Komunikacja w projekcie: 10 wskazówek jak budować solidne zespoły i osiągać świetne wyniki

Skuteczna komunikacja w projekcie to spoiwo, które łączy ludzi, procesy i cele. Od wyznaczania jasnych celów po rozwiązywanie problemów na bieżąco – komunikacja odgrywa kluczową rolę w pomyślnej realizacji projektów.

Niezależnie od tego, czy jesteś kierownikiem projektu, którego celem jest budowanie spójnego zespołu, czy interesariuszem, który chce zapewnić pomyślną realizację projektu, kluczowe znaczenie ma zrozumienie i wdrożenie skutecznych strategii komunikacyjnych.

W tym artykule przedstawimy 10 wskazówek, które pomogą Ci w budowaniu solidnych zespołów i osiąganiu wyników poprzez efektywną komunikację podczas pracy nad projektem.

1. Ustrukturyzuj swoją pracę zgodnie z polityką komunikacji w projekcie

Dobrze jest mieć elastyczne i swobodne podejście do komunikacji. Do momentu, gdy wszystko nie zacznie wymykać się spod kontroli, pojawi się presja, bałagan i zamieszanie. Mądrzy kierownicy projektów spotykali się już z takimi sytuacjami w przeszłości, dlatego tak im zależy na ustaleniu polityki komunikacji na samym początku projektu.

Dobra polityka będzie zawierać zasady dotyczące tego, z jakich kanałów komunikacji korzystać i kiedy. Dostarcz swojemu zespołowi odpowiednie narzędzie do zarządzania projektami z czatami dyskusyjnymi dla każdego zadania. Przypisz odpowiednich interesariuszy do każdego zadania i pokaż, w jaki sposób każdy uczestnik może go aktualizować, prosić o pomoc i finalizować podzadania. To strukturyzuje komunikację w oparciu o zadania i umożliwia przechowywanie wszelkich informacji w jednym miejscu, dzięki czemu żadne z nich nie zostaną utracone w wątkach e-mailowych lub czatach prywatnych.

Teraz, kiedy omówiliśmy komunikację związana z zadaniami, co z innymi formami komunikacji?  Oto kilka porad, z których korzysta wiele firm: nagrywaj spotkania wideo, aby podsumować każdy sprint. Daje to wszystkim członkom zespołu możliwość udzielenia odpowiedzi w czasie rzeczywistym, a jednocześnie pozwala na zachowanie zapisu na przyszłość. Musisz także brać pod uwagę pomysły innych osób, dlatego pozwól na rozmowy telefoniczne z dostawcami i klientami, pod warunkiem, że członek zespołu przedstawi pisemne sprawozdanie po rozmowie.

2. Podziel swój projekt na etapy, opracuj kamienie milowe

Projekty są, z samej swojej definicji, skomplikowane. Gdy zespół stale myśli o całym zakresie projektu, łatwo może on poczuć się przeciążony. Dlatego wyznaczanie kamieni milowych jest tak ważnym aspektem planowania komunikacji w projekcie.

Kamienie milowe pełnią podwójną funkcję: pozwalają zespołowi skupić się na ważnych zadaniach oraz pomagają w skutecznym budowaniu zespołu poprzez mini świętowanie. Są to punkty orientacyjne, które pomagają zespołom śledzić postępy poprzez zrozumienie, gdzie się znajdują i gdzie powinny być. Te same informacje można następnie przekształcić w ważną prezentację dla klientów.

Na przykład, jeśli otwierasz restaurację, Twoimi kamieniami milowymi mogą być:

• zakup wszystkich potrzebnych mebli,

• testowanie i zatwierdzanie menu,

• zakup wszystkich niezbędnych rzeczy do Twojej kuchni,

• zatrudnianie i szkolenie personelu.

Wszystkie te kamienie milowe składają się z mniejszych, wzajemnie powiązanych zadań. Koncentrując komunikację na możliwych do wykonania fragmentach pracy, określasz temat rozmowy, dzięki czemu wszyscy mówicie tym samym językiem i skupiacie się na tych samych celach. Pozwala to zespołowi skupić się bardziej na tym, co ma przed sobą, zamiast prowadzić dyskusje na temat przyszłych zadań, które nie są obecnie priorytetem.

3. Skonfiguruj powtarzające się procesy workflow dla rutynowych zadań

Niektóre z największych problemów w Twoim projekcie wynikają z niespójnej komunikacji na temat rutynowych i prostych zadań. Jesteśmy inteligentnymi istotami i uwielbiamy znajdować wzorce, aby ułatwić sobie życie. Jeśli utrzymujesz spójność dzięki powtarzającym się procesom workflow, Twój zespół automatycznie rozpozna, czego się od niego oczekuje i będzie pracował wydajniej, nie tracąc sporo czasu na zrozumienie instrukcji.

Jedną z najlepszych technik zarządzania projektami, które usprawniają tworzenie zadań, jest wykorzystanie workflow — serii zadań, które są połączone między sobą w celu osiągnięcia wyniku. Zacznij od utworzenia standardowego szablonu workflow, który będzie gotowy do użycia za pomocą jednego kliknięcia. Możesz dodatkowo zoptymalizować każdy krok, wysyłając automatyczne wiadomości do menedżera. Oznacza to, że Twój zespół nie będzie tracił czasu na śledzenie odpowiedzi.

Ta metoda komunikacji zespołowej jest niezbędna do wyeliminowania niepotrzebnej komunikacji. Powtarzające się procesy workflow są przewidywalne, co zmniejsza ryzyko nieporozumień lub niepotrzebnych pytań. Dzięki temu zespół jest bardziej pewny siebie i wydajny, ponieważ powtarzające się zadania pozwalają zachować krytyczne myślenie i kreatywność dla ważniejszych zadań.

4. Korzystaj z szablonów, snippetów i sztucznej inteligencji, aby zoptymalizować swoje e-maile

E-maile są nieodłącznym elementem zarządzania projektami i mogą być jedną z najgorszych przeszkód blokujących postęp. Oprócz ograniczania liczby e-maili w polityce komunikacji  projektu, istnieją inne sposoby na zwiększenie produktywności.

Niektóre z najlepszych strategii komunikacji w projektach to triki dla małych zadań, które łącznie pozwalają zaoszczędzić mnóstwo czasu. Na przykład responsywne szablony wiadomości e-mail są dostępne od wielu lat, ale niewiele osób korzysta z nich efektywnie. Są to po prostu wcześniej napisane wiadomości, z których można korzystać wielokrotnie, pod warunkiem, że podasz odpowiednie informacje. Typowe szablony e-maili obejmują:

• cotygodniowe raporty o statusie projektu, gdzie wystarczy po prostu odświeżyć dane;

• zaproszenia na spotkania - po prostu zmień datę, godzinę, plan spotkania i to wszystko;

• odpowiedzi na często zadawane pytania można ujednolicić w szablonie, dzięki czemu będziesz udzielać spójnych informacji.
  

Snippety działają podobnie jak szablony. Są to krótkie fragmenty tekstu, które możesz dodać do wiadomości e-mail, zamiast pisać ten sam akapit wielokrotnie.

Oczywiście, czasami będziesz musiał własnoręcznie przygotować wiadomość e-mail. Istnieje technologia, która pozwoli podnieść zarządzanie komunikacją w projekcie na wyższy poziom. Duże modele językowe (LLM, ang. Large Language Model) potrafią zrozumieć i kontekstualizować otrzymaną wiadomość oraz utworzyć odpowiedź na podstawie prostych celów, które podasz jako wskazówkę.

Gdy pracownicy w pełni wykorzystują te techniki, komunikacja w zespole jest skuteczna. Ponieważ jednym z najważniejszych elementów zadowolenia klienta jest przejrzystość i responsywność, te techniki pozwolą Ci wykonać zadanie bez nadmiernego obciążania zespołu.

5. Uporządkuj swoje materiały komunikacyjne w chmurze

W trakcie projektu utworzysz wiele materiałów komunikacyjnych, w tym newslettery, komunikaty prasowe, artykuły wewnętrzne, plakaty, ulotki, zdjęcia itp. W pewnym momencie może zaistnieć potrzeba odzyskania tych materiałów, więc niewielki wysiłek związany z ich dobrą organizacją może przynieść korzyści w dłuższej perspektywie.

Jeśli wykonasz poniższe kroki, uporządkowanie tych materiałów będzie prostą częścią planu komunikacji w projekcie.

1. Skonfiguruj dysk online do przechowywania materiałów komunikacyjnych w chmurze.

2. Uporządkuj każdy materiał: według typu, daty utworzenia i sposobu jego ponownego wykorzystania.

3. Ustaw uprawnienia dla użytkowników, aby umożliwić odpowiednim osobom dostęp do materiałów w razie potrzeby.

4. Poinformuj swój zespół o strukturze dysku i udostępnij wytyczne dotyczące sposobu przesyłania i odzyskiwania materiałów.

5. Wykorzystuj i redaguj materiały, takie jak szablony wiadomości e-mail, aby zaoszczędzić czas na tworzeniu treści.

Jako menedżer projektu, przy tworzeniu zadań możesz po prostu dołączyć link do materiałów referencyjnych w sekcji zasobów w zadaniu. W ten sposób można zapewnić spójność i efektywność w trakcie realizacji projektu.

6. Wyznacz ścieżkę do realizacji projektu korzystając z kalendarza do komunikacji

W ten sam sposób, w jaki planujesz zadania i kamienie milowe potrzebne do ukończenia projektu, utwórz kalendarz ze wszystkimi kluczowymi ogłoszeniami i terminami ważnymi dla Twojej komunikacji. Dotarcie do tych punktów kontrolnych na czas budzi duże poczucie zaufania wśród interesariuszy, ponieważ są one publicznym dowodem postępu Twojego projektu.

Na szczęście utworzenie kalendarza do komunikacji jest jedną z najłatwiejszych do wdrożenia technik zarządzania projektami. W przypadku każdego ważnego wydarzenia, takiego jak wysyłanie newsletterów, ważne telekonferencje i prezentacje produktów, zacznij od terminu ostatecznego. Zadaj sobie pytanie, jakie kroki musisz podjąć, aby osiągnąć swój cel, i nie zapomnij dodać trochę dodatkowego czasu na wypadek nieprzewidzianych okoliczności.

Niezależnie od tego, czy korzystasz z wykresu Gantta, czy innego narzędzia do wizualizacji w zarządzaniu projektami, ważne jest, aby ustalić priorytety najważniejszych zadań i w razie potrzeby dostosować harmonogram pozostałych. Dla każdego zadania poprzedzającego wydarzenie określ daty, podzadania, zasoby i automatyczne przypomnienia, aby Twój zespół zawsze skupiał się na priorytetach.

7. Skutecznie planuj spotkania za pomocą dedykowanego planera spotkań

Jedno z kluczowych pytań, które zadają menedżerowie projektów, brzmi tak: "Jak powinien komunikować się zespół projektowy, gdy jego członkowie pracują w różnych lokalizacjach?"

Przede wszystkim, chcesz, aby komunikacja w zespole była wygodna i przewidywalna. Jeśli masz międzynarodowy zespół, staraj się unikać spotkań poza godzinami pracy. Dla wygody, najlepsze narzędzia do planowania spotkań online umożliwiają wprowadzanie różnych stref czasowych, co pozwala znaleźć dogodny moment, gdy wszyscy są online. Zapewnienie przewidywalności spotkań oznacza ich wcześniejsze zaplanowanie, aby uniknąć zaskoczenia członków zespołu i dać im czas na przygotowanie się.

Dzięki automatyzacji kalendarza możesz błyskawicznie planować spotkania cykliczne, takie jak codzienne spotkania i przeglądy co dwa tygodnie. Pamiętaj, aby uwzględnić w zaproszeniu wszystkie niezbędne informacje i ustawić konfigurowalne przypomnienia, aby Twój zespół był gotowy.

Wreszcie, skuteczne budowanie zespołu oznacza być otwartym na opinie na temat strategii spotkań. Jeśli ludzie czują się niekomfortowo lub lub mają wrażenie, że marnują swój czas, może to prowadzić do braku zaufania i zerwania płynnej komunikacji. Dlatego bądź przygotowany na zmianę terminu spotkań lub rozważ, czy określone spotkania są konieczne dla wszystkich uczestników.

8. Utwórz segmenty w swoim CRM, aby zoptymalizować listy mailingowe

W erze nadmiaru informacji, twoim zadaniem jako kierownika projektu jest dostosowanie komunikacji w projekcie tak, aby przekazywać pracownikom tylko te informacje, które są dla nich istotne. Jednym z najlepszych sposobów na to jest korzystanie z potężnego systemu zarządzania relacjami z klientami (CRM), który umożliwia segmentację bazy danych i efektywne wysyłanie wiadomości e-mail.

Rozpocznij od zidentyfikowania głównych list mailingowych, z którymi będziesz musiał się skontaktować. Oto kategorie od których możesz zacząć:

• wszyscy interesariusze,

• klienci,

• inwestorzy,

• zespół sprzedażowy.
  

Kluczowe powiadomienia o postępie mogą być wysyłane do wszystkich interesariuszy, a materiały marketingowe można wysyłać do klientów, aby promować projekt. Jest to skuteczna metoda zarządzania komunikacją w projekcie, ponieważ utrzymuje poufność informacji, jednocześnie zmniejszając obciążenie skrzynki odbiorczej każdej osoby. Pomaga to budować solidny zespół, ponieważ pokazujesz swoim kolegom, że szanujesz ich obciążenie pracą i zyskujesz w zamian ich szacunek.

9. Dostosuj swój styl komunikacji do różnych odbiorców

Do tej pory skupialiśmy się głównie na konkretnych wskazówkach strategicznych dotyczących budowania solidnych zespołów i osiągania wyników. Teraz przechodzimy do bardziej subiektywnego, ale równie ważnego zadania polegającego na dostosowaniu stylu komunikacji w zależności od tego, z kim rozmawiasz.

Na tym etapie niezbędne jest zrozumienie każdego członka zespołu, a także innych uczestników projektu. Znajomość ich preferencji komunikacyjnych, roli w projekcie i oczekiwań może znacząco wpłynąć na skuteczność komunikacji i wzmocnić Twój zespół.

Na przykład możesz rozmawiać z energicznym przedstawicielem handlowym, który jest całkowicie otwarty na konstruktywną krytykę i woli krótkie spotkania twarzą w twarz, aby szybko i skutecznie rozwiązywać problemy. Albo, możesz spotkać się z osobami, które są bardziej wrażliwe i natychmiast tracą motywację w przypadku konfrontacji, wymagając delikatniejszego wyjaśnienia tego, czego oczekujesz od nich.

Nie musisz być doświadczonym psychologiem, aby zrozumieć każdą osobę. Pokazywanie, że Ci zależy, to już połowa sukcesu, ponieważ sprawia, że ludzie czują się wysłuchani i docenieni. Korzystając z tych informacji, możesz dostosować swój styl do jednej z bardziej osobistych strategii komunikacji w projektach i zmniejszyć ryzyko problematycznych nieporozumień.

10. Ucz się na swoich błędach i wprowadzaj ulepszenia w przyszłości

Teraz przyjrzymy się sposobom poprawienia błędów komunikacyjnych i zapoznamy się ze strategią ciągłego doskonalenia. Nawet przy wdrożonych zasadach i procesach workflow, Twoje podejście do komunikacji w ramach projektu nigdy nie jest ustalone na stałe. Zawsze jest możliwość ulepszenia, dlatego zawsze powinieneś być przygotowany na dostosowanie swojego stylu i korzystanie z nowych technik.

Do kluczowych elementów, o których należy pamiętać, aby poprawić komunikację w projekcie, należą:

1. Tworzenie kultury, w której sugestie są mile widziane. Jako menedżer nieczęsto spotykasz się z problemami w komunikacji między członkami zespołu, dlatego ważne jest, aby jasno dać do zrozumienia, że chcesz usłyszeć o potencjalnych ulepszeniach.

2. Korzystaj z analityki CRM do monitorowania kluczowych wskaźników KPI, takich jak czas reakcji i skuteczność różnych kanałów komunikacji.

3. Utwórz workflow przeglądu i przeprowadzaj okresowe analizy planu komunikacji w projekcie ze swoim zespołem.

4. Wdrażaj zmiany, ale pamiętaj o dokładnym monitorowaniu ich skuteczności poprzez testy A/B.

Mając nastawienie na ciągłe doskonalenie, nie tylko usprawnisz komunikację w bieżącym projekcie, ale także wesprzesz długoterminowe doskonalenie metod komunikacji w Twojej organizacji.

Scentralizuj całą komunikację w projekcie za pomocą Bitrix24

Nasze dziesięć wskazówek obejmuje szeroki zakres strategii dotyczących komunikacji zespołu projektowego. Jednak, jak mogłeś zauważyć, większe zmiany wymagają wsparcia solidnych narzędzi biznesowych.

Bitrix24 został zaprojektowany, aby scentralizować wszystkie procesy biznesowe w jednym miejscu. Zamiast przełączać się między wieloma aplikacjami i zarządzać skomplikowanymi integracjami, Bitrix24 łączy wszystkie potrzebne funkcje na jednej platformie.

• Pełna gama narzędzi komunikacyjnych

• Zaawansowane możliwości zarządzania projektami

• Zaawansowany CRM z analityką

• Baza danych do przechowywania plików oparta na chmurze

• Szablony projektów i automatyzacja zadań

FAQ