5 workflow, które musisz zautomatyzować już teraz

Prowadzenie biznesu online w 2024 roku jest znacznie prostsze niż przed laty. To dlatego, że początkujący przedsiębiorca ma do swojej dyspozycji szeroką gamę narzędzi, nowe technologie oraz systemy automatyzacji, mogące znacznie usprawnić praktycznie każdy aspekt działalności biznesowej. Począwszy od sprzedaży, logistyki i marketingu, po finanse, HR czy zarządzanie zespołem.

Bitrix24 to nie tylko system CRM pozwalający prowadzić biznes w Internecie z pełną efektywnością. Jest to także świetne narzędzie do optymalizacji umożliwiające automatyzacje procesów szerokiego zakresu. 

Automatyzacja procesów biznesowych w firmie to zadanie wielowymiarowe

Im większa firma, tym więcej zespołów ciężko pracuje na jej sukces każdego dnia. W miarę jak Twoje procesy biznesowe rozrastają się, efektywne zarządzanie nimi staje się coraz większym wyzwaniem, ponieważ: 

• Skuteczne prowadzenie wielu zespołów o różnych rolach staje się coraz bardziej czasochłonne, co może mieć wpływ na jakość usług oferowanych przez firmę;

• Kiedy procesy te przybierają coraz bardziej złożoną formę, może powstawać coraz więcej tak zwanych wąskich gardeł, czyli etapów danego procesu, które bez optymalizacji mogą wpływać na ogólną skuteczność realizacji zadań przez zespół. 

Dobrym przykładem będzie planowanie zadań cyklicznych. Jeśli proces przydzielania ich zespołowi napotyka opóźnienia albo nie jest ułożony w przejrzysty i powtarzalny sposób, może to opóźniać jego realizację. W najgorszym przypadku nieefektywne zarządzanie projektami może prowadzić do wymiernych strat finansowych, a nawet paraliżu biznesu.

Dzisiejszy klient jest coraz bardziej wymagający i oczekuje sprawnej, bezbłędnej i szybkiej obsługi na każdym etapie jego kontaktu z firmą, oraz:

• Szybkiej identyfikacji i nawiązania kontaktu preferowanym przez klienta kanałem;

• Jak najkrótszego czasu oczekiwania na odpowiedź oraz dostarczenie produktu, usługi oraz faktury;

• Sprawnego i satysfakcjonującego rozwiązania ewentualnych problemów, jakie może napotkać;

• Czytelnej informacji odnośnie statusu realizacji zamówienia.

Bitrix24 to platforma, która z łatwością pozwoli Ci sprostać tym i wielu innym wyzwaniom. Możliwości Bitrix24 dotyczące optymalizacji procesów biznesowych to między innymi:

• Automatyzacja obsługi klienta za pomocą ankiet zbierających jego dane kontaktowe, chatboty i szablony odpowiedzi na poszczególne tematy;

• Możliwość tworzenia i gromadzenia faktur w jednym miejscu z prostą obsługą;

• Automatyzacja marketingu z wykorzystaniem bazy danych klientów;

• Automatyzacja workflow z pomocą narzędzia do zarządzania i przydzielania zadań zespołowi, wraz z konfigurowalnymi szablonami i prostym, intuicyjnym interfejsem;

• Automatyzacja zadań zespołu HR poprzez szereg narzędzi do zdalnego zarządzania wnioskami, wydatkami czy czasem pracy.

Dzięki tym rozwiązaniom możliwa jest redukcja kosztów, a ponadto ich zastosowanie w prosty sposób zwiększa wydajność Twojego biznesu. Rezygnując z manualnego wykonywania powtarzalnych czynności, jesteś w stanie uczynić dowolny proces biznesowy efektywniejszym, odciążając przy tym swój zespół od monotonnych zadań.

Obsługa klienta na najwyższym poziomie jest w zasięgu Twojej ręki

Bez klientów żadne przedsięwzięcie biznesowe nie będzie w stanie funkcjonować. Ci z kolei przyzwyczają się do coraz to płynniejszej i satysfakcjonującej obsługi, jaką oferują im firmy wiodące w swojej niszy. Wybór klienta pada więc zazwyczaj na sprzedawcę, który zaoferuje mu możliwość szybkiego i prostego dokonania zakupu.

Aby obsługa klienta z zachowaniem najwyższych standardów była możliwa, w wielu przypadkach konieczna jest optymalizacja procesów biznesowych dotyczących kontaktu klienta z firmą. Jeśli dostrzegasz taką potrzebę w swojej firmie, odpowiedzią może być Bitrix24, z którym:

• Zbudujesz wielokanałową ścieżkę komunikacji z klientem, zapewniając mu metody kontaktu skrojone na miarę jego potrzeb;

• Zaplanujesz automatyczne odpowiedzi do klienta na najczęściej zadawane pytania;

• W zautomatyzowany sposób pozyskasz niezbędne dane kontaktowe klienta już na etapie jego pierwszego kontaktu z firmą.

Satysfakcjonująca obsługa klienta z wykorzystaniem narzędzi do automatyzacji procesów biznesowych Bitrix24 przyniesie Twojej firmie konkretne i niezwykle istotne korzyści:

• Klient będzie zadowolony z profesjonalnej obsługi na najwyższym poziomie. Dzięki temu będzie mieć dobre skojarzenia z marką, co może przełożyć się na jego lojalność oraz dalsze decyzje zakupowe;

• Twoja firma dołączy do liderów w dziedzinie niezawodnej i satysfakcjonującej obsługi klienta;

• Dzięki automatyzacji części (lub nawet wszystkich) procesów obsługi klienta Twój zespół zyska czas na realizację dodatkowych zadań mogących przyczynić się do dalszego rozwoju firmy.

Dzięki automatyzacji zapanujesz nad każdym procesem biznesowym

Dobrze ułożone procesy biznesowe w firmie są jak sprawny układ krwionośny. Pozwalają na efektywną współpracę między zespołami oraz dostarczanie przez Twoich specjalistów możliwie najlepszych wyników. Są też kluczowym punktem wyjścia dla dalszego skalowania działalności, uruchomienia nowych projektów, a także ułatwiają podejmowanie decyzji odnośnie dalszego rozwoju biznesu. Dzięki narzędziom Bitrix24, dostosowanym do potrzeb poszczególnych zespołów, przeprowadzisz automatyzację procesów biznesowych z łatwością.

Działalność operacyjna firmy to szerokie pole do działania pod kątem optymalizacji biznesu. Skutecznie przeprowadzona automatyzacja procesów biznesowych kluczowych dla funkcjonowania Twojej firmy to szereg istotnych korzyści, takich jak:

• Optymalizacja czasu i kosztów dostaw, a co za tym idzie - większa wydajność całej firmy;

• Usprawnienie realizacji zadań przez zespoły;

• Oszczędność czasu i środków przeznaczonych na realizację zadań możliwych do zautomatyzowania. To z kolei może przełożyć się na terminy realizacji zamówień i tym samym zapewnić Twojej firmie jeszcze lepszą opinię wśród klientów.

Współpraca z zespołem będzie jeszcze płynniejsza

Automatyzacja zadań nie musi dotyczyć jedynie krytycznych procesów. Doskonale sprawdzi się również w obszarze HR, usprawniając funkcjonowanie pracowników w strukturach Twojej firmy. Wprowadzenie automatyzacji do procesów zarządzania zasobami ludzkimi za pomocą Bitrix24 pozwoli na:

• Automatyzację wniosków pracowniczych, na przykład urlopowych;

• Optymalizację procesów wymagających zatwierdzania dzięki robotycznej automatyzacji procesów (RPA);

• Sprawne zarządzanie grafikiem pracowników i generowanie szczegółowych raportów z ich pracy.

Zautomatyzowane zarządzanie formalnościami i raportami dotyczącymi zespołu to istotne usprawnienie w Twojej firmie. Pozwoli ono nie tylko z efektywnie i wygodnie zarządzać zespołem, ale też zaoszczędzi wiele czasu pracy, który Twój zespół poświęca na powtarzalne procesy biznesowe w ramach swoich codziennych obowiązków.

W ten sposób HR zyskuje możliwość realizacji dodatkowych projektów, delegując proste, skalowalne procesy algorytmowi. Doceni to również sam zespół, który dzięki efektywności operacyjnej płynącej z automatyzacji procesów biznesowych będzie mógł w prostszy sposób załatwić wszelkie formalności związane ze współpracą z firmą.

Automatyzacja to także ułatwienie dla zespołu finansowego

Finanse to kolejny kluczowy aspekt każdego biznesu, który ma spory potencjał do optymalizacji poprzez automatyzację. Pracownicy zespołu finansowego muszą działać pod nieustanną presją czasową, aby w finansach firmy panował należyty porządek. Odpowiadają też za cykliczne raporty finansowe oraz fakturowanie, co przy odpowiednio dużej skali działalności biznesowej potrafi być czasochłonne.

Ręczne wystawianie faktur to zajęcie żmudne nawet w przypadku małej działalności gospodarczej. Duże przedsiębiorstwa działające na szeroką skalę wręcz nie mogą pozwolić sobie na manualne przygotowywanie faktur dla klientów, dlatego powstają rozmaite oprogramowania finansowe mające usprawnić ten proces. 

Tworzenie faktur może jednak odbywać się również poprzez CRM, taki jaki Bitrix24. Jest to rozwiązanie sprawdzające się także w procesie automatyzacji w dziale finansów z zachowaniem jednego, uniwersalnego systemu do spójnej obsługi wszystkich procesów biznesowych.

Poza automatyzacją generowania faktur, zespół do spraw finansów w Twojej firmie skorzysta też na Bitrix24 za sprawą:

• Migracji danych z innych systemów;

• Integracji z wieloma aplikacjami o różnym przeznaczeniu;

• Możliwości niestandardowej konfiguracji procesów automatycznych, takich jak generowanie raportów;

• Narzędzia do komunikacji wewnętrznej w czasie rzeczywistym, w tym własna platforma społecznościowa Bitrix24.

Dzięki tym narzędziom specjaliści do spraw finansów w Twojej firmie będą mogli realizować wszelkie postawione przed nimi zadania wykonywane w ścisłej współpracy z resztą zespołów efektywnie i na czas. Dzięki wbudowanym narzędziom komunikacyjnym Bitrix24 może być też receptą na trudności pracy zdalnej, niezależnie od wielkości firmy, a także pomóc w redukcji kosztów operacyjnych firmy.

Marketing to idealne pole do optymalizacji procesów biznesowych i zwiększenia zysku

Skuteczne dotarcie do klienta z ofertą i przekonanie go, aby skorzystał z usług danej firmy, to prawdziwa sztuka, niezależnie od branży i czasu. Obecnie rozwiązania technologiczne dla marketingu korzystają z nowych technologii, wykorzystujących uczenie maszynowe oraz AI. Korzysta z nich również Bitrix24, dając Twojej firmie potężne narzędzie do skutecznego pozyskiwania klientów oraz maksymalizacji sprzedaży.

CoPilot to uniwersalne narzędzie Bitrix24, którego motorem napędowym jest sztuczna inteligencja. Usprawnia ono działania marketingowe Twojej firmy na wiele sposobów:

• Pomoże w tworzeniu treści reklamowych;

• Zasugeruje pomysły na rozwój strategii marketingowej i sprzedażowej;

• Przygotuje w zautomatyzowany sposób spersonalizowane maile sprzedażowe;

• Sporządzi prognozę trendów sprzedażowych.

Skuteczny marketing to jednak nie tylko same reklamy. Jest to cały złożony proces, w którym rolę odgrywają różne kanały oraz formaty komunikacji z klientem. Ich usprawnienie może być niemałym wyzwaniem, jednak nowoczesne platformy CRM, do jakich zalicza się Bitrix24, poradzą sobie i z tym zadaniem. Automatyzacja procesów marketingowych za pomocą narzędzi oferowanych przez Bitrix24 możliwa jest dzięki takim rozwiązaniom, jak:

• Integracja platformy z największymi sieciami społecznościowymi. Dzięki temu rozwiązaniu Twoja firma może prowadzić działania marketingowe w sposób spójny, łatwo koordynując komunikację z klientem za pośrednictwem wielu różnych kanałów;

• Boty oraz AI, służące do realizacji takich zadań jak implementacja formularzy czy planowanie komunikacji z klientem na poszczególnych etapach jego drogi do konwersji;

• Kreator stron internetowych przyjaznych SEO z możliwością ich konfiguracji zgodnie z potrzebami Twojej firmy.

Do narzędzi służących optymalizacji sprzedaży za pomocą Bitrix24 należy także oprogramowanie do generowania, zbierania oraz śledzenia leadów. Dane o leadach zebrane przez Bitrix24 mogą zostać później wykorzystane do:

• Opracowania optymalnej strategii sprzedażowej;

• Ulepszenia metod komunikacji z klientem;

• Rozbudowy lejka sprzedażowego.

Przemyślana, oparta na wiarygodnych danych strategia marketingowa daje firmie korzyści niemalże na każdej płaszczyźnie jej działalności. Efektywnie ułożone procesy komunikacji z klientem i wybór odpowiednich kanałów komunikacji w oparciu o big data mogą pomóc Twojej firmie osiągnąć założone cele marketingowe, prowadząc ostatecznie do zwiększenia konwersji oraz sprzedaży.

Podsumowanie - optymalizacja procesów biznesowych z Bitrix24

Prowadzenie firmy przez Internet jest nie tylko wygodniejsze względem tradycyjnego biznesu stacjonarnego, ale też wiąże się z wieloma dodatkowymi możliwościami. Dostępność szczegółowych danych na temat procesu decyzyjnego klientów oraz nowoczesne interfejsy systemów CRM służących do kompleksowej obsługi klienta dają wiele możliwości automatyzacji w procesach biznesowych, takich jak:

• Komunikacja i obsługa klienta;

• Organizacja projektów;

• Zarządzanie zespołami i procesami biznesowymi;

• Fakturowanie oraz sporządzanie raportów finansowych;

• Marketing i reklama.

Nowoczesne systemy CRM, takie jak Bitrix24, pozwalają w taki sposób zbudować kanały komunikacji z klientem, aby z jednej strony zapewnić mu maksymalną satysfakcję z kontaktu z firmą, ale też by płynnie obsłużyć go w jak najkrótszym czasie. Dotyczy to zarówno dostarczenia klientowi produktu czy usługi, jak i rozwiązania wszelkich problemów, z jakimi może się zgłosić.

Proces obsługi klienta może zostać znacznie uproszczony dzięki rozwiązaniom automatyzacyjnym Bitrix24, takim jak:

• Chatboty, rozwiązania wykorzystujące uczenie maszynowe i bazujące na AI opracowane po to, by w maksymalnie efektywny sposób zapewnić niezbędne wsparcie klientowi;

• Pojawiające się na ekranie formularze do przesłania danych kontaktowych klienta w celu usprawnienia procesu jego obsługi i realizacji zamówienia.

Inteligentna automatyzacja procesów biznesowych świetnie sprawdza się w przypadku powtarzalnych zadań oraz czynności. Może ona wówczas znacząco uprościć funkcjonowanie biznesu, odciążając zespoły w przypadku powtarzalnych, cyklicznych czynności. Dzięki wbudowanej w platformę Bitrix24 możliwości automatyzacji przepływu pracy, powtarzające się zadania mogą zostać skonfigurowane tak, aby odciążyć menedżerów zajmujących się każdorazowym przydzielaniem tych powtarzalnych zadań zespołom. Może to pomóc między innymi w redukcji kosztów pracy tych zespołów.

Oprócz powyższych, z Bitrix24 możliwa jest też automatyzacja w HR. Rozwiązanie to jest jednak ułatwieniem nie tylko dla zespołu do spraw zasobów ludzkich, ale też dla samych pracowników. Z Bitrix24 zautomatyzujesz workflow zespołu HR poprzez:

• Samoobsługowe funkcje pozwalające pracownikom na śledzenie ich czasu pracy, świadczeń oraz wniosków;

• Przejrzysty i ustrukturyzowany katalog pracowników z możliwością wglądu w ich dane oraz zarządzanie nimi;

• Narzędzie do monitorowania czasu pracy oraz realizacji poszczególnych zadań.

Obszar finansowy firmy to także wdzięczne pole do optymalizacji procesów poprzez automatyzację. Cykliczność przepływu pracy zespołu finansowego pozwala na wdrożenie łatwego generowania raportów i zarządzania kosztami na platformie Bitrix24. Z drugiej strony CRM oferuje też narzędzie do tworzenia faktur, czyniąc ten proces ujednoliconym, a tym samym przyspieszając go.

Procesy z obszaru marketingu i sprzedaży mają krytyczne znaczenie dla firmy, wpływając bezpośrednio na zwiększenie przychodów, a tym samym rentowność całego biznesu. Jednocześnie dają dużo przestrzeni do wdrożenia automatyzacji, dzięki której strategia marketingowo-sprzedażowa może być jeszcze skuteczniejsza. Rozwiązania dostępne w Bitrix24 dają możliwość usprawnienia procesu sprzedaży poprzez:

• Zasilane sztuczną inteligencją rozwiązanie do generowania spersonalizowanych wiadomości mailowych oraz reklam bazujących na danych o procesie decyzyjnym i zakupowym klientów, które z czasem jest coraz skuteczniejsze za sprawą ciągłego doskonalenia algorytmu;

• Budowę zoptymalizowanego lejka sprzedażowego opartego na konkretnych, mierzalnych danych;

• Narzędzia do analizy danych sprzedażowych;

• Integrację z social mediami.

Wszystkie te ułatwienia dają firmie solidną podstawę do usprawnienia jej funkcjonowania we wszystkich kluczowych aspektach jej działalności. To kompleksowe podejście do usprawniania procesów oszczędza także czas w różnych działach, otwierając okno możliwości dla dalszego rozwoju biznesu bez ponoszenia przy tym znaczących kosztów.

Korzystając z bogactwa funkcji platformy Bitrix24, dajesz swojej firmie możliwość rozwoju na niespotykaną dotąd skalę, wykorzystując najnowocześniejsze technologie i rozwiązania dające wymierne efekty. Bitrix24 to nie tylko system CRM, ale kompleksowa, wielozadaniowa platforma, dzięki której Twój biznes online może z łatwością pozwolić sobie na zwiększenie efektywności, korzystając z pełni swojego potencjału.