5 Najlepszych alternatyw dla Trello do zarządzania projektami w 2025 r.

1. Bitrix24

Na pierwszym miejscu listy alternatyw dla Trello znajduje się Bitrix24 – kompleksowa platforma biznesowa wspierana przez AI, w której zarządzanie projektami stanowi jeden z wielu rozbudowanych modułów.

Jeśli potrzebujesz więcej niż podstawowego zarządzania kartami w stylu Kanban i szukasz rozwiązania, które zintegruje przepływ pracy nad projektami z zarządzaniem relacjami z klientem (CRM), komunikacją wewnętrzną (czat, wideo, intranet), zarządzaniem dokumentami, a nawet narzędziami HR czy centrum kontaktowym, Bitrix24 będzie odpowiednim wyborem. W przeciwieństwie do Trello, które koncentruje się na organizacji zadań, Bitrix24 stanowi rozwiązanie typu “wszystko w jednym” do zarządzania przedsiębiorstwem.

W zakresie zarządzania projektami Bitrix24 oferuje znacznie więcej niż Trello. Do dyspozycji masz nie tylko tablice Kanban, ale również interaktywne wykresy Gantta z zależnościami między zadaniami, widok listy, kalendarza, planowania zasobów (obciążenie pracowników), zaawansowane śledzenie czasu pracy powiązane z zadaniami oraz rozbudowane możliwości raportowania. Możesz tworzyć złożone struktury projektów z zadaniami, podzadaniami i checklistami, przypisywać role, monitorować budżety (co może wymagać dodatkowej konfiguracji) i automatyzować powtarzalne procesy za pomocą wbudowanego narzędzia Robotic Process Automation (RPA) lub prostszych reguł.

Tym, co naprawdę wyróżnia Bitrix24 na tle Trello, jest integracja z CRM. Możesz łatwo tworzyć projekty i zadania powiązane z konkretnymi klientami, leadami czy szansami sprzedaży. Postępy w projekcie mogą automatycznie aktualizować statusy w CRM, a cała historia komunikacji i działań związanych z klientem jest dostępna w jednym miejscu. Dla firm, których projekty są ściśle powiązane ze sprzedażą i obsługą klienta (np. agencje, firmy wdrożeniowe), jest to ogromna przewaga.

Kolejnym unikalnym atutem jest dostępność wersji on-premise, którą można zainstalować na własnych serwerach. Daje to pełną kontrolę nad danymi i możliwość modyfikacji kodu źródłowego – opcja nieosiągalna w Trello i większości platform SaaS.

Czy Bitrix24 jest dla każdego, kto szuka alternatywy dla Trello? Raczej nie. Dla osób poszukujących prostego narzędzia do wizualizacji zadań Bitrix24 może okazać się zbyt rozbudowany. Jednak dla firm, które szukają jednego, potężnego systemu do zarządzania wieloma aspektami działalności, chcą uniknąć kosztów i problemów związanych z integracją wielu oddzielnych narzędzi, a do tego cenią sobie dostępność planu darmowego i opcji on-premise, Bitrix24 jest niezwykle atrakcyjną alternatywą, która oferuje znacznie więcej niż tylko zarządzanie projektami.

Plany cenowe:

• Free: darmowy plan z podstawowymi funkcjami zarządzania projektami, CRM, komunikacji, ale ze znacznymi ograniczeniami (np. liczba użytkowników w niektórych modułach, przestrzeń dyskowa, brak niektórych zaawansowanych funkcji).
• Basic: 199 zł miesięcznie (przy rozliczeniu rocznym). Obejmuje 5 użytkowników i rozszerza możliwości CRM oraz dodaje więcej przestrzeni dyskowej.
• Standard: 399 zł miesięcznie (przy rozliczeniu rocznym). Obejmuje 50 użytkowników, dodaje m.in. więcej funkcji marketingowych i administracyjnych.
• Professional: 799 zł miesięcznie (przy rozliczeniu rocznym). Obejmuje 100 użytkowników, dodaje automatyzację procesów biznesowych (RPA), zaawansowane funkcje HR i analitykę.
• Enterprise: 1 599 zł miesięcznie (przy rozliczeniu rocznym). Obejmuje 250 użytkowników (z możliwością rozszerzenia), klastry dla większej wydajności i skalowalności.

Uwaga: wszystkie podane ceny są orientacyjne (stan na marzec 2025), bazują zazwyczaj na płatności rocznej i mogą się różnić w zależności od kursów walut oraz aktualnych promocji dostawców. Zawsze należy sprawdzić aktualne cenniki i warunki na oficjalnych stronach internetowych narzędzi.

2. Asana

Jeśli czujesz, że Trello staje się dla Ciebie zbyt ciasne, ale nadal cenisz sobie przejrzystość i elastyczność, Asana jest prawdopodobnie jednym z pierwszych miejsc, w które powinieneś zajrzeć. To popularna platforma do zarządzania pracą, która oferuje znacznie szersze spektrum możliwości niż klasyczne Trello, jednocześnie zachowując stosunkowo przyjazny interfejs użytkownika.

Główną przewagą Asany nad Trello jest różnorodność widoków. Oprócz dobrze zaimplementowanej tablicy Kanban (Board view), dostajesz tu klasyczną Listę zadań (List view), która świetnie sprawdza się do szybkiego przeglądania i sortowania, Oś Czasu (Timeline view) – wizualny harmonogram w stylu Gantta, idealny do planowania zależności i śledzenia postępów w czasie, oraz widok Kalendarza (Calendar view) do planowania zadań w kontekście dat. Ta elastyczność pozwala każdemu członkowi zespołu pracować w sposób, który najbardziej mu odpowiada, a menedżerom daje pełniejszy obraz projektu.

Asana idzie też o krok dalej w kwestii strukturyzacji pracy. Możesz tworzyć zadania, podzadania (i pod-podzadania!), ustalać zależności między nimi (np. zadanie B nie może się rozpocząć, zanim A się nie zakończy), przypisywać wiele osób do jednego z nich, dodawać niestandardowe pola, aby śledzić specyficzne dla projektu informacje (np. budżet, priorytet, status klienta). W porównaniu do Trello, gdzie struktura jest bardziej płaska (karty na listach), Asana oferuje znacznie głębsze możliwości organizacji złożonych projektów.

Kolejnym atutem Asany jest automatyzacja. Za pomocą prostych "Reguł" (Rules) możesz zautomatyzować powtarzalne czynności – np. przypisać zadanie do konkretnej osoby po przeniesieniu go do kolumny "Do zrobienia", powiadomić zespół na Slacku o ukończeniu pracy, czy zmienić termin zadania, gdy zmieni się status innego. To funkcje, które w Trello wymagają często płatnych Power-Upów lub bardziej złożonej konfiguracji Butlera, a w Asanie są integralną częścią platformy (nawet w planach płatnych niższego szczebla).

Czy Asana ma wady w porównaniu do Trello? Dla niektórych może być na początku nieco bardziej skomplikowana ze względu na większą liczbę funkcji i opcji. Model cenowy oparty na liczbie użytkowników może być też droższy dla większych zespołów niż stałe stawki w niektórych planach Trello (choć Asana również oferuje plan darmowy). Jednak dla zespołów, które potrzebują więcej struktury, widoków, automatyzacji i możliwości raportowania niż oferuje Trello, Asana jest naturalnym i bardzo dobrym krokiem naprzód.

Plany cenowe:

• Personal: do 10 członków zespołu, podstawowe funkcje zarządzania zadaniami (widoki Listy, Tablicy, Kalendarza), nieograniczone projekty i zadania, podstawowe raportowanie.
• Starter: od ok. 10.99 $/użytkownika/miesiąc (przy płatności rocznej). Dodaje widok Osi Czasu (Timeline), Reguły automatyzacji, niestandardowe pola, zaawansowane wyszukiwanie, dashboardy i inne.
• Advanced: od ok. 24.99 $/użytkownika/miesiąc (przy płatności rocznej). Dodaje funkcje takie jak Goals (Cele), zarządzanie obciążeniem pracą (Workload), formularze z logiką warunkową, bloki czasowe i więcej.
• Enterprise: ceny ustalane indywidualnie. Zaawansowane bezpieczeństwo, administracja i wsparcie.

3. Monday.com

Jeśli tym, co najbardziej cenisz w Trello, jest jego wizualny charakter, ale zaczyna Ci brakować mocy i elastyczności — Monday.com może być Twoim nowym ulubionym narzędziem. Ta platforma, określająca się mianem "Work OS" (Systemu Operacyjnego dla Pracy), przenosi wizualne zarządzanie projektami na zupełnie nowy poziom, oferując jednocześnie potężne możliwości personalizacji i automatyzacji.

Podstawą Monday.com są tablice (Boards), które jednak, w przeciwieństwie do statycznych tablic Trello, są dynamiczne i konfigurowalne. Możesz dodawać dziesiątki różnych typów kolumn (statusy, osoby, daty, liczby, formuły, śledzenie czasu, oceny i wiele innych), tworząc tablice idealnie dopasowane do Twojego procesu. Co więcej, te same dane możesz oglądać w różnych widokach – jako klasyczną tabelę, tablicę Kanban (podobną do Trello, ale bardziej konfigurowalną), wykres Gantta, kalendarz, mapę, a nawet tworzyć własne, zaawansowane pulpity menedżerskie (Dashboards) z wykresami i kluczowymi wskaźnikami. Ta wszechstronność widoków to ogromna przewaga nad Trello, które skupia się głównie na Kanbanie.

Monday.com wyróżnia się również w dziedzinie automatyzacji. Platforma oferuje bardzo intuicyjny kreator automatyzacji oparty na zasadzie "Kiedy zdarzy się X, zrób Y". Możesz łatwo tworzyć reguły, które np. powiadamiają menedżera, gdy zadanie jest opóźnione, przenoszą element do innej grupy po zmianie statusu, tworzą zadanie cykliczne co tydzień, czy wysyłają e-mail do klienta po zakończeniu projektu. Możliwości są ogromne i pozwalają zaoszczędzić mnóstwo czasu na ręcznych czynnościach, znacznie wykraczając poza podstawowe automatyzacje dostępne w darmowym Trello.

Podobnie jak Asana, Monday.com oferuje bogate możliwości współpracy. Możesz komentować poszczególne elementy (zadania), oznaczać członków zespołu, udostępniać pliki, a nawet tworzyć dedykowane formularze (WorkForms), które pozwalają zbierać informacje od osób spoza zespołu (np. zgłoszenia błędów, zamówienia) i automatycznie dodawać je do odpowiedniej tablicy.

W porównaniu do Trello Monday.com jest narzędziem zdecydowanie bardziej rozbudowanym i oferującym większą "głębię" funkcjonalną. Ta wszechstronność ma jednak swoją cenę – zwłaszcza wymóg minimum 3 użytkowników w planach płatnych, może być barierą dla najmniejszych zespołów czy freelancerów. Mimo to, dla zespołów, które potrzebują wizualnego, ale jednocześnie potężnego i elastycznego narzędzia do zarządzania różnorodnymi procesami, Monday.com jest jedną z najlepszych dostępnych alternatyw dla Trello.

Plany cenowe:

• Free: do 2 użytkowników, do 3 tablic, podstawowe funkcje, ograniczona liczba elementów.
• Basic: od ok. $9-$12/użytkownika/miesiąc (min. 3 użytkowników, płatność roczna). Nieograniczone tablice i elementy, 5 GB przestrzeni, priorytetowe wsparcie.
• Standard: od ok. $12-$14/użytkownika/miesiąc (min. 3 użytkowników, płatność roczna). Dodaje widoki Timeline, Gantt i Calendar, automatyzacje i integracje (z limitami), dostęp dla gości.
• Pro: od ok. $19-$24/użytkownika/miesiąc (min. 3 użytkowników, płatność roczna). Dodaje prywatne tablice, śledzenie czasu, więcej automatyzacji/integracji, zaawansowane raportowanie.
• Enterprise: ceny ustalane indywidualnie. Zaawansowane funkcje bezpieczeństwa, administracji, analityki i wsparcia.

4. ClickUp

Jeśli korzystając z Trello czujesz, że brakuje Ci bardziej zaawansowanych funkcji i elastyczności, warto przyjrzeć się ClickUp. To rozbudowane narzędzie do zarządzania projektami i zadaniami, które deklaruje, że jest „jedną aplikacją, która zastąpi wszystkie inne”. Choć to hasło marketingowe, ClickUp rzeczywiście oferuje imponującą liczbę funkcji i szerokie możliwości personalizacji, znacznie przewyższające to, co znajdziesz w Trello.

Podstawą ClickUp jest hierarchiczna struktura (Przestrzenie -> Foldery -> Listy -> Zadania -> Podzadania -> Checklisty), która pozwala bardzo precyzyjnie organizować pracę — w przeciwieństwie do płaskiej struktury Trello. Ale prawdziwa siła tkwi w liczbie dostępnych widoków. Oprócz standardowej Listy i Tablicy Kanban ClickUp oferuje widok Kalendarza, Wykresu Gantta, Mapy Myśli, Tabeli (w stylu arkusza kalkulacyjnego), Aktywności, Obciążenia Pracą, Mapy (dla zadań z lokalizacją) i wiele innych. Możesz przełączać się między nimi jednym kliknięciem, dostosowując sposób prezentacji danych do aktualnych potrzeb.

To, co naprawdę wyróżnia ClickUp, to wbudowanie wielu dodatkowych narzędzi w jedną platformę. Masz tu nie tylko zarządzanie zadaniami, ale także ClickUp Docs (do tworzenia dokumentacji, baz wiedzy, notatek ze spotkań – coś, czego w Trello brakuje), Whiteboards (do wspólnego rysowania i burzy mózgów), Goals (do śledzenia celów), wbudowany Czat i Notepad. Idea jest taka, abyś jak najrzadziej musiał opuszczać ClickUp w trakcie swojej pracy.

Czy jest to idealna alternatywa dla Trello? Jeśli szukasz czegoś z podobną prostotą, to raczej nie. ClickUp jest zdecydowanie bardziej złożony. Ale jeśli potrzebujesz narzędzia o niemal nieograniczonych możliwościach, które pozwoli Ci zarządzać nie tylko prostymi zadaniami, ale całymi skomplikowanymi projektami i procesami, a do tego cenisz sobie możliwość posiadania wielu narzędzi w jednym miejscu i bardzo hojny plan darmowy – ClickUp jest absolutnie wart rozważenia.

Plany cenowe:

• Free Forever: darmowy plan z nieograniczonymi zadaniami i członkami, ale z limitami na przestrzeń dyskową (100MB), liczbę użyć niektórych funkcji (np. Gantt, Mind Maps, Custom Fields) i historię aktywności.
• Unlimited: od ok. $7/użytkownika/miesiąc (przy płatności rocznej). Znosi większość limitów planu darmowego, dodaje nieograniczoną przestrzeń, więcej widoków, raportowanie, dostęp dla gości.
• Business: od ok. $12/użytkownika/miesiąc (przy płatności rocznej). Dodaje zaawansowane automatyzacje, śledzenie czasu, cele, zaawansowane widoki Gantta i workload, i więcej.
• Enterprise: ceny ustalane indywidualnie. Zaawansowane funkcje bezpieczeństwa, personalizacji, wsparcia i API.

5. Notion

Notion to fenomen ostatnich lat, narzędzie trudne do jednoznacznego sklasyfikowania, które dla wielu stało się cyfrowym „drugim mózgiem”. Czy można je traktować jako alternatywę dla Trello? I tak, i nie. Oferuje co prawda widok tablicy Kanban bardzo podobny do Trello, ale jego prawdziwa siła leży gdzie indziej – w niezwykłej elastyczności i możliwości łączenia zarządzania zadaniami i projektami z tworzeniem rozbudowanej bazy wiedzy, dokumentacji i notatek.

Pomyśl o Notion jak o zestawie cyfrowych klocków LEGO. Podstawowym elementem jest strona (page), na której możesz umieszczać niemal wszystko: tekst, obrazy, listy zadań, tabele, osadzone pliki, fragmenty kodu, a co najważniejsze – bazy danych (databases). I to one są kluczem do zarządzania projektami w Notion. Możesz stworzyć bazę danych dla swoich zadań, projektów, klientów czy notatek ze spotkań, a następnie wyświetlać ją w różnych widokach: jako tabelę, listę, tablicę Kanban (bardzo podobną do Trello), kalendarz, galerię czy Oś Czasu (Timeline).

Co to oznacza w praktyce? Możesz korzystać z tablicy Kanban do zarządzania zadaniami, ale każde zadanie (które jest w rzeczywistości wpisem w bazie danych) może zawierać w sobie rozbudowaną dokumentację, podzadania, powiązane notatki ze spotkań, linki do innych projektów czy nawet osadzone pliki z Figmy, czy Google Drive. Możesz łatwo tworzyć relacje między różnymi bazami danych – np. powiązać zadania z konkretnymi projektami, a projekty z klientami. Tego poziomu integracji danych i kontekstu Trello po prostu nie oferuje.

Elastyczność Notion jest jego największą siłą, ale też potencjalnym wyzwaniem. W przeciwieństwie do Trello, które narzuca prostą strukturę, Notion daje Ci niemal pustą kartkę i narzędzia do zbudowania własnego systemu. Wymaga to na początku więcej zaangażowania w konfigurację i naukę, ale pozwala stworzyć rozwiązanie idealnie dopasowane do potrzeb. Dla osób, które cenią sobie możliwość dostosowywania narzędzi do własnych potrzeb i tworzenia indywidualnych procesów, Notion może okazać się strzałem w dziesiątkę. Dla tych, którzy wolą gotowe, proste rozwiązanie, Trello może nadal być lepszym wyborem.

Warto też wspomnieć o ogromnej społeczności Notion, która tworzy i udostępnia tysiące gotowych szablonów do najróżniejszych zastosowań, co może znacznie ułatwić start.

Plany cenowe:

• Free: plan darmowy dla użytku indywidualnego i małych zespołów, z nielimitowanymi stronami i blokami, ale z ograniczeniami w historii wersji, liczbie gości i rozmiarze przesyłanych plików.
• Plus: od ok. 8-10 $/użytkownika/miesiąc (przy płatności rocznej). Znosi większość limitów planu Free, dodaje nieograniczoną historię wersji i liczbę gości.
• Business: od ok. 14-18 $/użytkownika/miesiąc (przy płatności rocznej). Dodaje zaawansowane funkcje administracyjne, bezpieczeństwa (SAML SSO) i analitykę stron.
• Enterprise: ceny ustalane indywidualnie. Zaawansowane kontrole, audyty, dedykowane wsparcie.