System CRM dla Branży Edukacyjnej

Oprogramowanie CRM jest przeznaczone do budowania i utrzymania dobrych relacji z klientami. Dzięki temu istniejące relacje mogą stać się bardziej wartościowe. Instytucje szkolnictwa wyższego korzystają z oprogramowania CRM, aby zwiększyć swoje wysiłki rekrutacyjne, lepiej komunikować się z wyborcami i pozyskiwać więcej pieniędzy dzięki silniejszym powiązaniom z absolwentami. Rozwiązania HRI CRM pomagają w gromadzeniu danych, analizie, uruchamianiu kampanii i zarządzaniu, a wszystko to może być wykorzystane do osiągnięcia tych celów.

Podczas pracy z systemem CRM, firmy mogą łączyć swoją strategię, filozofię i technologię na trzy różne sposoby: poprzez relacje z klientami. Sukces strategii CRM zależy również od właściwej równowagi trzech kluczowych zasobów organizacyjnych, a mianowicie personelu, zasobów technologicznych i procesów biznesowych. CRM odniesie sukces tylko wtedy, gdy firmy wykorzystają go do zwiększenia zadowolenia, utrzymania i lojalności klientów poprzez efektywne wykorzystanie tych trzech zasobów.

Znaczenie CRM w edukacji

Uniwersytety i agencje rządowe podjęły znaczne wysiłki w celu podniesienia jakości szkolnictwa wyższego. W związku z tym kolegia muszą ponownie ocenić swój kierunek strategiczny w świetle wielu zmian, z którymi muszą się zmierzyć. W rezultacie uniwersytety zwracają się do systemów informatycznych i technologii CRM, aby zidentyfikować studentów, którzy wymagają dodatkowej uwagi, aby mogli świadczyć bardziej zindywidualizowane usługi, zmniejszając w ten sposób liczbę rezygnacji i maksymalizując wartość świadczonej usługi.

Podczas gdy większość badań i wdrożeń CRM została stworzona dla organizacji nastawionych na zysk, fundamentalne podstawy CRM bardziej pasują do organizacji non-profit. Zgodnie z tą teorią współczesne pojęcie konsumenta jest bardziej inkluzywne niż kiedykolwiek wcześniej i wykracza poza sferę zwykłej konsumpcji. Rozwiązania CRM to logiczny wybór dla firm, które przyjmują strategię zorientowaną na klienta. Jeśli firma korzysta z takich technologii, jej ostatecznym celem powinno być zaoferowanie swoim konsumentom dodatkowej wartości w oparciu o dostosowaną wiedzę o ich preferencjach. Taka filozofia zarządzania powinna pomóc w tworzeniu i utrzymywaniu relacji z klientami maksymalizujących zysk.

Ze względu na rosnącą presję konkurencyjną, organizacje non-profit obecnie świadczą usługi wysokiej jakości. Ponieważ uczelnie są coraz bardziej zorientowane na klienta/studenta i kierują się korzyściami z nimi związanymi, systemy CRM zaczęły być wykorzystywane przez takie organizacje non-profit, jak one. Systemy te są korzystne dla realizacji celów instytucjonalnych i tworzenia dobrych wyników zarówno dla własnej organizacji, jak i jej głównych interesariuszy, czyli studentów i naukowców, ponieważ ich kultura organizacyjna broni długoterminowej orientacji relacyjnej. Wreszcie, systemy CRM należy uznać za realny sposób wzmocnienia procesów tworzenia wartości dodanej przez uniwersytety. Należy jednak pamiętać, że samo wdrożenie nowych procesów technicznych nie zapewni nam przewagi na rynku. Wbrew powszechnemu przekonaniu uniwersytecki system CRM musi dokładnie zrozumieć swoich klientów i wykorzystać to zrozumienie do dokonywania świadomych wyborów i podejmowania niezbędnych działań. To jest sedno sprawy, jeśli chodzi o korzystanie z CRM w środowisku akademickim.

Z czego się składa dobry CRM dla branży edukacyjnej?

Możemy teraz wykorzystywać możliwości baz danych, systemy eksploracji danych i technologie interakcji dostępne w edukacji, aby gromadzić i przechowywać ogromne ilości danych na temat cech i zachowań uczniów, a także generować wiedzę na ich temat i udostępniać ją nauczycielom, aby mogli wnieść większy wkład w proces uczenia się dzięki dostępnym narzędziom CRM. Mimo to obecne technologie mają ograniczenia, jeśli chodzi o zbieranie i analizowanie danych na temat zachowania uczniów w środowisku wirtualnym, zwłaszcza gdy uczniowie pracują razem, aby ukończyć zadania edukacyjne.

Nadal istnieją ograniczenia w śledzeniu zachowania studenta, gdy nawiguje on i wchodzi w interakcję ze środowiskiem uczenia się, mimo że narzędzia te pozwalają nauczycielowi zapoznać się z najistotniejszymi danymi osobowymi (poprzednimi kwalifikacjami, raportem akademickim z bieżącego kursu uniwersyteckiego itp.) pedagog wiedzy o potrzebach edukacyjnych ucznia. Ten brak uwzględnienia istotnych zmiennych, takich jak częstotliwość, z jaką uczniowie uzyskują dostęp do swojej klasy, korzystanie przez nich z informacji online i zasobów edukacyjnych oraz ich indywidualny wkład we wspólne działania, może ilustrować obecne ograniczenia systemów CRM w zastosowaniu do e-learningu. Warto zauważyć, że wcześniejsze badania nad e-learningiem opartym na współpracy, koncentrowały się głównie na koncepcyjnych elementach monitorowania, czego rezultatem były podstawowe i ograniczone narzędzia do monitorowania.

Podkreślono funkcję pedagogów, więź, jaką tworzą ze studentami oraz wpływ, jaki wywierają na szczęście studentów. Jeśli chodzi o zadowolenie u studentów z roli pedagoga w pomaganiu im w pracy, a zwłaszcza w udzielaniu wystarczającej pomocy, gdy napotkają trudności, pojawiają się dalsze obawy. Co najważniejsze, technologie te powinny ułatwić naukowcom wykrywanie problematycznych okoliczności i dokonywanie szybkich i skutecznych poprawek.

Dlatego systemy CRM dla szkół wyższych mogą pomóc każdej instytucji edukacyjnej osiągnąć lepszą równowagę, jeśli chodzi o kontakt z potencjalnymi uczniami. Przyjrzyj się optymalnej kolejności kontaktów z potencjalnym uczniem. Na początek skontaktujesz się z nimi, gdy tylko wykażą zainteresowanie twoją uczelnią lub uniwersytetem. Powinna istnieć wystarczająca ilość działań następczych, aby zapewnić pomoc w przypadku trudności, jakie napotkają w trakcie procesu rejestracji. Zapewnienie tego rodzaju szybkiej, uprzejmej i wydajnej obsługi ręcznie wymagałoby dużo pracy, ponieważ wymagałoby ciągłego sprawdzania przychodzących zapytań i śledzenia wymiany między potencjalnymi klientami a zespołem rekrutacyjnym. Zadanie szybko staje się przytłaczające, gdy zostanie pomnożone przez dziesiątki lub setki leadów.

Zamiast wykonywać całą pracę, CRM robi to za Ciebie. Za pomocą systemu można tworzyć listy nowych potencjalnych klientów, którzy dokonali zapytań, a listy te można podzielić na podstawie parametrów, takich jak region, kurs lub dowolne inne kryteria określone przez Twoją instytucję. Zgodnie z informacjami, które podali podczas wypełniania formularzy, profil każdego kontaktu będzie zawierał konkretne informacje na jego temat.

Co więcej, Twój zespół zawsze będzie wiedział, z kim należy się skontaktować i jak często kontaktowano się z każdym indywidualnym potencjalnym klientem, gdy monitorujesz swoje działania następcze, gdy Twoi potencjalni klienci przechodzą przez proces rejestracji. Twój personel rekrutacyjny doceni możliwość zobaczenia, ile spotkań zostało zaplanowanych, ile odbyło się rozmów telefonicznych i wiele innych szczegółów. Dzięki wszystkim tym możliwościom rekruterzy nie muszą już martwić się o monitorowanie produktywności i statusu potencjalnych klientów, co pozwala zaoszczędzić cenny czas i energię na pielęgnowanie lepszych kontaktów z potencjalnymi klientami.

Jeśli chcesz pójść o krok dalej, możesz filtrować i kategoryzować potencjalnych klientów na podstawie ich interakcji z Twoją instytucją. „Lead score” to liczba, którą możesz nadać wszelkim interakcjom, jakie Twoi potencjalni klienci mają z Twoim zespołem w systemach CRM, które obejmują funkcje automatyzacji marketingu. Istnieje wiele działań, które mogą pomóc ludziom przejść przez ścieżkę rekrutacyjną, na przykład przejście do strony docelowej i wypełnienie formularza kontaktowego w celu uzyskania dodatkowych informacji, zapisanie się na biuletyn e-mailowy lub nawiązanie rozmowy telefonicznej z członkiem twojego zespołu.

Łatwiej jest zdecydować, którzy potencjalni klienci powinni mieć wysoki priorytet, gdy zbierasz punkty z tego typu działań. Innymi słowy, osoba, która wielokrotnie rozmawiała z Twoim personelem rekrutacyjnym, jest prawie prawdopodobnie lepszym tropem niż osoba, która poprosiła o pakiet informacyjny, ale nigdy później nie skontaktowała się z Twoją szkołą. Korzystając z CRM zaprojektowanego specjalnie dla szkolnictwa wyższego, możesz szybko i łatwo określić, czy potencjalni klienci poważnie myślą o uczęszczaniu na Twoją uczelnię.

Dobrym krokiem na początek jest rozpoczęcie od uniwersalnej platformy CRM lub platformy stworzonej specjalnie do rekrutacji studentów. CRM zorientowany na edukację ma tę zaletę, że jest gotowy do rekrutacji studentów, co oznacza, że ​​początkowa konfiguracja powinna być prosta. Korzystanie z platformy zaprojektowanej specjalnie dla edukacji, która zawiera wbudowane funkcje, takie jak automatyczne odpowiedzi na zapytania studentów, możliwość ponownego wykorzystania szablonów wiadomości e-mail w wielu działach, a także użyteczną funkcjonalność segmentacji w celu oddzielenia potencjalnych klientów na podstawie różnych cech (np. krajowych i międzynarodowych kandydatów), może pomóc szkołom w szybkim rozpoczęciu rekrutacji.

Zarówno CRM dla szkolnictwa wyższego, jak i platforma CRM ogólnego przeznaczenia mogą być bardzo skutecznymi narzędziami do rekrutacji nowych wykładowców i studentów. Najważniejszą rzeczą jest wybranie platformy, z której Twój zespół będzie naprawdę korzystał i która pomoże Ci osiągnąć Twoje cele.

Staraj się unikać korzystania z nowych narzędzi na początku, wybierając CRM, który dobrze współpracuje z istniejącym oprogramowaniem i platformami cyfrowymi, z których korzysta Twoja firma. Jeśli chcesz prowadzić i monitorować kampanie skoncentrowane na Twoich konkretnych celach i działaniach, powinieneś wybrać CRM, który zawiera wszystkie pożądane możliwości i jest konfigurowalny. Wybór rozwiązania opartego na chmurze i dostępnego poza miejscem pracy może być bardzo korzystny. Zarówno Twoje dane osobowe, jak i dane osobowe potencjalnych uczniów muszą być chronione za pomocą solidnych środków bezpieczeństwa.

I na koniec wybierz system CRM, który ma doskonałą obsługę klienta. Dostępna i kompleksowa obsługa klienta może mieć ogromne znaczenie, jeśli coś pójdzie nie tak lub jeśli po prostu chcesz mieć pewność, że będziesz mieć dostęp do pomocy, jeśli jej potrzebujesz.

Bitrix 24

Jednym z CRM jest Bitrix24 i jest to oprogramowanie typu open source przeznaczone do usprawnienia procesów komunikacji i zarządzania małymi i dużymi firmami oraz instytucjami edukacyjnymi. To oprogramowanie zapewnia kompleksowy zestaw narzędzi do zarządzania kontaktami, wiadomościami, e-mailem, plikami, zadaniami, projektami i terminami jednocześnie. Oprócz obsługi aplikacji internetowych, ten program jest również kompatybilny z aplikacjami mobilnymi na iPhone'a lub iPada.

Bitrix24 zapewnia dostęp do szerokiej gamy narzędzi i możliwości, które pozwalają wykorzystać obecne systemy firmy/szkoły/organizacji lub budować własne aplikacje od podstaw. Możesz także zaprosić do udziału swoich współpracowników lub członków zespołu. Twój zespół będzie mógł efektywnie działać pod jednym dachem, będąc na bieżąco ze wszystkim dzięki Aktualnościom na Twoim portalu. Jedną z zalet Bitrix24 jest to, że oprogramowanie posiada duży zestaw funkcji, elastyczne ceny i może pomóc dobrze zorganizować pracę edukacyjną i nie tylko. Oto szczegóły:

Integracja z oprogramowaniem do zarządzania relacjami z klientami

Dzięki integracji z CRM Twoja firma lub organizacja edukacyjna będzie mogła skonsolidować wszystkie swoje informacje, działania, projekty i zadania pod jednym parasolem. Dzięki solidności Bitrix24 nie będziesz musiał korzystać z kilku aplikacji, aby poradzić sobie z różnymi problemami. Za pomocą tej aplikacji można przesyłać i udostępniać pliki współpracownikom lub kolegom z zespołu. Program upraszcza zarządzanie projektami i rozkładami jazdy, a także przechowywanie danych.

Prosta i bezpieczna komunikacja

Solidne i chronione moduły Bitrix24 umożliwiają obsługę zarówno komunikacji wewnętrznej, jak i zewnętrznej. Wśród wielu funkcji obsługiwanych przez tę platformę znajdują się usługi intranetowe, takie jak wiki i udostępnianie plików. Za pomocą tego oprogramowania możesz wykonywać i odbierać wirtualne połączenia telefoniczne. Prawa dostępu są jednak wymagane do dalszego korzystania z wyszukiwania społecznościowego.

Wykorzystanie narzędzi zarządzania do poprawy struktury organizacyjnej

Za pomocą produktów Bitrix24 możesz usprawnić, zautomatyzować i ulepszyć swoje projekty, terminy i operacje biznesowe. Ponadto oferuje szeroki zakres funkcji zarządzania, w tym katalog personelu i wykres nieobecności, a także funkcje śledzenia czasu i planowania. Dostęp do kalendarzy, menedżerów spotkań i harmonogramów wydarzeń można uzyskać za pośrednictwem synchronizacji Outlook i CalDAV. W bibliotekach dokumentów Bitrix24 znajdują się wersje WebDAV i elastyczne funkcje autoryzacji.

Typy różnych CRM

1. Operacyjne zarządzanie relacjami z klientami (CRM)

Dzięki możliwości organizowania informacji kontaktowych i ustalania standardowych procedur operacyjnych narzędzie może być wykorzystywane do automatyzacji, w tym:
- Zautomatyzowana reklama i marketing
- Zwiększanie sprzedaży poprzez skomputeryzowane procesy sprzedażowe
- Zautomatyzowane świadczenie usług
 Ponadto, leady z różnych kanałów, takich jak MailChimp czy Outreach, mogą być natychmiast importowane do CRM. Przykłady operacyjnego CRM obejmują: pod względem operacyjnych narzędzi CRM, dwa doskonałe i dobrze znane przykłady to Hubspot i Salesforce.

2. CRM z możliwościami analitycznymi

W celu lepszego wykorzystania zebranych informacji o uczniach lub konsumentach, firmy wykorzystują analityczne CRM. Należą do nich takie rzeczy, jak preferencje ucznia/klienta, metody komunikacji, obszary zainteresowań, mocne i słabe strony i wiele innych. Z drugiej strony analityczne CRM pomagają zrozumieć studentów/klientów, a nie tylko przypisywać ich do panelu lub lejka sprzedażowego. Komponenty eksploracji danych mogą następnie zebrać jeszcze więcej

informacji, w tym trendy i wzorce, wykorzystując dane kontaktowe jako punkt wyjścia. W rezultacie szkoły i firmy mogą dokonywać lepszych wyborów, korzystając z obecnie gromadzonych danych. Analityczne studia przypadków CRM obejmują: Wypróbuj Zoho Analytics lub Wave: Salesforce Analytics Cloud, jeśli szukasz metod usprawnienia analizy uczniów lub klientów.

3. Współpraca

Współpracujące CRM umożliwiają różnym zespołom w Twojej organizacji wymianę informacji ogólnych, informacji o studentach lub klientach. Ten CRM kładzie większy nacisk na obsługę klienta niż zwykle robią to operacyjne CRM. Współpracujące CRM umożliwiają działom takim jak sprzedaż i marketing, a także zespołom wsparcia, lepsze udostępnianie informacji. Ponieważ te wydziały często działają niezależnie, trudniej jest odpowiadać na zapytania studentów/konsumentów. CRM, które umożliwiają współpracę, ułatwiają zarządzanie interakcjami z klientami. Analityczne studia przypadków CRM obejmują: usprawnij zarządzanie relacjami z klientami za pomocą Pipedrive lub Copper. 

4. Zarządzanie kampanią

CRM do zarządzania kampaniami są często określane jako analityczne CRM lub operacyjne CRM. Dzieje się tak, ponieważ łączą one cechy, które umożliwiają wykorzystanie danych i spostrzeżeń konsumenckich do prowadzenia kampanii marketingowych lub sprzedażowych. Jeśli jednak Twoim celem jest wykorzystanie informacji kontaktowych do planowania, zarządzania i analizowania lepszych projektów dla szkół lub kampanii, musisz odróżnić ten rodzaj systemu CRM od innych. Popularne platformy, takie jak Mailchimp i Outreach, łączą się z wieloma dostawcami kampanii e-mailowych, dzięki czemu możliwe jest prowadzenie kampanii z CRM. Zostało to omówione w artykule dotyczącym operacyjnych CRM.

Jeśli czynność zostanie odwrócona, CRM może zostać wykorzystany do przeprowadzenia projektu lub kampanii, która jest następnie wysyłana za pomocą oprogramowania do integracji poczty e-mail. Studia przypadków w zarządzaniu relacjami z klientami dotyczące projektów lub kampanii są następujące: ActiveCampaign to system zarządzania relacjami z klientami (CRM) zaprojektowany specjalnie do wysyłania informacji e-mail.

5. Strategiczne zarządzanie relacjami z klientami

Strategiczny CRM skupia się na studentach/klientach i często jest zawarty w definicji CRM opartego na współpracy. Zbieranie danych na temat uczniów/konsumentów i ich interakcji z twoją szkołą/firmą może pomóc im wzmocnić ich więź z nimi w tym przypadku. Strategiczne CRM są rodzajem zarządzania relacjami z klientem (CRM). Otrzymujesz natychmiastowe informacje, ale z czasem zmieniają się one lub dostosowują Twoje interakcje interpersonalne. Jeśli Twoja szkoła kładzie nacisk na długoterminowe kontakty, a nie na szybkie wyniki i krótkie kampanie, to podejście może być dla Ciebie korzystne.