HRMS w chmurze czy on-premise? Analiza obu rozwiązań

Systemy HRMS (Human Resources Management System) zyskują na znaczeniu, oferując kompleksowe narzędzia do automatyzacji i optymalizacji procesów HR. Przedsiębiorstwa stoją jednak przed ważnym wyborem: wdrożyć system HRMS w chmurze czy on-premise?

Oba rozwiązania mają swoje wady i zalety, a decyzja o wyborze odpowiedniego modelu powinna być poprzedzona gruntowną analizą potrzeb i możliwości firmy. "Chmura" oznacza w tym przypadku korzystanie z HRMS udostępnianego przez dostawcę zewnętrznego za pośrednictwem internetu, w modelu SaaS (Software as a Service). Natomiast "on-premise" to tradycyjny model, w którym oprogramowanie jest instalowane i utrzymywane na serwerach należących do firmy.

Celem niniejszego artykułu jest obiektywne porównanie obu rozwiązań, uwzględniając ich zalety i wady w kluczowych aspektach, takich jak koszty, bezpieczeństwo, elastyczność, skalowalność i wdrożenie. 

HRMS w chmurze

Systemy HRMS w chmurze zyskują coraz większą popularność wśród przedsiębiorstw różnej wielkości. Ten model wdrożenia, oparty na koncepcji SaaS (Software as a Service), umożliwia firmom dostęp do oprogramowania HRMS za pośrednictwem internetu, bez konieczności instalowania go na własnych serwerach. Dostawca usługi zapewnia nie tylko samo oprogramowanie, ale również całą niezbędną infrastrukturę, taką jak serwery, bazy danych i oprogramowanie systemowe, a także zajmuje się jego utrzymaniem, aktualizacjami i bezpieczeństwem.

Architektura chmury w systemach HRMS

Zrozumienie architektury chmury jest kluczowe dla zrozumienia, jak działają systemy HRMS w chmurze. Istnieją trzy główne modele wdrażania chmury:

• Chmura publiczna: w tym modelu zasoby obliczeniowe, takie jak serwery i pamięć masowa, są udostępniane wielu klientom za pośrednictwem publicznego internetu. Dostawca chmury jest odpowiedzialny za zarządzanie całą infrastrukturą, a klienci płacą tylko za wykorzystane zasoby. To najpopularniejszy i najbardziej ekonomiczny model wdrażania HRMS w chmurze. Przykłady dostawców chmury publicznej to Amazon Web Services (AWS), Microsoft Azure i Google Cloud Platform (GCP).

• Chmura prywatna: w tym modelu zasoby obliczeniowe są dedykowane jednemu klientowi i mogą być zlokalizowane w jego własnym centrum danych lub u dostawcy zewnętrznego. Chmura prywatna oferuje większą kontrolę nad danymi i bezpieczeństwem, ale jest również bardziej kosztowna. Jest to dobre rozwiązanie dla firm z wysokimi wymaganiami dotyczącymi bezpieczeństwa i zgodności z przepisami.

• Chmura hybrydowa: ten model łączy chmurę publiczną i prywatną, umożliwiając firmom korzystanie z zalet obu rozwiązań. Na przykład, dane kadrowe mogą być przechowywane w chmurze prywatnej, a aplikacje do rekrutacji w chmurze publicznej. To elastyczne rozwiązanie.

Zalety HRMS w chmurze

Wdrożenie HRMS w chmurze niesie ze sobą wiele korzyści dla przedsiębiorstw:

1. Dostępność i elastyczność

Systemy HRMS w chmurze są dostępne z dowolnego miejsca i urządzenia z połączeniem internetowym. To daje pracownikom i menedżerom elastyczność w dostępie do informacji i narzędzi HR, niezależnie od ich lokalizacji. Pracownicy mogą na przykład sprawdzać swoje wynagrodzenia, składać wnioski urlopowe lub aktualizować swoje dane osobowe z dowolnego miejsca i o dowolnej porze.

2. Skalowalność i efektywność kosztowa

Chmura oferuje dużą skalowalność, co oznacza, że firmy mogą łatwo dostosować zasoby systemu do swoich potrzeb. W miarę rozwoju firmy i zatrudniania nowych pracowników, HRMS w chmurze może być łatwo skalowany w górę, aby sprostać rosnącym wymaganiom. Dodatkowo firmy płacą tylko za wykorzystane zasoby, co czyni chmurę bardziej opłacalnym rozwiązaniem niż tradycyjne systemy on-premise.

3. Bezpieczeństwo i aktualizacje

Dostawcy chmury inwestują znaczne środki w zabezpieczenia fizyczne i informatyczne, aby chronić dane klientów przed utratą i nieautoryzowanym dostępem. Systemy HRMS w chmurze są regularnie aktualizowane o najnowsze funkcje i zabezpieczenia, co zapewnia, że firmy korzystają z najnowszej technologii i są chronione przed zagrożeniami.

4. Łatwa integracja

Wiele systemów HRMS w chmurze oferuje możliwość łatwej integracji z innymi systemami biznesowymi, np. finansowo-księgowymi lub do zarządzania relacjami z klientami (CRM). To pozwala na usprawnienie procesów biznesowych i lepsze wykorzystanie danych.

5. Szybkie wdrożenie

Wdrożenie HRMS w chmurze jest zazwyczaj szybsze niż w przypadku rozwiązania on-premise. Dostawca chmury zajmuje się konfiguracją i wdrożeniem systemu, co pozwala firmom szybciej zacząć korzystać z jego funkcjonalności.

Wady HRMS w chmurze

1. Uzależnienie od dostawcy

Korzystając z HRMS w chmurze, firma jest uzależniona od dostawcy usługi w zakresie dostępności, wydajności i bezpieczeństwa . Ważne jest, aby wybrać wiarygodnego dostawcę z udokumentowanym doświadczeniem i dobrym poziomem obsługi klienta.

2. Stabilność łącza internetowego

Dostęp do HRMS w chmurze wymaga stabilnego połączenia internetowego. Przerwy w dostępie do internetu mogą zakłócić pracę działu HR i uniemożliwić pracownikom dostęp do ważnych informacji i narzędzi.

3. Mniejsza kontrola nad danymi

Dane w systemie HRMS w chmurze są przechowywane na serwerach dostawcy. To może budzić obawy o ich bezpieczeństwo i poufność, szczególnie w przypadku danych poufnych. Ważne jest, aby wybrać dostawcę, który spełnia najwyższe standardy bezpieczeństwa i gwarantuje poufność danych.

HRMS on-premise

W przeciwieństwie do rozwiązań chmurowych, system HRMS on-premise to tradycyjny model wdrożenia, w którym oprogramowanie jest instalowane i utrzymywane na serwerach należących do firmy. Oznacza to, że przedsiębiorstwo jest odpowiedzialne za zakup licencji na oprogramowanie, zapewnienie odpowiedniej infrastruktury IT (serwery, bazy danych, sieć), a także za instalację, konfigurację, utrzymanie i bezpieczeństwo. Ten model wymaga zaangażowania znacznych zasobów finansowych i ludzkich, ale daje firmie pełną kontrolę nad systemem i danymi.

Infrastruktura i wymagania

Wdrożenie HRMS on-premise wiąże się z koniecznością zapewnienia odpowiedniej infrastruktury IT. Obejmuje to:

• Sprzęt: serwery o odpowiedniej mocy obliczeniowej i pojemności pamięci masowej, a także urządzenia sieciowe.

• Oprogramowanie: system operacyjny, baza danych, oprogramowanie do wirtualizacji (opcjonalnie).

• Zespół IT: wykwalifikowani specjaliści IT do instalacji, konfiguracji, administracji i utrzymania systemu.

• Bezpieczeństwo: wdrożenie odpowiednich zabezpieczeń fizycznych i informatycznych, aby chronić system i dane przed utratą, nieautoryzowanym dostępem i innymi zagrożeniami.

Zalety HRMS on-premise

Mimo rosnącej popularności rozwiązań chmurowych, systemy HRMS on-premise nadal mają wiele zalet:

1. Pełna kontrola

Firma ma pełną kontrolę nad systemem i danymi. Może dowolnie konfigurować system, dostosowywać go do swoich potrzeb i integrować z innymi systemami biznesowymi. Ma również pełny dostęp do danych i może je przechowywać w swoim własnym centrum danych, co zwiększa poczucie bezpieczeństwa.

2. Wysoki poziom bezpieczeństwa

Firma może wdrożyć własne zabezpieczenia i procedury bezpieczeństwa, aby chronić system i dane przed zagrożeniami. W przypadku danych poufnych, takich jak dane osobowe pracowników, może to być istotny argument za wyborem rozwiązania on-premise.

3. Personalizacja i dostosowanie

Systemy HRMS on-premise oferują szerokie możliwości personalizacji i dostosowania do indywidualnych potrzeb firmy. Można je skonfigurować tak, aby wspierały specyficzne procesy HR, strukturę organizacyjną i kulturę firmy.

4. Niezależność

Firma nie jest uzależniona od dostawcy zewnętrznego i jego polityki. Ma pełną kontrolę nad systemem i może go utrzymywać i rozwijać według własnego harmonogramu i budżetu.

5. Brak opłat abonamentowych

W przypadku rozwiązania on-premise, firma ponosi jednorazowy koszt zakupu licencji na oprogramowanie. Nie ma miesięcznych lub rocznych opłat abonamentowych, co może być korzystne w dłuższej perspektywie czasowej.

Wady HRMS on-premise

1. Wysokie koszty początkowe

Zakup licencji, sprzętu, oprogramowania i infrastruktury IT generuje wysokie koszty początkowe. Dodatkowo firma musi ponosić koszty związane z utrzymaniem i administracją systemu.

2. Ograniczona skalowalność

Skalowanie systemu w górę lub w dół może być trudne i czasochłonne, ponieważ wymaga zakupu dodatkowego sprzętu i oprogramowania.

3. Konieczność posiadania własnego zespołu IT

Utrzymanie i administracja systemem wymaga posiadania wykwalifikowanego zespołu IT. Może to generować dodatkowe koszty związane z zatrudnieniem lub szkoleniem personelu.

4. Dłuższy czas wdrożenia

Wdrożenie systemu on-premise jest zwykle bardziej czasochłonne niż w przypadku rozwiązania w chmurze. Wymaga to czasu na instalację, konfigurację i testowanie.

5. Odpowiedzialność za utrzymanie i bezpieczeństwo

Firma jest w pełni odpowiedzialna za utrzymanie, aktualizacje i bezpieczeństwo. Wymaga to ciągłego monitorowania i reagowania na potencjalne zagrożenia.

Porównanie systemów w różnych przypadkach

Startup technologiczny

• Charakterystyka: dynamicznie rozwijająca się firma z ograniczonym budżetem i niewielkim zespołem IT.

• Potrzeby: elastyczne i skalowalne rozwiązanie, które może być szybko wdrożone i nie wymaga dużych nakładów finansowych.

• Rekomendacja: HRMS w chmurze. Model SaaS pozwoli firmie uniknąć inwestycji w infrastrukturę i zespół IT, a elastyczność chmury ułatwi dostosowanie systemu do rosnących potrzeb.

Duża korporacja

• Charakterystyka: firma z rozbudowaną strukturą organizacyjną, wysokimi wymaganiami dotyczącymi bezpieczeństwa danych i specyficznymi potrzebami w zakresie funkcjonalności HR.

• Potrzeby: kompleksowe rozwiązanie z możliwością personalizacji i integracji z istniejącymi systemami biznesowymi, zapewniające wysoki poziom bezpieczeństwa danych.

• Rekomendacja: HRMS on-premise. Własna infrastruktura i zespół IT dadzą firmie pełną kontrolę nad systemem i danymi, a możliwość personalizacji pozwoli na dostosowanie go do specyficznych potrzeb.

Sieć sklepów detalicznych

• Charakterystyka: firma z wieloma oddziałami w różnych lokalizacjach, z potrzebą centralnego zarządzania danymi kadrowymi i procesami HR.

• Potrzeby: system dostępny z dowolnego miejsca i urządzenia, umożliwiający efektywną komunikację między centralą a oddziałami.

• Rekomendacja: HRMS w chmurze. Dostępność systemu przez internet ułatwi pracę w rozproszonej strukturze, a centralizacja danych w chmurze zapewni spójność informacji.

Firma z branży medycznej

• Charakterystyka: firma przetwarzająca dane poufne (dane pacjentów, informacje medyczne), podlegająca szczególnym regulacjom prawnym w zakresie ochrony danych osobowych.

• Potrzeby: system zapewniający najwyższy poziom bezpieczeństwa i poufności danych, spełniający wymagania odpowiednich przepisów.

• Rekomendacja: HRMS on-premise lub chmura prywatna. Własna infrastruktura lub dedykowane zasoby w chmurze prywatnej dadzą firmie większą kontrolę nad danymi i ułatwią spełnienie wymagań dotyczących bezpieczeństwa.

Małe przedsiębiorstwo

• Charakterystyka: firma z ograniczonymi zasobami finansowymi i IT, poszukująca prostego i intuicyjnego systemu do podstawowej obsługi kadrowej.

• Potrzeby: niedrogie rozwiązanie, łatwe w obsłudze i niewymagające zaawansowanej wiedzy technicznej.

• Rekomendacja: HRMS w chmurze. Model SaaS oferuje dostęp do systemu w przystępnej cenie i nie wymaga inwestycji w infrastrukturę.

Czynniki wpływające na wybór rozwiązania

Jak pokazują przedstawione przykłady, wybór pomiędzy HRMS w chmurze a on-premise to złożona decyzja, uzależniona od wielu czynników. Oprócz omówionych już kwestii związanych z wielkością firmy, branżą i potrzebami w zakresie funcji, istnieje szereg innych aspektów, które warto wziąć pod uwagę.

1. Strategia IT i plany rozwoju:

• W jakim kierunku zmierza strategia IT firmy - centralizacja i standaryzacja, czy może rozwiązania dedykowane?

• Jak firma planuje rozwijać się w najbliższej przyszłości i w dalszej perspektywie?

• Czy w planach jest ekspansja na nowe rynki lub przejęcia innych firm?

2. Zasoby IT i kompetencje:

• Czy firma posiada zespół IT z odpowiednimi kompetencjami do wdrożenia i obsługi systemu on-premise?

• Na ile firma jest przygotowana do zapewnienia niezbędnej infrastruktury i zabezpieczeń?

• W jaki sposób firma zamierza zarządzać kosztami związanymi z utrzymaniem i administracją?

3. Budżet i model finansowania:

• Ile firma może zainwestować we wdrożenie HRMS?

• Który model opłat jest preferowany - jednorazowy (on-premise) czy abonamentowy (chmura)?

• Jakie są dostępne opcje finansowania inwestycji w system IT?

4. Kultura organizacyjna i styl zarządzania:

• Czy kultura organizacyjna firmy sprzyja innowacjom i wdrażaniu nowych technologii?

• Jak w firmie wygląda proces podejmowania decyzji?

• Czy firma musi szybko reagować na zmiany na rynku i elastycznie dostosowywać się do nowych wyzwań?

5. Aspekty prawne i zgodność z przepisami:

• Jakie dane przetwarza firma i czy wymagają one specjalnej ochrony (np. dane poufne)?

• Czy obowiązują specyficzne wymagania prawne lub branżowe dotyczące przechowywania i przetwarzania danych w firmie?

• W jaki sposób firma zapewnia zgodność z RODO i innymi przepisami o ochronie danych osobowych?

Udzielenie odpowiedzi na powyższe pytania pozwoli firmie na podjęcie świadomej decyzji i wybór rozwiązania HRMS, które najlepiej odpowiada jej indywidualnym potrzebom i celom biznesowym.

Podsumowanie

Wybór odpowiedniego HRMS to strategiczna decyzja dla każdego przedsiębiorstwa, niezależnie od jego wielkości czy branży. Zarówno rozwiązania chmurowe, jak i on-premise mają swoje unikalne zalety i wady, a ostateczna decyzja powinna być poprzedzona gruntowną analizą potrzeb, możliwości i planów firmy.

Nie istnieje jedno uniwersalne rozwiązanie, które byłoby idealne dla wszystkich. Kluczem do sukcesu jest zrozumienie specyfiki własnej organizacji i wybranie modelu wdrożenia, który najlepiej wspiera jej cele biznesowe. W niektórych przypadkach najlepszym wyborem będzie elastyczność i skalowalność chmury, w innych zaś priorytetem okaże się bezpieczeństwo i kontrola zapewniane przez rozwiązania on-premise.

FAQ

Czy system HRMS w chmurze jest bezpieczny?

Tak, systemy HRMS w chmurze są zazwyczaj bardzo bezpieczne. Dostawcy chmury inwestują znaczne środki w zabezpieczenia fizyczne i informatyczne, aby chronić dane klientów. Warto jednak dokładnie sprawdzić, jakie standardy bezpieczeństwa oferuje dany dostawca i czy spełnia on wymagania RODO i innych przepisów o ochronie danych osobowych.

Co się stanie z moimi danymi, jeśli zrezygnuję z HRMS w chmurze?

Przed podpisaniem umowy z dostawcą chmury, należy zapoznać się z postanowieniami dotyczącymi przechowywania i usuwania danych. Zazwyczaj dostawcy gwarantują możliwość eksportu danych w przypadku rezygnacji z usługi.

Czy mogę zintegrować system HRMS w chmurze z innymi systemami używanymi w firmie?

Tak, większość systemów HRMS w chmurze oferuje możliwość integracji z innymi systemami biznesowymi, np. finansowo-księgowymi lub CRM. Warto jednak sprawdzić, czy dany system oferuje integrację z konkretnymi systemami używanymi w firmie.

Czy system HRMS on-premise wymaga ciągłej obecności zespołu IT na miejscu?

Niekoniecznie. Wiele systemów on-premise może być zarządzanych zdalnie, a do obsługi bieżących zadań administracyjnych wystarczy jedna osoba z podstawową wiedzą techniczną. W przypadku bardziej złożonych problemów można skorzystać z pomocy zewnętrznej firmy IT.

Które rozwiązanie jest tańsze - HRMS w chmurze czy on-premise?

Systemy w chmurze zazwyczaj wiążą się z niższymi kosztami początkowymi, ale generują cykliczne opłaty abonamentowe. Systemy on-premise wymagają większych inwestycji na początku, ale w dłuższej perspektywie mogą okazać się bardziej opłacalne. Ostateczny koszt zależy od wielu czynników, takich jak wielkość firmy, wybrane funkcjonalności i czas korzystania z systemu.