Podstawy księgowości dla małych firm: poradnik

Prowadzenie własnej firmy to nie tylko pasja i realizacja marzeń, ale także szereg obowiązków, z którymi musi zmierzyć się każdy przedsiębiorca. Jednym z nich jest księgowość. Wiele osób obawia się tego zagadnienia, kojarząc je z zawiłymi przepisami, skomplikowanymi dokumentami i niezrozumiałym żargonem. Nic bardziej mylnego!

Zrozumienie podstaw księgowości jest kluczowe dla sukcesu każdej małej firmy. Pozwala ono na świadome zarządzanie finansami, podejmowanie trafnych decyzji biznesowych i unikanie problemów z urzędem skarbowym. Nawet bez specjalistycznego wykształcenia, każdy przedsiębiorca może opanować podstawy księgowości, co przyniesie mu wiele korzyści.

W tym poradniku przedstawimy Ci podstawy księgowości w przystępny i zrozumiały sposób. Omówimy najważniejsze pojęcia, zasady i obowiązki związane z prowadzeniem księgowości w małej firmie. Dowiesz się, jak wystawiać faktury, jakie dokumenty przechowywać, jak rozliczać podatki i jakie narzędzia mogą Ci w tym pomóc.

Niezależnie od tego, czy dopiero rozpoczynasz swoją przygodę z biznesem, czy prowadzisz firmę od jakiegoś czasu, ten poradnik pomoże Ci zrozumieć podstawy księgowości i poczuć się pewniej w zarządzaniu finansami Twojej firmy. Zapraszamy do lektury!

Podstawowe pojęcia księgowe

Zanim zagłębimy się w tajniki księgowości, warto poznać kilka podstawowych pojęć, które będą Ci towarzyszyć na każdym kroku. Zrozumienie tych terminów ułatwi Ci poruszanie się po świecie finansów i interpretowanie danych księgowych.

Rodzaje działalności gospodarczej i formy opodatkowania

Wybór odpowiedniej formy prawnej dla Twojej firmy oraz formy opodatkowania to jedne z pierwszych i najważniejszych decyzji, które musisz podjąć jako przedsiębiorca. Wpływają one na sposób prowadzenia księgowości, wysokość podatków i zakres obowiązków administracyjnych.

Rodzaje działalności gospodarczej:

• Jednoosobowa działalność gospodarcza: najprostsza forma prowadzenia firmy, idealna dla osób rozpoczynających działalność lub prowadzących małe firmy. Właściciel jednoosobowej działalności gospodarczej odpowiada za zobowiązania firmy całym swoim majątkiem.

• Spółka cywilna: forma współpracy dwóch lub więcej osób, które prowadzą wspólnie działalność gospodarczą. Wspólnicy spółki cywilnej odpowiadają za zobowiązania spółki solidarnie całym swoim majątkiem.

• Spółka z o.o.: spółka kapitałowa, w której wspólnicy odpowiadają za zobowiązania spółki tylko do wysokości wkładów w kapitale zakładowym. Spółka z o.o. jest bardziej sformalizowaną formą prowadzenia działalności niż jednoosobowa działalność gospodarcza lub spółka cywilna.

Formy opodatkowania:

• Zasady ogólne (skala podatkowa): opodatkowanie dochodu według dwóch progów podatkowych – 12% dla dochodów do 120 000 zł i 32% dla dochodów powyżej tej kwoty.

• Podatek liniowy: opodatkowanie dochodu według stałej stawki 19%, niezależnie od wysokości dochodu.

• Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych: opodatkowanie przychodu według stawek zależnych od rodzaju prowadzonej działalności (np. 3% dla gastronomii, 8,5% dla działalności usługowej).

• Karta podatkowa: najprostsza forma opodatkowania, dostępna dla wybranych rodzajów działalności (np. fryzjerzy, kosmetyczki, mechanicy). Wysokość podatku jest z góry określona i nie zależy od wysokości przychodów.

Którą formę wybrać?

Wybór odpowiedniej formy prowadzenia działalności i formy opodatkowania zależy od wielu czynników, np.:

• Rodzaju prowadzonej działalności.

• Przewidywanej wysokości przychodów i kosztów.

• Liczby współpracowników.

• Indywidualnych preferencji.

Warto skonsultować się z doradcą podatkowym lub księgowym, aby wybrać najkorzystniejsze rozwiązanie dla Twojej firmy. Pamiętaj, że wybór formy opodatkowania możesz zmienić raz w roku.

Fakturowanie i dokumentacja

Fakturowanie to jeden z podstawowych obowiązków każdego przedsiębiorcy. Prawidłowo wystawione faktury są niezbędne do rozliczeń z klientami, urzędem skarbowym i ZUS-em. W tej sekcji dowiesz się, jak wystawiać faktury zgodnie z przepisami i jakie dokumenty księgowe należy przechowywać.

Jak prawidłowo wystawiać faktury?

Faktura musi zawierać następujące elementy:

• Datę wystawienia.

• Kolejny numer faktury.

• Dane sprzedawcy (nazwa, adres, NIP).

• Dane nabywcy (nazwa, adres, NIP).

• Nazwę (rodzaj) towaru lub usługi.

• Miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług.

• Cenę jednostkową netto.  

• Stawkę VAT.

• Kwotę VAT.

• Kwotę brutto.

Jakie dokumenty księgowe należy przechowywać?

Każdy przedsiębiorca ma obowiązek przechowywać dokumenty księgowe przez określony czas. Do najważniejszych dokumentów księgowych należą:

• Faktury sprzedaży i zakupu.

• Rachunki.

• Wyciągi bankowe.

• Dokumenty płacowe.

• Księgi podatkowe (np. księga przychodów i rozchodów, ewidencja VAT).

Dokumenty księgowe należy przechowywać przez 5 lat od końca roku podatkowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Elektroniczne faktury i e-dokumenty:

Coraz więcej firm wystawia faktury w formie elektronicznej. Faktury elektroniczne są równie ważne jak faktury papierowe i muszą spełniać te same wymogi. Do wystawiania faktur elektronicznych można wykorzystać specjalne programy lub aplikacje.

Od 1 stycznia 2022 roku w Polsce obowiązuje Krajowy System e-Faktur (KSeF). Jest to platforma umożliwiająca wystawianie i odbior faktur ustrukturyzowanych w formacie elektronicznym. Faktury ustrukturyzowane są wystawiane za pośrednictwem KSeF i mają specyficzny format (XML).

Podstawowe zasady prowadzenia księgowości

Poznaliśmy już podstawowe pojęcia księgowe i rodzaje działalności gospodarczej. Teraz czas na omówienie podstawowych zasad prowadzenia księgowości w małej firmie.

Metody prowadzenia księgowości:

W Polsce istnieją dwie główne metody prowadzenia księgowości:

• Księga przychodów i rozchodów (KPiR): uproszczona forma księgowości, dostępna dla większości małych firm. W KPiR ewidencjonuje się przychody i koszty w celu obliczenia podatku dochodowego.

• Pełna księgowość: bardziej zaawansowana forma księgowości, wymagana dla większych firm lub firm o specyficznym profilu działalności. W pełnej księgowości prowadzi się księgi rachunkowe, które dają pełniejszy obraz sytuacji finansowej firmy.

Zasady rozliczania VAT:

Podatek od towarów i usług (VAT) to podatek obrotowy, który jest doliczany do ceny sprzedawanych towarów i usług. Przedsiębiorcy zarejestrowani jako czynni płatnicy VAT mają obowiązek rozliczania tego podatku z urzędem skarbowym. Rozliczenie VAT polega na odliczeniu VAT naliczonego (zapłaconego przy zakupie towarów i usług) od VAT należnego (pobranego przy sprzedaży).

Amortyzacja środków trwałych:

Środki trwałe to majątek firmy, który jest używany przez okres dłuższy niż rok (np. maszyny, budynki, samochody). Wartość środków trwałych zmniejsza się z czasem w wyniku ich używania. Ten proces nazywa się amortyzacją. Amortyzacja jest kosztem dla firmy i może być odliczana od podatku.

Narzędzia do prowadzenia księgowości

W dobie cyfryzacji, prowadzenie księgowości nie musi kojarzyć się ze żmudnym wypełnianiem papierowych dokumentów. Istnieje wiele narzędzi, które ułatwiają ten proces, automatyzują zadania i pomagają zaoszczędzić czas.

Programy księgowe dla małych firm:

Programy księgowe to specjalistyczne oprogramowanie, które umożliwia prowadzenie księgowości w sposób elektroniczny. Oferują one wiele funkcji, takich jak:

• Wystawianie faktur.

• Ewidencja przychodów i kosztów.

• Rozliczanie VAT.

• Generowanie deklaracji podatkowych.

• Prowadzenie ewidencji pracowników.

• Sporządzanie raportów finansowych.

Przykłady popularnych programów księgowych dla małych firm:

• Bitrix24: platforma CRM, która oferuje również moduł do prowadzenia księgowości. Bitrix24 umożliwia wystawianie faktur, ewidencję przychodów i kosztów, rozliczanie VAT i generowanie deklaracji podatkowych.

• inFakt: popularny program do fakturowania i prowadzenia księgowości online.

• wFirma: kolejny popularny program do księgowości online, oferujący szeroki zakres funkcji.

• iFirma: program do księgowości online dedykowany małym firmom i freelancerom.

Aplikacje mobilne do fakturowania:

Jeśli często wystawiasz faktury w terenie, możesz skorzystać z aplikacji mobilnej do fakturowania. Takie aplikacje umożliwiają wystawianie faktur na smartfonie lub tablecie i synchronizację danych z programem księgowym.

Przykłady popularnych aplikacji mobilnych do fakturowania:

• Faktura XL: aplikacja do fakturowania online i offline.

• iFaktura: aplikacja do fakturowania z możliwością skanowania dokumentów.

• mFaktura: aplikacja do fakturowania z integracją z systemem bankowości internetowej.

Arkusze kalkulacyjne:

Arkusze kalkulacyjne, takie jak Microsoft Excel lub Google Sheets, mogą być wykorzystywane do prowadzenia uproszczonej księgowości. Można w nich tworzyć tabele do ewidencji przychodów i kosztów, obliczać podatki i generować proste raporty. Jednak arkusze kalkulacyjne nie oferują tak szerokich funkcji jak programy księgowe i wymagają większej manualnej pracy.

Wybór narzędzi do prowadzenia księgowości zależy od indywidualnych potrzeb i preferencji. Warto przetestować kilka opcji i wybrać te, które najlepiej sprawdzą się w Twojej firmie.

Współpraca z biurem rachunkowym

Choć zrozumienie podstaw księgowości jest ważne dla każdego przedsiębiorcy, nie oznacza to, że musisz samodzielnie prowadzić księgowość swojej firmy. W wielu przypadkach warto zlecić to zadanie specjalistom – biuru rachunkowemu.

Kiedy warto zlecić księgowość biuru rachunkowemu?

• Brak czasu i wiedzy: jeśli nie masz czasu lub wiedzy, aby samodzielnie prowadzić księgowość, zlecenie tego zadania biuru rachunkowemu będzie najlepszym rozwiązaniem.

• Oszczędność czasu i pieniędzy: choć współpraca z biurem rachunkowym wiąże się z kosztami, może Ci ona zaoszczędzić czas i pieniądze w dłuższej perspektywie. Biuro rachunkowe zadba o prawidłowość rozliczeń, terminowość płatności i optymalizację podatkową.

• Złożone zasady księgowe: jeśli Twoja firma ma złożony profil działalności lub korzysta ze skomplikowanych form opodatkowania, warto zlecić księgowość specjalistom.

• Spokój i bezpieczeństwo: współpraca z biurem rachunkowym daje Ci pewność, że Twoje finanse są w dobrych rękach. Biuro rachunkowe zadba o to, aby Twoje rozliczenia były zgodne z przepisami i terminowe.

Jak wybrać dobre biuro rachunkowe?

Wybór biura rachunkowego to ważna decyzja. Oto kilka czynników, które warto wziąć pod uwagę:

• Doświadczenie i kwalifikacje: upewnij się, że biuro rachunkowe ma doświadczenie w obsłudze firm z Twojej branży i posiada odpowiednie kwalifikacje.

• Zakres usług: sprawdź, jakie usługi oferuje biuro rachunkowe i czy odpowiadają one Twoim potrzebom.

• Cena: porównaj ceny usług różnych biur rachunkowych. Pamiętaj, że najtańsza oferta nie zawsze jest najlepsza.

• Opinie: sprawdź opinie o biurze rachunkowym w internecie lub zapytaj o rekomendacje znajomych przedsiębiorców.

• Komunikacja: wybierz biuro rachunkowe, z którym łatwo Ci się komunikować i które chętnie odpowiada na Twoje pytania.

Współpraca z biurem rachunkowym może znacznie ułatwić Ci prowadzenie firmy i pozwolić skupić się na rozwoju Twojego biznesu.

Podsumowanie

Prowadzenie księgowości w małej firmie może wydawać się skomplikowane, ale zrozumienie podstawowych zasad i wykorzystanie odpowiednich narzędzi znacznie ułatwia ten proces. Mamy nadzieję, że ten poradnik pomógł Ci rozjaśnić najważniejsze kwestie związane z księgowością i dał Ci solidne fundamenty do dalszego zgłębiania tej tematyki.

Pamiętaj, że świadome zarządzanie finansami to klucz do sukcesu w biznesie. Dbaj o prawidłowość rozliczeń, terminowość płatności i przechowuj dokumenty księgowe zgodnie z przepisami. Nie bój się korzystać z pomocy specjalistów, jeśli jej potrzebujesz.

Księgowość nie musi być Twoim wrogiem. Traktuj ją jako narzędzie, które pomoże Ci osiągnąć sukces w biznesie.

FAQ