Przez cały rok pracy w trybie zdalnym można śmiało powiedzieć, że w przypadku małych firm przejście do trybu homeoffice było raczej bezbolesną zmianą. Koordynacja działalności 3-5 pracowników online nie jest wcale taka trudna, zwłaszcza jeśli pracujesz w branży IT.

Jednak niektóre z większych firm mają problemy z utrzymaniem wydajności, jaką miały podczas pracy w biurze.

Główne Wyzwania dla Firm

Oto tylko kilka z nich:

Brak szybkiej, skutecznej komunikacji

To, co kiedyś było 5-minutowymi spotkaniami, podczas których każdy mógł podzielić się swoją opinią, dojść do porozumienia i kontynuować swoją pracę przekształciło się w totalną dezorganizację, w której ludzie używają różnych narzędzi do komunikacji, co sprawia, że omówienie czegokolwiek stało się prawie niemożliwe.

Słaby workflow

Problemem wynikającym z poprzedniego punktu jest to, że brak odpowiedniej komunikacji prowadzi do zakłócenia przepływu pracy. Pracownicy zapominają o swoich zadaniach i nie wiedzą co robić dalej, a kierownicy bezskutecznie starają się uporządkować ten chaos.

Gwałtowny spadek wydajności

Dla niektórych pracowników przebywanie w biurze oznacza przestrzeganie ścisłych zasad i pewną dyscyplinę. Wszystko to przestaje się liczyć, gdy przechodzą do pracy w domu. Nikt nie pilnuje działań, nie śledzi godzin pracy, więc jest łatwo poddać się pokusie i zwolnić tempo pracy.

Koordynacja i zarządzanie projektami staje się dużym wyzwaniem

Kiedy możliwość komunikacji twarzą w twarz znika i nagle nikt tak naprawdę nie jest za nicodpowiedzialny, kierownikom projektów trudno jest koordynować wysiłki członków zespołu online.

1. Zegar Kontroli i Monitorowanie Czasu Pracy

Bitrix24 posiada wbudowany zegar kontroli czasu pracy, który działa dokładnie tak samo, jak jak jego rzeczywisty odpowiednik. Pracownicy rejestrują czas rozpoczęcia pracy, robią przerwy na obiad lub inne przerwy w razie potrzeby, a następnie kończą dzień poprzez wyrejestrowanie. Wszystko przy pomocy jednego kliknięcia.

Dane z zegara kontroli czasu pracy są kluczowe zarówno dla kierowników, jak i dla działu księgowości. Kierownicy otrzymują narzędzie, które pozwala zsynchronizować początek i koniec dnia pracy. Dział księgowości otrzymuje dane o liczbie godzin pracy wymagane do wypłaty wynagrodzenia - wszystko odbywa się automatycznie po prawidłowym skonfigurowaniu.

Dodatkowo, pracownicy dokładnie wiedzą, kiedy powinni rozpocząć pracę i po prostu nie mogą „spóźnić się” bez wiedzy przełożonych.

PRZYKŁAD Z ŻYCIA WZIĘTY: wszyscy nasi konsultanci ds. sprzedaży mają zaczynać pracę o godz. 9.00 rano i kończyć o 18.00 (z jedną godziną na przerwę obiadową między 12.00 a 16.00), ponieważ właśnie wtedy otrzymujemy najwięcej telefonów od naszych klientów i partnerów. Zegar Kontroli i Monitorowanie Czasu Pracy pomagają nam skoordynować zespół i stwarzają poczucie większej dyscypliny.

2. Katalog pracowników i Czat Organizacyjny Online

Po zaproszeniu wszystkich członków zespołu do portalu Bitrix24, wszystko, co musisz zrobić, to już w trybie online odtworzyć strukturę organizacyjną firmy - zorganizować zespoły, działy, pododdziały itp.

W zasadzie przypomina to grę symulacyjną online - pomyśl o niej jako o “SIMS: The Office Edition” z jedną istotną różnicą: nie możesz w pełni kontrolować postaci, ponieważ masz do czynienia z realnymi ludźmi.

Jednak to, co naprawdę musisz zrobić, to komunikować się ze swoim zespołem za pomocą szerokiego wachlarza narzędzi, z których największym jest nasz Czat.

Zespoły mogą komunikować się we własnych prywatnych czatach, podczas gdy Ty jako kierownik możesz utworzyć czat ogólny do przekazywania komunikatów i różnych ogłoszeń w firmie.

Wszystkie funkcje, do których ludzie przyzwyczaili się, korzystając z komunikatorów, takich jak WhatsApp i Telegram, można znaleźć w Bitrix24. A oprócz zasadniczej wymiany wiadomości tekstowych możesz również:

udostępniać zdjęcia, linki, wideo i inne typy plików,
otrzymywać powiadomienia i polubienia,
cytować, odpowiadać i oznaczać innych,
używać GIF-ów i emotikonów.

PRZYKŁAD Z ŻYCIA WZIĘTY: trzeba szybko zapytać o coś jednego ze swoich projektantów graficznych. W Bitrix24 możesz po prostu wyszukać jego nazwisko, otworzyć profil i skontaktować się z nim w dogodny dla Ciebie sposób: poprzez czat, połączenie głosowe lub wideo (więcej na ten temat poniżej).

3. Komunikaty Wideo

Jeśli czaty nie są dla Ciebie odpowiednią opcją, możesz zwrócić się do swoich pracowników za pomocą ogłoszenia wideo. Może się to przydać, jeśli chcesz szybko przekazać prosty komunikat i upewnić się, że został on zrozumiany przez każdego pracownika Twojej firmy.

Dodatkowo, format wideo sprawia, że komunikat będzie bardziej osobisty i atrakcyjny - zwłaszcza jeśli ogłaszasz koniec kwarantanny.

PRZYKŁAD Z ŻYCIA WZIĘTY: Twój zespół pomyślnie zakończył projekt i chcesz mu pogratulować. Dlaczego byś nie mógł nagrać krótkiego ogłoszenia wideo, w którym pochwalisz każdego, kto ciężko pracował?

4. Połączenia Głosowe i Wideo

Po co tracić czas na wymianę wiadomości tekstowych na czacie, skoro możesz po prostu zadzwonić do określonej osoby i szybko omówić sprawę przez telefon?

W dzisiejszych czasach nam wszystkim brakuje interakcji społecznych, więc zobaczenie twarzy współpracownika i usłyszenie jego głosu z pewnością będzie przyjemniejsze niż odczytanie wiadomości.

PRZYKŁAD WZIĘTY Z ŻYCIA: musisz skontaktować się ze swoim projektantem graficznym i poprosić go, żeby całkowicie przerobił makietę, ponieważ nie zrozumiał Twojej wstępnej koncepcji. 5-minutowa rozmowa telefoniczna z pewnością rozwiąże ten problem, i będziecie mogli szybko kontynuować pracę.

5. Kalendarze i Powtarzające się Spotkania

Tak jak można by tego oczekiwać od kalendarza, jest to narzędzie umożliwiające planowanie wydarzeń, czyli spotkań online, dyskusji i prezentacji - zarówno jednokrotnych, jak i cyklicznych.

Wszyscy uczestnicy zostaną powiadomieni o wszelkich działaniach/zmianach dotyczących wydarzenia w kalendarzu, co zdyscyplinuje Twój zespół i sprawi, że pracownicy będą bardziej zorganizowani.

No i jeszcze jedna rzecz - możesz zsynchronizować swój kalendarz Google lub Outlook z Bitrix24 i zaimportować wszystkie wydarzenia, które tam miałeś zapisane.

PRZYKŁAD Z ŻYCIA WZIĘTY: prawie każdy dział w naszej firmie przeprowadza zebranie w poniedziałek rano, co jest w zasadzie wydarzeniem cyklicznym w kalendarzu. Po spotkaniu można łatwo dodać pewne notatki i wnioski w komentarzach tuż pod wydarzeniem. Można je później przekształcić w konkretne zadania i projekty - więcej o tym w punkcie 7.

6. Wideokonferencje

Biorąc pod uwagę okoliczności, jest to najlepsza alternatywa dla realnych spotkań twarzą w twarz. Wideokonferencje w Bitrix24 pozwalają na zebranie do !!! 24 !!! osób w wygodnym formacie, w którym możesz omawiać kwestie dotyczące pracy, organizować zebrania, a nawet prowadzić prezentacje.

PRZYKŁAD Z ŻYCIA WZIĘTY: kilka dni temu zorganizowaliśmy dużą konferencję online, w której wzięło udział ponad 50 tysięcy widzów. Korzystając z naszej funkcji wideokonferencji, podłączyliśmy mówców z 7 różnych miast i wszystko poszło bez zarzutu.

7. Zadania Cykliczne i Szablony Zadań

Upewnij się, że wszyscy w Twoim zespole wykonują swoją pracę, przydzielając im zadania, wyznaczając odpowiedzialne osoby i ustalając terminy końcowe. W ten sposób będziesz miał pewność, że praca nad projektem trwa, a każdy członek zespołu wie, co i kiedy ma zrobić.

Bitrix24 daje Ci wiele możliwości dla pracy nad zadaniami. Możesz stworzyć:

samodzielne zadania,
zadania cykliczne,
szablony zadań (aby zaoszczędzić czas w przypadku, gdy regularnie masz do czynienia z dużą liczbą podobnych zadań).

Ty, jako osoba, która utworzyła zadanie, zostaniesz powiadomiony o zakończeniu i będziesz miał możliwość zaakceptowania lub odrzucenia wyników tego zadania. W Zadaniach można również wyznaczyć obserwatorów (nie uczestniczą bezpośrednio w zadaniu, tylko nadzorują działania) i uczestników (pomagają osobie odpowiedzialnej w wykonaniu zadania).

PRZYKŁAD Z ŻYCIA WZIĘTY: ten przykład byłby zbyt oczywisty. Dokładnie wiesz, jaką rolę odgrywają zadania w realnym życiu, prawdopodobnie lepiej niż ktokolwiek inny.

8. Grupy Robocze

Kiedy wszyscy w Twojej firmie pracują z domu, koordynowanie pracy zespołowej i prowadzenie projektów już nie będzie takie samo. Jak przenieść zarządzanie projektami na platformę online?

Cóż, rzeczywiście nie jest to takie trudne. Grupy robocze w Bitrix24 pozwalają tworzyć zespoły do pracy nad konkretnym projektem i zlecać im zadania związane z tym projektem - wszystko to odbywa się online.

PRZYKŁAD Z ŻYCIA WZIĘTY: przed przejściem do pracy w trybu homeoffice musieliśmy stworzyć grupę roboczą, której zadaniem było dokonanie wszelkich zmian i przygotowań niezbędnych do przejścia. Zadania uszeregowane pod względem ważności i zorganizowane zgodnie z ogólnym planem, zostały przydzielone osobom zaangażowanym.

9. Dysk Firmowy i System Udostępniania Dokumentów

Nie można sobie wyobrazić współpracę online bez dostępu do wspólnych plików, ich przechowywania i udostępniania, niezależnie od tego, czy są to reguły korporacyjne, czy arkusze kalkulacyjne ze ściśle tajnymi danymi dotyczącymi sprzedaży.

W Bitrix24 każdy użytkownik jest podłączony do Dysku Bitrix24, gdzie może przechowywać i udostępniać swoje dokumenty wewnątrz firmy i w razie potrzeby ustawić ograniczenia lub ograniczyć dostęp według własnego uznania.

PRZYKŁAD Z ŻYCIA WZIĘTY: potrzebujesz stworzyć bazę wiedzy dla całej firmy lub konkretnego działu. Wszystko, co musisz zrobić, to przesłać materiały, ustrukturyzować całą zawartość, zdefiniować prawa dostępu i na bieżąco aktualizować swoją bazę wiedzy.

10. Aktualności i Wiadomości Firmy

Potraktuj to jako oś czasu Twojej firmy na Facebooku, gdzie każdy może zobaczyć tylko istotne informacje związane z zaangażowaniem konkretnej osoby w projekt. Możesz publikować i czytać artykuły, przesyłać i oglądać filmy wideo, komentować różne posty i polubić je.

Pozwala to na łatwiejszą komunikację i lepsze zaangażowanie pracowników w życie społeczne firmy.

PRZYKŁAD Z ŻYCIA WZIĘTY: chcesz podzielić się przydatnym artykułem ze swoimi współpracownikami i przeprowadzić krótką dyskusję.

Wielką zaletą korzystania z Bitrix24 jest to, że Bitrix24 to ZJEDNOCZONE, JEDNOLITE ŚRODOWISKO, w którym wszyscy pracują. Wszystkie narzędzia, których możesz potrzebować do udanej pracy zdalnej, są już dostępne, co oznacza, że możesz łatwo zrezygnować z innych usług, z których korzystałeś wcześniej.