami (releases) oraz tworzenia zaawansowanych raportów Agile (np. burndown chart, velocity chart).

• Zalety: głęboka specjalizacja dla Agile/DevOps, potężne możliwości śledzenia zadań i błędów, raportowanie Agile, integracja z ekosystemem Atlassian.
• Cennik: dostępny darmowy plan dla zespołów do 10 użytkowników. Plany płatne (Standard, Premium, Enterprise) zaczynają się od ok. 8,15 $/użytkownika/miesiąc (Standard, przy płatności rocznej — cena może się różnić w zależności od produktu Jira).

8. Trello

Niezwykle proste i intuicyjne narzędzie do zarządzania zadaniami i projektami oparte na wizualnej metodologii Kanban. Wykorzystuje tablice (Boards), listy (Lists) i karty (Cards), które można łatwo przeciągać i upuszczać, aby odzwierciedlić przepływ pracy. Idealne do organizacji prostszych projektów, zadań zespołowych czy nawet osobistych list „to-do”. Funkcjonalność można rozszerzać za pomocą „Power-Ups” (integracje i dodatkowe funkcje) oraz automatyzacji „Butler”.

• Zalety: wyjątkowa prostota i łatwość użycia, wizualny interfejs Kanban, dobra współpraca w czasie rzeczywistym, elastyczność w zastosowaniach, dostępny funkcjonalny plan darmowy.
• Cennik: dostępny użyteczny plan darmowy. Plany płatne (Standard, Premium, Enterprise) oferują więcej tablic, zaawansowane funkcje, większe limity Power-Ups i automatyzacji, zaczynając od ok. 5 $/użytkownika/miesiąc (Standard, przy płatności rocznej).

9. Microsoft Project

Wieloletni standard w zarządzaniu projektami, szczególnie w dużych organizacjach i przy projektach realizowanych metodyką Waterfall. MS Project oferuje bardzo rozbudowane funkcje planowania, tworzenia szczegółowych harmonogramów (wykresy Gantta z analizą ścieżki krytycznej), zarządzania zasobami, budżetowania i raportowania.

• Zalety: bardzo zaawansowane funkcje harmonogramowania i zarządzania zasobami, standard w wielu branżach, integracja z ekosystemem Microsoft, dostępne wersje desktop i cloud.
• Cennik: brak planu darmowego. Plany w chmurze zaczynają się od ok. 10 $/użytkownika/miesiąc (Project Plan 1). Wersje desktopowe są droższe i kupowane jako licencje wieczyste lub subskrypcje.

10. Zoho Projects

Solidne narzędzie do zarządzania projektami będące częścią rozbudowanego ekosystemu aplikacji biznesowych Zoho. Oferuje kompleksowe funkcje, w tym zarządzanie zadaniami, podział na kamienie milowe, wykresy Gantta, śledzenie czasu, fakturowanie, zarządzanie dokumentami, forum dyskusyjne i raportowanie.

• Zalety: dobry stosunek ceny do jakości, kompleksowe funkcje, integracja z szerokim ekosystemem Zoho, dostępne śledzenie czasu i fakturowanie.
• Cennik: dostępny darmowy plan dla 3 użytkowników i 2 projektów. Plany płatne (Premium, Enterprise) są konkurencyjne cenowo, zaczynając od ok. 4-5 €/użytkownika/miesiąc (Premium, przy płatności rocznej).

11. Teamwork

Platforma do zarządzania projektami stworzona z myślą o usprawnieniu współpracy i komunikacji, szczególnie ceniona przez agencje i firmy świadczące usługi klientom. Teamwork oferuje kompleksowy zestaw narzędzi, w tym zarządzanie zadaniami z różnymi widokami, harmonogramowanie (wykresy Gantta), szczegółowe śledzenie czasu pracy, wbudowane fakturowanie powiązane z projektami, zarządzanie zasobami i ryzykiem.

• Zalety: silne funkcje współpracy i komunikacji, zintegrowane śledzenie czasu i fakturowanie, dobre zarządzanie zasobami, przejrzysty interfejs, opcje dla pracy z klientami.
• Cennik: dostępny darmowy plan („Free Forever”) z podstawowymi funkcjami dla małych zespołów (do 5 użytkowników). Plany płatne zaczynają się od ok. 5,99 $/użytkownika/miesiąc (plan Starter, przy płatności rocznej).

12. Basecamp

Klasyczne i cenione narzędzie, które celowo upraszcza zarządzanie projektami, koncentrując się na komunikacji i organizacji pracy w jednym miejscu. Zamiast przeładowania funkcjami, Basecamp oferuje każdemu projektowi dedykowaną przestrzeń z sześcioma podstawowymi narzędziami.

• Zalety: wyjątkowa prostota obsługi, centralizacja komunikacji i zadań projektowych, prosta struktura, unikalny model cenowy „flat rate” w planie Pro Unlimited (bez opłat za użytkownika).
• Cennik: dostępny ograniczony plan darmowy. Standardowy plan „Basecamp” kosztuje ok. 15 $/użytkownika/miesiąc. Plan „Pro Unlimited” oferuje stałą cenę ok. 299 $/miesiąc (przy płatności rocznej) za nielimitowaną liczbę użytkowników, projektów i 5 TB przestrzeni dyskowej.

13. ProofHub

Wszechstronna platforma do zarządzania projektami i współpracy zespołowej, która wyróżnia się zaawansowanymi funkcjami recenzowania i zatwierdzania materiałów kreatywnych (online proofing). Oprócz standardowego zestawu narzędzi PM (zadania, widoki Kanban i Gantt, kalendarz, śledzenie czasu, czat, raporty), ProofHub umożliwia łatwe dodawanie komentarzy, adnotacji i oznaczanie zmian bezpośrednio na plikach graficznych, PDF, wideo, co znacznie usprawnia proces akceptacji w zespołach kreatywnych i marketingowych.

• Zalety: zintegrowane, zaawansowane narzędzia do proofingu online, szeroki zakres funkcji zarządzania projektami, prosty model cenowy bez opłat za użytkownika.
• Cennik: brak planu darmowego, ale dostępny okres próbny. Plany płatne mają stałą cenę miesięczną (niezależną od liczby użytkowników): Essential ok. 45 $/miesiąc, Ultimate Control ok. 89 $/miesiąc (przy płatności rocznej).

14. MeisterTask

Intuicyjne i wizualnie atrakcyjne narzędzie do zarządzania zadaniami, bazujące na metodyce Kanban. Stworzone przez twórców MindMeister (narzędzie do map myśli), MeisterTask pozwala na tworzenie elastycznych tablic projektowych z konfigurowalnymi sekcjami.

• Zalety: elegancki i bardzo intuicyjny interfejs Kanban, łatwość obsługi, dobra integracja z MindMeister, funkcje automatyzacji workflow, dostępne aplikacje mobilne.
• Cennik: dostępny darmowy plan Basic z podstawowymi funkcjami dla indywidualnych użytkowników. Plany płatne zaczynają się od ok. 6,5-7 €/użytkownika/miesiąc (Pro, przy płatności rocznej), oferując m.in. nielimitowane projekty, automatyzacje i integracje.

15. Nifty

Nowoczesna platforma do zarządzania przepływem pracy projektowej, mająca na celu stworzenie centrum dowodzenia dla zespołów. Nifty integruje zarządzanie zadaniami (z widokami Listy, Kanban, Kalendarza i Osi czasu/Roadmap), zarządzanie kamieniami milowymi (wizualizacja postępów w stylu Gantta), dyskusje projektowe, zarządzanie dokumentami i plikami oraz śledzenie czasu w jednym interfejsie.

• Zalety: zintegrowane podejście (zadania, kamienie milowe, dyskusje, dokumenty), nowoczesny i przejrzysty interfejs, wizualizacja postępów projektów, możliwość ustawiania celów projektowych.
• Cennik: dostępny darmowy plan z ograniczeniami (np. 2 aktywne projekty). Plany płatne zaczynają się od ok. 39-49 $/miesiąc za zespół (plan Starter dla max. 10 członków, przy płatności rocznej).

16. Freedcamp

Narzędzie do zarządzania projektami, które wyróżnia się bardzo szerokim zakresem funkcji już w darmowej wersji. Umożliwia zarządzanie zadaniami (z różnymi widokami, w tym Lista, Kanban, Gantt), kamieniami milowymi, kalendarzem, plikami, dyskusjami, a nawet śledzeniem czasu i prostym CRM (w płatnych dodatkach).

• Zalety: wyjątkowo bogaty i funkcjonalny plan darmowy, szeroki zakres dostępnych modułów, elastyczność dzięki płatnym dodatkom, brak limitu użytkowników w planie darmowym.
• Cennik: podstawowa wersja jest darmowa i oferuje nielimitowaną liczbę użytkowników, projektów i zadań. Plany płatne (Pro, Business, Enterprise) dodają zaawansowane funkcje (np. raporty, integracje, fakturowanie, CRM), wsparcie i większą przestrzeń dyskową, zaczynając od bardzo konkurencyjnej ceny ok. 1,49 $/użytkownika/miesiąc (Pro, przy płatności rocznej).

17. Paymo

Platforma do zarządzania pracą i projektami stworzona głównie z myślą o freelancerach, agencjach kreatywnych i firmach usługowych, które potrzebują ściśle powiązać zarządzanie projektami ze śledzeniem czasu pracy i fakturowaniem.

• Zalety: silna integracja zarządzania projektami ze śledzeniem czasu i fakturowaniem, idealne dla firm rozliczających się za czas pracy, zarządzanie finansami projektu, przejrzyste raportowanie.
• Cennik: dostępny darmowy plan dla 1 użytkownika. Plany płatne dla zespołów (Starter, Small Office, Business) zaczynają się od ok. 5-6 $/użytkownika/miesiąc (Starter, przy płatności rocznej) lub ok. 10-12 $/użytkownika/miesiąc (Small Office, przy płatności rocznej).

18. TeamGantt

Specjalistyczne narzędzie online skoncentrowane na tworzeniu, udostępnianiu i zarządzaniu harmonogramami projektów za pomocą intuicyjnych i łatwych w obsłudze wykresów Gantta. Umożliwia wizualne planowanie zadań, ustalanie zależności, przypisywanie zasobów, monitorowanie postępów i zarządzanie obciążeniem zespołu.

• Zalety: wyjątkowa łatwość tworzenia i edycji wykresów Gantta, bardzo intuicyjny interfejs, dobra wizualizacja harmonogramu i zależności, funkcje zarządzania obciążeniem zespołu.
• Cennik: dostępny darmowy plan dla małych projektów (do 3 użytkowników, 1 projekt, ograniczone funkcje Gantta). Plany płatne (Standard, Advanced) zaczynają się od ok. 19-24 $/menedżera/miesiąc (Standard, przy płatności rocznej), z dodatkowymi opłatami za współpracowników.

19. Planview

Planview to dostawca zaawansowanych rozwiązań klasy enterprise do zarządzania strategicznym portfolio (SPM — Strategic Portfolio Management) i przepływem wartości (VSM — Value Stream Management). Ich produkty są przeznaczone dla dużych organizacji do planowania strategicznego, zarządzania portfelem programów i projektów (PPM), alokacji zasobów na poziomie przedsiębiorstwa, zarządzania finansami inwestycji oraz analizy i podejmowania decyzji na poziomie zarządczym. Są to złożone systemy wymagające dedykowanego wdrożenia.

• Zalety: kompleksowe podejście do zarządzania portfelem i strategią, skalowalność dla dużych korporacji, zaawansowane analizy i wsparcie dla decyzji strategicznych, wsparcie dla biur zarządzania projektami (PMO).
• Cennik: ceny ustalane indywidualnie po kontakcie z działem sprzedaży Planview. Ze względu na charakter enterprise, należy oczekiwać znaczących kosztów licencji/subskrypcji oraz wdrożenia.

20. Google Workspace

Chociaż Google Workspace nie jest dedykowaną platformą do zarządzania projektami, stanowi zestaw zintegrowanych narzędzi chmurowych, które mogą być efektywnie wykorzystywane do planowania i realizacji prostszych projektów, zwłaszcza w małych zespołach.

• Zalety: powszechna znajomość i dostępność, doskonała współpraca w czasie rzeczywistym, dobra integracja między aplikacjami Google, niski próg wejścia dla prostych potrzeb, przystępne ceny planów biznesowych.
• Cennik: dostępne darmowe konta Google do użytku osobistego (z ograniczeniami np. przestrzeni dyskowej). Płatne plany Google Workspace dla firm (Business Starter, Standard, Plus; Enterprise) oferują więcej przestrzeni, zaawansowane funkcje administracyjne i wsparcie, zaczynając od ok. 6 $/użytkownika/miesiąc (Business Starter).