Rekrutacja na autopilocie: 5 zadań, które możesz zautomatyzować już dziś

Ile czasu zajmuje Ci rekrutacja?

Wyobraź sobie: spędzasz godziny, przeglądając stosy CV, odpisujesz na dziesiątki maili, umawiasz się na rozmowy kwalifikacyjne, które często są przekładane lub odwoływane. Brzmi znajomo? Rekrutacja nowych pracowników to proces, który potrafi pochłonąć mnóstwo czasu i energii, którą mógłbyś poświęcić na rozwój firmy lub realizację innych ważnych zadań.

Na szczęście istnieje sposób, aby odzyskać kontrolę nad czasem i usprawnić proces rekrutacji. Mowa o automatyzacji, która dzięki wykorzystaniu nowoczesnych narzędzi i technologii pozwala zautomatyzować wiele powtarzalnych czynności i skupić się na tym, co naprawdę ważne – znalezieniu idealnego kandydata.

W tym artykule pokażemy Ci, jak możesz „włączyć autopilota” w rekrutacji i zautomatyzować 5 kluczowych zadań, które do tej pory pochłaniały Twój cenny czas. Dowiesz się, jak publikować ogłoszenia o pracę na wielu portalach jednocześnie, automatycznie selekcjonować CV, komunikować się z kandydatami bez wysiłku, planować spotkania i generować raporty. A wszystko to dzięki wykorzystaniu CRM – narzędzia, które może stać się Twoim najlepszym przyjacielem w procesie rekrutacji.

Automatyzacja rekrutacji z CRM – co to właściwie znaczy?

Mówiąc najprościej, automatyzacja rekrutacji z CRM to jak przekazanie części obowiązków rekrutacyjnych sprawnemu asystentowi, który nie narzeka, nie potrzebuje przerw i wykonuje polecenia z niesamowitą precyzją. Oczywiście tym asystentem jest oprogramowanie, a dokładniej – zestaw narzędzi i funkcji, które usprawniają proces rekrutacji.

Zamiast ręcznie przekopywać się przez setki CV, wysyłać te same wiadomości do dziesiątek kandydatów czy żonglować terminami rozmów kwalifikacyjnych, możesz zautomatyzować te czynności i zaoszczędzić mnóstwo czasu. Automatyzacja pomaga wyeliminować żmudne, powtarzalne zadania, dzięki czemu możesz skupić się na budowaniu relacji z kandydatami i podejmowaniu strategicznych decyzji rekrutacyjnych.

Jakie korzyści daje automatyzacja rekrutacji?

• Oszczędność czasu: to chyba najbardziej oczywista zaleta. Automatyzacja eliminuje konieczność ręcznego wykonywania wielu zadań, co pozwala zaoszczędzić cenny czas.

• Redukcja błędów: maszyny nie popełniają błędów ludzkich, takich jak literówki w mailach czy pomylone terminy spotkań.

• Poprawa jakości rekrutacji: automatyzacja pomaga w lepszym dopasowaniu kandydatów do stanowisk i zwiększa szanse na znalezienie idealnego pracownika.

A gdzie w tym wszystkim mieści się CRM?

CRM (Customer Relationship Management) to system do zarządzania relacjami z klientami, ale coraz częściej wykorzystywany jest również w rekrutacji. CRM pozwala na gromadzenie i organizowanie danych o kandydatach, automatyzację komunikacji, śledzenie postępów w rekrutacji i wiele innych. W dalszej części artykułu pokażemy Ci, jak możesz wykorzystać CRM do zautomatyzowania 5 kluczowych zadań rekrutacyjnych.

5 zadań, które zautomatyzujesz już dziś

1. Publikacja ogłoszeń

Pamiętasz te czasy, kiedy aby opublikować ogłoszenie o pracę, trzeba było ręcznie wypełniać formularze na każdym portalu rekrutacyjnym? Koniec z tym! Dzięki narzędziom do automatyzacji CRM możesz opublikować swoją ofertę na wielu portalach jednocześnie, za pomocą zaledwie kilku kliknięć.

Wyobraź sobie system, w którym wprowadzasz treść ogłoszenia tylko raz, a następnie wybierasz portale, na których chcesz je opublikować. System automatycznie przesyła ogłoszenie do wszystkich wybranych portali, formatując je odpowiednio do wymagań każdej platformy. To ogromna oszczędność czasu i energii!

Integracja z CRM

A co jeśli powiedziałbym Ci, że możesz jeszcze bardziej usprawnić ten proces? Dzięki integracji z CRM, dane kandydatów, którzy aplikują na Twoje ogłoszenie, mogą być automatycznie dodawane do Twojej bazy kontaktów. To pozwala na lepszą organizację procesu rekrutacji i utrzymanie porządku w danych.

Przykłady narzędzi i platform

Na rynku dostępnych jest wiele narzędzi do automatyzacji publikacji ogłoszeń. Oto kilka przykładów:

• Bitrix24: oferuje moduł rekrutacyjny z możliwością publikacji ogłoszeń na wielu portalach i integracji z CRM.

• Workable: popularna platforma do rekrutacji z funkcjami automatyzacji publikacji ogłoszeń i zarządzania kandydatami.

• Greenhouse: system ATS z możliwością publikacji ofert pracy na różnych platformach i śledzenia źródeł aplikacji.

2. Selekcja CV

Góra CV na biurku? Koszmar każdego rekrutera! Na szczęście automatyzacja przychodzi z pomocą również na tym etapie rekrutacji. Systemy ATS (Applicant Tracking System) to prawdziwy game changer, który pozwala zaoszczędzić mnóstwo czasu i zwiększyć efektywność selekcji kandydatów.

Jak działają systemy ATS?

Systemy ATS to zaawansowane programy, które „czytają” CV za Ciebie. Wykorzystują one algorytmy do analizy treści CV i identyfikowania kluczowych informacji, takich jak umiejętności, doświadczenie i wykształcenie. Dzięki temu mogą automatycznie odrzucać aplikacje, które nie spełniają określonych kryteriów, i kwalifikować te, które są zgodne z profilem idealnego kandydata.

Słowa kluczowe i parsery CV

Jednym z ważnych elementów systemów ATS są słowa kluczowe. Rekruter definiuje listę słów kluczowych związanych z danym stanowiskiem (np. nazwy programów, technologii, umiejętności). System ATS przeszukuje CV pod kątem tych słów i automatycznie odrzuca aplikacje, w których ich brakuje. Co więcej, parsery CV „wyciągają” z CV kluczowe informacje i przetwarzają je na dane cyfrowe, które mogą być łatwo przeszukiwane i analizowane.

Automatyczne odrzucanie i kwalifikacja kandydatów

Na podstawie analizy CV, system ATS automatycznie rankinguje kandydatów, przypisując im punkty za zgodność z wymaganiami stanowiska. Dzięki temu rekruterzy mogą szybko zidentyfikować najbardziej obiecujących kandydatów i skoncentrować się na ich dalszej weryfikacji.

Przykłady systemów ATS zintegrowanych z CRM

Wiele systemów ATS oferuje integrację z CRM, co pozwala na jeszcze lepszą organizację procesu rekrutacji. Oto kilka przykładów:

• Bitrix24: moduł rekrutacyjny w Bitrix24 zawiera funkcje systemu ATS i jest zintegrowany z CRM, co pozwala na automatyczną selekcję CV i gromadzenie danych o kandydatach w jednym miejscu.

• Zoho Recruit: system ATS z możliwością integracji z Zoho CRM, oferujący zaawansowane funkcje selekcji CV i analizy kandydatów.

• Pipedrive: choć głównie znany jako CRM dla sprzedaży, Pipedrive oferuje również funkcje do zarządzania rekrutacją i integrację z popularnymi systemami ATS.

3. Komunikacja z kandydatami

Oczywiście nie chodzi o to, aby wysyłać do wszystkich identyczne, bezosobowe maile. Większość narzędzi do automatyzacji komunikacji pozwala na personalizację wiadomości, np. poprzez dodanie imienia i nazwiska kandydata czy odwołanie się do konkretnego stanowiska. Możesz również zintegrować komunikację z kandydatami z centrum kontaktowym i zarządzać wszystkimi interakcjami w jednym miejscu.

Automatyczne maile z potwierdzeniem, zaproszeniami, informacjami zwrotnymi

Zamiast ręcznie odpisywać na każdego maila, możesz skorzystać z gotowych szablonów wiadomości i zaprogramować system, aby automatycznie wysyłał je do kandydatów na różnych etapach rekrutacji. Potwierdzenie otrzymania aplikacji, zaproszenie na rozmowę kwalifikacyjną, informacja o wyniku rekrutacji – to wszystko może dziać się automatycznie.

Szablony wiadomości i personalizacja

Dzięki personalizacji wiadomości każda interakcja z kandydatem staje się bardziej indywidualna, co pozytywnie wpływa na wrażenia aplikantów.

Przykłady platform do automatyzacji komunikacji:

• Bitrix24: oferuje wbudowane narzędzia do automatyzacji komunikacji z kandydatami, w tym szablony emaili, chatboty i integrację z różnymi kanałami komunikacji.

• Mailchimp: popularna platforma do email marketingu, która może być również wykorzystana do automatyzacji komunikacji w rekrutacji.

• Sendinblue: kolejna platforma do email marketingu z funkcjami automatyzacji i personalizacji wiadomości.

4. Planowanie spotkań

„Czy pasuje Panu/Pani termin rozmowy kwalifikacyjnej w czwartek o 14:00?” „Niestety, wtedy mam inne spotkanie. A może w piątek o 10:00?” Znasz tę żmudną wymianę emaili w celu ustalenia terminu rozmowy? Na szczęście automatyzacja pozwala wyeliminować ten problem i znacznie ułatwić planowanie spotkań.

Integracja kalendarza z CRM

Wiele systemów CRM oferuje integrację z kalendarzem (np. Google Calendar, Outlook Calendar). Dzięki temu możesz połączyć swój kalendarz z systemem do rekrutacji i automatycznie sprawdzać dostępność rekruterów i kandydatów. W Bitrix24 możesz skorzystać z automatyzacji zadań dla HR, która obejmuje również planowanie spotkań.

Automatyczne propozycje terminów spotkań

Zamiast ręcznie proponować terminy i czekać na odpowiedź, możesz wykorzystać narzędzia, które automatycznie generują propozycje terminów spotkań na podstawie dostępności wszystkich stron. Kandydat otrzymuje link do kalendarza i sam wybiera termin, który mu pasuje. To proste i wygodne rozwiązanie zarówno dla rekrutera, jak i kandydata.

Przypomnienia o spotkaniach

System może automatycznie wysyłać przypomnienia o zaplanowanych spotkaniach zarówno do rekrutera, jak i kandydata. Dzięki temu minimalizujesz ryzyko, że ktoś zapomni o rozmowie.

Przykłady narzędzi do planowania

• Bitrix24: oferuje integrację z kalendarzem i funkcje automatycznego planowania spotkań, a także możliwość wysyłania przypomnień.

• Calendly: popularne narzędzie do planowania spotkań, które umożliwia kandydatom samodzielne wybieranie terminów z dostępnych opcji.

• Acuity Scheduling: kolejne narzędzie do planowania spotkań z funkcjami automatyzacji i integracji z różnymi platformami.

5. Raportowanie i analityka

Wyobraź sobie, że zamiast tracić czas na ręczne zbieranie danych i tworzenie raportów, możesz mieć dostęp do wszystkich niezbędnych informacji na temat procesu rekrutacji za pomocą jednego kliknięcia. To możliwe dzięki automatyzacji raportowania i analityki.

Automatyczne generowanie raportów z procesu rekrutacji

Systemy CRM i ATS oferują funkcje automatycznego generowania raportów, które zawierają kluczowe dane na temat procesu rekrutacji, takie jak:

• Liczba otrzymanych aplikacji

• Czas trwania rekrutacji

• Źródła pozyskiwania kandydatów

• Koszty rekrutacji

• Efektywność poszczególnych etapów rekrutacji

Analiza danych i wskaźniki efektywności

Automatyzacja rekrutacji z CRM pozwala nie tylko na generowanie raportów, ale również na analizę danych i obliczanie wskaźników efektywności rekrutacji. Dzięki temu możesz dowiedzieć się, które źródła pozyskiwania kandydatów są najbardziej efektywne, ile czasu zajmuje obsadzenie wakatu czy jakie są koszty rekrutacji.

Optymalizacja procesu rekrutacji na podstawie danych

Analiza danych pozwala na identyfikację słabych punktów procesu rekrutacji i jego optymalizację. Możesz na przykład zmienić strategię publikacji ogłoszeń, jeśli okaże się, że dane źródło nie przynosi oczekiwanych rezultatów, lub skrócić czas trwania rekrutacji poprzez usprawnienie komunikacji z kandydatami.

Przykłady funkcji analitycznych w CRM

• Bitrix24: oferuje zaawansowane funkcje analityczne do monitorowania i analizy procesu rekrutacji, w tym tworzenie raportów, dashboardów i wykresów.

• Salesforce: popularny system CRM z rozbudowanymi funkcjami analitycznymi i raportowania.

• HubSpot: platforma CRM z narzędziami do analizy danych i generowania raportów z różnych obszarów działalności, w tym rekrutacji.

Automatyzacja rekrutacji z CRM-narzędzia

Wybór odpowiednich narzędzi do automatyzacji rekrutacji to kluczowy krok w kierunku usprawnienia tego procesu. Zamiast ogólnikowych porad, skupmy się na konkretnych przykładach i rozważmy różne scenariusze.

Mała firma, ograniczony budżet:

Załóżmy, że jesteś właścicielem małej firmy i dysponujesz ograniczonym budżetem. W Twoim przypadku priorytetem jest automatyzacja publikacji ogłoszeń i wstępna selekcja CV. Dobrym wyborem może być darmowa wersja systemu Bitrix24, która oferuje podstawowe funkcje ATS i możliwość publikacji ogłoszeń na popularnych portalach. Jeśli potrzebujesz bardziej zaawansowanych funkcji, możesz rozważyć płatną wersję Bitrix24 lub inne narzędzia, takie jak Recruitee czy Breezy HR, które oferują elastyczne plany cenowe dla małych firm.

Średniej wielkości firma, nacisk na candidate experience:

Jeśli Twoja firma kładzie nacisk na pozytywne doświadczenia kandydatów (candidate experience), powinieneś rozważyć narzędzia, które oferują zaawansowane funkcje komunikacji i personalizacji. Workable to dobry przykład platformy, która pozwala na automatyzację komunikacji z kandydatami, planowanie spotkań i zbieranie opinii zwrotnych. Innym ciekawym rozwiązaniem jest Greenhouse, który oferuje funkcje do budowania relacji z kandydatami i promowania marki pracodawcy.

Duża korporacja, zaawansowana analityka:

W przypadku dużych korporacji, które przeprowadzają masowe rekrutacje, kluczowe znaczenie ma efektywność i analityka. Systemy ATS, takie jak Taleo (Oracle) czy SuccessFactors (SAP), oferują zaawansowane funkcje selekcji CV, analizy kandydatów i raportowania. Integracja z systemami HR i analiza danych pozwalają na optymalizację procesu rekrutacji i podejmowanie trafnych decyzji.

Dodatkowe aspekty:

Oprócz powyższych scenariuszy, przy wyborze narzędzi do automatyzacji rekrutacji warto zwrócić uwagę na następujące aspekty:

• Specyfika branży: niektóre narzędzia są dedykowane konkretnym branżom (np. IT, finanse).

• Rodzaj rekrutacji: inne narzędzia będą odpowiednie do rekrutacji masowych, a inne do poszukiwania specjalistów.

• Poziom zaawansowania technologicznego firmy: wybierz narzędzie, które będzie łatwe do wdrożenia i obsługi dla Twojego zespołu.

Podsumowanie

No i dotarliśmy do końca! Mam nadzieję, że ten artykuł pomógł Ci zrozumieć, czym jest automatyzacja rekrutacji i jakie korzyści może przynieść Twojej firmie. Pamiętaj, że rekrutacja na autopilocie jest realną możliwością, dzięki której możesz znaleźć idealnych kandydatów na wolne stanowiska.

Nie czekaj dłużej! Zacznij wykorzystywać automatyzację w rekrutacji już dziś i odkryj jej wszystkie zalety. Powodzenia!

FAQ

Czy automatyzacja rekrutacji z CRM jest tylko dla dużych firm?

Nie! Automatyzacja rekrutacji jest rozwiązaniem dla firm każdej wielkości. Istnieją zarówno proste, darmowe narzędzia dla małych firm, jak i zaawansowane systemy dla dużych korporacji. Ważne jest, aby wybrać rozwiązanie odpowiednie do potrzeb i możliwości Twojej firmy.

Czy muszę mieć CRM, aby korzystać z automatyzacji rekrutacji?

Chociaż CRM nie jest absolutnie konieczny do automatyzacji niektórych zadań (np. publikacji ogłoszeń), to zdecydowanie ułatwia i usprawnienia cały proces. CRM pozwala na gromadzenie danych o kandydatach, automatyzację komunikacji, śledzenie postępów w rekrutacji i wiele innych.

Jak zacząć?

Zacznij od zidentyfikowania obszarów, w których automatyzacja może przynieść największe korzyści. Następnie poszukaj narzędzi, które spełniają Twoje potrzeby i budżet. Możesz zacząć od darmowych rozwiązań lub skorzystać z bezpłatnych wersji próbnych płatnych systemów. Ważne jest, aby wdrożenie automatyzacji było stopniowe i przemyślane.