7 przydatnych funkcji systemów ATS

Coraz więcej firm dostrzega potencjał drzemiący w automatyzacji procesów HR. Jednym z narzędzi, które rewolucjonizują rekrutację, są systemy ATS (Applicant Tracking System). Czym są te tajemnicze systemy i dlaczego warto w nie inwestować?

ATS, czyli Applicant Tracking System, to oprogramowanie, które wspiera firmy w zarządzaniu procesem rekrutacji. Od momentu opublikowania ogłoszenia o pracę, aż po zatrudnienie nowego pracownika, ATS automatyzuje wiele żmudnych i czasochłonnych zadań. Dzięki temu rekruterzy mogą skupić się na tym, co najważniejsze – budowaniu relacji z kandydatami i podejmowaniu najlepszych decyzji rekrutacyjnych.

Dlaczego warto inwestować w ATS? Powodów jest wiele. Przede wszystkim, systemy te pozwalają zaoszczędzić czas i pieniądze. Automatyzacja procesów pozwala na szybszą i bardziej efektywną rekrutację, co przekłada się na niższe koszty związane z poszukiwaniem i zatrudnianiem nowych pracowników. Ponadto, usprawnia komunikację z kandydatami, poprawiając ich doświadczenia związane z procesem rekrutacyjnym (Candidate Experience).

Automatyzacja HR to jednak nie tylko oszczędność czasu i pieniędzy. To także lepsza jakość rekrutacji. Pozwala ona na bardziej obiektywną ocenę kandydatów, dzięki czemu zwiększa się szansa na znalezienie idealnego pracownika. Ponadto, automatyzacja pozwala na lepsze wykorzystanie danych, co przekłada się na bardziej trafne decyzje rekrutacyjne.

1. Automatyczne gromadzenie i przetwarzanie aplikacji

Jedną z najbardziej czasochłonnych czynności w procesie rekrutacji jest zbieranie i przetwarzanie aplikacji od kandydatów. Przeglądanie papierowych CV, ręczne wprowadzanie danych do systemu, filtrowanie aplikacji – to wszystko pochłania ogromne ilości czasu i energii rekruterów. Na szczęście, systemy ATS oferują szereg funkcji, które pozwalają na automatyzację tych procesów.

Automatyczne gromadzenie aplikacji to jedna z podstawowych funkcji tych systemów. Dzięki niej, kandydaci mogą składać aplikacje bezpośrednio przez stronę internetową firmy lub specjalne formularze. System automatycznie przechowuje wszystkie aplikacje w jednym miejscu, eliminując konieczność ręcznego wprowadzania danych.

Parsing CV, czyli automatyczne rozpoznawanie i wyodrębnianie informacji z CV, to kolejna funkcja, która znacznie usprawnia pracę rekruterów. ATS potrafi "odczytać" CV i automatycznie uzupełnić odpowiednie pola w bazie danych kandydatów. Rekruterzy nie muszą tracić czasu na żmudne przepisywanie informacji z CV.

Automatyczne filtrowanie aplikacji to kolejna funkcja, która pozwala zaoszczędzić czas i energię rekruterów. System może automatycznie odrzucić aplikacje, które nie spełniają określonych kryteriów (np. brak wymaganego doświadczenia, wykształcenia). Rekruterzy mogą skupić się na analizie aplikacji, które mają największy potencjał.

Korzyści płynące z automatycznego gromadzenia i przetwarzania aplikacji są nieocenione. Przede wszystkim, oszczędność czasu i eliminacja błędów. Rekruterzy nie muszą już tracić czasu na żmudne czynności, a ryzyko pomyłek związanych z ręcznym wprowadzaniem danych zostaje zminimalizowane. To przekłada się na szybszą i bardziej efektywną rekrutację, co jest kluczowe w dzisiejszym konkurencyjnym rynku pracy.

2. Zarządzanie bazą kandydatów

Systemy ATS nie służą jedynie do zbierania i przetwarzania aplikacji. To także potężne narzędzie do zarządzania bazą kandydatów. Dzięki nim, rekruterzy mają szybki i łatwy dostęp do wszystkich informacji o kandydatach, co znacznie ułatwia proces rekrutacji.

Centralna baza danych kandydatów to serce systemu ATS. Wszystkie informacje o kandydatach, takie jak CV, listy motywacyjne, wyniki testów, notatki z rozmów, są przechowywane w jednym miejscu. Rekruterzy nie muszą przeszukiwać skrzynki mailowej ani folderów na dysku, aby znaleźć potrzebne informacje. Wszystko jest dostępne na wyciągnięcie ręki.

Segmentacja kandydatów to kolejna funkcja, która ułatwia pracę rekruterów. Pozwala na grupowanie kandydatów według różnych kryteriów, takich jak doświadczenie, wykształcenie, umiejętności, zainteresowania. Dzięki temu, rekruterzy mogą szybko znaleźć kandydatów, którzy najlepiej pasują do danego stanowiska.

Tagowanie kandydatów to kolejny sposób na uporządkowanie bazy danych. Rekruterzy mogą przypisywać kandydatom tagi, takie jak "potencjalny kandydat", "do kontaktu", "odrzucony". Dzięki temu, łatwo można śledzić status każdego kandydata i szybko znaleźć osoby, z którymi warto nawiązać kontakt.

Historia interakcji z kandydatami to funkcja, która pozwala na śledzenie wszystkich kontaktów z kandydatami. Zapisuje wszystkie wiadomości e-mail, notatki z rozmów telefonicznych, informacje o spotkaniach. 

3. Automatyzacja komunikacji

Komunikacja z kandydatami to kluczowy element procesu rekrutacyjnego. Odpowiednie informowanie kandydatów o statusie ich aplikacji, zapraszanie na rozmowy kwalifikacyjne, przekazywanie informacji zwrotnych – to wszystko wpływa na Candidate Experience, czyli doświadczenia kandydatów związane z rekrutacją. Systemy ATS oferują szereg funkcji, które pozwalają na automatyzację komunikacji z kandydatami, co przekłada się na lepsze doświadczenia kandydatów i szybszą rekrutację.

Automatyczne wysyłanie wiadomości to jedna z ich podstawowych funkcji. Dzięki niej, rekruterzy mogą zaprogramować system, aby automatycznie wysyłał wiadomości do kandydatów na różnych etapach rekrutacji. Mogą to być wiadomości z podziękowaniem za aplikację, zaproszenia na rozmowy kwalifikacyjne, informacje o statusie aplikacji, a także informacje zwrotne po zakończonej rekrutacji.

Personalizacja wiadomości to kolejna funkcja, która pozwala na budowanie pozytywnych relacji z kandydatami. Umożliwiają one personalizację wiadomości, dzięki czemu kandydaci czują się docenieni i zauważeni. Mogą to być imienne zwroty, odniesienia do konkretnych elementów CV czy listu motywacyjnego, a także informacje dostosowane do indywidualnych potrzeb kandydatów.

Planowanie spotkań to kolejna funkcja, która usprawnia komunikację z kandydatami. Mogą one automatycznie wysyłać zaproszenia na spotkania, uwzględniając dostępność zarówno rekruterów, jak i kandydatów. Dzięki temu, unikamy nieporozumień i przyspieszamy proces rekrutacji.

Automatyczne przypomnienia to funkcja, która dba o to, aby kandydaci nie zapomnieli o spotkaniach czy terminach związanych z rekrutacją. System ATS może automatycznie wysyłać przypomnienia o zbliżających się wydarzeniach, co zwiększa szansę na to, że kandydat pojawi się na spotkaniu czy terminowo dostarczy wymagane dokumenty.

4. Panel oceny kandydatów

Ocena kandydatów to jeden z najważniejszych etapów rekrutacji. To moment, w którym rekruterzy decydują, którzy kandydaci najlepiej pasują do danego stanowiska. Systemy ATS oferują szereg funkcji, które wspierają rekruterów w obiektywnej ocenie kandydatów i usprawniają współpracę między członkami zespołu rekrutacyjnego.

Formularze oceny kandydatów. Dzięki nim, rekruterzy mogą oceniać kandydatów według określonych kryteriów, takich jak doświadczenie, umiejętności, kompetencje miękkie. Formularze oceny mogą być dostosowane do specyfiki danego stanowiska, co pozwala na bardziej precyzyjną ocenę kandydatów.

Udostępnianie notatek i komentarzy to kolejna funkcja, która ułatwia współpracę między rekruterami. Członkowie zespołu rekrutacyjnego mogą dzielić się swoimi spostrzeżeniami na temat kandydatów, co pozwala na bardziej kompleksową ocenę. Notatki i komentarze są przechowywane w ATS, dzięki czemu są dostępne dla wszystkich uprawnionych osób.

Ranking kandydatów to funkcja, która pozwala na porównanie kandydatów i wybranie tych, którzy najlepiej pasują do danego stanowiska. ATS może automatycznie generować ranking kandydatów na podstawie wyników oceny, co ułatwia podejmowanie decyzji rekrutacyjnych.

Wspólny kalendarz spotkań to narzędzie, które ułatwia planowanie rozmów kwalifikacyjnych i innych spotkań z kandydatami. Dzięki niemu, rekruterzy mogą łatwo sprawdzić dostępność swoich kolegów i kandydatów, co przyspiesza proces rekrutacji i pomaga unikać nieporozumień.

5. Raportowanie i analityka

ATSy to nie tylko narzędzia do automatyzacji i usprawnienia procesów rekrutacyjnych. To także potężne źródło danych, które mogą być wykorzystane do podejmowania lepszych decyzji rekrutacyjnych i optymalizacji kosztów.

Wskaźniki efektywności rekrutacji (KPI) to jeden z kluczowych elementów raportowania i analityki. Dzięki nim, rekruterzy mogą śledzić, jak długo trwa proces rekrutacji (time-to-hire), jakie są koszty związane z zatrudnieniem nowego pracownika (cost-per-hire), jakie źródła aplikacji są najbardziej efektywne, a także jaki jest wskaźnik retencji nowych pracowników.

Analiza źródeł aplikacji to kolejna funkcja, która pozwala na optymalizację kosztów rekrutacji. Systemy te mogą śledzić, z jakich źródeł pochodzą aplikacje (np. portale pracy, social media, polecenia pracowników). 

Raportowanie w czasie rzeczywistym to funkcja, która pozwala na bieżąco monitorować postępy rekrutacji. Dzięki niej, rekruterzy mają dostęp do aktualnych danych dotyczących liczby aplikacji, statusu kandydatów, zaplanowanych spotkań. To pozwala na szybką reakcję na ewentualne problemy i lepsze planowanie kolejnych etapów rekrutacji.

Dostosowywanie raportów to funkcja, która pozwala na dostosowanie raportów do indywidualnych potrzeb firmy. Rekruterzy mogą wybrać, jakie dane chcą śledzić, jak często chcą otrzymywać raporty, a także w jakim formacie (np. tabelarycznym, graficznym). Raporty są bardziej czytelne i łatwiejsze w interpretacji.

6. Integracja z innymi narzędziami

Aby w pełni wykorzystać ich potencjał, warto zintegrować ATSy z innymi narzędziami, które wykorzystujesz w swojej firmie. Integracja pozwala na automatyzację kolejnych etapów rekrutacji, zapewnia spójność danych oraz usprawnia komunikację między różnymi działami.

Kalendarz to jedno z podstawowych narzędzi, które warto zintegrować. Rekruterzy mogą łatwo planować rozmowy kwalifikacyjne i inne spotkania z kandydatami, a system automatycznie wysyła zaproszenia i przypomnienia. Integracja z kalendarzem pozwala uniknąć konfliktów terminów i przyspiesza proces rekrutacji.

Komunikatory takie jak Slack czy Microsoft Teams. Dzięki nim, rekruterzy mogą otrzymywać powiadomienia o nowych aplikacjach, statusie kandydatów czy zaplanowanych spotkaniach bezpośrednio w komunikatorze. To usprawnia komunikację między członkami zespołu rekrutacyjnego i pozwala na szybką reakcję na ewentualne problemy.

Platformy e-learningowe to narzędzia, które mogą być wykorzystane do szkoleń nowych pracowników. Integracja pozwala na automatyczne przypisywanie szkoleń do nowo zatrudnionych osób, monitorowanie postępów w nauce oraz ocenę wyników. To usprawnia proces onboardingu i pozwala na szybsze wdrożenie nowych pracowników w obowiązki.

Portale społecznościowe takie jak LinkedIn czy Facebook. Dzięki integracji, rekruterzy mogą łatwo wyszukiwać potencjalnych kandydatów, publikować ogłoszenia o pracę oraz budować relacje z kandydatami. Integracja z portalami społecznościowymi pozwala na dotarcie do szerszej grupy kandydatów i zwiększenie efektywności rekrutacji.

7. Funkcje wspierające employer branding

W dzisiejszym konkurencyjnym rynku pracy, employer branding, czyli budowanie pozytywnego wizerunku pracodawcy, odgrywa kluczową rolę w przyciąganiu i zatrzymywaniu talentów. ATSy oferują szereg funkcji, które mogą wesprzeć działania employer brandingowe i pomóc Ci wyróżnić się na tle konkurencji.

Careers page to dedykowana strona internetowa, na której firma prezentuje swoje wartości, kulturę organizacyjną, możliwości rozwoju oraz aktualne oferty pracy. Systemy ATS często oferują możliwość stworzenia atrakcyjnej i funkcjonalnej Careers page, która zachęci potencjalnych kandydatów do aplikowania.

Portal dla kandydatów to miejsce, w którym kandydaci mogą śledzić status swoich aplikacji, przeglądać informacje o firmie oraz komunikować się z rekruterami. Systemy ATS umożliwiają stworzenie takiego portalu, który będzie łatwy o obsłudze i zapewni pozytywne doświadczenia kandydatom.

Personalizacja komunikacji to kolejny element, który wpływa na postrzeganie firmy przez kandydatów. Systemy ATS pozwalają na personalizację wiadomości wysyłanych do kandydatów, co sprawia, że czują się oni docenieni i zauważeni. Imienne zwroty, odniesienia do konkretnych elementów CV czy listu motywacyjnego to małe gesty, które mogą zrobić dużą różnicę.

Social media recruiting to coraz popularniejsza metoda rekrutacji, która pozwala na dotarcie do szerokiej grupy potencjalnych kandydatów. Systemy ATS często oferują integrację z portalami społecznościowymi, co ułatwia publikowanie ogłoszeń o pracę, wyszukiwanie kandydatów oraz budowanie relacji z nimi.

Rekomendacje pracowników to jeden z najskuteczniejszych sposobów na znalezienie wartościowych kandydatów. Systemy ATS mogą wspierać programy rekomendacji pracowników, umożliwiając im łatwe polecanie znajomych na konkretne stanowiska. To nie tylko oszczędza czas i pieniądze, ale także buduje zaangażowanie pracowników.

Podsumowanie

Wdrożenie systemu ATS to inwestycja, która szybko się zwraca. Dzięki automatyzacji HR, Twoja firma może zaoszczędzić czas i pieniądze, poprawić jakość rekrutacji, przyciągnąć najlepszych kandydatów oraz zbudować pozytywny wizerunek pracodawcy. Nie zwlekaj, dołącz do grona firm, które już korzystają z zalet systemów ATS i przekonaj się, jak automatyzacja HR może zrewolucjonizować Twoje procesy rekrutacyjne.

FAQ

Jak wybrać odpowiedni system ATS dla mojej firmy?

Wybór odpowiedniego systemu ATS zależy od wielu czynników, takich jak wielkość firmy, branża, budżet, a także specyficzne potrzeby rekrutacyjne. Przed podjęciem decyzji, warto przeanalizować swoje procesy rekrutacyjne, określić swoje priorytety i oczekiwania wobec systemu ATS. Następnie, porównaj oferty różnych dostawców, zwróć uwagę na funkcjonalność, łatwość obsługi, koszty oraz opinie innych użytkowników. Warto również skorzystać z darmowych wersji próbnych, aby przetestować system przed podjęciem ostatecznej decyzji.

Ile kosztuje wdrożenie systemu ATS?

Koszt wdrożenia systemu ATS zależy od wielu czynników, takich jak wybrany dostawca, zakres funkcjonalności, wielkość firmy, a także sposób wdrożenia (własnymi siłami lub z pomocą dostawcy). Ceny mogą się wahać od kilkuset do kilku tysięcy złotych miesięcznie. Warto jednak pamiętać, że inwestycja w ATS szybko się zwraca dzięki oszczędności czasu i pieniędzy, poprawie jakości rekrutacji oraz zwiększeniu efektywności procesów HR.

Czy system ATS zastąpi pracę rekruterów?

Systemy ATS nie zastąpią pracy rekruterów, ale mogą znacznie ją ułatwić i usprawnić. Automatyzacja HR pozwala systemowi przejąć żmudne i powtarzalne zadania, takie jak zbieranie aplikacji, filtrowanie CV czy wysyłanie wiadomości do kandydatów. Dzięki temu, rekruterzy mogą skupić się na budowaniu relacji z kandydatami, przeprowadzaniu rozmów kwalifikacyjnych oraz podejmowaniu strategicznych decyzji rekrutacyjnych. System ATS jest narzędziem, które wspiera rekruterów w ich pracy, a nie ich zastępuje.