Jak realizować projekty na czas: 7 porad i wskazówek

Spis treści

Jeśli nie masz wiedzy i doświadczenia potrzebnego do kończenia projektów na czas, jest całkiem prawdopodobne, że nie będziesz w stanie dotrzymywać terminów. 

W Bitrix24 przestudiowaliśmy teorię zarządzania projektami, aby wyróżnić 7 porad i wskazówek, jak dotrzymywać terminów. Omówimy zarówno rozwiązania strategiczne, jak i technologiczne, które możesz od razu wdrożyć w swojej pracy.

1. Uzgodnij jasne cele projektu ze swoimi interesariuszami i zapisz je w formie pisemnej

Na początku każdego projektu powinieneś wiedzieć, jak będzie wyglądać jego zakończenie. Spotkaj się z klientami, aby uzgodnić wszelkie cele, zarówno główne, jak i drugorzędne.

Kiedy wszyscy interesariusze są świadomi kluczowych celów, nadajesz kierunek i jasność swojej misji, co jest pierwszym krokiem do ukończenia projektu na czas. Zamiast zgadywać, jakie powinny być kolejne kroki, możesz śmiało przystąpić do swoich zadań i zobaczyć, jak odnoszą się one do ogólnych celów.

Cele te muszą być realne. Jeśli jesteś kierownikiem projektu, łatwo jest przesadzić z tym, co można osiągnąć, gdy kusi Cię dobry wynik.  Ale to zwiększy presję na Ciebie i Twój zespół i może doprowadzić do bałaganu. 

A teraz najważniejsza część — zapisz wszystkie te cele w oprogramowaniu do zarządzania projektami.

Możesz dodać swoich klientów do projektu jako obserwatorów, aby mogli zobaczyć cały proces bez bezpośredniego zaangażowania.

W ten sposób zawsze będziesz miał zapis każdego wykonanego kroku i zapewnisz pełną przejrzystość.

Wizualizacje, takie jak tablice Kanban, również pomagają Twojemu zespołowi. Każdy widzi pełny obraz, a cele kluczowe są wyraźnie widoczne po lewej stronie. Jednak jeśli chodzi o wykonanie określonego zadania, Twój zespół może skupić się wyłącznie na nim i poświęcić mu pełną uwagę. Przeniesienie tego zadania do sekcji „ukończone” jest świetnym motywatorem dla Twojego zespołu, a dzięki wizualizacji Kanban pracownicy mogą od razu zobaczyć, jak przyczynia się to do ogólnego sukcesu projektu.

2. Utwórz harmonogram z punktami kontrolnymi

Jedną z najważniejszych części planowania i tworzenia harmonogramu jest ustalanie terminów. Korzystając z wcześniejszych doświadczeń, możesz przewidzieć, ile czasu zajmie każde zadanie i opracować plan działania dla całego projektu. Jednak niektórzy menedżerowie zapominają, jak ważne jest podzielenie projektu na krótkie sprinty.

Weźmy na przykład kampanię marketingową. Stanowi niewielką część większego projektu i składa się z wielu pojedynczych zadań, takich jak tworzenie materiałów graficznych, tworzenie kroplowych kampanii e-mail, uruchamianie płatnych reklam i wiele więcej. Łącząc wszystkie te zadania w przejrzysty, osiągalny sprint, możesz skoncentrować całą swoją energię na ukończeniu go w wyznaczonym terminie, zanim ocenisz swoją pracę i przejdziesz do następnego sprintu.

Upewnij się, że uwzględniłeś elastyczność w swoich sprintach i całym projekcie. Możesz wyznaczyć terminy dla każdego zadania, a nawet uwzględnić czas na przegląd i poprawianie, ale w świecie zarządzania projektami istnieje milion czynników zewnętrznych, które mogą opóźnić realizację zadań.

Doświadczeni menedżerowie wiedzą, jak obliczyć prawdopodobieństwo ukończenia projektu na czas i zawsze znajdą w sprintach odrobinę wytchnienia. W ten sposób, jeśli coś pójdzie nie tak, możesz poradzić sobie z problemem i działać dalej, zamiast przegapić terminy i pozwolić projektowi wyjść poza założone ramy czasowe.

Ostatnia rada, jak zrealizować projekt na czas, to zacząć od teraz. Psychologowie mówią, że strach przed porażką jest jednym z głównych powodów prokrastynacji, a uświadomienie sobie tego jest pierwszym krokiem do udanego projektu.

3. Od samego początku opracuj strategię komunikacji i przygotuj odpowiednie narzędzia

Tak, określiliście oczekiwania ze swoim klientem, stworzyłeś świetny plan, ale to nie znaczy, że możesz zniknąć do ostatecznego terminu. 

Dobra komunikacja jest niezbędna do realizacji projektów na czas, ale musisz być mądry.

Wysyłanie wiadomości błyskawicznych i maili za każdym razem, gdy jakaś myśl przychodzi Ci do głowy, nie jest dobrą komunikacją. Zamiast tego opracuj zasady komunikacji, aby rozmawiać z klientami, a także zasady komunikacji dla swojego zespołu wewnętrznego. Twoja strategia powinna obejmować wszystkie rodzaje komunikacji, z którymi spodziewasz się spotkać, i oferować porady na temat tego, co jest dopuszczalne i jak pomoże Ci to realizować projekty na czas. Oto kilka przykładów.

Praca związana z zadaniami

Warto dołączyć wszelkie instrukcje, aktualizacje i pytania do odpowiedniego zadania w narzędziu do zarządzania projektami opartym na Chmurze. W ten sposób trzymasz wszystkie informacje pod ręką, co oszczędza mnóstwo czasu i nerwów.

Zdalne zespoły często potrzebują dodatkowych informacji, gdy są w trakcie wykonywania zadania, więc komunikatory internetowe naprawdę się przydadzą. Jednak wszelkie kluczowe decyzje należy dodawać bezpośrednio do zadania.

Ogłoszenia ogólne

Gdy są nadużywane, skrzynki mailowe mogą stać się wywołującą stres czarną dziurą, więc generalnie należy ich unikać. Jednak ogólne ogłoszenia to obszar, w którym komunikacja za pomocą e-mail ma sens. Aby była ona bardziej efektywna, włącz potwierdzenia odczytu, aby upewnić się, że wszyscy otworzyli Twoją wiadomość i spędzili czas na ich zrozumieniu, oraz przypomnij współpracownikom, aby unikali „odpowiadania wszystkim”, jeśli mają jakiekolwiek pytania.

Spotkania

Zamiast omawiać dostępność osobiście podczas spotkań, sprawdzaj dostępność w kalendarzach zespołu. Oszczędza to dużo czasu w procesie organizacji. Wszyscy uczestnicy powinni otrzymać powiadomienie i agendę, dzięki czemu spotkania będą krótkie i skuteczne oraz zwiększą prawdopodobieństwo ukończenia projektów na czas.

Oczywiście przed rozpoczęciem pracy musisz upewnić się, że wszystkie kanały komunikacji działają. Od oprogramowania do zarządzania projektami i połączeń wideo po pocztę e-mail, komunikatory i powiadomienia — Twoim obowiązkiem jest zapewnienie odpowiednich narzędzi komunikacyjnych.

4. Zwróć uwagę zespołu i klientów na kwestię odpowiedzialności

Aby realizować projekty na czas, musisz mieć kontrolę nad tym, co się dzieje. Nie oznacza to jednak mikrozarządzania każdym aspektem i stresowania zespołu. 

Wcześniej wspomnieliśmy, że możesz dodawać swoich klientów jako obserwatorów do swoich zadań. Ale odpowiedzialność to coś więcej niż tylko obserwowanie. Każde z twoich zadań powinno mieć osobę odpowiedzialną oraz osobę odpowiedzialną za upewnienie się, że to zadanie zostanie wykonane dobrze i w odpowiednim czasie. Delegowanie pomaga menedżerowi spojrzeć na projekt jako całość z szerszej perspektywy.

Twój zespół bierze odpowiedzialność za wykonanie zadań, jest dumny ze swojej pracy, a to jest świetny motywator, który pomaga realizować projekty na czas.

Dobrze jest też zwrócić uwagę klientów na kwestię odpowiedzialności. Tak długo, jak Twoja komunikacja jest profesjonalna, ale asertywna i wyjaśniasz jej znaczenie, nie musisz traktować swoich klientów, jak rodziny królewskiej. Jeśli musisz ich zachęcić do działań, zrób to za pomocą harmonogramu projektu i porozmawiaj o konsekwencjach opóźnień w pracy.

Wyjaśnij, że ich obowiązkiem jest zapewnienie wszystkich informacji i zasobów potrzebnych do terminowej realizacji projektów. Brak dokumentów, powolne odpowiedzi lub zmiany wprowadzone w ostatniej chwili mogą poważnie wpłynąć na Twoje plany i spowodować opóźnienia.

Dzięki Bitrix24 nigdy nie przegapisz terminu realizacji zadania

Nieograniczona liczba użytkowników na planie Free.
Zarejestruj się już teraz

5. Automatyzuj, jeśli to możliwe

Tak jak musisz delegować zadania menedżerskie, aby ukończyć projekty na czas, możesz także poważnie usprawnić pracę swoich zespołów, będąc mistrzem automatyzacji. Znajomość opcji automatyzacji i najlepszego sposobu ich wdrożenia może być kluczowym wyróżnikiem na tle konkurencji, a ponadto dzięki automatyzacji możesz zwiększyć elastyczność swojego harmonogramu.

Automatyzacja workflow

Jeśli monitorowanie każdego zadania i przydzielanie następnego zabiera Twój czas, wygląda na to, że musisz zautomatyzować swoje workflow. Dotrzymywanie terminów projektów będzie łatwiejsze, jeśli będziesz otrzymywać powiadomienia o zmianach w swoich zadaniach, zamiast polegać na wiadomościach e-mail lub komunikatorze. Gdy tylko zadanie zostanie oznaczone jako ukończone, wszyscy uczestnicy otrzymają aktualizację. Będziesz mógł szybko sprawdzić i zatwierdzić go, a kolejne zadanie zostanie przypisane automatycznie.

Organizowanie spotkań

Ustalając powtarzające się spotkania na wczesnych etapach projektu, kontroluj, aby każdy mógł dostosować do nich swoje harmonogramy. Dzięki odpowiedniemu oprogramowaniu z kalendarzem pracownicy będą otrzymywać przypomnienia i powiadomienia, np. gdy prześlesz agendę.

Automatyzacja nie tylko usprawnia proces, aby pomóc Ci zrealizować projekt na czas, ale także eliminuje mniej istotne zadania, dzięki czemu co pomaga utrzymać motywację i produktywność wszystkich członków zespołu na wysokim poziomie.

6. Przygotuj plan B

Jeśli chcesz być traktowany poważnie, nie możesz zrzucać winy na czynniki zewnętrzne lub kogoś innego, gdy nie zrealizowałeś projektu na czas. Dlatego rzetelni kierownicy projektów zawsze mają plan B na wypadek, gdyby coś poszło nie tak.

Jest to duża część planu zarządzania ryzykiem. Zacznij od zidentyfikowania potencjalnych problemów, takich jak opóźnienia w dostawach, nieobecności pracowników w pracy z powodu choroby lub bardziej szczegółowe zagrożenia związane z Twoją branżą. Następnie razem z zespołem znajdźcie rozwiązanie, jak być elastycznymi i reagować, aby projekt szedł zgodnie z planem.

Ważne jest, aby plan B był również szczegółowy. Podobnie jak w przypadku planu A, powinieneś stworzyć szablony workflow z instrukcjami, terminami i kosztami, a następnie zapisać to wszystko do użycia w dowolnym momencie.

Jeśli chodzi o terminową realizację projektów, przygotowanie się na nieprzewidziane okoliczności zapewni elastyczność. Żaden klient nie chce słuchać wymówek, dlaczego nie możesz zrealizować projektu. Chcą usłyszeć, że potrafiłeś rozwiązać wszystkie problemy, które napotkałeś w pracy nad nim.

7. Zastanów się i oceń swoje postępy

Oprogramowanie do zarządzania projektami z możliwościami analitycznymi to podstawa obliczania prawdopodobieństwa ukończenia projektu na czas. Skonfiguruj liczniki czasu, dla każdego zadania i uzyskaj wiarygodne oszacowanie czasu jego trwania. Po wykonaniu zadania czas zostanie zarejestrowany w oprogramowaniu do dalszej analizy.

Pod koniec każdego sprintu wyciągnij swoje dane do raportu i określ, gdzie masz opóźnienia. Następnie musisz zadać sobie kilka pytań, aby znaleźć podstawową przyczynę. Czy instrukcje były wystarczająco jasne? Czy w zespole są jakieś problemy z morale? Czy po prostu źle oszacowałeś, ile czasu faktycznie zajmują zadania?

Po zakończeniu projektu możesz przeprowadzić głębszą analizę wydajności swojego zespołu. Odpowiadając na powyższe pytania, możesz wprowadzić zmiany strukturalne w swoim zespole, zaoferować specjalne szkolenie lub dostosować oszacowania dotyczące czasu trwania zadań, aby Twoje planowanie projektów było bardziej wiarygodne.

Teraz, gdy wiesz, jak zrealizować projekty na czas, musisz tylko zacząć planować! A dobrą wiadomością jest to, że możesz zrobić ogromny krok do przodu w ciągu kilku sekund.

Po rejestracji w Bitrix24 uzyskasz natychmiastowy dostęp do potężnego oprogramowania do zarządzania projektami i profesjonalnych narzędzi komunikacyjnych, a także kalendarzy, wspólnych dokumentów, dysku w chmurze i wszystkich funkcji, które są potrzebne do pomyślnej realizacji projektów.

FAQ