Jak automatyczny onboarding może zmienić Twoją firmę?

Pierwsze wrażenia mają ogromne znaczenie, a tradycyjne metody onboardingu, oparte na procedurach i stertach papierowych dokumentów, często okazują się nieefektywne i czasochłonne. Na szczęście z pomocą przychodzą nowoczesne technologie, które umożliwiają automatyzację procesu onboardingu, czyniąc go szybszym, bardziej efektywnym i przyjaznym zarówno dla pracowników, jak i dla działu HR.

Automatyzacja onboardingu to rosnący trend w zarządzaniu zasobami ludzkimi. Polega ona na wykorzystaniu narzędzi informatycznych do usprawnienia i przyspieszenia procesu wdrożenia nowych pracowników. Dzięki automatyzacji można zautomatyzować wiele powtarzalnych zadań, takich jak wysyłanie dokumentów, przypisywanie szkoleń czy zbieranie danych, co pozwala działowi HR skupić się na bardziej strategicznych aspektach onboardingu.

W tym artykule przyjrzymy się bliżej automatycznemu onboardingowi i jego wpływowi na firmy. Dowiesz się, czym jest automatyczny onboarding, jakie korzyści przynosi, jak go wdrożyć i jakie narzędzia można w tym celu wykorzystać. Przedstawimy również przykłady zastosowania automatyzacji onboardingu w różnych branżach oraz najnowsze trendy w tej dziedzinie. Jeśli zastanawiasz się, jak usprawnić proces onboardingu w swojej firmie i zwiększyć zaangażowanie nowych pracowników, ten artykuł jest dla Ciebie!

Czym jest automatyczny onboarding?

Automatyczny onboarding to nowoczesne podejście do wdrażania nowych pracowników, wykorzystujące technologie do usprawnienia i zoptymalizowania tego procesu. W tradycyjnym modelu onboarding często opiera się na ręcznym wykonywaniu wielu powtarzalnych zadań, takich jak: wysyłanie dokumentów, organizowanie szkoleń, zbieranie informacji od nowych pracowników. Automatyzacja pozwala przenieść te zadania do systemu, co przynosi wiele korzyści zarówno dla firmy, jak i dla pracowników.

Jakie procesy można zautomatyzować?

Automatyzacja onboardingu obejmuje szeroki zakres działań, między innymi:

• Wysyłka i podpisywanie dokumentów: nowi pracownicy mogą elektronicznie podpisywać umowy o pracę, regulaminy i inne niezbędne dokumenty, bez konieczności drukowania i skanowania.

• Szkolenia online: platforma onboardingowa może automatycznie przypisywać nowym pracownikom odpowiednie szkolenia i kursy e-learningowe, monitorować ich postępy i generować raporty.

• Komunikacja z nowymi pracownikami: system może automatycznie wysyłać wiadomości powitalne, przypomnienia o terminach i ważnych informacjach, a także umożliwiać komunikację z działem HR i innymi pracownikami.

• Zbieranie danych: formularze online mogą być wykorzystywane do automatycznego zbierania danych od nowych pracowników, takich jak dane osobowe, dane do wypłaty czy preferencje dotyczące szkoleń.

• Integracja z zespołem: platforma onboardingowa może ułatwić nowym pracownikom poznanie zespołu, kultury organizacyjnej i wartości firmy poprzez dostęp do informacji, forum dyskusyjne czy czat.

• Korzyści z automatyzacji onboardingu:

• Oszczędność czasu: automatyzacja eliminuje konieczność ręcznego wykonywania wielu zadań, co pozwala działowi HR zaoszczędzić czas i skupić się na bardziej strategicznych aspektach onboardingu.

• Redukcja błędów: automatyzacja minimalizuje ryzyko popełnienia błędów przy wprowadzaniu danych i przetwarzaniu dokumentów.

• Poprawa komunikacji: system onboardingowy zapewnia sprawny przepływ informacji między firmą a nowymi pracownikami.

• Lepsze doświadczenia pracowników: spersonalizowany i zautomatyzowany proces onboardingu pozwala nowym pracownikom poczuć się mile widziani i szybciej zaadaptować się w nowym środowisku.

Narzędzia i platformy do automatyzacji onboardingu

Skoro już wiemy, czym jest automatyczny onboarding i jakie korzyści przynosi, czas przyjrzeć się bliżej narzędziom, które ułatwiają jego wdrożenie. Na rynku dostępnych jest wiele platform i programów, które oferują różnorodne funkcje i możliwości. Wybór odpowiedniego rozwiązania zależy od indywidualnych potrzeb firmy, jej wielkości, branży i budżetu.

1. Platformy all-in-one:

• BambooHR: to kompleksowe rozwiązanie do zarządzania zasobami ludzkimi, które oferuje również bogaty zestaw funkcji do automatyzacji onboardingu. BambooHR umożliwia m.in. elektroniczne podpisywanie dokumentów, automatyczne wysyłanie powiadomień i przypomnień, tworzenie spersonalizowanych ścieżek onboardingowych, a także monitorowanie postępów nowych pracowników. Platforma charakteryzuje się intuicyjnym interfejsem i łatwością obsługi.

• Workday: to platforma chmurowa, która oferuje szeroki zakres funkcji HR, w tym moduł do automatyzacji onboardingu. Workday umożliwia tworzenie interaktywnych szkoleń online, automatyczne przypisywanie zadań nowym pracownikom, a także integrację z innymi systemami HR. Platforma jest skalowalna i może być dostosowana do potrzeb różnej wielkości firm.

• SAP SuccessFactors: to rozwiązanie dedykowane dużym przedsiębiorstwom, które pozwala na stworzenie kompleksowego i spersonalizowanego procesu onboardingu. SAP SuccessFactors oferuje zaawansowane funkcje automatyzacji, takie jak: automatyczne przypisywanie ról i uprawnień, integrację z systemami kadrowo-płacowymi, a także analizę danych onboardingowych.

2. Specjalistyczne narzędzia do automatyzacji onboardingu:

• Talmundo: to platforma, która koncentruje się na doświadczeniu nowego pracownika. Talmundo oferuje spersonalizowane ścieżki onboardingowe, gamifikację, chatboty, a także mobilny dostęp do materiałów onboardingowych. Platforma pomaga w budowaniu zaangażowania nowych pracowników i przyspieszeniu ich adaptacji w firmie.

• Enboarder: to narzędzie, które stawia na interaktywność i zaangażowanie. Enboarder umożliwia tworzenie atrakcyjnych wizualnie materiałów onboardingowych, takich jak prezentacje, filmy i quizy. Platforma oferuje również możliwość komunikacji z zespołem i udzielania informacji zwrotnej.

• Preppio: to platforma, która ułatwia tworzenie profesjonalnych materiałów onboardingowych. Preppio oferuje szablony, grafiki i narzędzia do edycji, dzięki którym można szybko i łatwo przygotować atrakcyjne prezentacje, filmy i infografiki dla nowych pracowników.

3. Narzędzia do automatyzacji poszczególnych etapów onboardingu:

• DocuSign: to platforma do elektronicznego podpisywania dokumentów, która umożliwia szybkie i bezpieczne przetwarzanie formalności związanych z zatrudnieniem. DocuSign integruje się z wieloma platformami HR i ułatwia przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej.

• Typeform: to narzędzie do tworzenia interaktywnych formularzy online, które można wykorzystać do zbierania danych od nowych pracowników, przeprowadzania ankiet i zbierania opinii. Typeform oferuje atrakcyjne szablony i możliwość personalizacji formularzy.

• Calendly: to aplikacja ułatwiająca umawianie spotkań online, która może być wykorzystana do planowania rozmów z nowymi pracownikami, szkoleń czy spotkań integracyjnych. Calendly automatycznie synchronizuje się z kalendarzem i eliminuje konieczność wymiany e-maili w celu ustalenia terminu spotkania.

Jak wdrożyć automatyczny onboarding?

Wdrożenie automatycznego onboardingu to proces, który wymaga odpowiedniego planowania i przygotowania. Przyjrzyjmy się jego konkretnym etapom, korzystając z przykładu narzędzi opisanych w poprzedniej sekcji.

1. Analiza potrzeb

Zanim zdecydujesz się na konkretną platformę, zastanów się, jakie procesy chcesz zautomatyzować. Czy zależy Ci głównie na elektronicznym obiegiem dokumentów (np. za pomocą DocuSign), czy może na stworzeniu interaktywnych szkoleń online (np. z wykorzystaniem Workday lub Enboarder)? Przeprowadź rozmowy z pracownikami, aby dowiedzieć się, jakie informacje są dla nich najważniejsze na początku pracy i jakie narzędzia mogłyby im pomóc w adaptacji.

2. Wybór odpowiedniego oprogramowania

Jeśli Twoja firma jest duża i potrzebuje rozbudowanego systemu do zarządzania całym cyklem życia pracownika, rozważ wdrożenie platformy SAP SuccessFactors. Dla mniejszych firm dobrym wyborem może być BambooHR, który oferuje intuicyjny interfejs i szeroki zakres funkcji w przystępnej cenie. Jeśli priorytetem jest zaangażowanie pracowników i personalizacja doświadczeń, przyjrzyj się platformom takim jak Talmundo czy Enboarder.

3. Stworzenie planu onboardingu

Zdefiniuj poszczególne etapy onboardingu i dostosuj je do specyfiki stanowisk w Twojej firmie. Możesz wykorzystać narzędzie Preppio do stworzenia atrakcyjnych wizualnie prezentacji i materiałów wprowadzających dla nowych pracowników. Ustal harmonogram szkoleń, spotkań i zadań, które nowi pracownicy powinni zrealizować w pierwszych tygodniach pracy.

4. Przygotowanie materiałów onboardingowych

Wykorzystaj narzędzia do automatyzacji, aby usprawnić proces tworzenia i dystrybucji materiałów onboardingowych. Za pomocą Typeform możesz stworzyć interaktywne formularze do zbierania danych od nowych pracowników. Calendly ułatwi planowanie spotkań z menedżerami i zespołem. Pamiętaj o przygotowaniu checklisty z ważnymi informacjami i zadaniami do wykonania.

5. Integracja z istniejącymi systemami HR

Upewnij się, że wybrane narzędzie do automatyzacji onboardingu integruje się z systemami, z których korzysta Twoja firma. Większość platform oferuje API, które umożliwia wymianę danych z innymi systemami. Sprawdź, czy wybrana platforma współpracuje z Twoim systemem kadrowo-płacowym, narzędziem do rekrutacji czy platformą e-learningową.

6. Testowanie i optymalizacja

Po wdrożeniu nowego systemu ważne jest, aby zbierać feedback od nowych pracowników i na bieżąco monitorować efektywność procesu. Analizuj dane z platformy onboardingowej, takie jak czas poświęcany na poszczególne etapy onboardingu, ukończenie szkoleń czy zaangażowanie w interaktywne materiały.

7. Komunikacja i wsparcie

Wykorzystaj platformę onboardingową do komunikacji z nowymi pracownikami. Wysyłaj im powiadomienia o ważnych terminach, zadaniach i wydarzeniach. Udostępnij im bazę wiedzy z odpowiedziami na najczęściej zadawane pytania. Zapewnij im dostęp do wsparcia technicznego w przypadku problemów z korzystaniem z platformy.

Przykłady zastosowania automatycznego onboardingu w różnych branżach

Automatyczny onboarding sprawdza się w firmach z różnych branż, dostosowując się do ich specyficznych potrzeb i wyzwań. Oto kilka przykładów:

1. Branża IT:

W dynamicznym świecie IT, gdzie nowe technologie pojawiają się nieustannie, szybkie i efektywne wdrożenie nowych pracowników jest kluczowe. Automatyczny onboarding pozwala przyspieszyć ten proces i zapewnić nowym programistom, testerom czy administratorom dostęp do niezbędnej wiedzy i narzędzi.

• Szkolenia techniczne: platformy e-learningowe umożliwiają przeprowadzenie szkoleń z zakresu języków programowania, narzędzi developerskich czy metodologii Agile.

• Dostęp do dokumentacji: nowi pracownicy mogą otrzymać dostęp do repozytoriów kodu, dokumentacji technicznej i innych zasobów firmy.

• Konfiguracja środowiska pracy: automatyzacja pozwala na szybkie i sprawne skonfigurowanie kont użytkowników, instalację oprogramowania i dostęp do systemów firmowych.

2. Branża finansowa:

W sektorze finansowym, gdzie obowiązują ściśle regulacje i procedury, onboarding musi być szczególnie dokładny i kompleksowy. Automatyzacja pomaga w spełnieniu tych wymagań i zapewnieniu zgodności z przepisami.

• Szkolenia z zakresu compliance: platformy e-learningowe umożliwiają przeprowadzenie szkoleń z zakresu przeciwdziałania praniu brudnych pieniędzy, ochrony danych osobowych czy etyki zawodowej.

• Weryfikacja tożsamości: automatyzacja pozwala na szybką i sprawną weryfikację tożsamości nowych pracowników zgodnie z obowiązującymi przepisami.

• Zarządzanie licencjami i certyfikatami: system może automatycznie monitorować ważność licencji i certyfikatów pracowników oraz przypominać o konieczności ich odnowienia.

3. Handel i obsługa klienta:

W branży handlowej i obsługi klienta kluczowe jest szybkie wdrożenie nowych pracowników w specyfikę produktów i usług oraz standardy obsługi klienta. Automatyzacja pomaga w osiągnięciu tego celu i zapewnieniu wysokiej jakości obsługi.

• Szkolenia produktowe: platformy e-learningowe umożliwiają przeprowadzenie szkoleń z zakresu oferty produktowej, cech i zalet produktów oraz technik sprzedaży.

• Symulacje rozmów z klientami: interaktywne scenariusze pomagają nowym pracownikom ćwiczyć umiejętności komunikacyjne i radzenia sobie w trudnych sytuacjach.

• Dostęp do bazy wiedzy: nowi pracownicy mogą otrzymać dostęp do bazy wiedzy z odpowiedziami na najczęściej zadawane pytania klientów oraz instrukcjami dotyczącymi procedur obsługi.

4. Produkcja:

W branży produkcyjnej onboarding często obejmuje szkolenia z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy oraz obsługi maszyn i urządzeń. Automatyzacja pomaga w standaryzacji tego procesu i zapewnieniu bezpieczeństwa pracowników.

• Szkolenia BHP: platformy e-learningowe umożliwiają przeprowadzenie szkoleń z zakresu przepisów BHP, procedur bezpieczeństwa i zasad pierwszej pomocy.

• Instrukcje obsługi maszyn: interaktywne instrukcje i symulacje pomagają nowym pracownikom nauczyć się obsługi maszyn i urządzeń w bezpieczny sposób.

• Testy weryfikacyjne: po ukończeniu szkoleń pracownicy mogą przystąpić do testów weryfikacyjnych, które potwierdzą ich wiedzę i umiejętności.

To tylko kilka przykładów zastosowania automatycznego onboardingu w różnych branżach. W rzeczywistości możliwości są nieograniczone i zależą od potrzeb danej firmy.

Podsumowanie

Automatyzacja onboardingu stanowi strategiczne rozwiązanie dla współczesnych przedsiębiorstw, dążących do optymalizacji procesów kadrowych i zwiększenia efektywności wdrożenia nowych pracowników. W niniejszym artykule zaprezentowano kompleksowe omówienie zagadnienia, obejmujące definicję, korzyści, narzędzia oraz praktyczne aspekty wdrożenia automatyzacji onboardingu.

Automatyzacja onboardingu to inwestycja, która przynosi wymierne korzyści zarówno dla organizacji, jak i dla pracowników. W dobie rosnącej konkurencji o talenty i dynamicznych zmian na rynku pracy, wdrożenie automatyzacji onboardingu staje się kluczowym elementem sukcesu każdej organizacji.

FAQ

Czy automatyzacja onboardingu oznacza, że dział HR nie będzie już potrzebny?

Nie, automatyzacja onboardingu nie zastąpi działu HR, ale pozwoli mu skupić się na bardziej strategicznych zadaniach. Automatyzacja eliminuje powtarzalne, manualne czynności, takie jak wysyłanie dokumentów czy przypisywanie szkoleń, co zwalnia czas pracowników HR na budowanie relacji z nowymi pracownikami, wspieranie ich rozwoju i tworzenie programów zaangażowania.

Czy automatyczny onboarding jest odpowiedni dla małych firm?

Tak, automatyczny onboarding jest rozwiązaniem korzystnym również dla małych firm. Na rynku dostępne są platformy dostosowane do potrzeb małych i średnich przedsiębiorstw, oferujące przystępne ceny i intuicyjne interfejsy. Automatyzacja pozwala małym firmom zaoszczędzić czas i zasoby, a także stworzyć profesjonalny proces onboardingu, który przyciągnie i zatrzyma talenty.

Jakie są koszty wdrożenia automatycznego onboardingu?

Koszty wdrożenia automatycznego onboardingu zależą od wielu czynników, takich jak: wybrane narzędzie, zakres automatyzacji, liczba pracowników i potrzeby firmy. Niektóre platformy oferują miesięczne subskrypcje, inne wymagają jednorazowej opłaty licencyjnej. Warto skontaktować się z dostawcami oprogramowania i poprosić o indywidualną wycenę.