W małych firmach kilka osób wykonują ogromną liczbę zadań. Ostatnią rzeczą, jakiej chcesz, jest to, aby czynności administracyjne zajmowały dużą część dnia, nie pozostawiając Ci czasu na to, co naprawdę ważne.

​​Zarządzanie fakturami dla małych firm jest jednym z podstawowych, ale często żmudnych zadań, obejmujących tworzenie i przechowywanie dokumentów, oraz śledzenie, kto jest odpowiedzialny za każde zadanie i stracony czas.

Ale pomoc jest na wyciągnięcie ręki! Przygotowaliśmy 8 wskazówek, które mogą pomóc przedsiębiorcom usprawnić proces zarządzania fakturami za pomocą oprogramowania i sprawdzonych metod, które zmniejszają obciążenie pracą.

1. Postaw na cyfryzację

Ta wskazówka może się wydawać przestarzała, ale istnieje bardzo duża liczba firm, które nadal wybierają trudniejszy sposób pracy. Te tradycyjne metody zarządzania fakturami dla małych firm to przede wszystkim ogromne marnotrawstwo papieru i pieniędzy. 

Ale to jeszcze nie wszystko. Metody te obarczone są ryzykiem popełnienia błędów. Zarządzanie fakturami papierowymi to koszmar w porównaniu z dobrze zorganizowanym dyskiem w chmurze, a wyszukiwanie brakujących lub zduplikowanych faktur to po prostu marnowanie czasu.

Dlatego korzystając z internetowego narzędzia do zarządzania fakturami, możesz zaoszczędzić dużo pieniędzy i czasu, jednocześnie utrzymując jakość pracy pod kontrolą. Dzięki odpowiedniemu oprogramowaniu do zarządzania fakturami będziesz zawsze wiedział, kiedy faktury zostały wysłane, kto je otrzymał i czy zostały zapłacone. Wszystkim technofobom, którzy uważają, że cyfryzacja to zbyt dużo pracy, możemy powiedzieć, że warto się do tego przyzwyczaić.

2. Dostosuj swoje faktury i dodaj własne logo

Chociaż może się to wydawać zbędnym aspektem zarządzania fakturami dla małych firm, projektowanie faktur we własnym stylu pomaga im się wyróżniać i być rozpoznawalnymi. 

Zacznij od dodania logo, formatowania i koloru, zanim przejdziesz do osobistej wiadomości z podziękowaniem.

Wyślij faktury do zatwierdzenia i prześlij dokumenty do swojego CRM. Oczywiście nie wszystkie Twoje faktury będą takie same. Dzięki odpowiedniemu oprogramowaniu do zarządzania fakturami możesz również dodać do szablonu niestandardowe pola. Typowe pola to:

• nazwa firmy klienta, adres i dane podatkowe;
• nazwa Twojej firmy, adres i dane podatkowe;
• numer faktury;
• data wystawienia faktury;
• sposób i termin płatności;
• szczegółowy opis usług i kosztów;
• dane kontaktowe, aby klienci mogli z Tobą się skontaktować w przypadku jakichkolwiek pytań.

3. Określ swoje oczekiwania

Na początku współpracy dobrą praktyką w zarządzaniu fakturami dla małych firm jest wysłanie kompleksowej umowy, która obejmuje wszystkie aspekty procesu rozliczeniowego. Określ oczekiwania dotyczące terminu płatności i określ, co Twoi klienci powinni robić w przypadku dni ustawowo wolnych od pracy i opóźnień w płatnościach, co pozwoli zaoszczędzić kłopotów związanych z nękaniem klientów bez możliwości korzystania z pomocy prawnej.

Często zdarza się, że co miesiąc wysyłasz te same faktury do swoich stałych klientów, więc rozważ możliwość wystawiania faktur cyklicznych. Podobnie jak w przypadku zlecenia stałego, możesz ustawić je tego samego dnia każdego miesiąca i oszczędzać jeszcze więcej czasu.

Jeśli jednak Twój klient ma specjalne prośby, np. faktury podzielone na mniejsze raty (faktury okresowe), zrób analizę ryzyka i przygotuj inny wzór umowy. Utwórz zadanie z przypomnieniem w swoim kalendarzu, aby wysłać je w uzgodnionym terminie. Pomaga to usprawnić zarządzanie fakturami w małych firmach poprzez uzyskanie wiarygodnej reputacji i utrzymywanie lepszych relacji z klientem.

4. Przygotuj swój CRM

Twój system do zarządzania relacjami z klientami to miejsce, w którym przechowujesz wszystkie dane klientów, od danych kontaktowych po informacje dotyczące każdej interakcji z nimi. Dlatego korzystanie z potężnego, inteligentnego CRM jest jedną z najlepszych porad dotyczących zarządzania fakturami dla małych firm.

Na przykład główna osoba kontaktowa może nie odnosić się do działu finansowego. Dlatego ustaw pole „kontakt do wysłania faktury” i dodaj dział finansowy Twojego klienta. Pomaga to zmniejszyć ryzyko wysłania faktury do niewłaściwej osoby i opóźnienia płatności.

Spośród wielu sposobów wystawiania faktur klientom najpopularniejszym jest e-mail. Dobrze zorganizowany CRM może Ci również w tym pomóc. Możesz przygotować szablony wiadomości e-mail z polami powiązanymi z określonym adresem e-mail, imieniem i nazwiskiem. Oznacza to, że kiedy tworzysz fakturę i przygotowujesz się do jej wysłania, zawsze będziesz mieć właściwy kontaktowy adres e-mail w polu odbiorcy oraz jego imię na początku wiadomości.

Popraw sposób pracy z fakturami dzięki Bitrix24

​​Nieograniczona liczba użytkowników za darmo

ZAREJESTRUJ SIĘ DZIŚ

5. Zachęć swoich klientów do wypełniania własnych faktur

Po co samemu zajmować się zarządzaniem fakturami klientów, skoro można uzyskać niewielką pomoc od samych klientów? Dzięki interaktywnym formularzom, które automatycznie wypełniają Twoje faktury, możesz ograniczyć czas poświęcony na zatwierdzanie kosztów i przekazywanie ich zespołowi finansowemu.

Dzięki odpowiedniemu oprogramowaniu do zarządzania fakturami i formularzom, możesz otrzymywać gotowe faktury ze wszystkimi wprowadzonymi już danymi. Nie będziesz miał problemów związanych z nieprawidłowym formatowaniem lub brakującymi informacjami. Wraz z rozwojem technologii dokumenty generowane przez klientów szybko stają się jednym z najskuteczniejszych sposobów wystawiania faktur klientom.

6. Zautomatyzuj swoje worflowy

Chociaż faktura to tylko jeden dokument, zarządzanie fakturami w małych firmach obejmuje wiele różnych aspektów, które mogą prowadzić do zamieszania — zwłaszcza o godzinie 17:00 w piątek. Zalecamy korzystanie z narzędzia do zarządzania projektami, dzięki któremu można skonfigurować szereg zadań i zapewnić prawidłowe tworzenie faktur. Pomyśl o tym jako o liście kontrolnej, jeśli którekolwiek z zadań nie zostało ukończone, nie jesteś gotowy do wysłania faktury.

Najlepsze systemy do zarządzania fakturami klientów pozwalają usprawnić workflow dzięki automatyzacji. Na podstawowym poziomie pracownicy Twojego zespołu będą otrzymywać powiadomienia, gdy którekolwiek z zadań zostanie ukończone. Gdy oznaczą go jako gotowe, otrzymasz powiadomienie, że zadanie zostało wykonane. Nieco bardziej zaawansowana funkcja automatyzacji umożliwia wysyłanie powiadomień, gdy zadania zbliżają się do terminu, dzięki czemu możesz wkroczyć, zanim określone zadanie zostanie przeterminowane.

Ale najciekawszą funkcją są zależności. Jeśli workflow to seria zadań, zależności łączą zadania, dzięki czemu wchodzą one ze sobą w interakcje. Bez konieczności kodowania możesz ustawić warunek wyzwalający „jeśli, to”, na przykład jeśli zadanie 1 zostało ukończone, to zostanie utworzone zadanie 2. A to dopiero początek.

Załóżmy na przykład, że masz już skonfigurowany system do rozliczenia z klientami i otrzymujesz fakturę. Przy odrobinie strategicznego myślenia system do zarządzania fakturami może automatycznie:

• wysyłać wiadomości e-mail z podziękowaniem do klientów,
• powiadomić Cię o fakturze,
• utworzyć zadanie zatwierdzenia faktury,
• ustalić jednodniowy termin.

Ze wszystkich naszych wskazówek dotyczących zarządzania fakturami dla małych firm, automatyzacja pomoże zaoszczędzić najwięcej czasu. Na początku trzeba będzie się przyzwyczaić do automatyzacji, ale na dłuższą metę będzie ona bardzo pomocna dla przedsiębiorców.

7. Przejmij kontrolę nad komunikacją

Słaba komunikacja to jeden z najbardziej rozczarowujących aspektów zarządzania fakturami dla małych firm. Gdy komunikacja jest słaba, możesz napotkać problemy związane z brakiem faktur, opóźnieniami w płatnościach i brakiem zaufania między Tobą a Twoimi klientami.

Wybierz główny kanał komunikacji z klientami, taki jak poczta e-mail, ale na wszelki wypadek zbierz alternatywne kanały, takie jak numer telefonu. Podobnie powinieneś mieć kilka osób kontaktowych w firmie — nigdy nie wiesz, kiedy jeden z twoich pracowników może zachorować.

Pozostań w kontakcie ze swoim zespołem za pomocą narzędzia do zarządzania zadaniami. W ten sposób nie będziesz musiał szukać wśród wszystkich wiadomości e-mail jedną poprawkę, którą Twój projektant zasugerował cztery tygodnie temu. Każdy komentarz, aktualizację i dostarczony dokument będzie można łatwo znaleźć w jednym miejscu.

Ale jeśli zatwierdzenie przez kierownictwo jest powolne, wszystkie twoje wysiłki okażą się daremne. Osoba, która odpowiada za sfinalizowanie faktury, powinna skonfigurować ustawienia na swoim telefonie i komputerze, aby otrzymywać powiadomienia ping, gdy faktura zostanie przygotowana. Pięciominutowe sprawdzanie danych klienta i kontrola kosztów projektu to wszystko, co jest potrzebne przed wysłaniem faktury do klientów.

8. Bądź konsekwentny w zarządzaniu fakturami i ich przechowywaniu

Sposób i miejsce przechowywania faktur odgrywają ważną rolę w zarządzaniu fakturami dla małych firm. Platformy cyfrowe pomagają zmniejszyć ryzyko zgubienia dokumentów lub utraty ich w wyniku zdarzeń losowych, takich jak pożar lub powódź. Dysk w chmurze to miejsce, w którym Ty i cały Twój zespół możecie uzyskać dostęp do wszystkich plików z komputera lub smartfona.

Stworzenie hierarchii folderów może wydawać się pracochłonne dla przedsiębiorców, którzy mają już milion innych rzeczy do zrobienia. Ale to jedna z tych rzeczy, która przyniesie korzyści w przyszłości. Uprawnienia dostępu pomagają jeszcze lepiej zorganizować pracę. Możesz udostępnić jedną fakturę swojemu klientowi, ale nie folder, w którym jest przechowywana.

Zachowaj spójność w hierarchii plików. W ten sposób wszystkie Twoje faktury będą dostępne w bazie danych w chmurze z możliwością przeszukiwania. Jako nazwę pliku podaj numer i datę faktury, a także nazwę firmy klienta, aby zachować porządek. Dzięki temu będziesz mógł szybko znaleźć każdy plik związany z każdym z Twoich klientów.

Jak usprawnić zarządzanie fakturami w małych firmach?

Bitrix24 oferuje mobilne i webowe rozwiązanie do zarządzania fakturami, które pomaga małym firmom i przedsiębiorcom organizować swoje finanse. Mając wszystko w jednym prostym narzędziu, możesz skupić się na pozyskiwaniu nowych klientów, budowaniu relacji z klientami i zamykaniu sprzedaży.

Już ponad 10 000 000 firm czerpie korzyści z naszej potężnej i przyjaznej dla użytkownika platformy, która obejmuje wszystko, czego potrzebuje Twoja firma.

Więc wypróbuj Bitrix24 za darmo i dowiedz się, w jaki sposób możesz zwiększyć swoją produktywność i lepiej zorganizować swoją pracę w biurze.

FAQ