Dlaczego Scrum? Czy sprawdzi się w mojej firmie?

Spis treści

Z pewnością przyczynia się do tego zwiększająca się dostępność materiałów i specjalistów proponujących wdrożenie. Jednak dlaczego Scrum? Decyzję o wprowadzeniu go w firmie przedsiębiorcy podejmują zwykle na podstawie jednego parametru: jego spodziewanej skuteczności. 

Ku zaskoczeniu przedsiębiorców, Scrum nie zawsze przynosi oczekiwane rezultaty. Jakie więc zalety i wady Scrum warto poznać przed podjęciem decyzji i jak przygotować się do wprowadzenia w firmie scrumowych ról i zasad działania?

Wprowadzenie

Scrum został stworzony jako ramy postępowania przydatne dla niewielkich zespołów tworzących oprogramowanie. Jest to jednak sposób zarządzania pracą zespołową, który łatwo dostosować do potrzeb i sposobu działania różnych organizacji. Dlatego właśnie jest obecnie stosowany niemal we wszystkich branżach. W Scrum pracować mogą organizacje pozarządowe, finansiści, działy marketingu, HR i branże kreatywne. Nic dziwnego, że Scrum próbuje więcej organizacji. Jeden z twórców Scruma, Jeff Sutherland, napisał w swojej książce zatytułowanej “Scrum, czyli jak robić dwa razy więcej, dwa razy szybciej”, że pozwala on podnieść produktywność zespołu nawet o 400%.

Czym jest Scrum?

Scrum wymaga każdorazowego dostosowania możliwości konkretnego zespołu oraz organizacji. Nie ma więc “jedynego właściwego” sposobu wdrożenia ani funkcjonowania w ramach tej zwinnej metodyki. Jednak trzeba dobrze poznać ramy Scrum, żeby w procesie dostosowywania nie stracić tego, co w nim najważniejsze.

Dlaczego Scrum? Przede wszystkim dlatego, że to nie tylko praktyczne wytyczne, lecz także teoria, w której kluczowe jest słowo empiryzm.  Oznacza ono ograniczanie planowania i założeń na rzecz oparcia się na doświadczeniu, obserwacji i eksperymentowaniu. Scrum wykorzystuje bowiem podejście iteracyjne, czyli pracę w krótkich cyklach, w których zawiera się nie tylko praca nad produktem, ale także jej planowanie i ocena rezultatów.

Struktura Scruma, czyli wydarzenia i artefakty

“Przewodnik po Scrumie”, czyli “Scrum Guide” definiuje pięć wydarzeń, oraz trzy kluczowe artefakty. To one organizują pracę zespołu i sprawiają, że nabiera ona regularności sprzyjającej produktywności.

Wydarzenia Scrum

Wszystkie wydarzenia Scrum mają miejsce w ramach jednej iteracji określanej mianem sprintu. Sprint jest jednostką czasu, w której zespół pracuje nad dostarczeniem konkretnego elementu produktu. Wydarzenia Scrum, które odbywają się w ramach sprintu, to:

1. Planowanie sprintu - spotkanie na początku każdego sprintu, służy do określenia celów, które zespół chce osiągnąć oraz ustalenia planu działania w celu realizacji tych celów.

2. Daily Scrum - krótkie, 15-minutowe spotkania zespołu, które odbywają się codziennie w trakcie sprintu. Pozwalają na zwięzłe omówienie postępu prac, wyzwań i planów na dzień następny.

3. Review sprintu - ma miejsce na koniec każdego sprintu i służy do przedstawienia osiągnięć zespołu w danym okresie oraz oceny produktu i procesów Scrum. W czasie review przedstawia się także nieukończone elementy produktu i plany co do ich dokończenia w kolejnym sprincie.

4. Retrospektywa sprintu - to spotkanie zespołu, które odbywa się po zakończeniu sprintu i służy do dokładnego przeanalizowania i oceny pracy zespołu w danym okresie. Retrospektywa pozwala na wyciągnięcie wniosków z błędów i osiągnięć oraz na wprowadzenie zmian do pracy zespołu w kolejnych sprintach.

5. Planowanie produktu - to wydarzenie, które odbywa się na początku procesu Scrum i służy do określenia celów, zakresu i wizji produktu. Pozwala na ustalenie kolejnych kroków w celu dostarczenia wartościowego produktu.

Artefakty w Scrum

W “Przewodniku po Scrumie” znajdziemy trzy artefakty, które służą do planowania, śledzenia i komunikowania postępów zespołu. Artefakty są traktowane jako narzędzia, które pomagają w realizacji celów projektu i koordynowaniu działań w zespole. Są to:

1. Product Backlog - lista elementów produktu, które są wymagane do zrealizowania w celu dostarczenia wartościowego produktu. Lista ta jest stale aktualizowana przez Product Ownera w oparciu o potrzeby klienta i sygnały od zespołu.

2. Sprint Backlog - lista elementów produktu, które zespół zobowiązuje się zrealizować w trakcie sprintu. Lista ta jest wybierana przez zespół podczas planowania sprintu na podstawie elementów z Product Backlogu. 

3. Przyrost, lub Increment - to zintegrowana i przetestowana wersja produktu, która powstaje po każdym zakończonym sprincie. Increment jest rezultatem pracy zespołu i powinien być gotowy do wykorzystania przez klienta lub zintegrowania z innymi elementami produktu.

Role w Scrum

Wdrożenie Scrum to poważna decyzja. Wymaga reorganizacji pracy firmy i rytmu jej działania. Zaczyna się zwykle od zatrudnienia lub wyszkolenia dwóch osób pełniących kluczowe role w zwinnym zespole: 

• Scrum Mastera -  czyli lidera, a zarazem coucha zespołu,

• Product Ownera, zwanego czasem właścicielem produktu, czyli  osoby pełniącej rolę głosu klienta w firmie. 

To oni pomogą zespołowi płynnie przejść z tradycyjnego modelu pracy do elastycznego, ale bardzo dobrze zorganizowanego Scrum. 

Trzecia rola w Scrumie to rola zbiorowa, czyli zespół deweloperski zbudowany ze specjalistów o uzupełniających się kompetencjach, którzy są w stanie samodzielnie pracować nad produktem. 

Cały zespół składający się ze Scrum Mastera, Product Ownera i Deweloperów jest nazywany Scrum Team.

Scrum Master

Scrum Master pomaga zespołowi w zrozumieniu teorii i praktyki Scruma. Pełni rolę pośrednika między zespołem a Product Ownerem. Odpowiada on nie tylko za początkowe wdrożenie Scrum, lecz również za to, jak współpracują ze sobą członkowie zespołu. Pilnuje także, czy zadania wykonywane są według zasad Scruma. Jego głównym celem jest dbałość o pracę zespołu i poprawa jego wydajności. Główne zadania Scrum Mastera to obserwowanie niedociągnięć i wprowadzanie ulepszeń w pracy zespołu.

Product Owner

Rolę Product Ownera można porównać z tradycyjną rolą menadżera, tyle tylko, że jest on równorzędnym członkiem zespołu. Jego głównym zadaniem jest reprezentowanie klienta. To on lub ona: 

1. Komunikuje się z klientem,

2. Ustala priorytety pracy,

3. Dba o konsekwentne dążenie do realizacji celu produktu, 

4. Aktualizuje listę zadań do wykonania. 

Product Owner odpowiada także na pytania zespołu i klienta dotyczące produktu, oraz sprawdza i akceptuje pracę wykonaną przez zespół. Finalnie, jest odpowiedzialny za przekazanie rezultatu klientowi.

Pełny zestaw narzędzi Scrum w Bitrix24

Nieograniczona liczba użytkowników na planie Free
Wypróbuj już dziś

Zasady działania Scrum

Scrum opiera się na podziale prac na mniejsze, bardziej zrozumiałe składowe oraz na etapy, które można w pełni zrealizować w krótkim czasie. Pozwala również planować kolejne etapy pracy, korzystając z wniosków wyciągniętych z procesu realizacji.

Dla skuteczności działania Scruma kluczowe są trzy filary empiryzmu:

1. Przejrzystość - umożliwia zarówno pracownikom, jak i interesariuszom, łatwe sprawdzenie stanu prac nad produktem. 

2. Inspekcja - polega na systematycznych przeglądach postępu prac i wyników.

3. Adaptacja - opiera się wprowadzaniu zmian w celu poprawienia skuteczności działań. 

Dzięki tym trzem filarom poprawia się nie tylko sposób współpracy wewnątrz zespołu, lecz także jakość rezultatów oraz wydajność działania.

Dlaczego Scrum? Zalety nie tylko dla IT

Wprowadzenie Scruma do organizacji może przynieść wiele korzyści. Wynikają one z elastycznego sposobu zarządzania, dzięki któremu praca zespołowa staje się bardziej efektywna i produktywna. Dlaczego Scrum? Jakie są cztery najważniejsze zalety? I czy są one istotne dla funkcjonowania Twojej firmy?

Lepsza komunikacja i współpraca

Poprawa komunikacji i współpracy w zespole Scrum jest oparta na wspomaganiu pracy zespołowej przez Scrum Mastera, a także zwiększeniu transparentności. Dzięki regularnym spotkaniom zespołu oraz stałej wymianie informacji, wszyscy członkowie zespołu odnoszą korzyści:

• wiedzą, jakie zadania mają do wykonania,

• mają świadomość tego, jakie do jakich celów dążą,

• potrafią zmapować własne działania na tle pracy wykonywanej przez cały zespół,

Taka komunikacja prowadzi do lepszego zrozumienia celów i potrzeb każdego członka zespołu, co pozwala na szybsze i bardziej efektywne rozwiązywanie problemów.

Elastyczność i reagowanie na zmiany na rynku

Szybkość w dostosowywaniu się do zmian daje dużą elastyczność po wdrożeniu Scrum w MŚP. Częste spotkania i testowanie tworzonego produktu lub nowej usługi pozwalają na błyskawiczne reagowanie na zmiany. W ten sposób klienci otrzymują produkt, który od razu odpowiada na pojawiające się zapotrzebowanie. Jest to szczególnie korzystne w organizacjach, które operują w dynamicznym środowisku, gdzie wymagania zmieniają się często, czyli między innymi w:

• startupach technologicznych,

• firmach świadczących usługi sezonowo,

• organizacjach organizujących eventy.
  

Poprawa jakości produktu

W Scrumie proces tworzenia produktu jest zintegrowany z jego testowaniem. Pozwala to na szybsze wykrywanie błędów i łatwiejszą ich naprawę. Dzięki temu jakość produktu rośnie, a szansa na wypuszczenie na rynek produktu z błędami jest znacznie mniejsza. Jest to szczególnie korzystne, gdy jakość produktu jest kluczowa dla sukcesu na rynku.

Zwiększenie zaangażowania zespołu

Scrum pozwala na większą autonomię i zaangażowanie członków zespołu w projekt. Jest to szczególnie ważne dla młodych pracowników, dla których główną wartością jest nie tylko atrakcyjne wynagrodzenie, lecz także poczucie sensu działań, które wykonują. Częste spotkania i transparentność wpisana w zasady Scrum wpływa na ich motywację i zadowolenie z pracy. Zespoły mają zatem większy wpływ na proces tworzenia produktu, a opinie i pomysły każdej osoby są cenne dla całego zespołu. Scrum pomaga w budowaniu zespołowego ducha, co przekłada się na efektywność i produktywność pracy.

W jakiej zatem firmie zalety Scrum przynoszą największe korzyści?

1. W firmach, które pracują nad projektami o złożonej strukturze i wymagają elastycznego podejścia do zarządzania. Na przykład zajmują się produkcją oprogramowania dla przemysłu lotniczego.

2. W organizacjach, które operują w sektorze usługowym i świadczą usługi sezonowe, takie jak biura podróży lub organizatorzy imprez okolicznościowych.

3. Tam, gdzie szybkie reagowanie na zmiany rynkowe jest kluczowe, na przykład w startupach z branży edtech.

4. W firmach, gdzie jakość produktu jest kluczowa dla sukcesu, przykładowo - u producentów sprzętu medycznego.

5. Korzyści odniosą też organizacje, w których zaangażowanie i motywacja zespołu są istotne dla osiągnięcia sukcesu, tak jak w młodych start-upach, które chcą budować kulturę pracy opartą na zaangażowaniu i współpracy.

6. Firmy, w których kluczowe jest szybkie dostarczanie produktów na rynek, np. organizacje związane z branżą gamingową.

7. Organizacje, w których wykorzystanie transparentnych procesów biznesowych i zasad Scrum pozwala na zwiększenie wydajności pracy, na przykład firmy zajmujące się logistyką i zarządzaniem łańcuchem dostaw.

Zakres zalet jest zatem szeroki. Kierując się nimi, możesz spróbować odpowiedzieć na pytanie, czy Scrum sprawdzi się w Twojej firmie.

Dlaczego Scrum ma także wady?

Na podstawie przedstawionych zalet i ramowego sposobu pracy w Scrum mogłoby się wydawać, że wdrożenie Scrum jest zawsze pożądane i może przynosić tylko korzyści. Dla wielu zespołów to prawda. Są jednak sytuacje, w których zastosowanie jego zasad w firmie nie przyniesie poprawy efektywności, ani nie polepszy znacząco współpracy w zespole. W niektórych organizacjach może prowadzić do problemów i frustracji. Poniżej przedstawiamy pięć głównych wad Scrum.

Niepotrzebny wysiłek

Jeśli twoja firma realizuje powtarzalne, podobne projekty, Scrum może okazać się po prostu zbędnym wysiłkiem. Zespół Scrumowy sprawdzi się doskonale w zmieniających się szybko warunkach biznesowych i przedsięwzięciach wymagających innowacyjnego podejścia. Jednak w momencie, kiedy zespół dobrze zna swoje obowiązki, a każdy wie, co należy zrobić i jakie są następne kroki, Scrum może okazać się zbędnym balastem.

Zbyt mała kontrola nad projektem

Scrum zakłada, że zespół samodzielnie zarządza projektem i decyduje o kolejności prac i sposobie ich realizacji. To może prowadzić do sytuacji, w których zespół traci kontrolę nad projektem, a cały proces staje się chaotyczny. Pracę w Scrumie charakteryzuje bowiem:

• brak sztywnych ram czasowych, 

• brak ścisłego planu realizacji projektu, 

• elastyczność w planowaniu pracy.

A te trzy cechy mogą okazać się nie tylko zaletami, lecz również wadami. Mogą wpłynąć na zwiększenie kosztów, opóźnienia i obniżenie jakości produktu.

Zmienne wymagania klienta

Zbyt duży nacisk na pracę zespołową

Nie wszyscy pracownicy potrafią i chcą pracować zespołowo. Wielu specjalistów ma swoje sprawdzone, efektywne sposoby działania i nie chce ich zmieniać. Scrum natomiast wymaga, aby zespół działał w sposób zintegrowany i zgodny z zasadami tej metodyki. To wymaga od każdego członka zespołu umiejętności pracy w zespole i dużej elastyczności w podejściu do pracy, nierzadko wymagającej dodatkowego wysiłku. Brak tych umiejętności może prowadzić do trudności w realizacji projektu.

Nadmiar spotkań w Scrum 

Zakłada, że zespół spotyka się regularnie, aby omówić postęp prac i podjąć decyzje dotyczące kolejnych kroków. To wymaga od zespołu regularnej obecności na spotkaniach, co może wpłynąć na zwiększenie ilości czasu poświęconego na komunikację, a nie na samą pracę nad produktem.

W jakim rodzaju organizacji wady Scrum są więc najbardziej bolesne? Przede wszystkim w firmach, w których:

1. Projekty są zbyt skomplikowane i wymagają sztywnego planu działania. 

2. Projekty są powtarzalne, więc elastyczność w działaniu to dodatkowe obciążenie.

3. Wymagania klienta są jasno określone i nie ulegają zmianom w trakcie projektu

4. Członkowie zespołu nie potrafią lub nie chcą pracować w zespole i uczyć się zasad Scrum

5. Nadmiar spotkań może wpłynąć na ograniczenie czasu poświęconego na pracę nad produktem.

Jeśli wciąż zastanawiasz się dlaczego Scrum, odpowiedz sobie na pytania, czy w przypadku Twojego biznesu przeważają wady czy zalety Scrum.

Podsumowanie

Czy w Twojej firmie sprawdzi się Scrum? Mamy nadzieję, że łatwiej Ci będzie podjąć decyzję po lekturze naszego artykułu. Scrum jest bowiem metodyką pracy z powodzeniem stosowaną w różnych branżach. Dlaczego Scrum? Dlatego, że jego elastyczność pozwala na dostosowanie do specyfiki organizacji oraz zespołu, a dzięki wykorzystaniu podejścia iteracyjnego i empirycznego, pozwala na znaczną poprawę produktywności. 

Jednak wdrożenie Scrum wymaga wysiłku. Aby z powodzeniem go zastosować w swojej firmie, trzeba poznać i przestrzegać ram, które sprawiają, że praca w zespole staje się regularna i przynosi coraz lepsze wyniki. Dzięki podejściu opartemu na empiryzmie oraz iteracyjnym cyklom pracy, pozwala na systematyczne dostosowywanie procesów do potrzeb zespołu i organizacji, co jest kluczem do zwiększenia efektywności. Pełny zestaw narzędzi Scrum jest dostępny w Bitrix24, dzięki temu każdy zespół może skorzystać z tego nowoczesnego iteracyjnego podejścia i zwiększyć wydajność zespołu.

FAQ