Efektywna Praca Zespołowa: 12 Hacków Dzięki Którym Zespoły Mogą Pracować Jako Całość

Spis treści

Efektywna praca zespołowa może ulepszyć i ułatwić każdą część pracy. Jeśli chodzi o postępy i produktywność, w zgranym zespole trudne zadania wydają się łatwe, a na poziomie osobistym każdy przychodzi do pracy z poczuciem wartości, motywacji i zaangażowania.

Ale efektywnej pracy zespołowej nie można po prostu kupić lub zainstalować na swoim laptopie. Musisz nad tym pracować, zarówno poprzez strategiczne decyzje, jak i dobre wykorzystanie technologii.

W naszych 12 hackach, dzięki którym zespoły mogą pracować jako całość, omówimy obie strony medalu i podamy kilka prostych sposobów na uzyskanie przewagi nad konkurencją dzięki pracy zespołowej.

1. Wyznacz jasne, mierzalne cele

Efektywna praca zespołowa jest wartościowa tylko wtedy, gdy wiesz, dokąd chcesz dojść, a wyznaczenie celów jest najlepszym sposobem na tworzenie planu działania. Zacznij od określenia, co oznacza sukces dla Ciebie jako firmy, i zdefiniuj go na nowo dla konkretnych projektów. Być może ogólnym celem Twojej firmy jest wyeliminowanie plastiku z oceanów na świecie, ale celem Twojego pierwszego projektu może być budowanie świadomości marki poprzez udostępnianie w mediach społecznościowych.

Cele dają Twojemu zespołowi motywację, co jest idealne do współpracy zespołowej. Ale bez wskaźników mierzących sukces trudno jest utrzymać motywację, więc dlatego powinieneś wyznaczyć cele.

Wiele nowoczesnych zespołów używa teraz tablicy Kanban do organizowania swoich zadań, z bardzo wyraźnym przypomnieniem celów projektu. Zawsze widoczny ogólny cel inspiruje efektywną pracę zespołową, co jest szczególnie przydatne, gdy nie masz siły i musisz wykonać swoje zadania ponad linię.

2. Podziel swoje postępy na łatwe do opanowania sprinty

Duże projekty mogą być przerażające, a kiedy ostateczny termin jest tak odległy, może się wydawać, że masz przed sobą niemożliwą misję. Ludzie są przytłoczeni wszystkimi zadaniami do wykonania i tracą z oczu to, co jest przed nimi.

Dlatego jednym z najskuteczniejszych hacków do pracy zespołowej ostatnich kilku lat jest przekształcanie dużych projektów w sprinty. Zaczynając od dynamicznych zespołów technologicznych, sprinty rozprzestrzeniły się od tego czasu na wszystkie branże i nic nie wskazuje na to, by miały zniknąć.

Koncepcja jest prosta: ustal harmonogram — dwa tygodnie to standard, ale możesz go dostosować do potrzeb swojego zespołu. Następnie wypełnij ten okres wykonalną liczbą połączonych ze sobą zadań zgrupowanych razem. Na koniec każdego sprintu oceń wykonaną pracę i pracuj nad kilkoma sposobami poprawy wydajności w nadchodzącym sprincie.

3. Bądź przejrzysty, otwarty i sprawiedliwy

Przejrzystość jest podstawą zaufania, dlatego tak ważne jest stworzenie kultury firmy opartej na przejrzystości.

Kiedy Twój zespół zaczyna się zastanawiać, czy kluczowe decyzje są podejmowane za zamkniętymi drzwiami, czuje się niedoceniany w swojej roli. Ziarno nieufności zostaje zasiane i rośnie jak chwast, dławiąc wszystkie dobre rzeczy, które zrobiłeś.

Zgodnie z Twoimi celami przejrzystość pomaga wszystkim w Twoim zespole zrozumieć, dlaczego wykonują swoje zadania. Jest to bardzo pomocne, gdy musisz dużo wymagać od swojego zespołu — nudne zadania, których po prostu nie da się uniknąć.

Narzędzia do zarządzania projektami są coraz częściej wykorzystywane do promowania przejrzystości. Dzięki poziomom dostępu od „obserwatora” do „osoby odpowiedzialnej” możesz udostępnić każde zadanie wszystkim, bez oferowania im dostępu do edycji, dzięki czemu możesz zachować kontrolę.

4. Uczyń poczucie własności i odpowiedzialność centralnym punktem swojej pracy

Zbyt wiele zespołów złożonych z utalentowanych jednostek upada z powodu złego zarządzania. Jednym z najlepszych hacków do pracy zespołowej od czasu pojawienia się potężnych narzędzi do zarządzania projektami jest przypisanie odpowiedzialnych osób do każdego zadania. To zapobiega pozostawianiu miejsc pracy w zawieszeniu, gdy wszyscy umywają ręce od odpowiedzialności.

 Poczucie własności prowadzi do bardziej efektywnej pracy zespołowej, ponieważ kierownik projektu wie, z kim rozmawiać o każdym zadaniu, a osoba odpowiedzialna wie, że musi być gotowa z odpowiedziami.

Na bardziej osobistym poziomie większa odpowiedzialność prawie zawsze oznacza większą motywację. Każda odpowiedzialna osoba chce wnieść dobre wieści na spotkanie dotyczące sprintu, więc będzie ścigać niedokończone prace i uczyć się na błędach, gdy nie dotrzymają terminów. Wszystko to prowadzi również do bardziej zgranego zespołu. Kiedy ludziom powierza się odpowiedzialność, postrzegają to jako dowód na to, że są cenną częścią firmy, co daje im dodatkową motywację.

5. Udziel pochwały i uznania publicznie

Owocem świetnej pracy zespołowej są świetne wyniki, a Ty możesz wykorzystać okazję do mini-świętowania, aby jeszcze bardziej zintegrować swój zespół. Badania pokazują, że uznanie bardziej motywuje niż pieniądze, więc publiczne chwalenie najlepszych pracowników może poważnie zwiększyć produktywność.

Świetnym momentem na pochwałę jest koniec sprintu. Pomyśl o tym, kto naprawdę się wyróżniał i podziel się tym w całej firmie w kanale wiadomości swojego zespołu. Oprócz motywowania danej osoby, dajesz przykład tego, jakiego rodzaju wyniki chcesz zobaczyć.

Efektywna współpraca w zespole dzięki Bitrix24

Nieograniczona liczba użytkowników na planie Free
Zarejestruj się już dziś

6. Podchodź metodycznie do swojej przestrzeni roboczej online

Możesz podejść do swojej organizacji z rozmachem, nikt cię nie powstrzyma. Ale nawet jeśli jesteś przedsiębiorcą jednoosobowym, szybko zauważysz, że gubisz dokumenty, tracisz czas na przeszukiwanie kolejnych folderów i zastanawiasz się, która z dziesięciu wersji, które masz przed sobą, jest tym samym dokumentem.

Stworzenie opartego na chmurze centrum przechowywania plików z intuicyjną, uporządkowaną strukturą to jeden ze sposobów na ograniczenie marnowania czasu i zwiększenie produktywności.

Dla niewprawnego oka tego rodzaju metodyczna, zorientowana na proces praca może być postrzegana jako mikrozarządzanie. Dlatego ważne jest, aby podczas wstępnych sesji onboardingowych podkreślić przyczyny swoich zasad — oszczędność czasu i stresu w codziennych zadaniach zespołu.

7. Staraj się, aby Twoja komunikacja była aktualna i merytoryczna

Podobnie jak w przypadku przechowywania, komunikacja jest kolejnym obszarem, w którym przestrzeganie prostych zasad ułatwia wszystkim życie. Dzięki krótkiej polityce komunikacji, której wszyscy przestrzegają, uzyskujesz spójność i przewidywalność w swojej pracy, co pozwala zaoszczędzić niezliczone godziny w ciągu roku.

Zapomnij o przepełnionych skrzynkach odbiorczych i całych misjach wykopaliskowych mających na celu znalezienie tego jednego pliku, który ktoś, jak sądzi, wysłał za pośrednictwem czatu w zeszłym miesiącu. Aby praca zespołowa była wydajna, całą komunikację związaną z zadaniami i udostępnianie plików należy przechowywać na odpowiedniej karcie zadań w oprogramowaniu do zarządzania projektami. W ten sposób zawsze będziesz wiedział, gdzie znajdują się komentarze, terminy zadań i z kim rozmawiać, a to wszystko w jednym miejscu.

Nikt nie mówi, że nie możesz rozmawiać o najnowszym dramacie telewizyjnym lub poradach dotyczących Dungeons and Dragons. Ale jeśli chodzi o komunikację zadaniową, kluczem jest struktura i dyscyplina.

8. Przed rozpoczęciem projektów określ umiejętności swojego zespołu

Sensowne jest, aby każdy pracował w swoim obszarze specjalistycznym tak często, jak to możliwe. Kiedy zatrudniasz pracowników, masz już na myśli plan wykorzystania ich umiejętności i stworzenia lepszej grupy roboczej. Ale kiedy twój zespół się rozrasta lub gdy tworzysz międzywydziałowe zespoły scrumowe, łatwo stracić z oczu to, kto najlepiej do czego pasuje.

Dlatego najwyżsi menedżerowie przechowują dane każdego pracownika, jego dane kontaktowe i kluczowe umiejętności w schemacie organizacyjnym. Aby praca zespołowa była jak najbardziej efektywna, możesz również uwzględnić drugorzędne umiejętności, które wnoszą. Być może masz menedżera ds. mediów społecznościowych, który jest świetny w prowadzeniu imprez integracyjnych lub inżyniera oprogramowania, który jest niezastąpiony w rozwiązywaniu problemów. Umiejętności te są bardzo ważne dla świetnej pracy zespołowej i często pomijane przy skupianiu się na tytułach zawodowych.

9. Stwórz całość poprzez kulturę firmy

Efektywna praca zespołowa polega w równym stopniu na tym, jak dobrze radzi sobie twój zespół niż na połączonych umiejętnościach każdej osoby. Jednak zbudowanie zespołu, który po prostu działa, nie jest łatwe. Jest to ciągłe zadanie, które w dużej mierze zależy od twoich umiejętności zatrudniania i drobnych, prawie nieobserwowalnych zachowań, które promujesz w ciągu dnia pracy.

Jeśli głosisz przejrzystość, ale spędzasz większość dnia siedząc za nieprzejrzystymi drzwiami, nie zainspirujesz nikogo do współpracy.

Przekształć swoje wartości w historię i uwzględnij ją w procesie rekrutacji, wdrażaniu, a nawet w pracy z klientem. Podobnie jak w przypadku wszystkich grup społecznych, od narodów po religie, opowiadanie historii dla marki firmy jest idealnym sposobem na przekazanie wiadomości w sposób łatwy do zrozumienia.

10. Rozważ szkolenie wewnętrzne przed zatrudnieniem, aby wypełnić luki w umiejętnościach

Pamiętaj, że nie zawsze musisz znajdować nowych ludzi, aby rozwiązać luki w umiejętnościach. Oprócz nowych pracowników potencjalnie zakłócających równowagę Twojego zespołu, możesz poważnie zmotywować swoich obecnych pracowników, podnosząc ich kwalifikacje w nowych obszarach.

To jasny sposób nagradzania zespołu za ciężką pracę i motywowania go do dalszej pracy, ponieważ nie zawsze jest jasne stanowisko, na które można awansować ludzi, a mitem jest, że dobry agent sprzedaży automatycznie stanie się dobrym kierownikiem zespołu sprzedaży.

Oprócz uświadomienia sobie, że utrzymanie personelu jest tańsze i łatwiejsze niż pozyskanie nowych, kolejnym z najlepszych sposobów na pracę zespołową zawiększającą produktywność jest to, że można wyszkolić nowe umiejętności, ale nie można wyszkolić nowego nastawienia. Kiedy więc znajdziesz idealne nastawienie dla swojego zespołu, trzymaj się mocno i nie pozwól im odejść.

11. Utoruj drogę do prawdziwej współpracy

Narzędzia do współpracy odgrywają swoją rolę w otwartej, swobodnej współpracy. Ale czym w końcu jest współpraca? W najprostszej formie chodzi o wymianę pomysłów — coś, co jest niezwykle trudne w pionowych, sztywnych hierarchiach.

Możesz stworzyć środowisko efektywnej pracy zespołowej, w którym każdy może wnieść swój wkład. Niektóre z najlepszych metod tworzenia środowiska współpracy obejmują:

• Natychmiast rozpraw się z toksycznym zachowaniem
• Daj pracownikom możliwość coś zaproponować
• Zapytaj wszystkich w zespole o opinię
• Nie przeciążaj pracowników pracą
• Zaplanuj czas na nowe, świeże pomysły

12. Metodycznie analizuj i poprawiaj swoje wyniki

Jeśli nie korzystasz jeszcze z narzędzi do zarządzania projektami z analityką, gdzie byłeś przez ostatnie dziesięć lat? Dzięki narzędziom do śledzenia czasu możesz monitorować wydajność całego zespołu oraz dowolnego pracownika.

Ten hack pomoże zobaczysz bardziej efektywną pracę zespołową. Być może znajdziesz konflikt, który wymaga rozwiązania, umiejętność wymaga ponownego szkolenia lub instrukcje, które wymagają wyjaśnienia. Jeżeli coś idzie nie zgodnie z planem, jako menedżer musisz to zidentyfikować i sobie z tym poradzić.

Skoro znasz już wszystkie obszary, w których hacki do pracy zespołowej mogą dać Twojemu zespołowi bardzo potrzebny impuls, zakończmy ostatnią radą:

Organizacja to absolutnie wszystko, jeśli chcesz promować efektywną pracę zespołową.

Przy tak szybkim postępie technologicznym możesz nie być świadomy tego, co jest dostępne na platformach takich jak Bitrix24. Od wspólnych dokumentów w chmurze po oprogramowanie do zarządzania projektami, komunikacji i narzędzi HR — Bitrix24 zapewnia wszystko, czego potrzebujesz.

Jeśli więc chcesz, aby praca zespołowa była atutem, a nie przeszkodą, zarejestruj się w Bitrix24 już dziś i zobacz, o co w tym wszystkim chodzi!

FAQ