Planowanie Zasobów w Zarządzaniu Projektami: 10 Wskazówek dla Kierowników Projektów
Odpowiedzialni i rozsądni kierownicy projektów rozumieją, że do nowego projektu należy podchodzić z dużą starannością i dbałością o wynik i szczegóły. Podczas planowania zasobów w zarządzaniu projektami należy przeprowadzić skrupulatne, szczegółowe badania, aby móc odpowiedzieć na następujące pytania:
- Jak motywować swój zespół, nie powodując wypalenia?
- Jak zmieścić się w zakładanym budżecie?
- Jak realizować dostawy na czas?
Jaki jest cel planowania zasobów w zarządzaniu projektami?
Podczas realizacji projektu Twój zespół może napotkać wiele problemów. Przykładem może być:
- wymykanie się projektu spod kontroli. Dalsze działania wymagane do ukończenia projektu zaczynają się rozszerzać i wykraczają poza pierwotny zakres;
- wyczerpanie budżetu;
- nieprzewidywalne zmiany kadrowe i niedobór pracowników;
- czas się kończy;
- zadania nie są odpowiednio monitorowane, co skutkuje niedotrzymaniem terminów.
Zarządzanie zasobami projektu ma pomóc w osiągnięciu następujących celów:
- wzrost wydajności;
- optymalizacja wykorzystania zasobów;
- zapewnienie lepszej wydajności;
- tworzenie szablonu dla przyszłych projektów;
- podniesienie satysfakcji z pracy i motywacji;
- lepsze utrzymanie pracowników;
- uniknięcie przepracowania;
- budowanie zaufania klientów i/lub konsumentów i lepszych relacji.
10 wskazówek dotyczących planowania zasobów
Warto mieć plan działania, zwłaszcza jeśli robisz coś po raz pierwszy. Planowanie zasobów w zarządzaniu projektami może być zniechęcające, szczególnie po rozważeniu wszystkich rzeczy, które zależą od kompletnego planu. Na szczęście nie trzeba robić tego samemu. Dobry menedżer rozumie, że nie jest dobry w pojedynkę i zbiera zespół zdolnych i dobrze wyszkolonych pracowników, który nie tylko pomoże w opracowaniu dobrego planu, ale także aktywnie wprowadzi go w życie i zrealizuje cały projekt. kompletny. Oto 10 wskazówek dla kierowników projektów.
Efektywne narzędzia do planowania zasobów
Nieograniczona liczba użytkowników za darmo
Zarejestruj się za darmo
1. Ustaw parametry
Błędy i niedociągnięcia wynikają przede wszystkim z niespełnionych oczekiwań i nieporozumień. Ważne jest, aby zidentyfikować kilka podstawowych rzeczy:
- Osoba, której będziesz składać raporty
- Zakres projektu
- Uporządkowanie zadań według priorytetów
- Twój zespół
- Przewidywany harmonogram i terminy
2. Nie bój się prosić
Jeśli wiesz, że możesz to zrobić, jeśli wierzysz w swój zespół i rozumiesz, na czym polega projekt, nie wahaj się zapytać o to, czego potrzebujesz. Nie bój się zapraszać ludzi do swojego zespołu i prosić o zasoby, jeśli wiesz, że są potrzebne do pomyślnego ukończenia projektu. W przeciwnym razie praca nad projektem zostanie zahamowana. Podczas planowania zasobów w zarządzaniu projektami nie wstydź się negocjować więcej czasu, dostaw lub czegokolwiek innego, czego może potrzebować Twój zespół. Pamiętaj o pożądanym wyniku projektu, abyś mógł również zwizualizować, co będzie potrzebne Tobie i Twojemu zespołowi, aby ten wynik osiągnąć.
3. Spójrz w przeszłość
Nawet jeśli jesteś zupełnym nowicjuszem w projekcie, istnieje duża szansa, że ktoś inny w firmie mógł zrobić coś podobnego w przeszłości. Zaglądaj do archiwów i szukaj workflow, notatek dotyczących alokacji zasobów w zarządzaniu projektami oraz planów poprzednich projektów, których możesz użyć jako szablonu dla swojego. Aktualizuj i modyfikuj wszystko w miarę postępów i dopasuj do swoich potrzeb. W ten sposób nie tylko zaoszczędzisz czas, ale także zapewnisz sobie spokój ducha.
Sam fakt, że ktoś inny zrealizował taki sam (lub prawie taki sam) projekt, pomaga. Masz własne zasoby, które mogą być bardzo pomocne w razie potrzeby, zwłaszcza gdy martwisz się, jak zarządzać zasobami w wielu projektach.
4. Plan na porażkę
Brzmi to jak mylący tytuł, ale czasami, aby odnieść sukces, trzeba przygotować się na pewne porażki. Nie zawsze wszystko układa się zgodnie z planem, bez względu na to, jak bardzo się starasz. Pojawią się wyzwania i przeszkody, które nie pozwolą ci wymyślić rozwiązań na bieżąco. Sprytny kierownik projektu zawsze będzie miał Plan B.
Doświadczenie nauczy cię, że jeśli jedna rzecz pójdzie nie tak, wszystko inne pójdzie nie tak. Musisz zaplanować te niefortunne wydarzenia, aby na wszelki wypadek nie dać się nieprzyjemnie zaskoczyć.
5. Bądź gotowy na zmiany
Podobnie jak w przypadku niepowodzeń i wyzwań, podczas planowania zasobów w zarządzaniu projektami musisz również przygotować się do zmian - zmian wymagań klienta, pracowników, budżetu lub czegoś innego. Wiele rzeczy może się zmienić dla Ciebie i Twojego projektu w ciągu dnia lub tygodnia. Gotowość do zmian pokazuje tylko, że masz realistyczne oczekiwania co do tego, jak może przebiegać twój projekt. Dzięki temu zapewnisz sobie nieprzerwany przepływ pracy.
Możesz przejść przez zmiany w swoich zasobach, i nikt nic nie będzie wiedział. Płynne przechodzenie przez zmiany to znak rozpoznawczy dobrego kierownika projektu.
6. Monitoruj postępy i działaj w razie potrzeby
Możliwość śledzenia postępów w zadaniach i projektach jest niezbędna z punktu widzenia terminowości i budżetu. Używaj zwinnych narzędzi do zarządzania projektami, takich jak wykresy Gantta i tablice Kanban, aby uważnie obserwować ilość wykonanej pracy. Uwzględnij monitorowanie i zarządzanie obciążeniem pracą w alokacji zasobów w zarządzaniu projektami.
Śledzenie postępów pozwala nie tylko na monitorowanie produktywności, ale także na świętowanie sukcesu ze swoim zespołem, co jeszcze bardziej przyczyni się do lepszej współpracy, podniesienia wyników i motywacji. Będziesz także w stanie identyfikować tych pracowników, którzy nie dotrzymują terminów zadań, pomagać im i doradzać, aby lepiej wykonywali swoje zadania.
7. Komunikuj się ze swoim zespołem
Bez względu na to, gdzie jesteś lub jak rozproszony jest Twój zespół, postaraj się kontaktować z pracownikami po to, aby sprawdzać, jak sobie radzą zawodowo, a nawet emocjonalnie i psychicznie. Odpowiedzialny menedżer dba nie tylko o jakość i terminowość pracy, ale także o dobre samopoczucie członków zespołu. Spotkania online czy offline powinny odbywać się regularnie zarówno z członkami zespołu, jak i klientami, aby informować ich o postępach w projekcie.
Mogą to być krótkie spotkania, na które poświęcicie tylko kilka minut. Nie musisz cały czas rozmawiać o biznesie. Ważne jest tylko pozostawanie w kontakcie ze swoim zespołem i klientami oraz komunikowanie się z nimi. Dzięki temu wszyscy będą wiedzieli że w razie potrzeby zawsze mogą się z Tobą skontaktować.
8. Wykorzystaj narzędzia do planowania zasobów
Wykorzystanie narzędzi do planowania zasobów i uwzględnienie ich w zarządzaniu projektami nie koliduje z Twoimi zdolnościami jako menedżera. Istnieje wiele programów i narzędzi internetowych, z których możesz korzystać, aby ułatwić przepływ pracy i zmniejszyć stres związany z zarządzaniem zespołem. Bitrix24 oferuje takie narzędzia i wiele więcej bez dodatkowych kosztów.
Możesz cieszyć się funkcjonalnym i niezawodnym oprogramowaniem, które pomaga w zarządzaniu zadaniami i projektami, HR, komunikacji, a nawet relacjach z klientami. Każde narzędzie jest łatwe w użyciu, wygodne i niezwykle pomocne.
9. Sprawdzaj wszystko
To może być bardzo krępujące, gdy przedstawiasz ukończony projekt, który jest pełen błędów. Ale kiedy praca jest bardzo znajoma, błędy są zupełnie niezauważalne. Skutkuje to większą stratą czasu na zbędną pracę, która powinna była zostać wykonana poprawnie za pierwszym razem. Możesz stworzyć hierarchię kontroli jakości i używać jej w planowaniu zasobów w zarządzaniu projektami.
Przypisz liderów zespołów, którzy będą analizować ukończone zadania, identyfikować błędy i poprawiać je na czas. Ty, jako kierownik projektu, będziesz ostatnią osobą która zobaczy ukończony projekt, zanim on zostanie zaprezentowany klientom i innym przełożonym.
10. Omawiaj, ucz się i przechowuj informacje
Gdy projekt zostanie pomyślnie zakończony i zaprezentowany, zbierz swój zespół na jedno końcowe spotkanie. Świętuj z każdą osobą, która wniosła swój wkład w projekt. Docenianie wysiłków, starań i włożonej energii nie tylko sprawi, że pracownicy poczują się dobrze, ale także ich zmotywuje, przyczyni się do stworzenia lojalności i przygotuje zespół na dalsze sukcesy.
Pod koniec spotkania zbierz przemyślenia pracowników, dowiedz się czego się nauczyli i co będą robić inaczej. Dziel się również swoimi spostrzeżeniami i przechowuj wszystkie informacje dotyczące projektu, aby skomponować zestaw kroków dotyczących zarządzania zasobami w wielu projektach, tworząc nowy szablon do wykorzystania w przyszłości przez innych kierowników projektów. Przechowuj wszystkie istotne pliki na dysku firmowym, aby mieć do nich łatwy dostęp.
Wnioski na temat planowania zasobów w zarządzaniu projektami
Praca kierownika projektu nigdy nie jest łatwa, ponieważ musisz jednocześnie zajmować się wieloma różnymi zadaniami i komunikować się z różnymi ludźmi. Dzięki sprytnemu planowaniu zasobów w zarządzaniu projektami wszystko, czego naprawdę potrzebujesz, to efektywne narzędzia.
Dzięki dobremu planowaniu zasobów możesz łatwo realizować swoje zadania i projekty. Dodaj do tego odpowiedni zespół ludzi, skuteczne narzędzia i sprawną komunikację, a możesz oczekiwać imponujących wyników i dobrze wykonanego projektu.
FAQ
Co to jest zarządzanie zasobami i dlaczego jest ważne?
Jakie są przykłady zarządzania zasobami?
