Szkolenia z HRMS: gdzie, jak, za ile?

Systemy HRMS (Human Resources Management System) stają się w Polsce coraz popularniejszym narzędziem w zarządzaniu zasobami ludzkimi. Firmy doceniają ich możliwości w zakresie automatyzacji procesów, usprawnienia obiegu informacji i analizy danych kadrowych. Ich wdrożenie to jednak dopiero pierwszy krok. Aby w pełni wykorzystać potencjał systemu, niezbędne jest odpowiednie przeszkolenie pracowników. W niniejszym artykule przyjrzymy się bliżej rodzajom szkoleń z HRMS dostępnych na polskim rynku, wskażemy, gdzie ich szukać i na co zwrócić uwagę przy wyborze, a także omówimy koszty i alternatywne formy nauki.

System HRMS to zintegrowany zestaw aplikacji, który umożliwia firmom zarządzanie funkcjami HR. Systemy te obejmują szeroki zakres funkcji, takich jak: przechowywanie danych pracowników, zarządzanie płacami, rekrutacja, administracja świadczeniami, zarządzanie wydajnością i wiele innych. Współczesne systemy wykorzystują zaawansowane technologie, takie jak sztuczna inteligencja i uczenie maszynowe, aby personalizować, automatyzować i usprawniać procesy HR.

Przede wszystkim, systemy te usprawniają procesy HR, co przekłada się na oszczędność czasu i pieniędzy. Dodatkowo ułatwiają podejmowanie decyzji kadrowych, co z kolei przyczynia się do poprawy efektywności i wydajności pracowników. Systemy HRMS pomagają również w przyciąganiu i retencji talentów.

Szacuje się, że do 2025 roku rynek rozwiązań technologicznych HR osiągnie wartość 150 miliardów dolarów, co świadczy o rosnącym znaczeniu systemów HRMS w dzisiejszym świecie biznesu.

Rodzaje szkoleń z HRMS

Na rynku dostępne są różnorodne szkolenia z zakresu HRMS, dostosowane do potrzeb różnych grup odbiorców. Możemy wyróżnić m.in.:

• Szkolenia wdrożeniowe: przeznaczone dla nowych użytkowników systemu, którzy potrzebują poznać jego podstawowe funkcje i zasady obsługi. Szkolenia te obejmują zazwyczaj takie zagadnienia jak: logowanie do systemu, nawigacja po interfejsie, wprowadzanie danych, generowanie raportów, korzystanie z samoobsługowych narzędzi. Ważnym elementem szkoleń wdrożeniowych jest również konfiguracja systemu HRMS, obejmująca m.in. dodawanie niestandardowych pól dla specyficznych informacji o pracownikach, ustawianie ścieżek zatwierdzania dla urlopów i zwrotów kosztów, a także konfigurowanie systemów śledzenia wydajności i raportowania.

• Szkolenia specjalistyczne: skierowane do administratorów systemu, kadrowych, managerów i innych osób, które potrzebują pogłębionej wiedzy na temat ich konkretnych modułów lub funkcji. Przykładem może być szkolenie z zakresu zarządzania wydajnością lub analizy danych kadrowych.

• Szkolenia z obsługi modułów: np. kadry i płace, rekrutacja, ocena pracownicza, zarządzanie talentami.

• Szkolenia z zakresu Social: nowoczesne systemy HRMS oferują funkcje społecznościowe, takie jak kalendarze grupowe, grupy dyskusyjne i platformy do wymiany wiedzy. Szkolenia z tego zakresu pomagają pracownikom wykorzystać te narzędzia do lepszej współpracy i wymiany informacji.

• Szkolenia online vs. stacjonarne: w zależności od preferencji i możliwości uczestników, szkolenia mogą odbywać się w formie tradycyjnych zajęć stacjonarnych lub online za pośrednictwem platform e-learningowych. Szkolenia online oferują możliwość uczestnictwa z dowolnego miejsca i w dowolnym czasie, natomiast szkolenia stacjonarne umożliwiają bezpośrednią interakcję z trenerem i innymi uczestnikami.

Szkolenia z HRMS dla managerów

Odrębną kategorię stanowią szkolenia z HRMS dedykowane managerom. Szkolenia te skupiają się na wykorzystaniu systemu HRMS do efektywnego zarządzania zespołami, monitorowania wydajności pracowników, motywowania i rozwoju talentów. W ramach szkoleń dla managerów poruszane są takie zagadnienia jak: planowanie potrzeb kadrowych, rekrutacja i selekcja pracowników, przeprowadzanie ocen pracowniczych, zarządzanie wynagrodzeniami i świadczeniami, a także budowanie zaangażowania i motywacji w zespole. Szkolenia te pomagają managerom lepiej zrozumieć możliwości systemu HRMS i wykorzystać je do podniesienia efektywności zarządzania zespołami.

Gdzie szukać szkoleń z HRMS?

Firmy wdrażające: producenci oprogramowania, tacy jak SAP, Oracle czy Workday, często oferują szkolenia z zakresu wdrażania i obsługi swoich systemów. Szkolenia te są zazwyczaj prowadzone przez doświadczonych konsultantów i zapewniają szczegółową wiedzę na temat danego systemu. Przykładem może być firma SAP, która oferuje szkolenia zarówno dla nowych, jak i doświadczonych użytkowników systemu SAP SuccessFactors.

Firmy szkoleniowe specjalizujące się w HRMS: na rynku działa wiele firm, które oferują szeroki zakres szkoleń z zakresu HRMS, zarówno online, jak i stacjonarnych. Przykładem może być firma Edstellar, która oferuje szkolenia z zakresu wdrażania i integracji, analizy danych i raportowania, a także administracji płacami i świadczeniami. Innym przykładem jest firma Heuresis, która specjalizuje się w szkoleniach dla HR Business Partnerów, łącząc warsztaty stacjonarne z zajęciami online w ramach kursu Excellence in HR©℠.

Uczelnie wyższe: niektóre uczelnie oferują studia podyplomowe lub kursy z zakresu zarządzania zasobami ludzkimi, które obejmują również zagadnienia związane z systemami HRMS. Przykładem może być Uniwersytet Warszawski, który oferuje studia podyplomowe MBA - Strategic HR Management. Program ten obejmuje m.in. takie zagadnienia jak zarządzanie talentami, budowanie zaangażowania pracowników, zarządzanie zmianą i przywództwo w obszarze HR.

Platformy e-learningowe: platformy takie jak Coursera czy Udemy oferują szeroki wybór kursów online z zakresu HR, w tym również kursy poświęcone systemom HRMS. Przykładem może być kurs „HRCI Human Resource Associate” oferowany przez HRCI na platformie Coursera. Kurs ten obejmuje podstawowe zagadnienia z zakresu zarządzania zasobami ludzkimi, takie jak rekrutacja, selekcja, szkolenia, ocena pracownicza i wynagrodzenia.

Organizacje branżowe: organizacje takie jak Polskie Forum HR mogą organizować szkolenia i konferencje poświęcone tematyce HRMS. Warto śledzić ich strony internetowe i profile w mediach społecznościowych, aby być na bieżąco z ofertą szkoleń. Polskie Forum HR publikuje również raporty i analizy dotyczące rynku HR w Polsce, które mogą być cennym źródłem informacji dla osób zainteresowanych systemami HRMS.

Firmy prawnicze: kancelarie prawne specjalizujące się w prawie pracy oferują szkolenia z zakresu zastosowania przepisów prawa pracy w systemach HRMS. Przykładem może być kancelaria Dudkowiak Kopeć & Putyra, która prowadzi szkolenia dla zagranicznych managerów i działów HR międzynarodowych korporacji działających w Polsce. Szkolenia te obejmują m.in. takie zagadnienia jak rodzaje umów o pracę, zatrudnianie pracowników, prowadzenie dokumentacji kadrowej, czas pracy i nadgodziny, urlopy i zwolnienia lekarskie, a także rozwiązywanie sporów pracowniczych.

Na co zwrócić uwagę, wybierając szkolenie?

Wybór odpowiedniego szkolenia z HRMS jest kluczowy dla efektywnego wykorzystania systemu. Przy podejmowaniu decyzji warto zwrócić uwagę na następujące czynniki:

• Doświadczenie i kwalifikacje trenerów: ważne jest, aby szkolenie było prowadzone przez osoby z praktycznym doświadczeniem w zakresie wdrażania i obsługi systemów HRMS. Warto sprawdzić, czy trenerzy posiadają odpowiednie certyfikaty i referencje. Doświadczeni trenerzy potrafią przekazać wiedzę w sposób zrozumiały i angażujący, a także odpowiedzieć na pytania uczestników i pomóc im w rozwiązaniu problemów.

• Program szkolenia: program powinien być dostosowany do potrzeb uczestników i obejmować wszystkie istotne zagadnienia związane z danym systemem HRMS. Warto zwrócić uwagę na zakres tematyczny, metody nauczania i materiały szkoleniowe. Dobrze zaprojektowany program szkolenia powinien łączyć teorię z praktyką, umożliwiając uczestnikom nabycie niezbędnej wiedzy i umiejętności w zakresie obsługi systemu HRMS.

• Opinie uczestników poprzednich edycji: przed zapisaniem się na szkolenie warto sprawdzić opinie innych uczestników, np. na stronach internetowych firm szkoleniowych lub w mediach społecznościowych. Opinie te mogą pomóc w ocenie jakości szkolenia i jego przydatności. Autentyczne opinie uczestników dają cenny wgląd w to, czego można się spodziewać po danym szkoleniu i czy spełni ono nasze oczekiwania.

• Cena i warunki uczestnictwa: ceny szkoleń z HRMS mogą się znacznie różnić w zależności od rodzaju szkolenia, jego długości, renomy firmy szkoleniowej i innych czynników. Warto porównać oferty różnych firm i wybrać szkolenie, które najlepiej odpowiada naszym potrzebom i możliwościom finansowym. Należy również zwrócić uwagę na warunki uczestnictwa, takie jak terminy płatności, możliwość rezygnacji z uczestnictwa i ewentualne dodatkowe koszty.

• Certyfikaty i zaświadczenia: po ukończeniu szkolenia warto upewnić się, że otrzymamy certyfikat lub zaświadczenie potwierdzające udział w szkoleniu. Certyfikaty te mogą być cenne w procesie rekrutacji lub awansu zawodowego. Certyfikaty uznawane w branży HR potwierdzają nasze kwalifikacje i kompetencje w zakresie obsługi systemów HRMS.

• Bezpieczeństwo danych i ROI: przy wyborze szkolenia z HRMS warto również zwrócić uwagę na to, czy program obejmuje zagadnienia związane z bezpieczeństwem danych i ochroną prywatności. Ważne jest, aby system HRMS spełniał najwyższe standardy bezpieczeństwa i chronił poufne dane pracowników. Należy również rozważyć potencjalny zwrot z inwestycji (ROI) w szkolenie z HRMS, oceniając, w jaki sposób nabyta wiedza i umiejętności przyczynią się do poprawy efektywności i wydajności pracy.

Ile kosztują szkolenia z HRMS?

Koszt szkoleń z HRMS jest uzależniony od wielu czynników, takich jak:

• Rodzaj szkolenia: szkolenia wdrożeniowe są zazwyczaj tańsze niż szkolenia specjalistyczne.

• Długość szkolenia: im dłuższe szkolenie, tym wyższy koszt.

• Renoma firmy szkoleniowej: szkolenia prowadzone przez renomowane firmy szkoleniowe są zazwyczaj droższe.

• Forma szkolenia: szkolenia online są zazwyczaj tańsze niż szkolenia stacjonarne.

Przykładowo, koszt certyfikacji Certified Human Resource Management Professional® (CHRMP®) w American Certification Institute® wynosi 360 dolarów + 23% VAT. Cena pełnego kursu Blended Learning Excellence in HR©℠, obejmującego testy kompetencji, e-learning i 4 dni warsztatów stacjonarnych, wynosi 6800 PLN + VAT.

Alternatywne formy nauki

• Samodzielna nauka z wykorzystaniem materiałów online: w internecie dostępne są liczne tutoriale, webinary i dokumentacja, które mogą pomóc w nauce obsługi HRMS. Przykładem mogą być tutoriale wideo publikowane przez Horilla HRMS. Wiele firm wdrażających te systemy udostępnia również bezpłatne materiały szkoleniowe online, takie jak podręczniki użytkownika, filmy instruktażowe i FAQ.

• Wymiana doświadczeń z innymi użytkownikami: fora internetowe i grupy dyskusyjne, takie jak Sage HRMS Support Group na Community Hub, to doskonałe miejsce do wymiany wiedzy i doświadczeń z innymi użytkownikami. Na forach można zadawać pytania, dzielić się problemami i rozwiązaniami, a także uzyskiwać wsparcie od bardziej doświadczonych użytkowników.

• Konsultacje z ekspertami: w przypadku trudności z obsługą systemu można skorzystać z konsultacji z ekspertami, którzy pomogą w rozwiązaniu problemów i odpowiedzą na pytania. Konsultacje można uzyskać od firm wdrażających systemy HRMS, firm szkoleniowych lub niezależnych konsultantów.

• Darmowe kursy online: platformy e-learningowe, takie jak Great Learning, oferują bezpłatne kursy online z zakresu zarządzania zasobami ludzkimi, które mogą być cennym źródłem wiedzy o systemach HRMS. Kursy te obejmują zazwyczaj podstawowe zagadnienia z zakresu HR, takie jak planowanie zatrudnienia, rekrutacja, selekcja, szkolenia, ocena pracownicza i wynagrodzenia.

Podsumowanie

Szkolenia z HRMS odgrywają kluczową rolę w efektywnym wykorzystaniu systemu i maksymalizacji korzyści z jego wdrożenia. Inwestycja w rozwój kompetencji w zakresie HRMS to inwestycja w przyszłość firmy. Warto dokładnie przeanalizować dostępne opcje i wybrać szkolenie, które najlepiej odpowiada potrzebom i możliwościom firmy.

W Polsce obserwuje się rosnące zapotrzebowanie na wykwalifikowanych pracowników w obszarze HR, którzy potrafią obsługiwać systemy HRMS i wykorzystywać je do optymalizacji procesów kadrowych. Szkolenia z HRMS pomagają zaspokoić to zapotrzebowanie, umożliwiając pracownikom nabycie niezbędnej wiedzy i umiejętności.

Wybór odpowiedniego szkolenia z HRMS powinien być poprzedzony analizą potrzeb firmy i pracowników, a także dostępnych opcji szkoleniowych. Warto zwrócić uwagę na doświadczenie i kwalifikacje trenerów, program szkolenia, opinie uczestników poprzednich edycji, cenę i warunki uczestnictwa, a także certyfikaty i zaświadczenia wydawane po ukończeniu szkolenia. Oprócz tradycyjnych szkoleń stacjonarnych i online warto również rozważyć alternatywne formy nauki, takie jak samodzielna nauka z wykorzystaniem materiałów online, wymiana doświadczeń z innymi użytkownikami HRMS lub konsultacje z ekspertami.

FAQ