8 wskazówek, jak zmierzyć produktywność i zwiększyć wydajność

Spis treści

Wstęp
FAQ
Czym jest produktywność w biznesie?
1. Organizuj regularne, nieformalne spotkania ze swoim zespołem
2. Zadania wykonane przed upływem terminu
3. Śledź czas poświęcony na wykonywanie zadań
4. Skoncentruj się na wynikach
5. Używaj formularzy satysfakcji klienta
6. W pierwszej kolejności skoncentruj się na zyskach
7. Wykorzystaj dane dotyczące wydajności zebrane za pomocą narzędzi analitycznych CRM
8. Dbaj o morale i dobre samopoczucie pracowników

---

Po globalnym przejściu na podejmowanie decyzji w oparciu o dane, firmy nieustannie szukają sposobów mierzenia produktywności, ale wielu liderów ma wrażenie, że stąpają po nieznanym gruncie.
Bardzo łatwo jest skonfigurować jakąś analizę produktywności i czuć się dobrze, że robisz coś, aby ją zmierzyć. Jednak zbyt często takie podejście prowadzi do wielu rozmów o liczbach i braku działań, które rzeczywiście można by podjąć w celu poprawy.

Dzięki naszym ośmiu wskazówkom dowiesz się nie tylko, jak zbierać dane. Pomożemy Ci zidentyfikować przyczynę spadku produktywności i pokażemy, jak wykorzystać połączenie strategii i technologii w celu zwiększenia wydajności.

FAQ

---

Co to jest produktywność?

W biznesie produktywność odnosi się do tego, jak wydajnie możesz produkować i sprzedawać swoje towary lub usługi. Najprościej mówiąc, to stosunek ilości produkcji do ilości wykorzystywanych lub zużytych zasobów wejściowych, przy czym produkcja to sprzedane produkty, a zasoby wejściowe to kapitał i czas zainwestowany w produkcję towarów.

---

Czym jest produktywność w biznesie?

Zanim zaczniemy korzystać z naszych wskazówek, musimy najpierw odpowiedzieć na pytanie, które z pozoru może wydawać się łatwe. Produktywność odnosi się do skuteczności, z jaką jednostka lub zespół wykonuje zadanie. Większość firm porównuje swoją produkcję (produkty lub usługi) z nakładami (koszty, płace, wysiłki, energia, zasoby itp.)

Produktywność to nie to samo, co szybkość. Weźmy przykład samolotu Concorde. Koszty były tak wygórowane, że nikt nigdy nie mógł nazwać tego wysiłku produktywnym.

Można podsumować, że produktywność to jednostki produkcji podzielone przez jednostki nakładu. Wynika z tego, że można zwiększyć wydajność, zwiększając ilość produkcji i  zmniejszając nakład.

1. Organizuj regularne, nieformalne spotkania ze swoim zespołem

Kiedy myślimy o sposobach mierzenia produktywności, łatwo jest przejść do analizy opartej na danych i szczegółowych raportów. Ale nie jesteśmy robotami i wciąż jest coś do powiedzenia na temat aktualizacji twarzą w twarz, często w ramach stand-up meeting.

Stand-up meetings z pewnością nie są najlepszym sposobem na zbieranie danych w celu wysłania przełożonym. Jednak doskonale nadają się do oferowania wsparcia i pomagania w zwiększeniu wydajności poprzez usuwanie przeszkód. Jedną z głównych korzyści płynących z takich spotkań jest to, że menedżerowie natychmiast dowiadują się o problemach i mogą od razu przystąpić do ich rozwiązania. Oszczędza to czas i wysiłek, co prowadzi do zwiększenia produktywności.

Nie ma nic technicznego ani naukowego za tą strategią. Po prostu każdego ranka zbierasz swój zespół na pięć do dziesięciu minut i każdy oferuje aktualizację. Zdalne zespoły mogą korzystać z połączeń wideo w tym samym celu. Każdy członek zespołu omawia etap projektu, na którym się znajduje, i odnotowuje wszelkie niepowodzenia lub sukcesy.

Na koniec każdego spotkania menedżerowie mogą podjąć działania, niezależnie od tego, czy chodzi o pomoc projektantowi w zorganizowaniu niezbędnego spotkania, czy też dodanie dodatkowych zadań inżynierowi oprogramowania, który wykonał wszystkie swoje zadania. Chociaż stand-up meetings nie dają liczbowego wskaźnika postępów, mogą współpracować z bardziej rygorystyczną oceną i są nieocenione w budowaniu relacji z zespołem, które przekładają się na efektywność.

2. Zadania wykonane przed upływem terminu

Oprogramowanie do zarządzania projektami jest niezbędne, aby każdy zespół był jak najbardziej produktywny. Dzięki instrukcjom, informacji o tym, kto jest osobą odpowiedzialną i terminom przechowywanym w jednym narzędziu możesz uzyskać wiele cennych danych, aby zmierzyć produktywność. Korzystaj z automatyzacji, aby otrzymywać powiadomienia, gdy zadania zbliżają się do swoich terminów, a nie będziesz tracić czasu na analizowanie każdego zadania po kolei.

Wyznaczając termin, nadajesz każdemu zadaniu limit czasowy, a jeśli członek Twojego zespołu zakończy swoje zadania na czas — świetnie! Jeśli okaże się, że mają dużo wolnego czasu, możesz zwiększyć ich obciążenie pracą, dodając dodatkową odpowiedzialność jako motywację. Kiedy zauważysz, że pracownicy ciągle nie dotrzymują terminów, możesz porozmawiać jeden na jednego i znaleźć przyczynę słabych wyników. 

Oczywiście łatwo jest przeciążyć jednego pracownika, pozostawiając innemu dużo wolnego czasu. Ocenianie ich obu na podstawie tych samych wskaźników produktywności byłoby niesprawiedliwe, dlatego zalecamy korzystanie z wykresów Gantta. Ponieważ wiesz, ile czasu powinno zająć każde zadanie, możesz łatwo zwizualizować dzień pracy za pomocą wykresu Gantta i wykryć, kiedy jedna osoba ma za dużo pracy lub w kalendarzu innej osoby występują duże luki.

3. Śledź czas poświęcony na wykonywanie zadań

Jeśli chodzi o rejestrowanie dokładnego czasu potrzebnego na wykonanie każdego zadania, mamy do dyspozycji bardziej naukowe pomiary wydajności. Istnieje wiele narzędzi do śledzenia czasu i są one proste w użyciu. Kliknij przycisk, gdy zaczynasz, kliknij go, gdy kończysz, i otrzymasz dokładny czas wykonania zadania.

Być może już się domyśliłeś, do czego najlepiej sprawdza się śledzenie czasu – do powtarzających się zadań. Niezależnie od tego, czy chodzi o rozmowy telefoniczne z klientami, czy zamknięcie deala, wszystko, co możesz zmierzyć, jest gotowe do zmierzenia. Śledzenie czasu przynosi podwójną korzyść. Po pierwsze, wiesz, ile czasu powinno zająć zadanie, więc możesz zatrzymać pracownika, jeśli ma zaległości. Po drugie, możesz zorganizować dzień swojego zespołu, aby pozostawiać mniej czasu bezczynności w ciągu dnia.

Nie wpadnij jednak w pułapkę skupiania się na czasie tak bardzo, że przeoczysz główne cele swojej firmy. Na przykład, jeśli skracasz czas rozmów z klientami do średnio 30 sekund, ale rzadko rozwiązujesz problemy, tracisz produktywność.

4. Skoncentruj się na wynikach

Jedną z najnowocześniejszych wskazówek dotyczących mierzenia produktywności jest zastąpienie pojęcia produkcji wynikami. Sprawdzona, przetestowana formuła to niezawodny sposób na uzyskiwanie danych liczbowych, ale może odbić się na KPI Twojej firmy.

Jest to subtelna różnica, ale ważna dla wspierania kreatywności i innowacji. Na przykład ustalenie celu, jakim jest pisanie dziesięciu postów na blogu miesięcznie, ma sens z punktu widzenia produktywności, ale jaki jest ogólny cel? Z perspektywy opartej na wynikach możesz zmienić cel, aby zwiększyć ruch w sieci o dziesięć procent.

W ten sposób Twój zespół marketingowy może współpracować, aby osiągnąć cel, który ma duże znaczenie. Pracownicy mogą przeprowadzić testy A/B strategii SEO dla tego samego artykułu lub zoptymalizować strategię mediów społecznościowych, aby osiągnąć KPI ruchu na stronie internetowej. Zespół bardziej zastanawia się nad szerszym obrazem, zamiast osiągać proste cele. 

Dzięki temu podejściu rozpowszechnia się poczucie odpowiedzialności za każde zadanie. Zamiast skupiać się na dotrzymywaniu terminów, wszyscy biorą odpowiedzialność za swoją pracę i uczą się, jak mierzyć produktywność pod kątem celów końcowych. To zachęca do iteracji — powtarzanych wysiłków, aby uzyskać dokładnie to, czego potrzebuje Twoja organizacja.

5. Używaj formularzy satysfakcji klienta

Skoro mówimy o wynikach, jednym z najbardziej oczywistych sposobów mierzenia produktywności są opinie klientów. Dzięki nim Twoja firma działa i rozwija się.

Istnieją różnego rodzaju narzędzia komunikacyjne, za pomocą których można poprosić użytkowników o wypełnienie formularza, takie jak automatyczny e-mail po zakupie lub szybka ankieta po rozmowie z działem obsługi klienta. Możesz dostosować każdy formularz, aby reprezentował przepływ pracy, który chcesz ulepszyć.

Wskaźniki produktywności, takie jak czas i udana sprzedaż, można łatwo wyrazić w liczbach, ale formularze klientów pozwalają uchwycić te mniej namacalne pomiary. Na przykład dzięki ankietom satysfakcji po rozmowie możesz dowiedzieć się, czy Twoi użytkownicy czują się poganiani lub czy zostali potraktowani z szacunkiem.

Dane dotyczące produktywności, takie jak czas i zrealizowana sprzedaż, można łatwo przedstawić w liczbach, ale formularze klientów pozwalają zebrać mniej namacalne informacje. Na przykład dzięki ankietom satysfakcji po zakończeniu rozmowy możesz dowiedzieć się, czy Twoi użytkownicy czuli się traktowani z szacunkiem.

Dzięki tym informacjom możesz wprowadzić zmiany w strategii obsługi klienta, aby zwiększyć produktywność. Typowe pomiary, na które należy zwrócić uwagę, to zmniejszenie liczby powtarzających się połączeń poprzez poprawę techniki rozmów przez telefon. Zwiększona wydajność będzie widoczna dzięki zwiększeniu liczby rozwiązanych problemów i ponownych zamówień.

---

Mierz produktywność i skutecznie zarządzaj wydajnością firmy

Bitrix24 umożliwia ustawianie i śledzenie wskaźników KPI, oferuje zaawansowane narzędzia analityczne i raporty, a także wiele narzędzi do komunikacji z klientami
Wypróbuj już dziś

---

6. W pierwszej kolejności skoncentruj się na zyskach

Powtarzające się zamówienia prowadzą nas do prawdopodobnie najważniejszego wskaźnika produktywności — ogólnej rentowności. Możesz mieć najlepszy produkt na świecie, ale jeśli jego wyprodukowanie kosztuje Сię niewiarygodnie dużo czasu i energii, masz kłopoty.

Rentowność powinna kierować każdym mierzonym wskaźnikiem, chociaż nie każde zadanie powinno koncentrować się na zysku jako głównym celu. Na przykład zwiększanie liczby obserwujących powinno być głównym KPI dla Twojego zespołu ds. mediów społecznościowych, mimo że samo w sobie nie generuje przychodów. Następnie możesz ekstrapolować, w jaki sposób zwiększona liczba obserwujących prowadzi do wzrostu liczby leadów i sprzedaży online, i dowiedzieć się, w jaki sposób przyczyniło się to do zysków.

Innym sposobem mierzenia produktywności pod względem rentowności jest przyjrzenie się, na których produktach należy skoncentrować energię zespołu sprzedaży. Korzystając z prostej formuły jednostek produkcji podzielonych przez jednostki wykorzystywanych lub zużytych zasobów wejściowych możesz zmierzyć, ile wydajesz na płace i reklamę, w stosunku do tego, co zarabiasz z każdego produktu. Sprzedawanie produktów z wysoką marżą jest lepsze niż promowanie produktów o niższej marży, dlatego więcej zasobów reklamowych i sprzedażowych należy skoncentrować na tym obszarze.

7. Wykorzystaj dane dotyczące wydajności zebrane za pomocą narzędzi analitycznych CRM

A teraz przejdźmy do szczegółowej analizy danych. W biznesie nie można polegać wyłącznie na opiniach i założeniach. ​Aby mieć jasny, bezstronny obraz tego, jak radzi sobie Twoja firma, należy korzystać z analityki, i najlepiej szukać jej w CRM. W tym miejscu możesz połączyć dane śledzenia czasu ze współczynnikiem konwersji leadów i raporty satysfakcji klientów z udanymi rozmowami telefonicznymi.

Co więcej, dzięki integracji CRM z Twoim contact center możesz również zmierzyć produktywność innych działów. Jeśli często otrzymujesz reklamacje dotyczące czasu dostawy, możesz dowiedzieć się, jakie są tego przyczyny. Twój zespół obsługi klienta będzie odgrywał tutaj główną rolę w mierzeniu produktywności. Dzięki dobrze zorganizowanemu zestawowi analiz i pomiarom produktywności w Twoim CRM możesz zwiększyć wydajność szeregu innych działów.

8. Dbaj o morale i dobre samopoczucie pracowników

Gdy masz tak wiele wskaźników i liczb, łatwo zapomnieć, że wydajność Twojej organizacji zależy od tego, jak dobrze radzą sobie Twoi pracownicy. Nie jest tajemnicą, że bez jasnych celów i satysfakcji z pracy motywacja Twojego zespołu gwałtownie spadnie, a żadne algorytmy ani przepływy pracy nie mogą tego zrekompensować.

Nawet najbardziej entuzjastycznie nastawieni pracownicy mogą cierpieć z powodu wypalenia. Podobnie, bez wakacji, które pozwolą ludziom oderwać się od pracy, zabraknie im energii szybciej niż myślisz. Korzystając z technik śledzenia czasu i analizy terminów, możesz zauważyć spadek wydajności. Twoi menedżerowie będą musieli zwołać indywidualne spotkanie, aby dotrzeć do głównego problemu. 

Firmy na całym świecie korzystają z programów do pracy zdalnej w celu zwiększenia produktywności. Możesz zastosować naukowe podejście, mierząc produktywność przed iw trakcie pracy w domu. Jeśli uzyskane wyniki wskazują, że Twoja firma jest bardziej wydajna, dzięki pracy z domu, biuro może już nie być Ci potrzebne.

Pamiętając o tych wskazówkach dotyczących mierzenia produktywności i zwiększania wydajności, możesz zacząć dostosowywać swoje zespoły, aby lepiej spełniały kluczowe wskaźniki efektywności w firmie.

Bitrix24 zapewnia pełny zestaw aplikacji biznesowych, które pomogą Ci mierzyć wydajność, od zaawansowanej analityki i raportów po konfigurowalne formularze, dzięki którym można kontaktować się z klientami. Wszystkie niezbędne narzędzia są dostępne na jednej platformie opartej na chmurze, co pozwala zastosować jasną, niezawodną strategię — i możesz zacząć za darmo!

Zarejestruj się już dziś i zobacz, dlaczego już 10 000 000 firm zaufało Bitrix24.