Zarządzanie Dokumentami Online: 11 Wskazówek Dotyczących Łatwego Zarządzania Dokumentami Online

Nawet jeśli uważasz, że sprawnie zarządzasz plikami i w Twojej firmie wszystko jest pod kontrolą, pamiętaj, że technologia rozwija się bardzo szybko, i procesy dotyczące zarządzania plikami zawsze można ulepszyć.

Jeśli szukasz artykułu na temat zarządzania dokumentami online, prawdopodobnie potrzebujesz pomocy. Niezależnie od tego czy chcesz usunąć niepotrzebne foldery, zwiększyć bezpieczeństwo lub zoptymalizować procesy związane z przepływem dokumentacji, jesteś we właściwym miejscu.

Zapoznaj się z naszymi wskazówkami i zobacz, jakie korzyści może przynieść Twoje podejście do zarządzania dokumentami.

FAQ

1. Zapewnij swojemu zespołowi dostęp do właściwych narzędzi

Twoim głównym priorytetem jest korzystanie z odpowiedniej platformy do zarządzania dokumentami online, na której możesz tworzyć pliki, zapisywać je, zorganizować swoją pracę i nie tylko.

Znajdź system do zarządzania dokumentami online, który zawiera następujące narzędzia:

• edytor dokumentów z funkcją współedytowania;
• dysk w Chmurze do przechowywania plików;
• narzędzia do zarządzania projektami i organizacji zadań;
• workflowy do usystematyzowania pracy.

Ale to jeszcze nie wszystko. ​​Nie od razu Rzym zbudowano i nie można z dnia na dzień przejść od niedbałego podejścia do sprawnego zarządzania dokumentami.

Pierwszym plikiem, który warto utworzyć jest dokumentacja systemu zarządzania projektami online w celu utrzymania standardów jakości pracy. To bardzo pomocny dokument w procesie onboardingu i szkolenia. Każdy powinien wiedzieć, jak wykonywać swoją pracę.

2. Przechowuj swoje dokumenty w Chmurze

Era przechowywania dokumentów na dyskach twardych i komputerach lokalnych już minęła. Oprócz znacznie bezpieczniejszego przechowywania danych, korzyści płynące z przechowywania dokumentów w Chmurze są liczne.

Utrzymywanie serwerów jest kłopotliwe, trudne i może również zwiększyć ilość pracy. Przechowywanie dokumentów w Chmurze pozwala uniknąć tych problemów. Co więcej, nie potrzebujesz sprzętu, aby przechowywać wszystkie swoje pliki.

A to jeszcze nie wszystko. Zespoły zdalne będą mieć całodobowy dostęp do dokumentów za jednym kliknięciem. Bez względu na to, z jakiego komputera korzystają, pracownicy mogą uzyskać dostęp do potrzebnych dokumentów z dowolnego miejsca.

Zarządzać dokumentami online można również z urządzeń mobilnych. Edytuj dokumenty za pomocą telefonu lub tabletu, jeśli potrzebujesz przerwy od pracy przy komputerze. Gdy Twoje pliki będą gotowe, menedżerowie otrzymają powiadomienie na telefon i będą mogli przejrzeć dokument i zatwierdzić go.

3. Uporządkuj proces tworzenia dokumentów

Ważnym elementem zarządzania dokumentami online jest kontrola jakości i usprawnienie procesu pracy. W związku z tym, zalecamy korzystanie z narzędzia do zarządzania projektami, dzięki któremu można przydzielać zadania odpowiednim osobom.

Zacznij od workflow - serii zadań, które są połączone między sobą w ramach projektu. Twój workflow do tworzenia dokumentów może obejmować:

1. Pierwszy briefing
2. Tworzenie treści tekstowych
3. Tworzenie treści graficznych
4. Pierwszy przegląd
5. Zmiany
6. Drugi przegląd
7. Zmiany końcowe
8. Ostateczne zatwierdzenie
   

Prawdopodobnie masz dużą liczbę powtarzających się projektów, które za każdym razem będą miały tę samą strukturę. Możesz zapisać szablony workflow i za pomocą jednego kliknięcia uruchamiać kolejny projekt.

Zaawansowany system do zarządzania dokumentami

Przygotuj swój zespół do pracy z rozwiązaniem do zarządzania dokumentami Bitrix24. Pakiet darmowych narzędzi do współpracy, efektywne zarządzanie projektami, Dysk i automatyzacja workflow.

Wypróbuj teraz

4. Przygotuj grunt pod współpracę

Nie będzie zaskoczeniem, że zespoły współpracujące ze sobą są bardziej wydajne niż te, które pracują niezależnie. Jeśli jednak nie masz odpowiednich narzędzi, praca zespołowa jest często trudnym zadaniem.

Wspólne dokumenty to podstawowe narzędzie niezbędne do współpracy. Twój zespół pisarzy przesyła artykuły do menedżera treści, który następnie sugeruje kilka zmian i odsyła je z powrotem. Klasyczny przykład. Dzięki odpowiednim narzędziom sugestie menedżera będą rzucać się w oczy, więc Twój zespół nie będzie musiał długo szukać tego, co musi zrobić.

To nie tylko zachęca do szybkiej i łatwej współpracy, ale także poprawia jakość pracy. 

5. Dodaj tagi do swoich dokumentów i folderów

Istnieje wiele różnych wskazówek i trików dotyczących współpracy, dzięki którym cały proces przebiega płynniej. Jednym z nich jest dodawanie tagów.

Tagowanie dokumentów doskonale nadaje się do przyciągnięcia uwagi osób, które nie są bezpośrednio zaangażowane w proces pracy nad tymi dokumentami. Jeśli potrzebujesz potwierdzenia dat, godzin, faktów lub liczb, możesz poprosić kolegę o pomoc i uzyskać szybkie potwierdzenie przed kontynuowaniem pracy. Twój kolega dostanie powiadomienie, które przeniesie go nie tylko do dokumentu, ale i do dokładnego miejsca w danym dokumencie, nad którym musi pracować, i Twój problem zostanie szybko rozwiązany.

Załóżmy, że czeka Cię zbliżający się audyt i musisz zgrupować kilka plików. Przenoszenie plików oznacza, że nie znajdziesz ich ponownie, duplikowanie może doprowadzić do aktualizacji jednego bez drugiego. Zamiast tego oznacz każdy plik słowem „audyt” i możesz szybko znaleźć je wszystkie za pomocą szybkiego wyszukiwania na dysku.

6. Przechowuj każdą wersję każdego dokumentu w jednym miejscu

Kilka razy już w tym artykule wspominaliśmy o zachowaniu tylko jednej wersji każdego dokumentu, a teraz wyjaśnimy dlaczego jest to takie ważne. Zanim zarządzanie dokumentami online stało się popularne, z pewnością zmarnowałeś co najmniej kilka godzin na spotkaniach, dyskutując, która wersja dokumentu zawiera wszystkie potrzebne zmiany.

Zamiast folderów pełnych plików o mylących nazwach dobry system do zarządzania dokumentami online będzie zawierał historię wersji. Za każdym razem, gdy ktoś wprowadza zmiany, zapisywana jest nowa wersja dokumentu. Jeśli więc chcesz cofnąć się w czasie i potrzebujesz znaleźć informację z października zeszłego roku, możesz to zrobić za pomocą zaledwie kilku kliknięć.

7. Komunikuj się za pomocą systemu do zarządzania dokumentami online

Jeśli chodzi o zarządzanie dokumentami online, jedną z najlepszych praktyk, które możemy polecić, jest utrzymywanie komunikacji w samym dokumencie. Ale co to znaczy?

W tym przypadku komentarze są podstawą komunikacji. Zamiast podchodzić do kolegi i mówić coś w stylu „Hej, pamiętasz tę linijkę, w której napisałeś…”, możesz wyróżnić te konkretne frazy w dyskusji i przekazać bezpośrednie instrukcje w komentarzach. Koledzy mogą po prostu kliknąć w komentarze i otrzymać wszystkie informacje, które muszą uzupełnić.

Spraw, aby komunikacja w dokumentach stała się częścią kultury Twojej firmy zarówno dla nowych, jak i dla doświadczonych pracowników. Gdy standardy są takie same dla wszystkich, praca jest bardziej przewidywalna, dzięki czemu Twój zespół może działać zgodnie z procedurami, co w rezultacie prowadzi do zwiększenia wydajności całej firmy.

8. Unikaj dyskusji na temat wprowadzania zmian poprzez pocztę elektroniczną lub komunikator

Podczas pracy z systemem zarządzania dokumentami online zdecydowanie zalecamy unikać wymiany wiadomości e-mail lub dyskusji w komunikatorach internetowych. Głównym powodem jest to, że nikt nie ma dostępu do Twoich czatów prywatnych. Nie ma dostępnych informacji o tym, co się dzieje, oraz informacji o planowanych zmianach, co często prowadzi do frustracji wśród pracowników. 

Co więcej — nawigacja to koszmar! Konieczność przeszukiwania wszystkich kanałów komunikacji w celu zrozumienia, dlaczego musiałeś usunąć określone zdanie, to ból głowy, którego nikt nie potrzebuje. Przechowując wszystkie zmiany w dokumencie, masz informacje o tym, co się zmieniło, dlaczego, kiedy i kto wprowadził te zmiany.

Prawdopodobnie współpracujesz z zewnętrznymi dostawcami. W tym przypadku zalecamy poświęcić czas na zaangażowanie kolegów w procesy zachodzące w pracy z dokumentami online lub przynajmniej kopiować każdą zmianę z wiadomości e-mail do dokumentu w celu zapewnienia spójności.

9. Korzystaj z praw dostępu

Niezależnie od tego, czy chodzi o ekscytujące wiadomości, czy o ściśle tajne plany Twojej firmy, kontrolowanie dostępu do plików jest dużą częścią zarządzania dokumentami online.

Obecnie większość najlepszych narzędzi do współpracy nad dokumentami pozwala zdefiniować prawa dostępu. Jest to dodatkowy poziom bezpieczeństwa, dzięki któremu nawet jeśli ktoś ma link do Twojego dokumentu, nie będzie mógł zobaczyć jego zawartość. Dlatego pracując z dostawcami zewnętrznymi, zachowaj czujność i zezwalaj na dostęp tylko z określonych adresów e-mail.

Prawa dostępu odgrywają kluczową rolę w zarządzaniu dokumentami online, zwłaszcza jeśli chodzi o zatwierdzenie dokumentów. Prawie każdy utworzony dokument musi przejść proces zatwierdzania, i nikt nie chce, aby po zatwierdzeniu ktoś wprowadzał jakieś zmiany. Dlatego po uzyskaniu ostatecznej wersji ogranicz edytowanie.

10. Wysyłaj linki do plików zamiast pobrania

Kiedyś wysyłaliśmy dokumenty, które nigdy się nie zmieniały. Jeśli ktoś z Twojego zespołu wyjedzie na urlop, po powrocie zobaczy taki sam dokument.

Teraz możesz swobodnie korzystać z funkcji wersjonowania dokumentów i zapomnieć o dołączaniu plików w tradycyjny sposób. Wysłanie linku do dokumentu oznacza, że nawet jeśli koledzy byli na urlopie przez 10 miesięcy, po powrocie otworzą najnowszą wersję dokumentu. To samo dotyczy użytkowników zewnętrznych. Jeśli przyznałeś im prawa dostępu, nie ma potrzeby zapisywania plików. Zamiast tego natychmiast mogą przejść do aktualnej wersji dokumentu.

11. Wyznacz administratora systemu

Na koniec zdecydowanie zalecamy wyznaczenie kogoś, kto będzie tym wszystkim zarządzał. Jasne, stworzyłeś dokumentację systemu zarządzania projektami online, ale ludzie zapominają wiele informacji, więc posiadanie kogoś kto może wszystko kontrolować, jest koniecznością.

Pracownik administracyjny w Twojej firmie powinien identyfikować i konsolidować duplikaty plików, zarządzać procesami roboczymi oraz być osobą, którą można zapytać o wszystko. Ta osoba jest również odpowiedzialna za tworzenie instrukcji dotyczących zarządzania dokumentami online dla nowych pracowników. 

Oprócz tego, że wszystko jest łatwe w nawigacji, będziesz naprawdę wdzięczny za wyznaczenie administratora, gdy przyjdzie czas na audyt. Zamiast porzucać wszystkie zadania i porządkować dokumenty, będziesz mieć gotowy przewodnik dla każdego, kto potrzebuje dostępu.

Dzięki naszym 11 wskazówkom powinieneś już dobrze wiedzieć, jak łatwo zarządzać dokumentami online i zwiększyć wydajność swojego zespołu.

Ale bez dostępu do najlepszych narzędzi do zarządzania projektami, wspólnych dokumentów i dysku online, wkrótce będziesz mieć problemy. Bitrix24 daje Ci wszystkie te narzędzia i nie tylko, więc nie zwlekaj — zarejestruj się za darmo już dziś!