Profesjonalne Zdalne Zarządzanie Projektami z Bitrix24

Wybuch pandemii COVID-19 postawił wiele firm w trudnej sytuacji, w której one muszą szybko adaptować się do nowej rzeczywistości – rzeczywistości, w której trzeba zarządzać dużymi zespołami zdalnie, a nie w biurze jak wcześniej. Ponieważ nikt dokładnie nie wie, jak długo ta sytuacja będzie trwała i czy zamienimy się wszyscy na końcu w zombi, to dla nas jest wyzwanie, z którym powinno się zmierzyć wielu menadżerów projektów.

Jednak nie ma powodu do paniki. Deweloperzy Bitrix przewidzieli ten chaos i utworzyli doskonałe narzędzie do efektywnego zarządzania pracą dużych zespołów, zlokalizowanych w różnych częściach świata – tak, mówimy właśnie o Bitrix24.

Wyjątkowość Bitrix24 polega na tym, że to oprogramowanie umożliwia zdalne zarządzanie projektami i nie wymaga fizycznej obecności członków zespołu. Skuteczne i szybko wykonasz pracę w taki sam sposób, jak gdybyś nadal pracował w biurze.

Bitrix24 i Zarządzanie Projektami

Bitrix24 został zaprojektowany jako narzędzie do pomocy firmom, by pozbyć się staromodnego sposobu prowadzenia działalności (mnóstwo dokumentów, niezliczone bezsensowne spotkania w biurze, pracownicy, którzy zawsze pytają, co robić dalej) i przejść na nowoczesny poziom prowadzenia biznesu, gdzie wszystko odbywa się online – zarządzanie, organizowanie dostępne z dowolnego urządzenia i w dowolnym miejscu. Więc, jak dokładnie Bitrix24 może pomóc w organizowaniu pracy i zdalnym zarządzaniu projektami?

Aby o tym porozmawiać, podzielmy pracę nad projektem na 5 logicznych segmentów i omówmy je jeden po drugim:

1. Rozpoczęcie projektu

2. Planowanie projektu

3. Wykonanie projektu

4. Realizacja / monitorowanie projektu

5. Zamykanie projektu
   

1. Rozpoczęcie projektu

Rozpoczynając projekt, będziesz potrzebował ludzi i otoczenie do współpracy, najlepiej do tego będą pasowały nasze Grupy robocze.

Grupy robocze w Bitrix24 są wirtualną społecznością, w trybie online użytkownicy współpracują nad projektem za pomocą:

• Tworzenia, przypisywania, rozwiązywania i omawiania zadań projekt (więcej informacji na ten temat znajdziesz poniżej)
• Podział ról w projekcie na poszczególne osoby (moderatorzy, administratorzy lub członkowie zespołu)
• Zapraszanie użytkowników zewnętrznych do udziału w Twoim projekcie (klientów, partnerów itp.)
• Komunikacja w czasie rzeczywistym, udostępnianie plików i pilnowanie wszystkich działań związanych z projektem

Gdy założysz grupę roboczą, wszystko, co powinieneś zrobić, to dodać grupę osób, zdefiniować ich role oraz uprawnienia i zacząć pracę… czyż nie?

Jeszcze nie teraz. Zapominamy o czymś naprawdę ważnym - zadaniach! W następnym rozdziale bardziej szczegółowo omówimy zadania↓

2. Planowanie Projektów i Zadań

Jednym z największych wyzwań w zarządzaniu projektami zdalnie jest upewnienie się, że każdy wie, co i kiedy ma zrobić. Właśnie dlatego mamy zadania.

Praca z zadaniami i zarządzanie nimi jest zbyt proste w Bitrix24, ponieważ mamy wszystko, czego menedżer projektu może potrzebować do zarządzania projektami zdalnie.

Ustawianie Zadań

Po rozpoczęciu projektu, zebraniu zespołu i przypisaniu ról możesz rozpocząć przydzielanie zadań poszczególnym osobom lub grupom. Każde zadanie może mieć następujące role zdefiniowane przez twórcę:

• Utworzone przez (twórca)
• Odpowiedzialny
• Uczestnicy
• Obserwatorzy

Ustaw zadanie tak, aby rozpoczęło się i zakończyło w określonym dniu i godzinie (śledzenie czasu zadania jest automatyczne), wyluzuj i obserwuj wykonaną pracę.

Śledzenie Zadań

Śledzenie zadań jest proste razem z Bitrix24 - nie musisz niczego robić, ponieważ zostaniesz natychmiast powiadomiony o wszelkich zmianach w statusie zadania lub innych zmianach w projekcie. Wystarczy tylko zebrać raporty zadań, sprawdzić i ocenić wykonane zadania oraz monitorować ogólną wydajność zespołu. Dostępne jest również niestandardowe raportowanie zadań i kontrola terminu.

Po zrealizowaniu swojego projektu w atrakcyjnej wizualnej prezentacji, możesz w łatwy sposób zrozumieć, które zadania są obecnie w toku, planowane, ukończone, oczekujące na zatwierdzenie lub ponownie otwarte z powodu nowych okoliczności.

3. Realizacja Projektu

Po załatwieniu wszystkich spraw i rozpoczęciu pracy nad projektem istnieje jeszcze jedna rzecz, którą powinieneś zrobić przed odpoczynkiem: upewnij się, że wszystko idzie zgodnie z planem.

Połączenie dziesiątek (czasami setek) osób pracujących zdalnie nad tym samym projektem może wydawać się trudnym zadaniem, ale nie dla naszego produktu.

Bitrix24 nie byłby sobą, gdyby nie miał całego środowiska projektowego, w którym nasi klienci mogliby wygodnie pracować. Obejmuje to różne narzędzia do komunikacji i współpracy dla Twojego zespołu. À propos, czy już wspominaliśmy, że te wszystkie narzędzia są dostępne z dowolnego urządzenia podłączonego do Internetu?

Czaty

Przede wszystkim mamy czaty - proste, ale skuteczne narzędzie do szybkiego przekazywania ważnych informacji lub do zwykłych rozmów, to zależy od dyscypliny w Twoim zespołu. Czaty to niezbędna funkcja dla każdego zespołu, pracującego zdalnie i potrzebującego komunikacji online.

Dyskusje i Komentarze

Klasyka! Po co zawracać sobie głowę prowadzeniem tych długich wiedokonferencji, skoro możesz po prostu szybko napisać kilka notatek pod zadaniem i przejść do następnej sprawy, która wymaga Twojej uwagi.

O dowolnej dyskusji, w której jesteś zaangażowany lub o której wspomniałeś będziesz otrzymywać powiadomienia o wszelkich nowych odpowiedziach, to naprawdę ułatwia zarządzanie kilkoma projektami jednocześnie i pomaga w szybkim reagowaniu na nie.

Dysk Projektu

To kolejna, mniej więcej standardowa funkcja każdego projektu, który jest wykonywany zdalnie. Pracownicy Twojego zespołu uzyskują szybki, zdalny dostęp do wszystkich plików projektu i danych, których mogą potrzebować (z określonymi ograniczeniami w razie potrzeby).

Workflows Projektu

Ta mała zgrabna funkcja pozwala organizować i usprawniać inne niezgrabne zadania, jednocześnie uważnie monitorując postęp i wprowadzając zmiany w trakcie wykonania.

Połączenia Wideo I Wideokonferencje

Ostatnia, ale nie mniej ważna i najbardziej przydatna funkcja wiosny 2020 roku! Możliwość szybkiego omówienia niektórych spraw związanych z projektem podczas wideokonferencji zwiększa produktywność i sprawia, że nadal jesteśmy ludźmi.

4. Realizacja/Monitorowanie Projektu

Praca nad projektem wcześniej czy później przynosi pewne zyski (mamy nadzieję, że są one pozytywne), które możesz pilnować, mierzyć i analizować za pomocą naszych wbudowanych narzędzi. Przede wszystkim są to nasze standardowe raporty zadań. Korzystając z nich, możesz śledzić wyniki swoich pracowników dzięki następującym wskaźnikom:

• Zaangażowanie w projekty
• Zadania w tym miesiącu
• Efektywność pracowników
• Śledzenie zasobów zadań
• Śledzenie zasobów pracowników

Raporty pomogą Ci ocenić postępy projektu i zrozumieć efektywność Twoich zespołów i osobnych pracowników.

Ponadto, możesz używać wykresów Gantta i tablicy Kanban podczas pracy nad projektem i monitorowania różnych zadań. Te narzędzia zasługują na osobną uwagę.

Wykres Gantta

Doskonały mechanizm do wizualnej reprezentacji harmonogramu zadań, wykres Gantta pozwala zobaczyć postęp projektu, który intuicyjnie wyświetla się na wykresie.

Każde zadanie ma określone parametry, takie jak czas trwania, termin i zależność (w jaki sposób jedno zadanie powiązane z innymi zadaniami).

Dzięki temu jako kierownik/zarządca/menedżer projektu możesz:

• Łatwo zaplanować całą pracę nad projektem
• Zobaczyć w dowolnym momencie na jakim etapie jest projekt
• Zarządzać obciążeniem pracy i wydajnością dowolnego pracownika lub całego swojego zespołu 

Tablica Kanban

Tablica Kanban to kolejne doskonałe narzędzie do wizualizacji projektu, utworzone specjalnie dla grup roboczych. Razem z nim możesz tworzyć niestandardowe etapy projektu i przemieszczać zadania z jednego etapu do innego podczas trwania projektu. Taki zgrabny i niezwykle intuicyjny sposób prezentacji zadań zawsze będzie Cię na bieżąco informował o aktualnym statusie projektu.

Całe zarządzanie zadaniami odbywa się na tablicy Kanban, dzięki czemu możesz:

• Rozpoczynać, zamykać, tworzyć i usuwać zadania;
• Zmieniać statusy istniejących zadań;
• Określać terminy.

Możesz także przełączać się między różnymi projektami na tej samej stronie za pomocą jednego kliknięcia, przecież to naprawdę ułatwia nawigację.

5. Zamykanie projektu

Wreszcie nadszedł czas, kiedy projekt dobiegł końca, a impreza może się rozpocząć. Jednak istnieje jeszcze jedna rzecz, którą musisz zrobić jako menedżer projektu, a potem już tylko świętować - wyrazić swoją głęboką wdzięczność i uznanie dla ludzi, którzy pomogli odnieść sukces.Na szczęście też mamy do tego narzędzie. W Bitrix24 możesz wysyłać odznaki uznania swoim kolegom lub współpracownikom.

Może to być wszystko, od życzenia komuś wszystkiego najlepszego z okazji urodzin, po podziękowanie za zamknięcie deala o wartości  ponad miliona dolarów.

Chociaż niektórym może się to wydawać sztuczką, nie należy lekceważyć tego narzędzia do motywacji, ponieważ ludzie uwielbiają, gdy ktoś ich chwali, a ich wkład w projekt jest doceniany.

To koniec naszego przeglądu narzędzi do zdalnego zarządzania projektami dostarczonych przez Bitrix24. Życzymy powodzenia w Twoich projektach i niech moc będzie z Tobą, nawet zdalnie!