Porównanie najpopularniejszych HRMS: które rozwiązanie wybrać dla swojej firmy?

Wdrożenie systemu HRMS przynosi firmom szereg korzyści, takich jak:

• Automatyzacja procesów HR: eliminacja żmudnych, ręcznych czynności, takich jak naliczanie wynagrodzeń czy prowadzenie ewidencji czasu pracy.

• Poprawa efektywności: szybsze i sprawniejsze realizowanie zadań HR, lepsza organizacja pracy.

• Redukcja kosztów: oszczędność czasu i zasobów, minimalizacja ryzyka błędów.

• Wsparcie decyzji: dostęp do aktualnych i rzetelnych danych o pracownikach, możliwość generowania raportów i analiz.

• Wzrost zaangażowania pracowników: samoobsługa pracownicza, dostęp do informacji i narzędzi HR.

Na rynku dostępnych jest wiele systemów HRMS, różniących się funkcją, ceną i stopniem zaawansowania. W niniejszym artykule przyjrzymy się bliżej najpopularniejszym rozwiązaniom w Polsce, aby pomóc Ci w wyborze systemu najlepiej dopasowanego do potrzeb Twojej firmy.

Czym jest system HRMS?

System HRMS (Human Resources Management System), czyli System Zarządzania Zasobami Ludzkimi, to zintegrowane oprogramowanie, które wspiera wszystkie procesy związane z zarządzaniem personelem w firmie. Można go postrzegać jako centralne centrum dowodzenia dla działu HR, gromadzące i przetwarzające dane o pracownikach, usprawniające komunikację wewnętrzną i automatyzujące wiele powtarzalnych zadań.

Funkcje systemów HRMS:

• Kadry i płace: ewidencja danych osobowych, naliczanie wynagrodzeń, rozliczanie czasu pracy, generowanie deklaracji ZUS i podatkowych.

• Rekrutacja: publikacja ogłoszeń o pracę, gromadzenie i selekcja aplikacji, organizacja rozmów kwalifikacyjnych, onboarding nowych pracowników.

• Szkolenia: planowanie i organizacja szkoleń, zarządzanie budżetem szkoleniowym, ewidencja uczestnictwa i oceny szkoleń.

• Ocena pracownicza: przeprowadzanie okresowych ocen pracowniczych, monitorowanie celów i wyników, identyfikowanie potencjału rozwojowego.

• Zarządzanie talentami: identyfikowanie i rozwijanie talentów, planowanie ścieżek kariery, sukcesja.

• Zarządzanie czasem pracy: rejestracja czasu pracy, planowanie urlopów, zarządzanie absencjami.

• Komunikacja wewnętrzna: platformy komunikacyjne, systemy informacji dla pracowników, ankiety i sondy.

Korzyści z wykorzystania HRMS:

Wdrożenie przynosi korzyści dla różnych działów firmy:

• Dział HR: oszczędność czasu, poprawa efektywności, dostęp do danych i analiz, możliwość skupienia się na strategicznych zadaniach.

• Kadry i płace: minimalizacja ryzyka błędów, automatyzacja procesów, sprawniejsze rozliczenia.

• Finanse: kontrola kosztów, optymalizacja budżetu, lepsze planowanie.

• Management: dostęp do informacji o pracownikach, wsparcie w podejmowaniu decyzji, monitorowanie efektywności.

HRMS a tradycyjne narzędzia HR:

Systemy HRMS stanowią znaczący krok naprzód w porównaniu z tradycyjnymi narzędziami HR, takimi jak arkusze kalkulacyjne czy oddzielne programy do kadr i płac. Oferują one zintegrowane środowisko, automatyzację procesów, dostęp do danych w czasie rzeczywistym i zaawansowane funkcje analityczne, które pozwalają na bardziej efektywne zarządzanie zasobami ludzkimi.

SAP SuccessFactors

SAP SuccessFactors to jeden z wiodących globalnych systemów HRMS w chmurze, oferujący kompleksowe rozwiązania dla firm każdej wielkości. System ten charakteryzuje się modułową budową, co pozwala na elastyczne dopasowanie funkcji do specyficznych potrzeb organizacji.

Najważniejsze funkcje:

• Zarządzanie talentami: rekrutacja, onboarding, ocena pracownicza, rozwój pracowników, planowanie sukcesji.

• Kadry i płace: ewidencja danych pracowników, naliczanie wynagrodzeń, zarządzanie czasem pracy, raportowanie.

• Analityka HR: zaawansowane narzędzia do analizy danych HR, raporty i dashboards.

• Komunikacja i współpraca: platformy społecznościowe dla pracowników, narzędzia do komunikacji wewnętrznej.

• Szkolenia i rozwój: planowanie i organizacja szkoleń, zarządzanie e-learningiem.

Zalety:

• Kompleksowość: szeroki zakres aplikacji, obejmujący wszystkie aspekty zarządzania HR.

• Skalowalność: system dostosowany do potrzeb firm różnej wielkości, od małych i średnich przedsiębiorstw po duże korporacje.

• Integracja: możliwość integracji z innymi systemami SAP i rozwiązaniami firm trzecich.

• Innowacyjność: wykorzystanie sztucznej inteligencji i analityki predykcyjnej.

• Dostępność w chmurze: łatwy dostęp do systemu z dowolnego miejsca i urządzenia.

Wady:

• Cena: SAP SuccessFactors to jeden z droższych systemów HRMS na rynku.

• Złożoność: wdrożenie i konfiguracja systemu może być czasochłonna i wymagać specjalistycznej wiedzy.

• Dostosowanie: mimo modułowej budowy, dostosowanie systemu do specyficznych potrzeb firmy może wymagać dodatkowych nakładów.

Dla kogo?

SAP SuccessFactors to rozwiązanie dedykowane przede wszystkim dla dużych firm i korporacji, poszukujących kompleksowego i zaawansowanego systemu HRMS. Sprawdza się również w firmach o rozbudowanej strukturze organizacyjnej i międzynarodowym zasięgu.

Workday

Workday to kolejny globalny lider wśród systemów HRMS w chmurze, znany z innowacyjnego podejścia i skoncentrowania na doświadczeniu użytkownika. System ten wyróżnia się intuicyjnym interfejsem, zaawansowaną analityką i elastycznością w dostosowaniu do zmieniających się potrzeb biznesowych.

Najważniejsze funkcje:

• Zarządzanie kapitałem ludzkim: planowanie siły roboczej, rekrutacja, onboarding, zarządzanie talentami, ocena pracownicza, szkolenia i rozwój.

• Kadry i płace: globalne zarządzanie płacami, rozliczanie czasu pracy, administracja benefitami.

• Finanse: planowanie finansowe, budżetowanie, analiza finansowa.

• Analityka: zaawansowane narzędzia do analizy danych HR i finansowych, raporty i dashboards.

Zalety:

• Intuicyjny interfejs

• Elastyczność: system łatwo dostosowuje się do zmieniających się potrzeb biznesowych.

• Integracja: możliwość integracji z innymi systemami biznesowymi.

• Mobilność: dostęp do systemu z dowolnego miejsca i urządzenia.

• Innowacyjność: ciągły rozwój i wprowadzanie nowych funkcji.

Wady:

• Cena: Workday to kolejny system z wyższej półki cenowej.

• Złożoność: pełne wykorzystanie możliwości systemu może wymagać czasu i szkoleń.

• Dostosowanie: mimo elastyczności, dostosowanie systemu do specyficznych potrzeb może wymagać zaangażowania specjalistów.

Dla kogo?

Workday to rozwiązanie dedykowane dla średnich i dużych firm, które cenią sobie innowacyjność, elastyczność i intuicyjny interfejs. System ten sprawdza się w organizacjach o dynamicznym środowisku biznesowym i zaawansowanych potrzebach analitycznych.

Oracle HCM Cloud

Oracle HCM Cloud to kompleksowy system HRMS, który oferuje szeroki zakres funkcji w chmurze, obejmujących wszystkie aspekty zarządzania kapitałem ludzkim. System ten jest częścią większego ekosystemu aplikacji biznesowych Oracle, co pozwala na integrację z innymi systemami, takimi jak CRM czy łańcuch dostaw.

Najważniejsze funkcje:

• Pozyskiwanie talentów: zaawansowane narzędzia do rekrutacji, w tym sztuczna inteligencja do analizy CV i profilowania kandydatów.

• Zarządzanie wydajnością: cele, ocena pracownicza, informacje zwrotne 360 stopni.

• Szkolenia i rozwój: planowanie ścieżek kariery, zarządzanie e-learningiem, śledzenie postępów.

• Kompensacja i benefity: zarządzanie wynagrodzeniami, premiami i benefitami.

• Globalne zarządzanie kadrami: obsługa różnych przepisów prawa pracy, wielojęzyczność.

Zalety:

• Silne możliwości analityczne: zaawansowane narzędzia do raportowania i analizy danych HR, umożliwiające podejmowanie strategicznych decyzji.

• Skalowalność: system łatwo dostosowuje się do rosnących potrzeb firmy, zarówno pod względem liczby użytkowników, jak i funkcji.

• Bezpieczeństwo: wysoki poziom bezpieczeństwa danych, zgodny z najnowszymi standardami.

• Integracja: bezproblemowa integracja z innymi aplikacjami Oracle, tworząc spójny ekosystem biznesowy.

Wady:

• Złożoność wdrożenia: wdrożenie systemu może być czasochłonne i wymagać zaangażowania ekspertów.

• Konieczność dostosowania: system oferuje wiele funkcji, ale ich konfiguracja i dostosowanie do specyficznych potrzeb firmy może być wyzwaniem.

Dla kogo?

Oracle HCM Cloud to rozwiązanie dedykowane dla dużych firm i korporacji, które poszukują kompleksowego i skalowalnego systemu HRMS z silnymi możliwościami analitycznymi. System ten sprawdza się w organizacjach o rozbudowanej strukturze i międzynarodowym zasięgu, które już korzystają z innych aplikacji Oracle.

Sage HR

Sage HR (wcześniej znany jako Sage People) to system HRMS w chmurze, który kładzie nacisk na automatyzację procesów i zaangażowanie pracowników. System ten oferuje wiele funkcji, od zarządzania kadrami i płacami po rekrutację i rozwój pracowników, i jest dostępny w różnych wersjach, dostosowanych do potrzeb firm różnej wielkości.

Najważniejsze funkcje:

• Zarządzanie cyklem życia pracownika: rekrutacja, onboarding, zarządzanie wydajnością, szkolenia, rozwój kariery, offboarding.

• Samoobsługa pracownicza: portal dla pracowników, umożliwiający dostęp do informacji osobowych, wnioskowanie o urlopy, zgłaszanie absencji, przeglądanie pasków wypłat.

• Zarządzanie czasem pracy: rejestracja czasu pracy, planowanie grafików, zarządzanie absencjami.

• Raportowanie i analityka: generowanie raportów HR, analiza danych pracowniczych, monitorowanie wskaźników HR.

Zalety:

• Automatyzacja procesów: eliminacja manualnych zadań, takich jak wprowadzanie danych czy generowanie dokumentów.

• Elastyczność: system można dostosować do specyficznych potrzeb firmy, dzięki modułowej budowie i możliwości konfiguracji.

• Wsparcie dla małych i średnich przedsiębiorstw: dostępne są wersje systemu dedykowane dla MSP z niższą ceną.

Wady:

• Ograniczona funkcjonalność w wersjach dla MSP: niektóre zaawansowane funkcje, takie jak analiza predykcyjna czy sztuczna inteligencja, mogą być dostępne tylko w droższych wersjach systemu.

• Mniejsza popularność w Polsce: w porównaniu do globalnych liderów, takich jak SAP SuccessFactors czy Workday, Sage HR ma mniejszą rozpoznawalność na polskim rynku.

Dla kogo?

Sage HR to dobre rozwiązanie dla małych i średnich przedsiębiorstw, które poszukują łatwego w obsłudze systemu HRMS z naciskiem na automatyzację procesów. System ten sprawdza się również w firmach, które chcą zwiększyć zaangażowanie pracowników dzięki samoobsłudze i dostępności informacji HR.

Symfonia Kadry i Płace

Symfonia Kadry i Płace to popularny w Polsce system HRMS, oferowany przez polskiego producenta oprogramowania dla firm. System ten charakteryzuje się przystępną ceną, dobrym dostosowaniem do polskich przepisów prawa pracy i szeroką siecią partnerów wdrożeniowych.

Najważniejsze funkcje:

• Kadry: ewidencja danych pracowników, zarządzanie umowami, rozliczanie czasu pracy, generowanie dokumentów kadrowych.

• Płace: naliczanie wynagrodzeń, obliczanie składek ZUS, generowanie list płac, deklaracji podatkowych i przelewów.

• Środki trwałe: ewidencja środków trwałych, amortyzacja, sprawozdania finansowe.

• Workflow: automatyzacja procesów kadrowo-płacowych, obieg dokumentów.

• Raportowanie: generowanie standardowych raportów kadrowo-płacowych, możliwość tworzenia własnych raportów.

Zalety:

• Dostosowanie do polskich przepisów: system jest regularnie aktualizowany zgodnie z zmianami w prawie pracy i ubezpieczeń społecznych.

• Przystępna cena: Symfonia Kadry i Płace oferuje atrakcyjne ceny, zarówno w modelu zakupu licencji, jak i subskrypcji.

• Łatwość obsługi: system jest intuicyjny i łatwy w nauce, dzięki przyjaznemu interfejsowi użytkownika.

• Wsparcie techniczne: dostępne jest wsparcie techniczne w języku polskim, zarówno telefoniczne, jak i online.

• Integracja z innymi systemami Symfonia: możliwość integracji z innymi programami Symfonia, np. do finansów i księgowości.

Wady:

• Ograniczona funkcjonalność w zakresie HR: w porównaniu do globalnych systemów HRMS, Symfonia Kadry i Płace oferuje mniej zaawansowanych funkcji w zakresie zarządzania talentami, rekrutacji czy oceny pracowniczej.

• Mniejsza elastyczność: dostosowanie systemu do specyficznych potrzeb firmy może być bardziej ograniczone niż w przypadku systemów chmurowych.

Dla kogo?

Symfonia Kadry i Płace to dobre rozwiązanie dla małych i średnich firm w Polsce, które poszukują przystępnego cenowo systemu do zarządzania kadrami i płacami. System ten sprawdza się w firmach, które cenią sobie dostosowanie do polskich przepisów i łatwość obsługi.

Jak wybrać system HRMS dla swojej firmy?

Wybór odpowiedniego systemu HRMS to strategiczna decyzja, która może znacząco wpłynąć na efektywność zarządzania zasobami ludzkimi w firmie. Przed podjęciem decyzji warto dokładnie przeanalizować potrzeby i oczekiwania organizacji, a także porównać dostępne na rynku rozwiązania.

Kryteria wyboru systemu HRMS:

• Wielkość firmy i struktura organizacyjna: inne systemy HRMS będą odpowiednie dla małych firm, a inne dla dużych korporacji o rozbudowanej strukturze.

• Branża i specyfika działalności: niektóre są dedykowane dla konkretnych branż, np. produkcyjnej, handlowej czy usługowej.

• Budżet: ich ceny są zróżnicowane, warto określić budżet na zakup i wdrożenie systemu.

• Potrzeby i oczekiwania firmy: należy zidentyfikować kluczowe funkcje, które są niezbędne dla firmy.

• Integracja z innymi systemami: ważna jest możliwość integracji z innymi systemami używanymi w firmie, np. finansowo-księgowym czy CRM.

• Łatwość obsługi i wdrożenia: system powinien być intuicyjny i łatwy w obsłudze dla użytkowników, a proces wdrożenia - szybki i sprawny.

• Wsparcie techniczne: należy upewnić się, że dostawca systemu oferuje profesjonalne wsparcie techniczne w języku polskim.

Pytania, które warto zadać dostawcy HRMS:

• Jaka jest cena systemu i jakie są modele subskrypcji?

• Jakie funkcje oferuje system?

• Czy system jest dostosowany do polskich przepisów prawa pracy?

• Jak przebiega proces wdrożenia systemu?

• Jakie jest doświadczenie dostawcy we wdrożeniach HRMS w firmach z mojej branży?

• Jakie są możliwości integracji z innymi systemami?

• Jakie wsparcie techniczne oferuje dostawca?

Kroki w procesie wyboru i wdrożenia HRMS:

1. Analiza potrzeb: zidentyfikowanie potrzeb i oczekiwań firmy w zakresie zarządzania zasobami ludzkimi.

2. Badanie rynku: porównanie dostępnych systemów i wybór kilku potencjalnych rozwiązań.

3. Prezentacje i testy: spotkania z dostawcami, prezentacje systemów, testy.

4. Wybór systemu: podjęcie decyzji o wyborze konkretnego systemu.

5. Wdrożenie: zaplanowanie i przeprowadzenie wdrożenia systemu, szkolenia dla użytkowników.

6. Utrzymanie i rozwój: bieżące utrzymanie systemu, aktualizacje, korzystanie ze wsparcia technicznego.

Podsumowanie

Wybór odpowiedniego systemu HRMS to kluczowa decyzja dla każdej firmy, która chce efektywnie zarządzać swoimi zasobami ludzkimi. Dostępne na rynku rozwiązania oferują wiele funkcji, od podstawowych narzędzi do zarządzania kadrami i płacami, po zaawansowane systemy do rekrutacji, rozwoju talentów i analityki HR.

Przed podjęciem decyzji warto dokładnie przeanalizować potrzeby firmy, porównać dostępne systemy i wybrać rozwiązanie najlepiej dopasowane do specyfiki organizacji. Należy również pamiętać, że system HRMS to inwestycja długoterminowa, dlatego warto zwrócić uwagę na elastyczność i możliwości rozwoju systemu, aby mógł on wspierać firmę w osiąganiu celów biznesowych w przyszłości.

FAQ

Czym różni się system HRMS od systemu kadrowo-płacowego?

System kadrowo-płacowy to tylko jeden z modułów systemu HRMS. Oprócz funkcji kadrowo-płacowych, takich jak naliczanie wynagrodzeń czy rozliczanie czasu pracy, system HRMS oferuje wiele innych funkcji, takich jak rekrutacja, ocena pracownicza, szkolenia, zarządzanie talentami czy analiza danych HR.

Ile kosztuje wdrożenie systemu HRMS?

Koszt wdrożenia systemu HRMS jest zróżnicowany i zależy od wielu czynników, takich jak: wielkość firmy, wybrany system, zakres wdrożenia, potrzeba integracji z innymi systemami czy wybór modelu wdrożenia (chmura vs. on-premise). Orientacyjny koszt wdrożenia może wahać się od kilku do kilkudziesięciu tysięcy złotych.

Jak długo trwa wdrożenie systemu HRMS?

Czas wdrożenia systemu HRMS zależy od wielu czynników, takich jak złożoność systemu, zakres wdrożenia, wielkość firmy czy dostępność zasobów. Wdrożenie prostego systemu w małej firmie może zająć kilka tygodni, natomiast wdrożenie zaawansowanego systemu w dużej korporacji może trwać nawet kilka miesięcy.