Przyszłość HR: 5 rozwiązań automatyzujących HR

Automatyzacja HR pozwala firmom sprostać rosnącym wymaganiom rynku, oferując szansę na uwolnienie czasu i zasobów, które można przeznaczyć na bardziej strategiczne działania.

Automatyzacja HR to nic innego jak wykorzystanie technologii do usprawnienia i przyspieszenia powtarzalnych zadań administracyjnych. Zamiast ręcznie wprowadzać dane, wypełniać formularze czy przeszukiwać stosy dokumentów, specjaliści HR mogą skupić się na tym, co naprawdę ważne - budowaniu relacji z pracownikami, rozwijaniu ich talentów i tworzeniu pozytywnej kultury organizacyjnej.

Dzięki niej, rekrutacja, onboarding czy zarządzanie czasem stają się szybsze, bardziej precyzyjne i mniej obciążające dla pracowników działu. To przekłada się na oszczędność czasu i pieniędzy.

Przyjrzymy się więc bliżej pięciu typom narzędzi automatyzacji HR, które zmienią sposób, w jaki funkcjonują działy HR.

1. Automatyzacja rekrutacji

Rekrutacja to jeden z najbardziej czasochłonnych i wymagających procesów w dziale HR. Od przeglądania setek CV, przez organizowanie rozmów kwalifikacyjnych, aż po wysyłanie ofert pracy - każdy etap wymaga uwagi i precyzji. Na szczęście, dzięki automatyzacji rekrutacji, wiele z tych zadań można usprawnić i przyspieszyć.

Popularne narzędzia do automatyzacji rekrutacji

Na rynku dostępnych jest wiele narzędzi do automatyzacji rekrutacji, zarówno polskich, jak i zagranicznych. Wśród najpopularniejszych warto wymienić:

• ATS (Applicant Tracking System): systemy do śledzenia aplikacji kandydatów, takie jak eRecruiter, Taleo czy Workday.

• Platformy rekrutacyjne: kompleksowe platformy do zarządzania całym procesem rekrutacyjnym, takie jak Greenhouse, Lever czy iCIMS.

• Narzędzia do multipostingu: narzędzia do automatycznego publikowania ofert pracy na wielu portalach jednocześnie, takie jak Emplo czy Appcast.

• Chatboty rekrutacyjne: automatyczne chatboty do odpowiadania na pytania kandydatów, takie jak Mya czy Olivia.

Główne funkcje

• Multiposting: automatyczne publikowanie ofert pracy na wielu portalach jednocześnie, co zwiększa zasięg i oszczędza czas.

• Parsing CV: wyodrębnienie kluczowych informacji z CV kandydatów, co ułatwia ich porównywanie i selekcję.

• Chatboty rekrutacyjne: automatyczne odpowiadanie na podstawowe pytania kandydatów, co odciąża pracowników HR i przyspiesza komunikację.

• Automatyczne planowanie rozmów kwalifikacyjnych: ustalanie terminów rozmów kwalifikacyjnych z uwzględnieniem dostępności kandydatów i rekruterów.

• Wideo rozmowy kwalifikacyjne: przeprowadzanie rozmów kwalifikacyjnych online, co oszczędza czas i koszty podróży.

• Automatyczne wysyłanie ofert pracy i odrzuceń: szybkie i profesjonalne informowanie kandydatów o wynikach rekrutacji.

Przykłady zastosowań

Automatyzacja rekrutacji może być wykorzystana w różnych branżach i firmach o różnej wielkości. Oto kilka przykładów zastosowań:

• Duża firma z wieloma oddziałami: automatyzacja rekrutacji pozwala na centralne zarządzanie procesem rekrutacyjnym i ujednolicenie standardów w całej organizacji.

• Firma z dużą rotacją pracowników: automatyzacja HR pozwala na szybkie uzupełnianie wakatów i minimalizowanie przestojów w pracy.

• Firma poszukująca specjalistów z rzadkimi umiejętnościami: pozwala także na dotarcie do większej liczby potencjalnych kandydatów i zwiększenie szans na znalezienie odpowiedniej osoby.

2. Automatyzacja onboardingu

Onboarding, czyli proces wdrażania nowych pracowników, to kluczowy moment, który może znacząco wpłynąć na ich zaangażowanie, satysfakcję i efektywność. Tradycyjnie onboarding wiązał się z wieloma formalnościami, szkoleniami i spotkaniami, co było czasochłonne zarówno dla nowych pracowników, jak i dla działu HR. Automatyzacja onboardingu pozwala usprawnić ten proces, czyniąc go bardziej efektywnym i przyjemnym dla wszystkich stron.

Popularne narzędzia do automatyzacji onboardingu

• BambooHR: kompleksowe narzędzie HR, które oferuje również moduł do automatyzacji onboardingu. BambooHR umożliwia tworzenie spersonalizowanych ścieżek onboardingu, udostępnianie dokumentów, zarządzanie szkoleniami oraz komunikację z nowymi pracownikami.

• Freshteam: platforma HR, która oferuje funkcje do automatyzacji onboardingu, takie jak tworzenie checklist, zarządzanie dokumentami oraz szkolenia online. Freshteam integruje się z innymi narzędziami HR, co ułatwia zarządzanie całym procesem wdrażania nowych pracowników.

• Talmundo: narzędzie specjalizujące się w automatyzacji onboardingu, które oferuje zaawansowane funkcje, takie jak tworzenie interaktywnych przewodników, gamifikacja oraz analityka. Talmundo pozwala na stworzenie angażującego i spersonalizowanego doświadczenia dla nowych pracowników.

Główne funkcje

• Workflow: tworzenie i zarządzanie spersonalizowanymi ścieżkami onboardingu dla różnych stanowisk i działów, co zapewnia, że każdy nowy pracownik otrzymuje odpowiednie informacje i szkolenia.

• Dokumenty i formularze: cyfrowe udostępnianie i podpisywanie dokumentów, takich jak umowy o pracę, regulaminy czy oświadczenia, co eliminuje konieczność drukowania i ręcznego podpisywania.

• Szkolenia online: dostęp do biblioteki szkoleń online, które nowi pracownicy mogą przeglądać w swoim tempie, co umożliwia im szybkie przyswojenie niezbędnej wiedzy.

• Komunikacja: ułatwienie komunikacji między nowymi pracownikami a działem HR oraz innymi członkami zespołu, co sprzyja integracji i budowaniu relacji.

Korzyści z automatyzacji onboardingu

Automatyzacja onboardingu niesie ze sobą szereg korzyści, które wykraczają poza zwykłą oszczędność czasu. Oto niektóre z nich, które wyróżniają ją spośród korzyści płynących z automatyzacji rekrutacji:

• Zwiększenie zaangażowania nowych pracowników: automatyzacja onboardingu pozwala na stworzenie bardziej interaktywnego i spersonalizowanego doświadczenia dla nowych pracowników. Dzięki temu czują się oni docenieni i zaangażowani od pierwszego dnia pracy.

• Przyspieszenie procesu adaptacji: dostęp do niezbędnych informacji i szkoleń online umożliwia nowym pracownikom szybsze przyswojenie wiedzy i umiejętności potrzebnych do efektywnego wykonywania obowiązków.

• Poprawa komunikacji i współpracy: narzędzia do automatyzacji onboardingu ułatwiają komunikację między nowymi pracownikami, działem HR oraz innymi członkami zespołu, co sprzyja budowaniu relacji i poczucia przynależności.

• Zwiększenie produktywności: dzięki szybkiemu wdrożeniu i dostępowi do niezbędnych narzędzi, nowi pracownicy mogą szybciej zacząć efektywnie pracować i przyczyniać się do sukcesu firmy.

Przykłady zastosowań

Automatyzacja onboardingu znajduje zastosowanie w różnych sytuacjach, które mogą być specyficzne dla tego procesu, różniąc się od przykładów związanych z rekrutacją:

• Firmy o złożonej strukturze organizacyjnej: w przypadku firm o wielu działach i stanowiskach, automatyzacja onboardingu pozwala na stworzenie spersonalizowanych ścieżek wdrażania dla różnych grup pracowników, zapewniając im dostęp do odpowiednich informacji i szkoleń.

• Firmy wprowadzające nowe technologie: automatyzacja onboardingu ułatwia szkolenie nowych pracowników z zakresu nowych technologii, lub procesów, zapewniając im dostęp do aktualnych materiałów szkoleniowych i umożliwiając monitorowanie ich postępów.

3. Automatyzacja zarządzania czasem pracy

Zarządzanie czasem pracy to obszar, który w wielu firmach wciąż opiera się na ręcznym wprowadzaniu danych, papierowych wnioskach urlopowych czy skomplikowanych arkuszach kalkulacyjnych. To nie tylko generuje mnóstwo papierkowej roboty, ale także zwiększa ryzyko błędów i nieporozumień. Automatyzacja zarządzania czasem pracy pozwala uprościć te procesy, zapewniając przejrzystość i dokładność.

Popularne narzędzia do automatyzacji zarządzania czasem pracy

• Bitrix24: zawiera narzędzia do śledzenia czasu pracy, które umożliwiają rejestrowanie czasu pracy na projektach i generowanie raportów. Są także zintegrowane z wewnętrzną platformą do zarządzania projektami. Bitrix24 jest szczególnie przydatny dla firm, w których ważne jest dokładne rozliczanie czasu pracy na poszczególnych projektach.

• Kadromierz: polskie narzędzie do zarządzania czasem pracy, które oferuje funkcje takie jak rejestracja czasu pracy, wnioski urlopowe, planowanie pracy oraz rozliczanie czasu pracy. Kadromierz integruje się z popularnymi systemami kadrowo-płacowymi, co ułatwia przepływ danych.

• Calamari: narzędzie do zarządzania urlopami i nieobecnościami, które umożliwia składanie i zatwierdzanie wniosków urlopowych online, generowanie raportów oraz integrację z kalendarzami. Calamari jest dostępne w wielu językach, co czyni go odpowiednim dla firm międzynarodowych.

Główne funkcje

Narzędzia do automatyzacji zarządzania czasem pracy to systemy, które umożliwiają cyfrowe rejestrowanie, planowanie i analizowanie czasu pracy pracowników. Wśród najpopularniejszych funkcji tych narzędzi warto wymienić:

• Rejestracja czasu pracy: elektroniczne rejestrowanie godzin pracy, przerw i nadgodzin, co eliminuje konieczność ręcznego wypełniania kart pracy.

• Wnioski urlopowe: składanie i zatwierdzanie wniosków urlopowych online, co przyspiesza proces i zapewnia przejrzystość.

• Planowanie pracy: tworzenie i zarządzanie grafikami pracy, co ułatwia planowanie obsady i zapewnia zgodność z przepisami prawa pracy.

• Ewidencja obecności: automatyczne monitorowanie obecności pracowników, co pozwala na szybkie wykrywanie nieobecności i generowanie raportów.

• Rozliczanie czasu pracy: automatyczne naliczanie wynagrodzeń i innych świadczeń pracowniczych na podstawie zarejestrowanego czasu pracy, co minimalizuje ryzyko błędów.

• Analityka: generowanie raportów i analiz dotyczących czasu pracy, co pozwala na identyfikację trendów, optymalizację procesów i podejmowanie bardziej świadomych decyzji.

Korzyści z automatyzacji zarządzania czasem pracy

• Zwiększenie dokładności: automatyzacja minimalizuje ryzyko błędów ludzkich, co jest szczególnie ważne w przypadku naliczania wynagrodzeń czy zarządzania urlopami.

• Poprawa przejrzystości: zapewnia przejrzystość informacji dotyczących czasu pracy, co ułatwia komunikację i minimalizuje nieporozumienia.

• Zgodność z przepisami: automatyzacja pomaga zapewnić zgodność z przepisami prawa pracy, co minimalizuje ryzyko kar i sankcji.

• Lepsze planowanie: umożliwia lepsze planowanie pracy i optymalizację obsady, co przekłada się na zwiększenie efektywności.

Przykłady zastosowań

• Firmy produkcyjne: pozwala na precyzyjne monitorowanie czasu pracy pracowników produkcyjnych i naliczanie wynagrodzeń na podstawie wykonanej pracy.

• Firmy usługowe: ułatwia planowanie grafików pracy i zapewnia odpowiednią obsadę w zależności od zapotrzebowania klientów.

• Firmy zatrudniające pracowników zdalnych: umożliwia monitorowanie czasu pracy pracowników zdalnych i zapewnia przejrzystość informacji dotyczących ich dostępności.

4. Automatyzacja szkoleń i rozwoju

Szkolenia i rozwój pracowników to inwestycja, która przynosi korzyści zarówno pracownikom, jak i całej organizacji. Jednak tradycyjne metody szkoleń, takie jak szkolenia stacjonarne czy papierowe testy, mogą być czasochłonne i kosztowne. Automatyzacja szkoleń i rozwoju pozwala usprawnić ten proces, czyniąc go bardziej efektywnym, dostępnym i angażującym dla pracowników.

Popularne narzędzia do automatyzacji szkoleń i rozwoju

• TalentLMS: intuicyjna i elastyczna platforma LMS, która umożliwia tworzenie i udostępnianie kursów online, zarządzanie zapisami, śledzenie postępów uczestników oraz generowanie raportów. TalentLMS oferuje bogatą funkcjonalność, w tym możliwość tworzenia różnorodnych treści szkoleniowych, personalizację szkoleń oraz elementy grywalizacji.

• iSpring Learn: kompleksowe narzędzie do tworzenia i udostępniania szkoleń online, które umożliwia tworzenie interaktywnych kursów, quizów, symulacji oraz wideo. iSpring Learn integruje się z popularnymi systemami LMS, co ułatwia zarządzanie szkoleniami.

• Articulate 360: zestaw narzędzi do tworzenia angażujących treści szkoleniowych, takich jak prezentacje, interaktywne scenariusze czy quizy. Articulate 360 oferuje bogate możliwości projektowania i personalizacji treści, co pozwala na stworzenie unikalnych i efektywnych szkoleń.

Główne funkcje

• LMS (Learning Management System): system do zarządzania nauczaniem, który umożliwia tworzenie i udostępnianie kursów online, zarządzanie zapisami, śledzenie postępów uczestników oraz generowanie raportów.

• Tworzenie treści: narzędzia do tworzenia interaktywnych i angażujących treści szkoleniowych, takich jak prezentacje, quizy, filmy czy symulacje.

• Biblioteka szkoleń: dostęp do biblioteki gotowych kursów online z różnych dziedzin, co pozwala na szybkie uzupełnienie wiedzy pracowników.

5. Automatyzacja ocen pracowniczych

Oceny pracownicze to nieodłączny element zarządzania zasobami ludzkimi, który pozwala na monitorowanie postępów, identyfikację mocnych i słabych stron pracowników oraz wspieranie ich rozwoju. Jednak tradycyjne metody ocen, oparte na papierowych formularzach i ręcznym wprowadzaniu danych, mogą być czasochłonne i subiektywne.

Popularne narzędzia do automatyzacji ocen pracowniczych

• 15Five: platforma skoncentrowana na rozwoju pracowników i budowaniu pozytywnej kultury organizacyjnej, umożliwiająca przeprowadzanie ocen, zbieranie informacji zwrotnej, śledzenie celów oraz wspieranie rozwoju pracowników. 15Five kładzie nacisk na regularną komunikację i informacje zwrotne, co sprzyja budowaniu zaufania i zaangażowania pracowników.

• Lattice: kompleksowe narzędzie do zarządzania wydajnością, które umożliwia przeprowadzanie ocen, ustalanie celów, zbieranie informacji zwrotnej oraz śledzenie postępów pracowników. Lattice oferuje również funkcje do rozwoju pracowników, takie jak plany rozwoju czy biblioteka szkoleń.

• Leapsome: platforma do zarządzania wydajnością i rozwojem pracowników, która umożliwia przeprowadzanie ocen, zbieranie informacji zwrotnej, ustalanie celów oraz planowanie rozwoju. Leapsome oferuje również funkcje do analizy danych i generowania raportów, co pozwala na podejmowanie bardziej świadomych decyzji kadrowych.

Główne funkcje

• Ustalanie celów: wspólne ustalanie celów i kryteriów oceny między pracownikiem a przełożonym, co zwiększa przejrzystość i motywację.

• Zbieranie informacji zwrotnej: możliwość zbierania informacji zwrotnej od przełożonych, współpracowników, a nawet klientów, co pozwala na uzyskanie pełniejszego obrazu pracy pracownika.

• Automatyczne przypomnienia: systematyczne przypominanie o zbliżających się terminach ocen, co pomaga uniknąć opóźnień i zapewnia terminowość procesu.

• Generowanie raportów: automatyczne generowanie raportów i analiz dotyczących wyników ocen, co ułatwia identyfikację trendów i podejmowanie decyzji kadrowych.

Przykłady zastosowań

• Firmy o rozproszonej strukturze: automatyzacja ocen pracowniczych ułatwia przeprowadzanie ocen w firmach o wielu oddziałach lub pracownikach zdalnych, zapewniając spójność i dostępność procesu.

• Firmy o dużej liczbie pracowników: usprawnia proces oceny w firmach o dużej liczbie pracowników, minimalizując obciążenie działu HR i zapewniając terminowość.

• Firmy stawiające na rozwój pracowników: wspiera proces rozwoju pracowników, umożliwiając regularne monitorowanie postępów i planowanie działań rozwojowych.

Podsumowanie

Automatyzacja HR to nieunikniona przyszłość działów personalnych. Dzięki wykorzystaniu odpowiednich narzędzi, firmy mogą zaoszczędzić czas, zasoby i zwiększyć efektywność pracy. Automatyzacja rekrutacji, onboardingu, zarządzania czasem pracy, szkoleń i ocen pracowniczych pozwala na usprawnienie kluczowych procesów HR, minimalizację błędów, poprawę doświadczenia pracowników oraz podejmowanie bardziej świadomych decyzji kadrowych.

FAQ