Oprogramowanie do zarządzania projektami online z wykresem Gantta. Przegląd 5 najlepszych narzędzi na 2021 r.

Spis treści

Co to jest wykres Gantta?
Najlepsze darmowe oprogramowanie do tworzenia wykresów Gantta

• Bitrix24
• TeamGantt
• Agantty
• Instagantt
• RedBooth

Jak znaleźć idealne oprogramowanie do tworzenia wykresów Gantta?

Jeśli pracujesz już jako kierownik projektu lub planujesz nim zostać, na pewno słyszałeś o wykresie Gantta. Gantt project management to powszechna metoda zarządzania zadaniami i projektami chętnie wykorzystywana przez przedsiębiorstwa niemal każdej wielkości i branży. Jej główne zalety to wizualizacja, ergonomia, opłacalność i prostota śledzenia postępów.

W tym przeglądzie postaramy się wyjaśnić, czym jest wykres Gantta, jakie oprogramowanie jest zaprojektowane w oparciu o to podejście i co można dzięki niemu zyskać.

Co to jest wykres Gantta?

Co dość zaskakujące, wykres Gantta nie został wymyślony przez wizjonera o nazwisku Gantt. Pierwszym profesjonalistą, który narysował charakterystyczny graf pokazujący postępy w realizacji projektu, był Karol Adamiecki, inżynier z Polski. Pracował jako kierownik najwyższego szczebla w hucie i szukał innowacyjnych instrumentów, aby poprawić wydajność i workflow.

Henry Gantt, inżynier i naukowiec, jeden z prekursorów nauki o zarządzaniu projektami z USA, zainspirował się odkryciami Adamieckiego i znalazł sposoby na ich udoskonalenie. To on rozpowszechnił nowość wśród zachodnich firm z różnych branż.

Na początku XX wieku wykres Gantta najczęściej był rysowany ręcznie, a go modyfikowanie lub aktualizowanie wymagało ogromnej ilości czasu i wysiłku. Wraz z cyfryzacją procesów pracy wykresy nie stały się nieaktualne, wręcz przeciwnie, zyskały coraz większe uznanie.

Wykres Gantta to tabela zbudowana na dwóch osiach: pozioma wyświetla skalę czasu, a pionowa wyświetla zadania do wykonania. Każda konkretna czynność jest wyświetlana na pasku. Możesz określić datę rozpoczęcia i ostateczny termin każdego zadania, oceniając jego pozycję na wykresie. Możesz ustawić “wysoki priorytet” zadaniom, które muszą zostać ukończone ściśle na czas i „niski priorytet” zadaniom, które można przełożyć. Takie podejście pozwala pracownikom szybko zidentyfikować zadania bez których można się obejść i wyeliminować z workflow.

Zadania mogą się nakładać. Możesz je ze sobą łączyć i grupować. Wykres pozwala każdemu uczestnikowi zobaczyć, którzy specjaliści pracują nad danym zadaniem i jak długo trwa projekt. Przełożony może zwiększyć efektywność workflow, organizując pracę nad zadaniami w taki sposób, aby zespół mógł wykonywać kilka z nich jednocześnie. Jeśli którekolwiek zadania wymagają współpracy całego zespołu, można je uporządkować na wykresie po kolei.

Wykres Gantta ma również swoje wady. Po pierwsze, jeśli użytkownicy dodadzą zbyt wiele zadań i zależności, stanie się on zaśmiecony. Jeśli używasz wykresu do pracy nad złożonym projektem, powinieneś przygotować go w dwóch wersjach: szczegółowej i zwięzłej.

Po drugie, wykres Gantta nie jest użyteczny w priorytetyzacji zadań i przydzielaniu zasobów. Wykres pokaże Ci, ile czasu zajmuje wykonanie zadania, ale sam będziesz musiał zdecydować, ilu specjalistów powinno nad nim pracować. Dlatego menedżerowie często sięgają po wykresy PERT lub inne dodatkowe instrumenty.

Jeśli menedżer waha się nad wprowadzeniem tej metody do swojego workflow, powinien zastanowić się, czy jego projekty spełniają następujące kryteria:

• pozwalają ustalić terminy ostateczne,
• wymagają współpracy wielu specjalistów i działów,
• pozwalają pracować nad kilkoma zadaniami jednocześnie,
• wymagają wykonywania zadań w określonej kolejności,
• pozwalają z góry oszacować czas trwania każdego zadania
• dają klientom, interesariuszom i innym uczestnikom możliwość monitorowania postępów.

Jeśli przynajmniej jedno z tych kryteriów zostanie spełnione, zastosowanie wykresu Gantta przyniesie organizacji korzyść. Aby zmniejszyć wydatki, można zbudować prosty wykres w Excelu.

Jednak specjalistyczne oprogramowanie, best gantt chart software oferuje swoim użytkownikom znacznie szerszy zakres funkcji, na przykład możliwość tworzenia raportów, dołączanie plików i dokumentów do zadań, ułatwianie komunikacji między pracownikami, klientami i interesariuszami i tak dalej. Poza tym specjalistyczne oprogramowanie może pochwalić się bardziej atrakcyjnym wizualnie designem i przyjaznym interfejsem użytkownika.

Najlepsze darmowe oprogramowanie do tworzenia wykresów Gantta

Termin „oprogramowanie do wykresów Gantta” jest synonimem „oprogramowania do zarządzania projektami” lub „oprogramowania do planowania projektów”. Pierwsze tego typu aplikacje przeznaczone były dla urządzeń desktopowych, co było wygodne przy indywidualnym planowaniu w małych i średnich organizacjach.

Menedżer odpowiedzialny za planowanie opracował plan i wysłał go do swoich kolegów. Firma kupiła licencję na korzystanie z aplikacji na zawsze, płacąc pełną cenę. Gdy wersja programu stała się nieaktualna, organizacja została zmuszona do zakupu nowej wersji.

Obecnie firmy zwykle używają programów do tworzenia wykresów Gantta opartych na technologii chmury, które są lepiej przystosowane do udostępniania i współpracy. Wszystkie treści, które członkowie zespołu dodają do projektu, są wyświetlane online w czasie rzeczywistym. T

akie podejście jest bardziej opłacalne: zamiast nabywać pełną licencję, użytkownicy mogą zakupić miesięczną lub roczną subskrypcję.

Bitrix24

Docelowymi odbiorcami tego bezpłatnego oprogramowania do wykresów Gantta są startupy oraz małe i średnie firmy. Łącznie z oprogramowania korzystają ponad 10 milionów klientów korporacyjnych z całego świata.

Bitrix24 umożliwia automatyzację procesów zarządzania i komunikacji za pomocą komputera stacjonarnego lub przenośnego urządzenia. Po utworzeniu konta w systemie możesz tworzyć nowe niestandardowe aplikacje lub pracować z już istniejącymi.

Użytkownicy mają do dyspozycji ujednolicony zestaw narzędzi, który pozwala im zarządzać swoimi projektami, zadaniami, plikami, wiadomościami i kontaktami. Funkcja Aktualności umożliwia monitorowanie postępów.

Niedociągnięcia nie są zbyt liczne:

• Interfejs nie jest postrzegany jako zbyt przyjazny dla klienta i wydaje się nieco przestarzały
• Do wychodzących wiadomości e-mail, będzie dołączony podpis Bitrix24 na dole wiadomości (ale tylko jeśli posiadasz bezpłatną subskrypcję)

Z drugiej strony oprogramowanie posiada mnóstwo zalet:

• Produkt zawiera wiele przydatnych wbudowanych funkcji, takich jak wideokonferencje, Aktualności, Intranet, zarządzanie wbudowaną pocztą mailową, zarządzanie workflow, profile użytkowników i wiadomości błyskawiczne
• Extranet pomoże Ci w obsłudze komunikacji zewnętrznej
• Tą aplikację można łatwo dostosować

Bezpłatna subskrypcja daje dostęp do wykresu Gantta i innych narzędzi do zarządzania projektami dla nieograniczonej liczby użytkowników. Dodatkowo otrzymujesz możliwość korzystania z wersji mobilnej na iOS i Android. Większe firmy mogą wybierać między planami premium w chmurze a rozwiązaniami lokalnymi czyli On-premise. Wersja On-premise służy do zarządzania danymi, pozyskiwania dodatkowych narzędzi i dostępu do kodu źródłowego.

Najbardziej ekonomiczny i optymalny plan, który zawiera wszystkie narzędzia, których możesz potrzebować do zarządzania projektami, nazywa się Standard. Kosztuje 349 złotych miesięcznie i obsługuje do 50 użytkowników. Aby dodać nieograniczoną liczbę użytkowników, wybierz plan Professional, który kosztuje 699 złotych miesięcznie.

Wypróbuj za darmo

TeamGantt

To bezpłatne oprogramowanie do tworzenia wykresów Gantta jest dystrybuowane wyłącznie w chmurze. Po utworzeniu projektu możesz bez żadnych problemów połączyć go z innym projektem. Oba będą wyświetlane na jednej osi czasu. Możesz używać różnych kolorów do formatowania zadań i monitorowania procentu wykonania poszczególnych zadań.

Gdy zostawisz komentarz, będzie on widoczny dla wszystkich zainteresowanych stron zaangażowanych w to konkretne zadanie. Gdy uruchomisz wątek dyskusyjny, zostanie on automatycznie zapisany w projekcie.

Podstawową wadą tego rozwiązania jest brak sekcji budżetowej. Menedżer będzie musiał korzystać z innych aplikacjach, aby kontrolować wydatki projektu. Ponadto możliwości dostosowywania oprogramowania TeamGantt są ograniczone. Jest to produkt typu „plug and play”, który wymaga niewielkiej konfiguracji i może być używany niemal natychmiast po instalacji.

Oto krótka lista jego zalet:

• Jest naprawdę prosty, a jego nawigacja jest niezwykle intuicyjna. Nawet jeśli nie pracowałeś wcześniej z wykresem Gantta, szybko zorientujesz się, jak działa system.
• Ten produkt prawie nie ma sobie równych, jeśli chodzi o wizualizację współzależności. Umożliwia użytkownikom bardziej racjonalną alokację zasobów,  maksymalizację wydajności i poprawienie workflow.
• Dodawanie dokumentów do zadań jest łatwe.
• Przy przydzielaniu zasobów od razu zobaczysz specjalistów, którzy są w tej chwili najbardziej zajęci – ich nazwiska zostaną podświetlone na czerwono.
• Członkowie zespołu mogą komunikować się nie tylko za pomocą komentarzy, ale również na czacie.

Z tego oprogramowania do tworzenia wykresów Gantta będziesz mógł korzystać bezpłatnie, jeśli Twój zespół liczy 3 lub mniej osób i jeśli ograniczona funkcjonalność nie stanowi dla Ciebie problemu. Ceny na płatne plany zaczynają się od 25 USD miesięcznie za użytkownika. Nowi użytkownicy są zapraszani do bezpłatnego 30-dniowego okresu próbnego na dowolnym wybranym planie.

Agantty

Jeśli chcesz korzystać z wykresu Gantta za darmo, Agantty będzie dla Ciebie odpowiednim wyborem. To w 100% bezpłatne oprogramowanie do tworzenia wykresów Gantta. Nie, nie mówimy o darmowym okresie próbnym - produkt jest darmowy na zawsze. Deweloperzy oprogramowania mówią, że planują w przyszłości wypuszczać dodatkowe rozszerzenia – jednak podstawowe operacje nadal będą dostępne bezpłatnie. Klienci mają dostęp do następujących funkcjonalności i zalet:

• Ładny design. Aplikacja jest atrakcyjna wizualnie i wszechstronna.
• Widok pulpitu nawigacyjnego, który może służyć jako lista kontrolna dla wszystkich projektów i pozwala zobaczyć, które projekty są uruchomione w określonym przedziale czasu.
• Zależności. Nie ma zbyt wielu bezpłatnych programów do tworzenia wykresów Gantta, które pozwalają wyświetlać zależności, ale w Agantty możesz to robić.
• Oznakowanie kolorami. Kategoryzacja projektów według ich priorytetu lub terminu.
• Interfejs “przeciągnij i upuść”. Za pomocą kilku kliknięć możesz przegrupować lub przełożyć zadanie.
• Przesyłaj dokumenty z Dropbox lub Dysku Google.
• Eksportuj i synchronizuj zadania z Kalendarzem Google lub Excelem.
• Twórz zespoły. Oprócz przydzielania poszczególnych zadań, możesz przydzielać projekty do odpowiednich działów Twojej organizacji. Wszystkie zaangażowane strony będą na bieżąco otrzymywać powiadomienia o wszelkich zmianach w zadaniach.

Najbardziej wybrednym użytkownikom udaje się znaleźć tylko dwie wady Agantty. Po pierwsze, brakuje wbudowanego czatu, na którym członkowie zespołu mogliby omawiać swoją pracę. Po drugie, jeśli masz konserwatywnych interesariuszy, którzy nadal preferują pracować z drukowanymi dokumentami, przeniesienie złożonych projektów do formatu papierowego może być trudne.

Jeśli jednak Twoi interesariusze chcieliby pracować w formacie cyfrowym, możesz łatwo udostępnić im link – Agantty pozwoli Ci to zrobić, nawet jeśli odbiorca linku nie ma przypisanego zadania.

Instagantt

To rozwiązanie zostało początkowo zaprojektowane jako aplikacja integracyjna Asana. Asana jest popularnym instrumentem do zarządzania projektami, który pozwala menedżerom zmaksymalizować produktywność, a także zachęcać do współpracy i komunikacji w zespole.

Ale nie posiada wykresu Gantta jest. Profesjonaliści, którzy preferują korzystać z innych rozwiązań do zarządzania projektami, mogą oddzielnie pobrać Instagantt. Jednak rozsądniej byłoby połączyć go z Asaną:

• Funkcja „przeciągnij i upuść” umożliwia klientom tworzenie i modyfikowanie projektów. Wszystkie aktualizacje zostaną zsynchronizowane z Asaną. Nawigację ułatwia wygodna mapa.

• Zmiany wprowadzone w zadaniu, które jest zależne od innych, zostaną zastosowane do wszystkich powiązanych ze sobą elementów. Po przejściu do widoku obciążenia zobaczysz wszystkie zadania, nad którymi aktualnie pracują różni członkowie zespołu. Na wykresie dla każdego uczestnika jest specjalny pas. Dodatkowo istnieje ścieżka krytyczna, która może przesunąć projekt.

• Członkowie zespołu mają dostęp do wielu przydatnych funkcji, takich jak śledzenie postępów, planowanie, podzadania i tak dalej. Sugerowana jest struktura drzewa jako optymalna struktura do organizacji workflow. Aby oznaczyć wydarzenia specjalne, zadania można przekształcić w kamienie milowe. Użytkownicy mogą dostosować kolor pasków wykresu.

• Tylko użytkownicy Asany mogą współpracować przy użyciu wykresu w aplikacji. Wszyscy inni mogą udostępniać zrzuty ekranu lub eksportować arkusze kalkulacyjne, pliki PDF, obrazy.

To bezpłatne oprogramowanie do tworzenia wykresów Gantta oferuje 7-dniowy bezpłatny okres próbny. Po jego zakończeniu klient będzie musiał zapłacić 7 USD miesięcznie za pojedynczą subskrypcję lub 5 USD miesięcznie za subskrypcję zespołową. Różnica między nimi nie jest tak duża: subskrypcja zespołowa obejmuje zarządzanie licencjami i zarządzanie workflow dla zespołów.

RedBooth

To rozwiązanie jest dystrybuowane w formacie webowym, chmurowym i SaaS. Wśród jego docelowych odbiorców znajdują się małe organizacje, które koncentrują się na zadaniach, a nie projektach. Mimo to w aplikacji będziesz mógł pracować z projektami, pod warunkiem, że nie są zbyt duże. Oprócz widoku wykresu Gantta możesz bez żadnych problemów zorganizować zawartość w formacie tablicy Kanban.

• Klienci mogą korzystać z RedBooth przy użyciu swoich komputerów lub urządzeń mobilnych.

• W razie potrzeby mogą zintegrować to rozwiązanie z Evernote, Zendesk, Box Enterprise, MS Project i Outlook, aby udostępniać dokumenty i pliki.

• Osoby, które zalogują się na swoje konto Google, mogą natychmiast zintegrować RedBooth ze swoim kalendarzem i dokumentami Google. Ułatwia to udostępnianie wydarzeń i plików.

• Każde zadanie można podzielić na podzadania, co przypomina listy kontrolne.

• Możesz ustawić zadania cykliczne, które będą się powtarzały co tydzień. Lista zadań wyświetli tylko najnowszą wersję.

• Współpracownicy mogą komunikować się ze sobą za pośrednictwem wbudowanego komunikatora. Mogą dołączać pliki do swoich rozmów i przekształcać dialogi w zadania.

Bezpłatny okres próbny trwa 14 dni. Cena płatnych planów zaczyna się od 9 USD za użytkownika miesięcznie. Na planie darmowym przestrzeń dyskowa jest ograniczona do 2 GB, a liczba obszarów roboczych — do zaledwie 2. Aby śledzić czas, oznaczyć kierownika, przypisać to samo zadanie kilku osobom, utworzyć niestandardowe grupy tagów i przydzielić podzadania, klient musi przejść na plan komercyjny.

Jak znaleźć idealne oprogramowanie do tworzenia wykresów Gantta?

Mamy nadzieję, że ten przegląd popularnych produktów oferujących wykres Gantta okazał się przydatny, a wybór funkcjonalnego i ergonomicznego rozwiązania teraz będzie oczywisty. Jeśli żadne z powyższych rozwiązań Ci nie odpowiada, możesz rozważyć inne alternatywy. Wybierając optymalną aplikację do tworzenia wykresu Gantta, należy zwrócić uwagę na następujące czynniki:

1. Cena. Wybierz to oprogramowanie, które oferuje bezpłatny okres demonstracyjny.

2. Dostępność zarówno w wersji desktopowej, jak i mobilnej. Wersja mobilna jest szczególnie ważna dla otrzymywania powiadomień w czasie rzeczywistym.

3. Zadania zespołowe. Członkowie Twojego zespołu powinni jasno rozumieć, kto odpowiada za każde zadanie. Aplikacja powinna wysyłać im przypomnienia o terminach oraz powiadomienia o zmianach we wszystkich zadaniach, w które są zaangażowani.

4. Widoki filtrowane. Są one niezbędne podczas pracy nad dużymi projektami.

5. Zależności zadań. Pomagają one w wizualizacji powiązań między różnymi zadaniami. Dzięki zależnościom unikniesz sytuacji, w których pewne zadanie nie może zostać ukończone tylko dlatego, że inne zadanie nie zostało wykonane.

6. Oznakowanie kolorami. Ta metoda wizualizacji umożliwia wszystkim zaangażowanym stronom ocenić stan każdego zadania bez potrzeby klikania. Zazwyczaj sfinalizowane zadania są oznaczone na zielono, trwające - na niebiesko, a czerwony kolor jest przypisany zadaniom krytycznym lub zaległym.

Bez względu na to, jak intuicyjna wydaje się aplikacja, przed rozpoczęciem korzystania z nowego oprogramowania przeprowadź szkolenie dla wszystkich członków zespołu. Może to brzmieć jak zbyt oczywista rekomendacja — jednak w praktyce niektórzy liderzy zespołów błędnie zakładają, że ich koledzy będą mieli jednolitą interpretację znaków i symboli aplikacji, co później doprowadzi do nieporozumień.

Wykres Gantta pomoże Ci zwiększyć wydajność zespołu, efektywniej dostarczać produkty i zwiększać przychody. Ta metoda działa cuda w prawie każdej sferze biznesowej, w rozwoju oprogramowania, HR, konsultingu, marketingu, planowaniu wydarzeń, edukacji, budownictwie, produkcji i tak dalej.