Jak wykorzystać narzędzia AI w HR? Przegląd usług automatyzacji i analizy

Czym właściwie jest AI w kontekście HR? To wiele różnych technologii, takich jak uczenie maszynowe, przetwarzanie języka naturalnego czy robotyka, które pozwalają na automatyzację, analizę i optymalizację procesów.

Implementacja nowoczesnych rozwiązań w zarządzaniu pracownikami niesie ze sobą szereg potencjalnych korzyści. Przede wszystkim, pozwala na zwiększenie efektywności i oszczędność czasu poprzez automatyzację powtarzalnych zadań, takich jak przesiewanie CV czy odpowiadanie na podstawowe pytania kandydatów. Analiza dużych zbiorów danych umożliwia podejmowanie bardziej trafnych decyzji rekrutacyjnych, a także przewidywanie potencjalnych problemów, takich jak rotacja pracowników. Personalizacja doświadczeń pracowników na podstawie ich indywidualnych potrzeb i preferencji może zwiększyć ich zaangażowanie i satysfakcję z pracy.

Narzędzia AI w HR zyskują na popularności. Według raportu Deloitte, aż 72% firm planuje wdrożenie rozwiązań technologicznych w HR w ciągu najbliższych lat. Szacuje się, że rynek AI osiągnie wartość 3,6 miliarda dolarów do 2025 roku. Najczęściej wykorzystywane obszary to rekrutacja, zarządzanie talentami i analityka.

Odciążenie specjalistów HR

Jednym z kluczowych obszarów, w których sztuczna inteligencja znajduje zastosowanie w HR, jest automatyzacja powtarzalnych i czasochłonnych zadań. Dzięki temu specjaliści mogą skupić się na bardziej strategicznych aspektach swojej pracy, takich jak budowanie relacji z pracownikami czy rozwijanie kultury organizacyjnej.

Precyzyjne działanie algorytmów

W procesie rekrutacji i onboardingu, nowoczesne narzędzia wykorzystujące algorytmy mogą znacząco usprawnić i przyspieszyć cały proces, przynosząc korzyści zarówno dla pracodawców, jak i kandydatów.

• Chatboty i asystenci wirtualni: mogą samodzielnie przeprowadzać wstępne rozmowy kwalifikacyjne, zadając pytania o doświadczeniu, umiejętnościach czy oczekiwaniach finansowych. Dzięki temu odciążają rekruterów od żmudnego przeglądania setek CV i pozwalają skoncentrować się na bardziej wartościowych rozmowach z wybranymi kandydatami. Przykładowo, chatbot "Mya" potrafi przeprowadzić nawet 100 rozmów jednocześnie, co znacząco przyspiesza proces selekcji.

• Automatyczne przesiewanie CV i profilowanie kandydatów: algorytmy analizują CV i profile kandydatów w mediach społecznościowych, wyszukując informacje zgodne z wymaganiami danego stanowiska. Dzięki temu można szybko wyłonić osoby najlepiej dopasowane do profilu idealnego kandydata. Narzędzie "Ideal" potrafi przeanalizować tysiące CV w kilka minut, co znacznie skraca czas potrzebny na wstępną selekcję.

• Oceny kompetencji kandydatów: specjalistyczne platformy, takie jak "Pymetrics" czy "HireVue", wykorzystują gry i symulacje do oceny umiejętności kandydatów, takich jak logiczne myślenie, rozwiązywanie problemów czy komunikacja. Dzięki temu rekruterzy otrzymują obiektywne dane na temat kompetencji kandydatów, co ułatwia podjęcie decyzji o zatrudnieniu.

• Samodzielne szkolenia online: platformy e-learningowe, takie jak "TalentLMS" czy "Docebo", oferują szkolenia wstępne, które nowi pracownicy mogą przejść w dogodnym dla siebie czasie. Dzięki temu mogą szybciej przyswoić niezbędną wiedzę i umiejętności.

• Automatyczne przypomnienia i powiadomienia: systemy onboardingowe, takie jak "BambooHR", przypominają nowym pracownikom o ważnych terminach, takich jak spotkania czy szkolenia, oraz informują o dostępnych dla nich zasobach i benefitach. To ułatwia im odnalezienie się w nowej roli i przyspiesza integrację z zespołem.

Indywidualne podejście do rozwoju talentów

W obszarze zarządzania talentami, algorytmy mogą pomóc w monitorowaniu i ocenie wydajności pracowników, identyfikacji ich mocnych stron i obszarów do rozwoju. Platformy do nauki i rozwoju (L&D) oparte na sztucznej inteligencji umożliwiają personalizację ścieżek edukacyjnych, dostosowując je do indywidualnych potrzeb i preferencji pracowników.

Rozwiązania do planowania ścieżek kariery i sukcesji pozwalają na identyfikację pracowników o wysokim potencjale, którzy mogą w przyszłości objąć kluczowe stanowiska w organizacji. Dzięki temu firmy mogą lepiej przygotować się na ewentualne zmiany kadrowe i zapewnić ciągłość działania.

Administracja HR: cyfrowe wsparcie dla codziennych zadań

Zarządzanie czasem pracy i urlopami:

• Systemy rejestracji czasu pracy: platformy jak "TimeCamp" czy "Clockify" umożliwiają pracownikom łatwe rejestrowanie czasu pracy, a menedżerom - monitorowanie i analizę danych dotyczących wykorzystania czasu pracy w zespole. Dzięki temu można zidentyfikować ewentualne problemy i zoptymalizować procesy.

• Automatyczne rozliczanie urlopów: systemy zarządzające jak np. "BambooHR" czy "SAP SuccessFactors" automatycznie rozliczają wnioski urlopowe, uwzględniając przysługujące pracownikom dni wolne oraz zasady obowiązujące w firmie. To pozwala zaoszczędzić czas i uniknąć błędów w rozliczeniach.

Przetwarzanie wniosków i zapytań pracowników:

• Chatboty HR: mogą samodzielnie odpowiadać na najczęściej zadawane pytania pracowników dotyczące np. zasad urlopowych, świadczeń czy procedur wewnętrznych. Dzięki temu pracownicy otrzymują szybkie odpowiedzi, a specjaliści mają więcej czasu na rozwiązywanie bardziej złożonych problemów. Przykładem takiego chatbota jest "Zia" od Zoho People.

• Systemy workflow: umożliwiają automatyczne przekazywanie wniosków i zapytań pracowników do odpowiednich osób lub działów, a także monitorowanie postępu ich realizacji. Dzięki temu procesy administracyjne przebiegają sprawniej i szybciej, a pracownicy otrzymują informacje zwrotne na bieżąco.

Zarządzanie płacami i świadczeniami:

• Systemy kadrowo-płacowe: platformy takie jak "SAP SuccessFactors" czy "Workday" automatyzują procesy naliczania wynagrodzeń, podatków i składek, a także generowania pasków płacowych. To pozwala uniknąć błędów w obliczeniach i zaoszczędzić czas.

• Platformy do zarządzania świadczeniami: umożliwiają pracownikom łatwy dostęp do informacji o przysługujących im świadczeniach, takich jak ubezpieczenie zdrowotne czy karta sportowa, a także składanie wniosków o przyznanie lub zmianę świadczeń. Przykładem takiej platformy jest "Benify".

Analityka HR 

W dzisiejszych czasach, dane są jednym z najcenniejszych zasobów każdej organizacji. W HR, analityka danych pozwala na głębsze zrozumienie pracowników, ich potrzeb i motywacji, a także na identyfikację trendów i przewidywanie przyszłych wyzwań. Dzięki temu działy HR mogą podejmować bardziej świadome i efektywne decyzje, które przekładają się na lepsze wyniki biznesowe.

Odkrywanie ukrytych wzorców

Nowoczesne narzędzia do analizy danych pozwalają na przetwarzanie ogromnych ilości informacji o pracownikach, takich jak dane demograficzne, wyniki ocen okresowych, informacje o szkoleniach, dane dotyczące absencji czy informacje zwrotne z ankiet. Dzięki zaawansowanym algorytmom, narzędzia te są w stanie wykrywać ukryte wzorce i zależności, które mogą być trudne do zauważenia dla ludzkiego oka.

Analiza danych pracowników może dostarczyć cennych informacji na temat:

• Zaangażowania pracowników: mierząc poziom zaangażowania pracowników, można zidentyfikować czynniki, które wpływają na ich motywację i satysfakcję z pracy. Dzięki temu można wdrożyć odpowiednie działania, które poprawią atmosferę w pracy i zwiększą produktywność.

• Ryzyka odejścia z pracy: analizując dane dotyczące absencji, ocen okresowych czy informacji zwrotnych z ankiet, można zidentyfikować pracowników, którzy są bardziej skłonni do odejścia z pracy. Dzięki temu można podjąć działania prewencyjne, takie jak rozmowy z pracownikami czy oferowanie dodatkowych szkoleń lub benefitów.

• Potencjału pracowników: zbieranie informacji o wydajności może pomóc w identyfikacji pracowników o wysokim potencjale, którzy mogą w przyszłości objąć kluczowe stanowiska w organizacji. Dzięki temu można zaplanować odpowiednie ścieżki rozwoju dla tych pracowników i zapewnić ciągłość działania firmy.

Analiza predykcyjna

Analiza predykcyjna, oparta na zaawansowanych algorytmach uczenia maszynowego, pozwala na przewidywanie przyszłych zdarzeń i trendów w obszarze HR. Dzięki temu działy zasobów ludzkich mogą lepiej przygotować się na nadchodzące wyzwania i proaktywnie podejmować decyzje, które wpłyną na poprawę efektywności i konkurencyjności organizacji.

Wykorzystanie analiz predykcyjnych może przynieść korzyści w kilku kluczowych obszarach:

• Prognozowanie rotacji: na podstawie analizy danych historycznych dotyczących odejść z pracy, można zidentyfikować czynniki, które zwiększają ryzyko rotacji pracowników, takie jak np. niski poziom zaangażowania, brak możliwości rozwoju czy niezadowalające wynagrodzenie. Dzięki temu można wdrożyć odpowiednie działania, które zmniejszą ryzyko utraty wartościowych pracowników.

• Przewidywanie wydajności: analiza predykcyjna może pomóc w identyfikacji czynników, które wpływają na wydajność pracowników, takich jak np. poziom umiejętności, doświadczenie, motywacja czy styl pracy. Dzięki temu można lepiej dopasować pracowników do odpowiednich zadań i projektów, a także zaplanować odpowiednie szkolenia i programy rozwojowe.

• Planowanie zatrudnienia: może ono pomóc także w prognozowaniu przyszłych potrzeb kadrowych, uwzględniając takie czynniki jak np. rozwój firmy, zmiany na rynku pracy czy sezonowość. Dzięki temu można uniknąć sytuacji, w których brakuje odpowiednich specjalistów lub występuje nadmiar pracowników.

Analiza efektywności i optymalizacja działań

Analityka HR nie ogranicza się jedynie do analizy danych dotyczących pracowników. Równie istotne jest mierzenie efektywności tych procesów, takich jak rekrutacja, onboarding, szkolenia czy ocena pracowników. Dzięki analizie tych procesów, można zidentyfikować obszary wymagające poprawy, zoptymalizować koszty i zwiększyć ogólną efektywność działań.

Analiza efektywności procesów HR może obejmować:

• Mierzenie czasu trwania poszczególnych etapów procesu: na przykład, w procesie rekrutacji można mierzyć czas od momentu opublikowania ogłoszenia o pracę do momentu zatrudnienia nowego pracownika. Dzięki temu można zidentyfikować etapy, które trwają najdłużej i wymagają usprawnienia.

• Analiza kosztów poszczególnych etapów procesu: w procesie onboardingu można analizować koszty związane z szkoleniami, materiałami informacyjnymi czy czasem pracy mentorów. Dzięki temu można zoptymalizować koszty i znaleźć bardziej efektywne rozwiązania.

• Ocena skuteczności poszczególnych etapów procesu: podczas szkoleń można mierzyć poziom zadowolenia uczestników, a także oceniać, czy szkolenia przełożyły się na poprawę ich wydajności. Dzięki temu można dostosować programy szkoleniowe do potrzeb pracowników i zwiększyć ich efektywność.

• Analiza wpływu procesów HR na wyniki biznesowe: pozwala badać, czy np. efektywna rekrutacja przekłada się na wyższą retencję pracowników, a także czy dobrze przeprowadzony onboarding wpływa na szybsze wdrożenie nowych pracowników w swoje obowiązki. Dzięki temu można udowodnić wartość działań HR dla całej organizacji.

Narzędzia AI w HR - przegląd

W procesie rekrutacji, narzędzia oparte na sztucznej inteligencji mogą usprawnić i przyspieszyć wiele etapów, począwszy od wstępnej selekcji kandydatów, aż po przeprowadzenie rozmów kwalifikacyjnych i ocenę kompetencji.

• Textio: wykorzystuje przetwarzanie języka naturalnego do analizy treści ogłoszeń o pracę i sugeruje zmiany, które mogą zwiększyć atrakcyjność oferty dla potencjalnych kandydatów. Dzięki temu można przyciągnąć większą liczbę wykwalifikowanych osób i zwiększyć szanse na znalezienie idealnego pracownika.

• HireVue: umożliwia przeprowadzanie zdalnych rozmów kwalifikacyjnych z wykorzystaniem wideo. Algorytmy analizują mimikę twarzy, mowę ciała i ton głosu kandydatów, dostarczając rekruterom dodatkowych informacji na temat ich osobowości i kompetencji.

• Pymetrics: wykorzystuje gry i symulacje do oceny umiejętności kandydatów, takich jak logiczne myślenie, rozwiązywanie problemów czy komunikacja. Dzięki temu rekruterzy otrzymują obiektywne dane na temat kompetencji kandydatów, co ułatwia podjęcie decyzji o zatrudnieniu.

• Eightfold.ai: platforma ta korzysta ze sztucznej inteligencji do tworzenia profili kandydatów na podstawie ich CV, profili w mediach społecznościowych i innych dostępnych danych. Dzięki temu można szybko zidentyfikować osoby najlepiej dopasowane do wymagań danego stanowiska.

• Fetcher: narzędzie automatyzuje proces wyszukiwania i pozyskiwania kandydatów, korzystając z różnych źródeł, takich jak portale pracy, media społecznościowe czy bazy danych. Dzięki temu rekruterzy mogą zaoszczędzić czas i skupić się na budowaniu relacji z kandydatami.

• Harver: oferuje szeroki zakres narzędzi do rekrutacji, takich jak testy predyspozycji, symulacje pracy czy chatboty. Dzięki temu można kompleksowo ocenić kompetencje kandydatów i wybrać najlepszych z nich.

• Paradox: wykorzystuje chatbota o nazwie "Olivia", który automatyzuje komunikację z kandydatami, odpowiadając na ich pytania, planując rozmowy kwalifikacyjne czy wysyłając przypomnienia. Dzięki temu rekruterzy mogą zaoszczędzić czas i skupić się na bardziej wartościowych zadaniach.

• Arya by Leoforce: wykorzystuje sztuczną inteligencję do analizy danych kandydatów i automatycznego dopasowywania ich do odpowiednich ofert pracy. Dzięki temu można zwiększyć efektywność rekrutacji i skrócić czas potrzebny na znalezienie idealnego pracownika.

• Entelo: również wykorzystuje sztuczną inteligencję – do wyszukiwania i analizy profili kandydatów w mediach społecznościowych, takich jak LinkedIn czy Twitter. Dzięki temu można zidentyfikować osoby pasywne, które nie aktywnie szukają pracy, ale mogą być zainteresowane zmianą zatrudnienia.

Podsumowanie

Nie ulega wątpliwości, że sztuczna inteligencja ma ogromny potencjał, aby zrewolucjonizować sposób, w jaki zarządzamy zasobami ludzkimi. Jednakże, nie powinna być postrzegana jako zagrożenie dla HR-owców, ale jako narzędzie wspierające, które może pomóc im w osiągnięciu lepszych wyników. Kluczem do sukcesu jest znalezienie odpowiedniej równowagi między technologią a ludzkim czynnikiem, tak aby wykorzystać potencjał AI, jednocześnie zachowując empatię, kreatywność i umiejętność budowania relacji.

W przyszłości możemy spodziewać się, że narzędzia AI w HR, będą jeszcze bardziej zaawansowane, intuicyjne i dostosowane do indywidualnych potrzeb organizacji. Warto śledzić te trendy i być otwartym na nowe możliwości, jakie niesie ze sobą sztuczna inteligencja, aby wykorzystać ją jako partnera w budowaniu nowoczesnego i efektywnego działu HR.

Gotowy na przyszłość HR? Nie zwlekaj z wdrożeniem nowoczesnych narzędzi, które pomogą Ci wykorzystać potencjał sztucznej inteligencji w Twojej organizacji. Bitrix24 to platforma, która łączy w sobie wiele funkcji niezbędnych dla nowoczesnego działu HR:

• Rekrutacja: automatyzacja ogłoszeń, komunikacja z kandydatami, ocena kompetencji.

• Onboarding: wirtualne spacery po firmie, szkolenia online, automatyczne powiadomienia.

• Zarządzanie talentami: ocena wydajności, planowanie rozwoju, ścieżki kariery.

• Administracja: zarządzanie czasem pracy, urlopami, wnioskami pracowników.

• Analityka: raportowanie, analiza danych, wskaźniki KPI.

FAQ

Czy istnieją jakieś ograniczenia prawne jakim podlegają narzędzia AI w HR?

Tak, istnieją przepisy dotyczące ochrony danych osobowych (RODO), które regulują sposób gromadzenia, przetwarzania i wykorzystywania danych pracowników. Dodatkowo, należy zwrócić uwagę na kwestie dyskryminacji algorytmicznej, która może naruszać przepisy antydyskryminacyjne. Przed wdrożeniem narzędzia AI w HR warto skonsultować się z prawnikiem specjalizującym się w prawie pracy i ochronie danych osobowych.

Czy inwestycja w narzędzia AI w HR jest opłacalna dla małych i średnich przedsiębiorstw?

Tak, wiele narzędzi AI oferuje skalowalne plany cenowe, dostosowane do potrzeb i budżetu mniejszych firm. Inwestycja w AI może przynieść wymierne korzyści nawet dla małych przedsiębiorstw, takie jak oszczędność czasu, poprawa efektywności rekrutacji czy lepsze zarządzanie talentami. Często dostępne są również darmowe wersje próbne, które pozwalają przetestować narzędzie przed podjęciem decyzji o zakupie.

Jak AI może zwiększyć zyski mojej firmy?

AI może zwiększyć zyski poprzez optymalizację różnorodnych procesów, co prowadzi do redukcji kosztów i zwiększenia efektywności. Na przykład, automatyzacja rekrutacji skraca czas i koszty znalezienia odpowiednich kandydatów, a analiza predykcyjna pomaga w zatrzymaniu wartościowych pracowników, co przekłada się na oszczędności związane z rotacją. Dodatkowo, AI wspiera podejmowanie lepszych decyzji biznesowych dzięki analizie danych, co może prowadzić do zwiększenia wydajności i innowacyjności.